Dokumentumok
Hol tartsa a cég a szerződéseket és a szabályzatokat
Súgó
A szerződések, belső szabályzatok, űrlapok és útmutatók egy helyre kerülnek. Olyan mélyen rendezi őket mappákba és almappákba, ahogy szükséges, a fát pedig egyetlen gombbal összecsukja.
Minden szerkesztés új verziót hoz létre, a régebbiek pedig megmaradnak. A dokumentumnál látja, ki és mikor töltötte fel az adott verziót, és bármelyikük fájlját letöltheti.
Öt szint az olvasástól az almappák létrehozásáig és a cégen kívülre mutató hivatkozásokig. A jogokat felhasználóknak vagy rögtön csoportoknak adja, több mappára egyszerre.
Nyilvános hivatkozást hoz létre érvényességi dátummal és letöltési korláttal. Eldönti, hogy adott verzióra mutasson, vagy mindig a legfrissebbre.
Mire használhatja a dokumentumok modult
-
Keresés a fájlok belsejében is
A szűrő átvizsgálja a nevet, a leírást, a címkéket és magát a mellékletek tartalmát. Kapcsolóval terjeszti ki a keresést egy mappáról az egész tárolóra.
-
Saját mezők minden mappánál
Legfeljebb négy saját oszlop — dátum, szám, szöveg, listás választás, cég a CRM-ből vagy megrendelés.
-
Tömeges feltöltés és letöltés
Legfeljebb negyven fájlt húz be, és mindegyikből önálló dokumentum lesz. A megjelölt tételeket utána egyszerre tölti le.
-
Zárolás azon a dokumentumon, amelyen dolgozik
Megjelöli magát dolgozóként, és a többiek addig nem szerkeszthetnek. Vége a két ember által egyszerre felülírt verzióknak.
-
Értesítés az új dokumentumról
Mentés után rögtön hírt is létrehoz, így az egész cég tudomást szerez róla.
-
Dokumentumok beillesztése REST API-n át
Külső rendszer maga illeszti be a dokumentumot, és igény szerint rögtön nyilvános hivatkozást is készít hozzá.
Vállalati dokumentmegosztó modul lehetővé teszi, hogy központosítsa és könnyedén ossza meg a vállalat minden kulcsfontosságú üzleti adatait – szerződésektől a belső szabályzatokon át a normákon és útmutatókig. Az intuitív felület segítségével gyorsan megtalálhatja a szükséges fájlt, hozzárendelheti a megfelelő kategóriához, és azonnal beállíthatja a hozzáférési jogosultságokat.
Főbb funkciók és előnyök:
- Dokumentumtípus szerinti kategorizálás – rendezze áttekinthetően a fájlokat, így időt takarít meg a keresés során.
- Granuláris jogosultság-beállítások – határozza meg, ki milyen mappákban olvashat, szerkeszthet vagy kezelhet dokumentumokat, és csökkentse a jogosulatlan hozzáférés kockázatát.
- Módosítási előzmények nyomon követése – minden módosítást rögzítenek, így könnyedén visszaállíthatja az előző verziót vagy megtekintheti, ki mit szerkesztett.
- Egykörű megosztás külső partnerekkel – biztonságos linkekkel adhat hozzáférést a kollégáknak anélkül, hogy új eszközöket kellene telepíteniük.
- Integráció az eIntranet.net többi moduljával – a CRM, HR vagy raktárkapcsolat biztosítja az egységes adatokat az egész szervezetben.
Kísérje ki a Vállalati dokumentmegosztó modult és egyszerűsítse a kulcsfontosságú információk kezelését vállalatában. Hívjon most, és fedezze fel, milyen gyorsan növelheti csapata termelékenységét.
Gyakori kérdések
Igen. Új dokumentum feltöltésekor kulcsszavakat (címkéket) is megad, amelyek alapján a dokumentum később megtalálható.
A szűrőnek külön mezője van rájuk, és mappákon átívelően keres, így egy címkével összeköti az összetartozó dokumentumokat akkor is, ha mindegyik máshol van a fában.
Igen. A modul beállításaiban többszintű szerkezet határozható meg a dokumentumok elhelyezésére. A beállított szerkezetnek megfelelően az egyes mappákhoz és almappákhoz hozzáférési jogok rendelhetők a felhasználókhoz, a mappák és almappák száma pedig nincs korlátozva.
