Bérátláthatóság

Mi az a Bérátláthatóság, és mire szolgál a cégben

A Bérátláthatóság objektív szempontok alapján értékeli a munkaköröket, összehasonlítható munkaértékű csoportokba sorolja őket, és kiszámítja, hogy a nők és férfiak díjazása nem tér-e el jobban, mint amennyit a beállított küszöb megenged. A modul ehhez hozzáadja a javadalmazási rendszerről szóló belső dokumentumot, a munkavállalók saját bérükre vonatkozó tájékoztatási kérelmeit, valamint az auditnyomot arról, ki és miért indokolta az egyes különbségeket.

A modul az (EU) 2023/970 irányelvre épül, amely a bérek átláthatóságáról szól, és arra a hazai jogszabályra, amely azt a nemzeti jogba ülteti át. A cég benne előre összeállíthatja a munkakörök katalógusát és a bérsávokat, ahelyett hogy az első határidő előtt kapkodva kellene összerakni őket.

Egyetlen képernyő hét füle fedi le a teljes ciklust: a Teljesítés áttekintése megmutatja, mi készült már el, és milyen határidők várnak a cégre, a Munkakörök katalógusa értékeli a pozíciókat és csoportokba sorolja őket, a Javadalmazási rendszer beállítja a bérsávokat és kiadja a belső dokumentumot, a Jelentési időszakok összegyűjtik egy adott év adatait, a Bérkülönbségi jelentés kiszámítja, hol haladja meg a különbség a küszöböt, a Korrekció pénzügyi megoldást vagy indoklási felületet kínál, a Tájékoztatási kérelmek pedig elintézik egy konkrét munkavállaló saját bérére vonatkozó kérdését. A HR-es és a bérszámfejtő itt a teljes cégre kiterjedő áttekintés eszközeit találja meg, az egyszerű munkavállaló pedig csak egy gombot, amellyel a saját béréről kérdezhet.

Hogyan működik a Bérátláthatóság az eIntranetben lépésről lépésre

A modulban a munka nem a munkavállalók listájával, hanem a katalógussal kezdődik. Először a munkacsoportok jönnek létre nulla és száz közötti pontsávval, valamint az értékelési szempontok, csak ezután kerül sor az egyes munkakörök értékelésére – minden szempontnál a skála egy fokozatát vagy a Nem értékelt lehetőséget választja ki, esetleg a pozíciót kézzel, saját indoklással sorolja be. A mentés automatikusan újraszámolja a pontokat, kézi beavatkozás nélkül a megfelelő munkacsoportot is; ugyanez az újraszámolás lefut akkor is, ha később egy szempont súlya vagy egy csoport határa megváltozik.

A Javadalmazási rendszer fülön a csoportokhoz óránkénti vagy havi bérsávot állít be – a mentés visszautasítja az üres űrlapot azzal az üzenettel, hogy a kettő közül legalább az egyiket ki kell tölteni. A bérsáv mellett a rendszer kezeli a bérelemeket (alapbér, személyi juttatás, pótlékok, étkezési hozzájárulás és mások), végül pedig kinyomtatja a belső dokumentumot a négypontos ellenőrző listával – ha valamelyik lépés (csoportok, sávok, elemek, hatálybalépés) nincs teljesítve, a nyomtatás jelzi, hogy a dokumentum még nem teljes.

Csak ezután jön a Jelentési időszakok: létrejön egy adattartomány (alapértelmezetten a teljes elmúlt évre), amelyet vagy az Adatok összeállítása gombbal tölt fel közvetlenül a bérnyilvántartásból és a jelenlétből, vagy táblázatimporttal azoknak a cégeknek, amelyek a bért máshol vezetik. A lezárással az időszak befagy, és a belőle készült jelentés évek múlva is reprodukálható marad. A Bérkülönbségi jelentés fülön aztán az Újraszámítás gombra kattintva egyetlen lépésben kiszámolja a mutatókat, és PDF-ként vagy XLSX-ként letölthetők; a küszöb fölötti csoportoknál a modul rögtön felkínálja a Korrekciós szimulátort, vagy helyet ad az írásos Indoklásnak. Ezzel párhuzamosan bármikor érkezhet munkavállalói kérelem a bérre vonatkozó tájékoztatásért – ez a jelentési időszakok ciklusán kívül fut, és a cég a saját határidején belül válaszol rá.

