Jogalkotás

Mit csinál a módosításfigyelés, és kinek spórol munkát

A Legislativa modul minden éjjel végigmegy a Jogszabálytáron, összeveti a cég által követett jogszabályokkal, és reggelre megmutatja, melyiket érintette módosítás vagy hatályon kívül helyezés. Minden változásnál rögtön látja, mi módosult valójában a szövegben, mikortól hatályos, és melyik belső szabályzatot kell átnézni.

Ott van értelme, ahol egyetlen embernek egyszerre több jogszabályt kell követnie: a HR-esnek (munka törvénykönyve, bérszámfejtési szabályok), a munkavédelmi felelősnek (munkavédelem, tűzvédelem), a könyvelőnek (adók, számvitel) vagy az ügyvezetőnek, aki mindenért együtt felel. Eddig ezek az emberek gyakran vezettek egy táblázatot „utoljára ellenőrizve” megjegyzéssel, és bíztak benne, hogy semmi nem maradt ki. A modul leváltja a táblázatot, és megteszi azt is, amire a táblázat nem képes: maga figyelmeztet, maga hoz létre feladatot, és megőrzi a bizonyítékot arról, hogy a cég reagált a változásra.

• Egy szakterület (munkavédelem, adók, GDPR és mások) bekapcsolásával elindul a kulcsfontosságú jogszabályainak figyelése, nem kell őket egyenként keresgélni.
• Minden módosításhoz kap egy mesterséges intelligencia által készített összefoglalót, kötelező erejű azonban a Jogszabálytárban szereplő szöveg marad.
• A „Érinti: § …”, „Lehet, hogy érinti: § …” és „A követett rendelkezéseken kívül” címkék megmondják, hogy a módosítás hozzányúlt-e az Önt érdeklő paragrafusokhoz.
• Minden megfelelőségi felülvizsgálat és minden változásra adott reakció megmarad az előzményekben, auditalapként.

Hogyan dolgozza fel a modul a módosítást lépésről lépésre

Éjszaka a modul megállapítja, mi változott a Jogszabálytárban, és a követett jogszabályoknál felismeri a módosítást, a hatályon kívül helyezést vagy a szakterületéhez tartozó új jogszabályt. Minden kapcsolt szabályzathoz létrehoz egy „Új változás” állapotú tételt; ha a jogszabályhoz nincs szabályzat, egyetlen tétel keletkezik. Reggel a Változások fülön találja, ahol a „Nem megoldott” kapcsoló elrejti mindazt, ami már el van intézve.

A megoldásért felelős a szem ikonnal megnyitja a változás részleteit. Elolvassa az összefoglalót, „A jogszabályban változik” kártyát és az egyezési címkét, majd három lépés közül választ: „Megoldás alatt”, „Szabályzat felülvizsgálva” vagy „Nincs hatása”. Az egyes reakciókhoz írt megjegyzés magától mentődik. A lezárt tételt a „Újranyitás” gomb viszi vissza „Megoldás alatt” állapotba.

Ha a beállításokban be van kapcsolva a „Felülvizsgálati feladatok létrehozása a szabályzatokhoz”, a megoldásért felelős kész feladatot kap, a beállított napok számának megfelelő határidővel (alapértelmezés szerint 30). Felelős a kapcsolat felelőse, ennek hiányában a jogszabály felelőse, végül az alapértelmezett felelős. A feladat és az e-mail is tartalmaz egy mondatot arról, hogy a módosítás érinti-e a követett rendelkezéseket, például: „A módosítás nem változtatja meg az ennél a szabályzatnál követett rendelkezéseket”. A feladat akkor is létrejön, ha a címke „Kívül” értéket mutat. Az a döntés tehát, hogy egy változás nem érinti a céget, az emberen marad, nem a modulon.

Szabályzatok a Dokumentumokból és a Wikiből, valamint a követett rendelkezések

A követett jogszabályhoz olyan szabályzatot kapcsol, amelyet a módosítás várhatóan érint. Ez lehet a Dokumentumok modul egy dokumentuma, vagy a Wiki modul egy oldala, ha a cég használja. Azoknak a cégeknek, amelyek az üzemi rendet és a biztonsági eljárásokat a Wikiben vezetik, így nem kell semmit dokumentumokká átalakítaniuk.

A „Szabályzat csatolása” ablakban a kínálat mappák szerint csoportosított: először a „Dokumentumok: …”, utána a „Wiki: …”. Csak az utolsó verziót látja, és csak azt, amit olvashat. Dokumentumnál ez a mappához való jogosultságot jelenti, amelyben a dokumentum van; Wiki-oldalnál annak a mappának a jogosultságát, ahol az utolsó verziója található. Ha valaki az oldal új verzióját másik mappába menti, a hozzáférést és a hivatkozást az új mappa határozza meg. A „Csatolt szabályzatok” kártyán az ikon megmutatja a szabályzat eredetét: a papírlap dokumentumot, a könyv Wiki-oldalt jelent.

