Szabadságok
Tartsa kézben a szabadságok felhasználását
Súgó
A munkavállaló közvetlenül a rendszerben nyújtja be szabadságkérelmét, a felettes pedig jóváhagyja vagy elutasítja. Kérelmet más kolléga helyett is be lehet adni, és választani a távollét típusából: szabadság, orvos, fizetés nélküli és fizetett távollét vagy sick day.
Minden kérelem a felelős személyhez kerül, aki dönt róla. Szigorúbb kontrollra van szüksége? Kapcsolja be a kétkörös jóváhagyást egy végső jóváhagyóval, így egyetlen távollét sem megy át a vezetőség tudta nélkül.
Amint a szabadságot jóváhagyják, magától bekerül a munkavállaló jelenléti nyilvántartásába. Megszűnik a kétszeres rögzítés és a kockázat, hogy egy jóváhagyott szabadnap kimaradjon a kimutatásból.
A naptár megmutatja, ki mikor van távol, az éves összesítés pedig világossá teszi a cég egészének felhasználását. Minden munkavállalónál látja a fennmaradó szabadságot, kézi számolás nélkül.
Mire használhatja a szabadság modult
-
Nyilvántartás napokban vagy órákban
Vezesse a szabadságot úgy, ahogy Önnek megfelel. Az első és utolsó napnál egész vagy fél napot választ, vagy megadja a pontos óraszámot és a műszak egy részét.
-
Kérelem más munkavállaló helyett
A HR-es vagy a vezető rögzíti a távollétet annak a kollégának, aki épp nem fér hozzá a rendszerhez. Cégszintű leálláshoz is jól jön.
-
Ütközések felismerése a csapatban
Jóváhagyás előtt látja, ki van még távol az adott időszakban. Így könnyen elkerüli, hogy egy részleg üresen maradjon.
-
Öt távolléttípus igény szerint
Szabadság, sick day, orvos, fizetés nélküli és fizetett távollét. Mindegyik típusnak saját nyilvántartása van, így az áttekintések nem keverednek össze.
-
Exportálás Excelbe és CSV-be
A havi áttekintéseket egyetlen gombbal letölti, és átadja a bérszámfejtésnek, vagy táblázatokban dolgozza fel tovább.
-
E-mail értesítések az állapotról
A kérelmező és a jóváhagyó is üzenetet kap minden változásnál. Senkinek sem kell utánajárnia, elintézték-e már a kérelmet.
-
Jogosultságok a szerephez igazítva
A saját kérelem benyújtásától a teljes cég távollétének kezeléséig. A jóváhagyási jog közvetlenül a munkavállalói hierarchiából rendelhető a felettesekhez.
Elektronikus szabadságigénylések és szabadságok jóváhagyása kulcsfontosságú eszköz a munkavállalói erőforrások hatékony kezelésére. Lehetővé teszi, hogy dolgozók és vezetők egyszerűen benyújtsák, nyomon kövessék és jóváhagyják a szabadságot papírmunka nélkül.
Fő funkciók és előnyök:
- A szabadságigénylés benyújtása – beleértve a lehetőséget, hogy más dolgozókra szóló szabadságot rögzíteni lehessen, ezzel elkerülve az e‑mailok manuális továbbítását.
- A felettes online jóváhagyása – automatikus értesítés és gyors jóváhagyási folyamat felgyorsítja a felelősségvállalást, csökkentve az adminisztratív időt akár 30 % -kal.
- A munkaidő nyilvántartásba való automatikus rögzítés – jóváhagyás után a szabadság automatikusan frissül a rendszerben, így elkerülhető a humán hiba.
- Alapos nyilvántartás és áttekintések – havi és éves jelentésekkel biztosítva a transzparenciát és támogatva a munkaerő kapacitásának tervezését.
- Rugalmas szabadság típusok – szabadság, orvosi szabadság, fizetett vagy fizetés nélküli szabadság, illetve betegnap könnyen testreszabható a vállalati politikák szerint.
A modul bevezetésével 50 % -kal csökkentheted a szabadságigénylések feldolgozásának idejét és minimalizálhatod a hibakockázatot a szabadság nyilvántartásában. Próbáld ki az eIntranet.net-et még ma, és takaríts meg időt és pénzt az adminisztráción!
Gyakori kérdések
Igen, a Szabadságok modul elfogad fél napos kérelmet is. Teljes munkaidő esetén a rendszer automatikusan kezeli a fél napokat. Más munkaidő és napban benyújtott kérelmek esetén a munkavállalónak egész napot kell kérnie, a kért hosszt pedig a jóváhagyó a jóváhagyáskor módosíthatja.