A fa felett az Összes összecsukása és az Összes kibontása gombok találhatók. Az almappa nélküli mappa később áthelyezhető a fa más pontjára.
Igen. A dokumentumok modul beállításaiban engedélyezhető, hogy új dokumentum feltöltésekor a rendszer automatikusan felkínálja hír létrehozását.
A lehetőség ekkor a dokumentum hozzáadására szolgáló párbeszédablakban jelenik meg jelölőnégyzetként. Mentés után bejegyzés keletkezik a Hírek modulban, így az egész cég tudomást szerez a dokumentumról.
Igen. Az alábbi fájlok szerkeszthetők közvetlenül a modulban (a felhasználónak telepített Microsoft Office szükséges):
- Word (.doc, .docx, .odt, .rtf)
- Excel (.xls, .xlsx, .csv, .ods)
- PowerPoint (.ppt, .pptx)
A fájl WebDAV-on keresztül nyílik meg a megfelelő Office alkalmazásban, és oda mentődik vissza az eIntranetbe.
Igen. A dokumentumok modulban a Szűrő szakasz segítségével a feltöltött fájlok belsejében is lehet keresni. A funkció több mint hatvan fájltípust fog át (például .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), beleértve a pdf-et és a beszkennelt dokumentumok ocr-jét.
A teljes szöveges keresés index felett dolgozik, így az indexelés bekapcsolása előtt feltöltött fájlok nem feltétlenül szerepelnek benne. Az újraindexelést a rendszergazda indítja.
Igen, lehetséges. A kapcsolat létrehozásához szükség van a megfelelő hozzáférési jogokra a modul beállításaiban. Ezt követően egy hivatkozás (link ikon) jön létre közvetlenül a dokumentummodulban, amely szükség szerint elküldhető.
Ebben az esetben valószínűleg a böngészője tiltja a többszörös letöltést. A Megjelöltek letöltése funkció az összes megjelölt dokumentum mellékletét egymás után nyitja meg, amit a böngésző nem kívánt műveletnek minősíthet.
A Chrome böngészőben a webhelybeállítások Automatikus letöltések pontjánál engedélyezi a több fájlt.
Igen, a modulban tárolhatók a dokumentumok egyes verziói. Minden szerkesztés új verziót hoz létre, a régebbiek pedig a letölthető fájljaikkal együtt megmaradnak.
A történet a legújabbtól rendezve látszik, és minden verziónál látja, ki és mikor töltötte fel. Ha a mappánál be van kapcsolva az új verzió csak fájlváltozáskor beállítás, a puszta leírásmódosítás nem emeli a verziószámot.
Egyetlen fájl legfeljebb 100 MB lehet. Egy dokumentumhoz egyszerre legfeljebb 60 melléklet tölthető fel; tömeges hozzáadásnál, ahol minden fájlból önálló dokumentum lesz, feltöltésenként 40 fájl a felső határ.
Ismételten is lehet feltölteni. Ne feledje, hogy a dokumentum minden verziója a saját mellékletét tartja meg, tehát a verziókezelés a csomag tárhelyét fogyasztja.
Igen, lehetséges. A hivatkozás létrehozásához a modul beállításaiban megfelelő hozzáférési jogokra van szükség. Ezt követően közvetlenül a dokumentumok modulban jön létre a hivatkozás (hivatkozás ikon), amely szükség szerint kiküldhető.
A hivatkozásnál beállítja az érvényességi dátumot, az engedélyezett megtekintések vagy letöltések számát, valamint azt, hogy adott verzióra mutasson-e, vagy mindig a legfrissebbre.
Ezt a létrehozásakor határozza meg. Az alapértelmezett érvényesség 14 nap, de a dátum módosítható. Külön állítja be az engedélyezett megtekintések vagy letöltések számát — a nulla korlátlant jelent —, valamint azt, hogy a hivatkozás mindig adott verzióra mutasson-e, vagy mindig a legfrissebbre.
Figyelem: biztonsági okokból a hivatkozás csak egyszer, a létrehozáskor jelenik meg. Mentse el, mielőtt bezárná az ablakot, mert később a rendszer nem mutatja újra.
A regisztráció nem kötelező érvényű, az alkalmazást 14 napig ingyenesen kipróbálhatja.