A „A szabályzat a jogszabály csak ezeket a részeit érinti” választás nem kötelező. Egy terjedelmes munka törvénykönyvénél csak azokat a részeket, címeket vagy paragrafusokat jelöli ki, amelyeket a szabályzata érint; az üres mező az egész jogszabályt jelenti. A választás semmit nem szűr, csak jelöl: a piros „Érinti: § …” címke azt jelenti, hogy a módosítás a kijelölt paragrafust változtatja, a sárga „Lehet, hogy érinti: § …” akkor jelenik meg, ha ugyanabban a szövegváltozatban más módosítás is hatályba lépett, és nem megmondható, melyik okozta a változást. A szürke „A követett rendelkezéseken kívül” címke megspórolja azoknak a módosításoknak az olvasását, amelyek Önt nem érintik.

A csatolt szabályzat a másik oldalon is látszik. A dokumentum részleteinél és a Wiki-oldal tartalma fölött kék sáv jelenik meg „A szabályzat jogszabályokhoz van csatolva” felirattal, a Legislativa modulra mutató hivatkozásokkal. Ha módosítás után el nem intézett reakció vár, megjelenik a piros „Felülvizsgálatra vár a jogszabály módosítása miatt” felirat a reakciók számával. A sávot csak az látja, aki a Legislativa modult olvashatja; a nyilvánosan megosztott Wikiben nem jelenik meg. A feladat és az e-mail módosítás után közvetlenül a dokumentumra vagy a Wiki-oldalra vezet.

Mi változott: szövegösszehasonlítás, szöveg és idővonal

A jogszabály részletei között ott van a „A szövegváltozatok idővonala” kártya az összes szövegváltozattal, hatálybalépés–megszűnés dátummal, valamint a „Hatályos változat”, „Jövőbeli változat”, „Kihirdetett változat” és „Korábbi változat” címkékkel. A nyolc legutóbbi korábbi változat látszik, a többit a „Összes változat megjelenítése” gombbal nyitja meg. Annál a módosításnál, amelyről a cégnek van feljegyzése, egy csengő vezet közvetlenül a reakcióra.

A „Mi változott” gomb az előző szöveggel való összehasonlítást nyitja meg. Minden megváltozott rész „Beszúrva”, „Elhagyva” vagy „Módosítva” jelölést kap, a módosításoknál egymás mellett áll az áthúzott eredeti és a kiemelt új szöveg. Az a rendelkezés, amelyet valamelyik szabályzatnál követ, piros „Követi” címkét és csíkot kap. Az összehasonlítás a módosítás kihirdetése után késéssel jelenik meg, mert az e-Sbírkának előbb közzé kell tennie az új szöveget; addig a modul azt írja: „A szövegkülönbség készül”, a változásokat pedig a módosítás szövegében találja. A mesterséges intelligencia összefoglalója később éppen ebből az összehasonlításból készül.

A „Szöveg” gomb az egész jogszabályt közvetlenül az alkalmazásban nyitja meg. Balra a tartalomjegyzék (részek, címek, paragrafusok), fent a szövegváltozat legördülő listája és a Keresés a szövegben mező az Előző és Következő nyilakkal; pontos kifejezés nélkül az egyes szavak kerülnek kiemelésre. Egyetlen rendelkezés ellenőrzéséhez tehát nem kell külön weboldalt megnyitnia.

Mire képes a modul: négy fül és keresés a Jogszabálytárban

A „A jogszabály hatályossága” szűrőnek két értéke van. A „Csak a hatályosak” az alapértelmezett, és elrejti a hatályon kívül helyezett jogszabályokat; a jövőbeli hatállyal rendelkezők továbbra is látszanak. A „Mind (a hatályon kívüliek is)” a hatályon kívül helyezetteket is megmutatja szürke jelvénnyel. Ha pontos hivatkozást ad meg, például 65/1965, a jogszabályt akkor is megkapja, ha hatályon kívül van. A „Jövőbeli változat” jelvény azt a jogszabályt jelöli, amelynek szövege még csak hatályba fog lépni.

A „Keresés itt” mező a cím és a szám szerinti keresés, valamint a jogszabályok szövegében való szavak szerinti keresés között vált, így olyan jogszabályt is megtalál, amelynek a számát nem ismeri. A kapcsoló csak akkor látszik, ha a szövegben való keresés az Ön cége számára elérhető; a szám és a cím szerinti keresés mindig működik. A „A keresett szavakat tartalmazó jogszabályok” listában a „Szöveg” gomb a jogszabályt a találatok kiemelésével nyitja meg.