Ha a kérelmeket órában adják be, a munkaidő mértéke nem játszik szerepet.
Új szabadságkérelem beadásakor az illetékes jóváhagyó e-mailben kap értesítést. A levél tartalmazza a kérelem részleteit, valamint a Jóváhagyás és az Elutasítás gombot, így a döntés bejelentkezés nélkül is meghozható.
A szabadság jóváhagyásáról vagy elutasításáról a kérelmező e-mailben kap értesítést. Elutasítás esetén a levél a jóváhagyó által megadott indoklást is tartalmazza.
Igen, a modul beállításaiban az adminisztrátor megadhatja, hogy az adott munkatárs jóváhagyott szabadságáról az alkalmazás további felhasználói is e-mailt kapjanak.
Az új naptári év kezdetén a Beállítások menü Szabadságok fülén be kell állítani az egyes munkavállalók aktuális szabadságnapjainak számát az új évre.
Ha a munkavállaló tavalyi szabadsága is átkerül, azt kézzel kell hozzáadni – automatikusan nem történik meg.
Igen, ha a szabadságot jóváhagyják, az információ automatikusan bekerül a munkavállaló jelenléti nyilvántartásába. Kétkörös jóváhagyás esetén ez a második, végső jóváhagyás után történik.
Igen, a Szabadságok modul beállításaiban megadható, hogy a szabadságkérelmeket órában, ne pedig napban adják be. Óra módban a kérelem a munkanapok táblázatát jeleníti meg, minden napra egy óraszám mezővel, és a műszak egy része is választható.
Igen, ez lehetséges – ugyanarra a napra beadható például egy fél napos orvosi kérelem és egy fél napos szabadságkérelem.
Ha a modul beállításaiban aktív az a funkció, amely a fél napos szabadság másik felét munkával tölti ki, először az orvosi kérelmet kell beadni és jóváhagyni, és csak azután a szabadságkérelmet.
A rendszer letiltja a kereten felüli kérelmet – a Mentés gomb inaktív marad. Az adminisztrátor viszont az egyes távolléttípusoknál bekapcsolhatja a mínuszos felvételt, és akkor a kereten felüli kérelem is beadható.
Az egyes munkavállalók fennmaradó keretét a Fennmaradó szabadság fül mutatja.
Igen. A jóváhagyott szabadságnál megnyílik a visszavonás párbeszédpanel, ahol megadja az indoklást, és kiválasztja, hogy a teljes szabadságot vagy csak egy részét vonja vissza. Rész esetén az eredeti szabadságon belüli dátumtartományt adja meg.
A jelenléti bejegyzések ennek megfelelően módosulnak. A jóváhagyási jog nélküli munkavállaló ezzel visszavonási kérelmet ad be, amelyet a jóváhagyónak meg kell erősítenie.
Minden kérelemnél elérhető az Ütközések funkció. Táblázatban megjeleníti a tervezett szabadság egyes napjait és azoknak a kollégáknak a listáját, akik aznap szabadságon vannak. A jelmagyarázat elkülöníti a jóváhagyott szabadságot, az 1. körben jóváhagyottat és a jóváhagyásra váró kérelmet.
Vállalati szintű képet a Havi áttekintés fül ad.
Igen, ha megkapta ezt a jogot. A modul beállításaiban, a más helyett történő kérelembeadás szakaszában határozzuk meg, mely konkrét munkavállalók helyett adhat be kérelmet az adott felhasználó. Hasznos a számítógéppel nem rendelkező munkatársak és a kollektív céges szabadság esetén.
A kérelem beadására szolgáló gomb csak a munkavállaló szűrőben történő kiválasztása után jelenik meg.
A kérelemnek mindig egyetlen naptári éven belül kell lennie, mert az éves keretet évenként tartjuk nyilván. A december 27-től január 3-ig tartó szabadságot ezért két külön kérelemként kell beadni.
Ha a Mentés gomb egyetlen éven belüli kérelemnél sem reagál, vessék össze a megjelenített nap- vagy óraösszeget a saját keretükkel.
A Havi áttekintés fülről XLSX vagy CSV formátumban töltheti le a szabadságok kimutatását. Az Excelben a munkavállalók a sorokban, a hónap napjai a hasábokban vannak, a távolléttípusok színnel elkülönítve, az utolsó hasábban pedig az összesítés. A CSV bérrendszerekbe importálható, és tartalmazza a munkavállaló törzsszámát, a költséghelyet, valamint a napok és órák számát.
Az áttekintések letöltése önálló jogosultság, amelyet a modul beállításaiban adnak ki.
A regisztráció nem kötelező érvényű, az alkalmazást 14 napig ingyenesen kipróbálhatja.