Mit tud mindent a modul

A modul hét fő része fedi le a munka értékelését, a bérezési szabályokat, az adatokat, a különbség kiszámítását, a korrekciót és a munkavállalókkal való kommunikációt:

A modul emellett magától is figyel arra, ami különben a HR-es memóriájára maradna: a kis csoportot automatikusan elrejti a kimutatásokból, a kvartilist csak a teljes adatsor felett számolja ki, a közelgő határidőt pedig e-maillel jelzi – bővebben az adatforrásról szóló és a bevezetési részben.

Hogyan válasszon modult a bérek átláthatóságához: mire kérdezzen rá vásárlás előtt

Mielőtt a cég eldönti, hogy a bérek egyenlőségét táblázattal vagy kész modullal oldja meg, érdemes feltenni néhány konkrét kérdést – az eIntranetnél a válaszok a súgóban dokumentáltak, nem egy értékesítési megbeszélésen elhangzó ígéretek.

Az órabérrel számol, nem csak a havi bérrel? Enélkül a részmunkaidő olyan különbséget hoz létre, amely valójában nem is létezik – a modul ezért az órabért hasonlítja össze, és a számításhoz vagy az időszakban ténylegesen kifizetett béreket veszi alapul, vagy a fordulónapon megállapodott díjat, a beállítástól függően.

Megvédi a kis csapatokat, vagy elárulja a konkrét fizetést? A beállított létszám (alapértelmezetten öt fő) vagy egy nemből a beállított létszám (alapértelmezetten három fő) alatti csoport a grafikonon és a táblázatokban is elrejtésre kerül; ha egy szinten csak egyetlen csoport van elrejtve, automatikusan a második legkisebb is elrejtésre kerül, hogy ne lehessen kiszámolni az egészből való kivonással.

Tud fogadni bérezési adatokat máshonnan? Azok a cégek, amelyek a bért nem az eIntranetben vezetik, a letöltött minta szerinti táblázatot töltik fel; ugyanannak a munkavállalónak az ismételt importja felülírja, nem duplázza meg a sort.

Kiszámolja, mennyibe kerül majd a korrekció, mielőtt a cég döntene róla? A korrekciós szimulátor munkavállalónkénti forgatókönyvet állít össze havi és éves emeléssel, még mielőtt bármit is elfogadnának.

Magától figyeli a határidőket, vagy kézzel kell követni őket a naptárban? A modul minden éjjel ellenőrzi a munkavállalónak adott választ és a különbség korrekcióját, és a beállított napkaszkád szerint e-mailes emlékeztetőt küld, amíg a kaszkád mezője nem üres.

Ki módosíthatja a jelentés eredményét befolyásoló paramétereket? A különbség küszöbét, a kis csoportok védelmi határát, a számítási módszert és a határidőket csak a modul adminisztrátora módosíthatja – nem mindenki, aki jogosult munkaköröket értékelni.

Bérátláthatóság kisebb cégeknek és nagy munkáltatóknak

Az egy műhellyel és tíz emberrel dolgozó cég más problémával néz szembe, mint egy termelő üzem, amelynek több tucat pozíciója és szakszervezete van – a modul mindkettőhöz alkalmazkodik, csak másképp.

A kis cégnél rendszerint csak néhány munkacsoport van, és nem egy közülük mindössze három-négy főből áll – éppen itt kulcsfontosságú a kis csoportok védelme, mert három ember átlaga a gyakorlatban elárulja egy konkrét kolléga bérét. A kis cégnek is tudnia kell válaszolni az egyes munkavállalók bérre vonatkozó tájékoztatási kérelmére – ez olyan jogosultság, amely nem függ a cég méretétől, sem attól, hogy a cég egyébként aktívan használja-e a modult.