Hogyan válasszon változásfigyelő eszközt: mit kérdezzen vásárlás előtt

• Ki dönti el, hogy a módosítás érinti a céget? A Legislativa modulban nem a rendszer, hanem a felelős. Az „Érinti: § …” címke csak jelez, a feladat mindig létrejön; ellenőrizze, hogy a versenytársnál nem vész el a változás azért, mert a szűrő lényegtelennek minősítette.
• Látom, mi változott pontosan a szövegben? A „megjelent a módosítás” értesítés kevés. A „Mi változott” összehasonlítás megmutatja a beszúrt, elhagyott és módosított részeket, a módosításoknál az eredeti és az új szöveget egymás mellett.
• Hová köthető a belső dokumentáció? A szabályzat lehet dokumentum a Dokumentumokból és oldal a Wikiből. Kérdezze meg, hogy az eszköz nem kényszeríti-e a szabályzatokat egyetlen előírt helyre.
• Követhető a kész szakterületeken kívüli jogszabály is? A Jogszabálytárban bármely jogszabályt megkeres szám, cím vagy a szövegében szereplő szavak szerint, és a „Követés” gombbal hozzáadja.
• Mi a helyzet a hatálybalépés előtti figyelmeztetéssel? A módosítást gyakran hónapokkal előre kihirdetik. A modul a beállított előnnyel, alapértelmezés szerint 14 nappal korábban elküldi a megoldónak a „Közelednek a jogszabály-módosítások hatálybalépései” e-mailt.
• Mit kap az auditor? A jogi követelmények nyilvántartását Excelben vagy PDF-ben, a felelősökkel, szabályzatokkal és az utolsó megfelelőségi felülvizsgálatokkal.

Modul kis csapatnak és több szakterületű cégnek is

Egy húsz fős cég, amelyet a tizenegy szakterületből valóban csak a Bérek és munkajog, a GDPR és az Adók érdekel, bekapcsol három csempét, a többit kikapcsolva hagyja. Az összes változást egyetlen ember, például a könyvelő intézi, akit elég alapértelmezett felelősnek megadni. Mást nem kell beállítania.

Egy gépkocsiparkkal és üzemcsarnokkal rendelkező gyártó vállalat fokozatosan kapcsolja be a szakterületeket: a Közlekedés és járművek az első céges autóval, a Tűzvédelem és munkavédelem az üzemeltetéssel, a Hulladék és környezetvédelem az első hulladéknyilvántartással. A felelős külön beállítható minden jogszabálynál és minden szabályzati kapcsolatnál, így a munkavédelmi technikus a munkavédelmi módosításokat, a bérszámfejtő a munkajogiakat intézi, mindegyik a saját feladatsorában. A kikapcsolt szakterület nem töröl semmit: a jogszabályok a „Szakterületekből kivett” kártyára kerülnek, és a kapcsolatok, valamint a felülvizsgálatok előzményeivel együtt térnek vissza.

A jogosultságok a „Nincs hozzáférés” szint fölött négy szintre oszlanak: olvasás, hatások megoldása és szabályzatkapcsolatok, a követett jogszabályok kezelése, valamint a modul beállításai. Az ügyvezető csak olvashat és letöltheti a nyilvántartást, a felelős a reakciókat intézi, a kijelölt adminisztrátor a szakterületeket kezeli. Az érvényes jogosultság mindig a magasabb, amely a munkakörből és az egyéni beállításból adódik.

Honnan veszi a modul az adatokat, és hová vezetnek a kimenetei

A bemenet egyetlen, és az Ön munkája nélkül fut: a modul minden éjszaka letölti a Jogszabálytár állapotát. Semmit nem kell átírnia, és nem kell figyelnie semmilyen közlönyes postafiókot. A mesterséges intelligencia az újonnan kihirdetett jogszabályokat szakterületekhez sorolja, a módosításokhoz összefoglalót ír, az új jogszabályoknál pedig megadja a besorolás megbízhatóságát is. Azt a minimális megbízhatóságot, amelytől egy új jogszabályt a magáénak tekint, 50 és 100 közötti értékre állíthatja. Folyamatosan az is kiderül, mely jogszabályok vannak hatályon kívül helyezve, hogy a „Csak a hatályosak” szűrő ne mondjon valótlant.

Hardverre nincs szüksége, a modul csak az alkalmazásban fut.

