Datové schránky - zpracování a řízení ve firmách
Modul datové zprávy umožňuje práci s více datovými schránkami systému ISDS najednou. V rámci modulu je možné nejen stahovat a odesílat datové zprávy, ale také je elektronicky předávat odpovědným pracovníkům k řešení.
Software pro zpracování datových zpráv
- Ve všech datových zprávách je umožněno pokročilé vyhledávání, a to nejen dle základních kritérií, jako je název odesílatele či příjemce a datum dodání, ale také v obsahu doručených či odeslaných dokumentů.
- Aplikace umožňuje časově neomezenou archivaci datových zpráv (v klasických datových schránkách je doba uložení zprávy stanovena na 90 dní, následně je nutné si předplatit zvláštní službu, tzv. datový trezor).
- Pokud není aplikace používána více jak 60 dní, automaticky upozorní uživatele (správce eintranetu), na nutnost stažení obsahu datové schránky (pro zamezení ztráty dat uložených v datové schránce po 90-ti dnech).
- Doručenou datovou zprávu může odpovědný pracovník, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva, zpracovat přímo (a označit ji jako vyřízenou) nebo ji předá v elektronické podobě jinému relevantnímu pracovníkovi k řešení (o přidělení nové zprávy k řešení je daný pracovník automaticky informován prostřednictvím e-mailové zprávy).
- Řízení oprávnění pro přístup k datovým schránkám i zprávám na základě uživatelských přístupů.
- Možnost definovat pravidla pro automatické zpracování/předávání k řešení datových zpráv. Např. zprávy od FÚ jsou automaticky předáný na finanční oddělení.
- Import a export datových zpráv ve formátu ZFO.
- Uživatelům lze přidělit různá přístupová práva - např. pouhé čtení přidělených zpráv, vytváření nových zpráv (bez možnosti odeslání), čtení a odesílání všech zpráv. Dále je možné nastavit omezení na přístup pouze do vybraných datových schránek (nikoliv do všech zadaných datových schránek).
- Možnost nastavení funkce, pomocí které lze zobrazit přehled doručených datových zpráv bez toho, aniž by se zprávy označily jako doručené a začala Vám běžet zákonná lhůta na jejich vyřízení – tím získáte delší čas na řešení datových zpráv (běžným přihlášením do datových schránek či stažením datových zpráv se zprávy označí jako doručené a začíná Vám běžet lhůta na vyřízení – například u potvrzení kontrolního hlášení je tato lhůta pouze 5 pracovních dní od doručení, což může být obtížně zvládnutelné, pokud má Vaše účetní zrovna dovolenou...)..
- V rámci modulu je možné nechat si povolit automatické stahování datových zpráv (zprávy se včetně příloh stahují automaticky každé 3 hodiny) a je možné nechat si zaslat kopii zpráv na e-mail. Datové zprávy se tak automaticky zasílají na email.
- Modul umožňuje na datovou zprávu odpovědět, přeposlat ji či si nechat zobrazit postup pro její konvertování do tištěné verze. Dále je v modulu možné připravit novou datovou zprávu pouze k odeslání s tím, že ji může odeslat pouze pracovník, který má přidělená přístupová práva vyššího typu.
- V rámci modulu je možné také přijímat a odesílat poštovní datové zprávy, které jsou elektronickou obdobou doporučené zásilky a slouží k obchodní komunikaci uživatelů.
- Díky propojení modulu s CzechPointem je možné využít šablonu pro získání elektronicky podepsaného výpisu z obchodního rejstříku nebo z rejstříku trestů právnických osob.
- Modul umožňuje práci s více datovými schránkami najednou a automatické ukládání datových zpráv v systému. Práva na uložené datové zprávy můžete dát pouze vybraným uživatelům, či je omezit dle datových schránek, ke kterým mají mít přístup.
- V rámci aplikace je možné mít tolik aktivních schránek, kolik je předplacených uživatelů - tj. např. předplacení 8 uživatelů aplikace umožňuje mít 8 aktivních datových schránek (neaktivní schránky nejsou do tohoto počtu zahrnuty).
- Do modulu je možné naimportovat i staré datové zprávy ve formátu ZFO, které jsou uložené či vyexportované z jiného SW, což umožňuje evidenci datových zpráv na jednom místě. Můžete tak pracovat s datovými zprávamy uloženými na jednom místě za více let.