A nagyobb munkáltatóknál nő a munkacsoportok és a bennük dolgozók száma, és ezzel együtt nő a Bérkülönbségi jelentés súlya is, amelynek táblázatai és grafikonja csak több csoportba sorolt, több tucat munkavállalónál kap igazi értelmet. Nő a Közös értékelés a munkavállalói képviselőkkel igénye is, mert egy nagyobb cégnél valószínűbb, hogy valamelyik munkacsoportnál a különbség időben nem kap elfogadott indoklást.

Az eIntranet tarifáját közben nem az szabja meg, hogy a cég csak most próbálja ki a modult, vagy már teljesen bevezette – a tarifa a cég összes felhasználójának számától függ, egytől százegy fölöttiig, ugyanúgy, mint minden más modulnál. A kis és a nagy cég is ugyanazért fizet: az eIntranethez való hozzáférésért, nem a munkakörök katalógusának terjedelméért.

Honnan veszi a modul a bérezési adatokat, és hová kerülnek

A jelentési időszakot kétféleképpen lehet feltölteni, attól függően, hol vezeti a cég a bért. Az Adatok összeállítása gomb közvetlenül az eIntranetben vezetett bérnyilvántartásból és jelenlétből számol sort minden munkavállalóhoz – alapbért, prémiumot, túlórát, étkezési hozzájárulást és olyan juttatásokat is, mint a céges autó vagy az otthoni munkavégzés támogatása, ha ezek beszámítása be van kapcsolva. Azok a cégek, amelyek a bért máshol dolgozzák fel (jellemzően a Vema, a KS mzdy, a Helios vagy a Pohoda rendszerében), a Táblázatimportot használják: letöltik a mintafájlt, kitöltik a saját bérrendszerükben, majd visszatöltik – a fájl legfeljebb 500 sort tartalmazhat, a párosítás pedig e-mail vagy személyi szám alapján történik, így ugyanannak a személynek az ismételt feltöltése csak felülírja a sort.

Semmilyen hardverre nincs szüksége. A jelenléti nyilvántartással vagy a járműflottával ellentétben a modul nem dolgozik semmilyen fizikai eszközzel vagy olvasóval – minden adat vagy egy másik eIntranet-nyilvántartásból, vagy a feltöltött fájlból érkezik.

A kimeneten négy dokumentum áll: a javadalmazási rendszerről szóló belső dokumentum PDF-ként, a bérkülönbségi jelentés PDF-ként és XLSX-ként, valamint a munkavállalói tájékoztatási kérelemre adott válasz letölthető PDF-ként, amint a kérelem megválaszolásra került. Az adatok az eIntranet más részeibe is tovább jutnak – amint egy munkacsoportnak érvényes bérsávja van, a Betöltetlen állások modul új hirdetésének űrlapja a munkacsoport kiválasztása után magától kitölti a Bér -tól/-ig mezőt, a HR-es pedig csak akkor módosítja kézzel, ha szükséges.

Mennyibe kerül a Bérátláthatóság

A Bérátláthatóság az eIntranet minden tarifájának része – a modul semmit nem tesz hozzá ahhoz az árhoz, amelyet a cég a rendszerhez való hozzáférésért fizet.

Az elszámolási egység itt más, mint amit egy „bérszámfejtő fiókokért” fizetni szokott HR-es várna: a saját bérre vonatkozó tájékoztatás kéréséhez minden munkavállalónak joga van, akkor is, ha egyébként semmilyen más jogosultsága nincs a modulhoz – a tarifa ezért a cég eIntranetet használó összes felhasználójának számától függ, nem csak a szűk bérszámfejtői kör létszámától, amely az összesített adatokat látja. A 45 felhasználós cég a 21 felhasználótól induló sávba tartozik: 45 × 2,1 euró (normal tarifa) havi 94,5 eurót jelent az egész rendszerért, nem csak ezért a modulért.

