Megosztott dokumentumok
A dokumentumok modul helyet biztosít az összes fontos dokumentum, például szerződések, belső szabályzatok, űrlapok, szabványok, kézikönyvek stb. áttekinthető tárolására, és lehetővé teszi azok megosztását az egész vállalaton belül, az egyes kirendeltségeken belül vagy külső munkatársakkal.
A Dokumentumok modul minden szerződést, belső szabályzatot, űrlapot, szabványt és kézikönyvet egyetlen áttekinthető helyen tart. A fájlok tetszőleges mélységig ágazó mappastruktúrában helyezkednek el, így mindenki azonnal tudja, hol keresse őket.
Minden szerkesztés új verziót hoz létre, miközben az eredeti megmarad. Bármikor visszatérhet egy korábbi szövegváltozathoz, megnézheti, ki és mikor módosította a fájlt, és egyetlen szerződésverzió sem vész el.
Kinek engedélyezi az olvasást, ki írhat, törölhet vagy hozhat létre almappákat, azt minden mappánál külön határozza meg. A jogokat egyes felhasználókhoz vagy egész csoportokhoz rendelheti, akár tömegesen, egyetlen gombbal.
A kollégáknak belső hivatkozást küld, a külső partnernek korlátozott érvényességű nyilvános linket. Így a dokumentum eljut olyanhoz is, akinek nincs eIntranet-belépése, miközben Ön felügyeli, ki férhet hozzá.
Mire használhatja a Dokumentumok modult
-
Rendezés dokumentumtípusok szerint
A szerződéseket, irányelveket, űrlapokat és tanúsítványokat saját típusokba és mappákba sorolja. A megfelelő fájl megtalálása több száz közül egyetlen kattintás kérdése lesz.
-
Egyéni mezők a mappáknál
Minden mappához hozzáadhat olyan mezőt, mint lejárati dátum, szám, listából választás vagy kapcsolat egy CRM-ben szereplő céggel vagy konkrét megbízással. A nyilvántartás így pontosan a folyamataihoz igazodik.
-
Teljes szöveges keresés a mellékletek tartalmában
A fájlokon belüli szöveg alapján keres, nem csak a név szerint. Egy szerződés keresett bekezdését akkor is megtalálja, ha már nem emlékszik a dokumentum nevére.
-
Tömeges feltöltés és letöltés
Töltsön fel több fájlt egyszerre, a kijelölt dokumentumokat pedig egyetlen csomagban töltse le. Egész ügykörök átmozgatásánál valós időt takarít meg.
-
Dokumentum zárolása munka közben
Ha a fájlt „Én fogok rajta dolgozni" jelöléssel látja el, a többiek látják, hogy éppen szerkesztés alatt áll. Ez megelőzi a felülírt módosításokat és a verziókkal kapcsolatos zűrzavart.
-
A lista exportálása Excelbe
Egy mappa és összes almappája dokumentumainak áttekintését táblázatba exportálja. Jól jön felülvizsgálatoknál, auditoknál vagy egy ügykör átadásánál.
-
Megerősítés és értesítés az újdonságokról
A dokumentum feltöltése után a rendszer rögtön felajánlja egy hír létrehozását, így a kollégák értesülnek az új irányelvről vagy űrlapról anélkül, hogy utánuk kellene járnia.
-
REST API az automatizáláshoz
A más rendszerekből származó dokumentumokat az API-n keresztül automatikusan tölti be az eIntranetbe. A fájlok kézi továbbítása ezzel megszűnik.
A modul súgója/wikije a következő címen található: https://wiki.eintranet.net/hu/modul/5/dokumentumok
Tartsa kézben a céges dokumentumokat
Egyetlen hely minden fájlnak, világos jogosultságok minden mappához és teljes verziótörténet. A Dokumentumok modul kiváltja a szétszórt meghajtókat és a közös postafiókokat, és véget vet a keresgélésnek, hogy mi hol van.
Vállalati dokumentmegosztó modul lehetővé teszi, hogy központosítsa és könnyedén ossza meg a vállalat minden kulcsfontosságú üzleti adatait – szerződésektől a belső szabályzatokon át a normákon és útmutatókig. Az intuitív felület segítségével gyorsan megtalálhatja a szükséges fájlt, hozzárendelheti a megfelelő kategóriához, és azonnal beállíthatja a hozzáférési jogosultságokat.
Főbb funkciók és előnyök:
- Dokumentumtípus szerinti kategorizálás – rendezze áttekinthetően a fájlokat, így időt takarít meg a keresés során.
- Granuláris jogosultság-beállítások – határozza meg, ki milyen mappákban olvashat, szerkeszthet vagy kezelhet dokumentumokat, és csökkentse a jogosulatlan hozzáférés kockázatát.
- Módosítási előzmények nyomon követése – minden módosítást rögzítenek, így könnyedén visszaállíthatja az előző verziót vagy megtekintheti, ki mit szerkesztett.
- Egykörű megosztás külső partnerekkel – biztonságos linkekkel adhat hozzáférést a kollégáknak anélkül, hogy új eszközöket kellene telepíteniük.
- Integráció az eIntranet.net többi moduljával – a CRM, HR vagy raktárkapcsolat biztosítja az egységes adatokat az egész szervezetben.
Kísérje ki a Vállalati dokumentmegosztó modult és egyszerűsítse a kulcsfontosságú információk kezelését vállalatában. Hívjon most, és fedezze fel, milyen gyorsan növelheti csapata termelékenységét.