Kimenetek: e-mail, feladat, nyilvántartás és hivatkozás az e-Sbírkára

Kifelé négy út vezet. Az értesítések címzettjei minden új változásról egyetlen összefoglaló e-mailt kapnak, nem külön üzenetet változásonként. A megoldó felülvizsgálati feladatot kap a Feladatok modulban, de csak akkor, ha a modul be van kapcsolva; ellenkező esetben a felülvizsgálat szükségességéről az e-mail és a Változások fül tájékoztat. Minden követett jogszabálytól hivatkozás vezet az e-Sbírkára a hivatalos szöveghez. A negyedik út a jogi követelmények nyilvántartása: Excel a Jogszabály, Kapcsolt szabályzatok, A módosítások hatásai, A megfelelőség utolsó felülvizsgálata és A megfelelőség következő felülvizsgálata oszlopokkal, vagy fekvő A4-es PDF, amely több szakterület esetén szakterületenként is kinyomtatható. A fejlécben szerepel a nyilvántartás neve, a cég, a dátum és az elkészítő neve.

A megfelelőségi felülvizsgálatot a követett jogszabálynál a „Megfelelőségi felülvizsgálat rögzítése” gombbal rögzíti: dátum, eredmény („A cég megfelel a jogszabálynak”, vagy „A megfelelés intézkedést igényel”) és megjegyzés. A bejegyzést nem lehet átírni vagy törölni. Beállított időköz esetén (alapértelmezés szerint 12 hónap) a határidő lejárta után a modul összefoglaló feladatot hoz létre a felelősnek, és e-mailt küld; ha a felülvizsgálatot nem rögzíti, 30 nap múlva újra emlékeztet.

Mennyibe kerül a változásfigyelés

A modulért nem kell külön fizetni. Minden csomag árában benne van, amelyet felhasználónként és havonta számolunk el; a szakterületek és a követett jogszabályok száma az árat nem változtatja. A részletes árlista a /hu/pricelist oldalon található.

Példa: tizennégy embernek van hozzáférése az alkalmazáshoz, vagyis az ügyvezetőnek, a bérszámfejtőnek, a munkavédelmi technikusnak, a fuvarszervezőnek és további kollégáknak. A Normal csomagnál, felhasználónként és havonta 2,5 EUR esetén ez havi 14 × 2,5 = 35 EUR áfa nélkül, és ebben az egész alkalmazás benne van, a Legislativával együtt. Hardverre nincs szüksége.

Érdekes kérdés, hogy hányan férnek hozzá ténylegesen a modulhoz. A változások olvasását és a nyilvántartás letöltését mindenki megkaphatja, a hatások megoldását csak a kijelölt felelősök. Mivel az alkalmazáshoz való hozzáférésért fizet, nem a modulbeli szerepkörért, nincs értelme a jogosultságokon spórolni.

Ingyenes változásfigyelés: mikor elég egy táblázat, és hol van a határ

Az a cég, amely három-négy jogszabályt követ, a módosításokat egyedül is megfigyeli. Havonta egyszer átnézi a Jogszabálytárat, az eredményt beírja az Excelbe, és semmi másra nincs szüksége. Az e-Sbírkára mutató hivatkozásokat, „utoljára ellenőrizve” oszlopot és naptári emlékeztetőt tartalmazó táblázatot bárki elkészíti, és semmibe sem kerül.

A határ ott van, amikor már a reakciót kell bizonyítania, nem csak az ismeretet. A táblázat nem hoz létre feladatot a szabályzat felelősének, nem mutatja meg, melyik paragrafusokat változtatta a módosítás, nem emlékeztet a közelgő hatálybalépésre, és nem őrzi meg az ISO-auditor számára a megfelelőségi felülvizsgálatok át nem írható előzményeit. A jogszabályok szövegében való keresés és az összes szövegváltozat idővonala is hiányzik az ingyenes megoldásból; kézi olvasással az e-Sbírkában pótolható, de nem gyorsan.

A Legislativa modult 14 napig ingyen kipróbálhatja, és összevetheti azzal, amit ma kézzel csinál.

Hogyan vezethető be a modul egyetlen délután alatt

Az a cég, amely először kapcsolja be a modult, nem üres képernyővel indul. Aszerint, hogy mely modulokat használja már, előre kijelölődnek a szakterületek: a Munkavédelem modul a munkavédelmet és a tűzvédelmet adja hozzá, a könyvelési modul az Adókat és a Számvitelt és auditot, a járműnyilvántartás a Közlekedést és járműveket. A Bérek és munkajog, valamint a GDPR és kiberbiztonság szakterületek mindig előre ki vannak jelölve. Visszamenőleg betöltődnek az elmúlt 30 nap változásai, és az a felhasználó, aki a modult bekapcsolta, az értesítések címzettje és az alapértelmezett felelős lesz. Akinek a modult bekapcsolják, teljes jogosultságot kap hozzá.

Kész általában egy délután alatt. Az első néhány hétben a Változások fülön látszik, hogy a megfelelő jogszabályokat követi-e, és a „Kijelöltek megjelölése: nincs hatása” tömeges gombbal elintézi azokat, amelyek Önt nem érintik.