A saját értékelési szempontok, azok súlyai vagy a skála beállítását a HR-es külső segítség nélkül is elvégzi közvetlenül a Munkakörök katalógusában; a törvényi szempontoknál csak maga a szempont rögzített. Ha a cégnek mégis segítségre van szüksége a képletek módosításához vagy egy eIntraneten kívüli bérrendszerhez való kapcsolódáshoz, a konzultáció és az egyedi fejlesztés díja az árlista oldalán található. Az aktuális árlistát a /hu/pricelist oldalon találja.

Bérátláthatóság ingyen: mi megy fizetés nélkül, és hol a határ

A két-három pozíciót papíron kezelő cég egy egyszerű táblázatban is kiszámolja a bérkülönbséget – a csoporton belüli női és férfi órabér összeadását és az átlagok összevetését bárki elvégzi, bármilyen eszköz nélkül.

A határ akkor jön el, amikor több a csoport, és néhányukban csak pár ember van. A táblázat magától nem ismeri fel, hogy egy háromfős csoport elárulná egy kolléga konkrét fizetését, és beavatkozás nélkül ugyanúgy megmutatja, mint egy tízfősét. Auditnyomot sem tart arról, ki, mikor és milyen szemponttal indokolta a különbséget, amikor erre később a munkavállalói képviselő vagy maga az érintett kíváncsi. És nem figyeli a válaszadásra nyitva álló két hónapos határidőt sem mindenkinél, aki tájékoztatást kér – ezt a HR-esnek magának kell figyelnie, valószínűleg a naptárban, tucatnyi más határidő mellett.

Nem kell vakon kipróbálnia – a 14 napos ingyenes próbaidőszak elég a munkakörök katalógusának és az első értékelt pozíciónak a létrehozásához, mielőtt a cég eldönti, hogy a táblázat még elég-e, vagy itt az ideje a modulnak.

Hogyan vezesse be a Bérátláthatóságot

A modul a tarifa része, tehát nincs mit külön bekapcsolni – az első lépés annak beállítása, ki és milyen jogosultsággal léphet be. A modul beállításainak Hozzáférési jogok fülén minden munkakörhöz és minden egyes felhasználóhoz a hat szint egyike rendelhető; az Összes kijelölése gomb minden oszlopnál egyszerre, tömegesen jelöli be a szintet, ami különösen a legalacsonyabb szintnél hasznos, amellyel egyébként minden munkavállalónak rendelkeznie kellene a saját bérre vonatkozó tájékoztatás kéréséhez való joga miatt.

Az Általános beállítások fülön a modul adminisztrátora finomhangolja a különbség küszöbét, a kis csoportok védelmének határát, a munkavállalónak adandó válasz határidejét, a korrekció határidejét és az e-mailes emlékeztetők napkaszkádját – az alapértelmezett értékek (öt fő egy csoportban, három fő egy nemből, hatvan nap a válaszra, hat hónap a korrekcióra) bármikor módosíthatók, de befolyásolják a jelentés eredményét, ezért csak az adminisztrátor fér hozzájuk.

Maga az értékelés aztán gyorsan megy: a Munkakörök katalógusának első megnyitásakor az üres katalógusba magától bekerül a munka értékének kilenc törvényi szempontja és a későbbi indoklásra szolgáló két szempont, a Javadalmazási rendszer első megnyitása pedig hasonlóan létrehozza a nyolc alapértelmezett, bérezési adatokhoz kapcsolt bérelemet. Már csak a munkacsoportokat kell kiegészíteni, a pozíciókat értékelni, a bérsávokat beállítani, a belső dokumentumot kiadni és az első jelentési időszakot létrehozni – ezzel a modul éles üzemben van.