- DS – datové schránky
- DZ – datové zprávy
- ISDS – informační systém datových schránek
- ESS – Elektronická spisová služba
- OVM – orgán veřejné moci
- MV – ministerstvo vnitra
- FO – fyzická osoba
- PFO – podnikající fyzická osoba
- PO – právnická osoba
- Spisová služba – označení pro SW implementující komunikaci s DS prostřednictvím webových služeb definovaných provozovatelem DS
Systém DS umožňuje zasílání datových zpráv, které lze chápat jako doporučené psaní. DS slouží ke vzájemné komunikaci následujících typů:
- mezi orgány veřejné moci navzájem – např. státními orgány, především organizačními jednotkami státu, orgány územních samosprávných celků (obce a kraje), Pozemkovým fondem ČR a jinými státními fondy, zdravotními pojišťovnami, Českým rozhlasem, Českou televizí, samosprávnými komorami zřízenými zákonem, notáři
- mezi orgány veřejné moci a komerčním sektorem – FO, PFO, PO
- mezi subjekty komerčního sektoru navzájem – tzv. komerční provoz DS
Typy datových schránek - DS mají zřízeny povinně ze zákona orgány veřejné moci (typ schránky OVM) a právnické osoby (typ schránky PO), přičemž posílání datových zpráv mezi schránkami OVM a ostatními je zdarma (tyto bezplatné zprávy se označují jako "veřejné zprávy"). Komerční provoz DS (provoz mezi komerčními subjekty) je dobrovolný a musí být dodatečně aktivován, přičemž zprávy mezi dvěma subjekty, které nejsou OVM, jsou zpoplatněny a označují se jako "poštovní zprávy".
ID datové schránky - každá schránka je identifikována svým interním identifikátorem (ID), což je stanovený počet znaků (kombinace číslic a znaků)
Datum dodání - údaj ISDS - datum, kdy datová zpráva byla dodána do DS příjemce
Datum a čas doručení - údaj ISDS - označující, kdy zpráva byla doručena příjemci. Zákon definuje, že datová zpráva (veřejná) je na stejné úrovni jako doporučené psaní. Za datum a čas doručení je považován datum přihlášení uživatele DS do ISDS. Pokud do DS doručuje OVM, zpravidla bude zprávu posílat s tzv. doručením fikcí, kdy po uplynutí zákonem stanovené lhůty po zaslání do DS (k 1.1.2013 10 dnů) se zpráva považuje za doručenou cílovému příjemci.
Dodejka, Doručenka, Nedoručenka - v ISDS je ke každé zprávě k dispozici ještě tzv. dodejka, doručenka resp. nedoručenka. Jedná se o jakési zobrazení historie událostí dat. zprávy, které s danou zprávou nastaly a dalších údajů o ní. Dodejka udává, kdy byla dat. zpráva doručena do DS adresáta. Dodejka se k dat. zprávě zobrazuje jen do té doby, pokud adresát zprávu nepřevzal (poté se Dodejka změní v Doručenku). Doručenka udává, že datová zpráva byla doručena – tedy převzata adresátem, který se přihlásil ke své DS. Pokud je zpráva nedoručitelná (např. v případě znepřístupnění schránky pro úmrtí majitele), místo Doručenky systém vystavuje Nedoručenku.
Stavy zpráv - ISDS přiděluje datové zprávě svoje vlastní stavy, které se evidují v této položce s následujícími možnými hodnotami:
- zpráva byla podána (vznikla v ISDS)
- datová zpráva včetně písemností podepsána časovým razítkem
- zpráva neprošla AV kontrolou; nakažená písemnost je smazána; konečný stav zprávy před smazáním
- zpráva dodána do ISDS (zapsán čas dodání)
- uplynulo 10 dní od dodání veřejné zprávy, která dosud nebyla doručena přihlášením (předpoklad doručení fikcí); u komerční zprávy nemůže tento stav nastat
- osoba oprávněná číst tuto zprávu se přihlásila - dodaná zpráva byla doručena
- zpráva byla přečtena (na portále nebo akcí ESS)
- zpráva byla označena jako nedoručitelná, protože DS adresáta byla zpětně znepřístupněna
- obsah zprávy byl smazán, obálka zprávy včetně hashů přesunuta do archivu
Datová schránka je definována jako elektronické úložiště speciálního typu, které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci na straně jedné a fyzickými a právnickými osobami na straně druhé, případně mezi nimi. Z uživatelského pohledu funguje na podobném principu jako běžná e-mailová schránka, vlastní technické řešení je ale výrazně odlišné tak, aby zajišťovalo důvěryhodnost doručování datových zpráv. Datová zpráva je tvořena „obálkou“ obsahující příslušnou elektronickou značku (e-razítko) a časovou značku (kvalifikované časové razítko), obsah zprávy má formu příloh. Velikost datové schránky není nijak omezena. Nemůže se tedy nikdy stát (na rozdíl od emailu), že se datová zpráva vrátí jako nedoručitelná, protože adresát má plnou schránku. Omezena je pouze doba, po kterou jsou zprávy v datové schránce uloženy. Tato lhůta činí 90 dnů od přečtení zprávy, po níž jsou nevratně smazány. Informační systém datových schránek (ISDS) je informační systém veřejné správy, který obsahuje údaje o datových schránkách, jejich uživatelích, přístupech do schránky a dalších událostech spojených s jejich provozem atd. Správcem systému je ministerstvo vnitra, provozovatelem je držitel poštovní licence.