Megosztott dokumentumok
A dokumentumok modul helyet biztosít az összes fontos dokumentum, például szerződések, belső szabályzatok, űrlapok, szabványok, kézikönyvek stb. áttekinthető tárolására, és lehetővé teszi azok megosztását az egész vállalaton belül, az egyes kirendeltségeken belül vagy külső munkatársakkal.
Rendszerezze vállalati dokumentumait átlátható fastruktúrába, tetszőleges számú almappa szinttel. Minden mappa saját hozzáférési jogokkal rendelkezik – határozza meg, ki olvashat, szerkeszthet, törölhet vagy hozhat létre almappákat. Az intuitív felületnek köszönhetően bármely fájlt másodpercek alatt megtalál.
Minden dokumentumszerkesztés automatikusan új verziót hoz létre a teljes előzmény megőrzése mellett. Bármikor visszatérhet egy korábbi verzióhoz, összehasonlíthatja a különbségeket, és nyomon követheti, ki és mikor végezte a módosítást. Egyetlen fontos dokumentum sem veszik el vagy íródik felül soha többé.
Ossza meg dokumentumait kollégáival közvetlen belső linkeken keresztül, vagy külső partnerekkel és ügyfelekkel korlátozott érvényességű nyilvános linkeken át. Teljes kontroll az Ön kezében van afelől, ki és mennyi ideig férhet hozzá az adatokhoz.
Ne csak a fájlnév alapján keressen – keressen közvetlenül a fájlok tartalmában. A teljes szövegű keresőmotor átvizsgálja a dokumentumok szövegeit, és azonnal releváns találatokat kínál. Találjon meg egy megerősítést, szerződést vagy bármilyen más dokumentumot másodpercek alatt.
Állítsa be a hozzáférési jogokat az egyes mappák szintjén – olvasás, írás, törlés, almappák létrehozása és nyilvános megosztás. Minden felhasználó csak azt látja, amihez jogosultsága van. Az érzékeny vállalati adatok biztonságban maradnak a termelékenység korlátozása nélkül.
Mire használhatja a dokumentumok modult
-
Tömeges feltöltés és letöltés
Töltsön fel egyszerre több fájlt egyszerű húzással vagy fájlkiválasztással. Ugyanilyen egyszerűen jelöljön ki és töltsön le több dokumentumot egyetlen ZIP archívumban. Takarítson időt a mindennapi munkavégzés során.
-
Dokumentumzárolás szerkesztés közben
Amikor egy dokumentumon dolgozik, a rendszer automatikusan zároltként jelöli meg a többi felhasználó számára. Így elkerülhetők az ütköző szerkesztések, és biztosított, hogy egyszerre nem dolgozik több személy ugyanazon a fájlon.
-
Egyedi mezők minden mappához
Határozzon meg opcionális egyedi mezőket minden mappához – dátum, szám, szöveg, legördülő lista, CRM-cég vagy megrendelés. Egészítse ki dokumentumait strukturált metaadatokkal a könnyebb szűrés és navigáció érdekében.
-
Dokumentumlista exportálása Excelbe
Exportálja a dokumentumok teljes listáját az almappákkal együtt átlátható Excel fájlba. Ideális auditokhoz, dokumentációs leltárhoz vagy összefoglalók továbbításához a vezetőség felé.
-
Dokumentumtípusok szerinti kategóriák
Rendszerezze dokumentumait előre meghatározott típusok segítségével – szerződések, megerősítések, számlák, műszaki dokumentáció és más. A dokumentumtípusok egyszerűsítik a kategóriába sorolást és gyors keresést tesznek lehetővé a teljes mappastruktúrában.
-
REST API automatizált feltöltéshez
Kapcsolja össze a dokumentumok modult külső rendszereivel a REST API segítségével. Automatizálja a dokumentumfeltöltést más alkalmazásokból, és biztosítsa, hogy minden vállalati dokumentáció egyetlen központi helyre áramoljon.
A modul súgója/wikije a következő címen található: https://wiki.eintranet.net/hu/modul/5/dokumentumok
Vállalati dokumentumok – biztonságosan és átláthatóan egy helyen
Az eIntranet Dokumentumok modulja felváltja a kaotikus fájlmegosztást e-mailen és az áttekinthetetlen hálózati meghajtókat. A dokumentum feltöltésétől a verziókezelésen és megosztáson át a teljes szövegű keresésig – minden online, biztonságosan és teljes hozzáférés-kezeléssel működik.
Vállalati dokumentmegosztó modul lehetővé teszi, hogy központosítsa és könnyedén ossza meg a vállalat minden kulcsfontosságú üzleti adatait – szerződésektől a belső szabályzatokon át a normákon és útmutatókig. Az intuitív felület segítségével gyorsan megtalálhatja a szükséges fájlt, hozzárendelheti a megfelelő kategóriához, és azonnal beállíthatja a hozzáférési jogosultságokat.
Főbb funkciók és előnyök:
- Dokumentumtípus szerinti kategorizálás – rendezze áttekinthetően a fájlokat, így időt takarít meg a keresés során.
- Granuláris jogosultság-beállítások – határozza meg, ki milyen mappákban olvashat, szerkeszthet vagy kezelhet dokumentumokat, és csökkentse a jogosulatlan hozzáférés kockázatát.
- Módosítási előzmények nyomon követése – minden módosítást rögzítenek, így könnyedén visszaállíthatja az előző verziót vagy megtekintheti, ki mit szerkesztett.
- Egykörű megosztás külső partnerekkel – biztonságos linkekkel adhat hozzáférést a kollégáknak anélkül, hogy új eszközöket kellene telepíteniük.
- Integráció az eIntranet.net többi moduljával – a CRM, HR vagy raktárkapcsolat biztosítja az egységes adatokat az egész szervezetben.
Kísérje ki a Vállalati dokumentmegosztó modult és egyszerűsítse a kulcsfontosságú információk kezelését vállalatában. Hívjon most, és fedezze fel, milyen gyorsan növelheti csapata termelékenységét.