Járási naplók

A járművezetési napló elektronikus nyilvántartása kulcsfontosságú eszköz a vállalati járművek hatékony nyomon követésére és kezelésére. Helyezze át a hagyományos papíralapú könyvet a felhőbe, ahol az adatok biztonságosan tárolódnak, könnyen hozzáférhetők és mindig naprakészek.

Fő előnyök:

• Járatok rögzítése személyi vagy teherautó, illetve gépek esetén – mindez egyetlen rendszerben, papíralapú űrlapok nélkül.
• Számlázási árak beállítása járműtípusa, utazás típusa vagy díjtábla alapján, amely kiküszöböli a manuális számítás hibáit és akár 30 % időmegtakarítást jelent az elszámolásokban.
• A járatok áttekintése megrendelésenként – gyors riportok előállítása a projekt vagy ügyfél költségeinek ellenőrzésére, ideális auditokhoz és belső elemzésekhez.
• Automatikus biztonsági mentés és auditnyom – az adatok védettek a veszteség ellen, és könnyen ellenőrizhető a bejegyzések jogszabályi megfelelése.
• Beépített értesítések kilométer- vagy költséghatár túllépés esetén, amelyek segítenek megelőzni az előre nem tervezett kiadásokat.

Szabadítsa fel az időt, csökkentse a hibákat és szerezzen teljes ellenőrzést a működési költségeken. Hívjon most, és tudja meg, hogyan segítheti előzeti üzleti növekedését az elektronikus járművezetési napló.

Mi az az útnyilvántartás, és miért van rá szüksége egy cégnek

Az útnyilvántartás a céges jármű hivatalos útjainak nyilvántartása, amelyben minden úthoz szerepel a dátum, az időpont, a sofőr, az útvonal, az út célja, valamint a kilométeróra állása induláskor és érkezéskor. Két dolgot szolgál: bizonylatként adózási célra, illetve alapként az utak ügyfélnek történő kiszámlázásához.

Az eIntranet Útnyilvántartás modulja ezt a nyilvántartást elektronikusan vezeti háromféle géptípusra. Személygépkocsiknál a kilométereket követi, és céges, illetve magánhasználatra bontja. A TIR-ként megjelölt tehergépjárműveknél ugyanígy rögzíti a kilométert, de magánrész nélkül. Munkagépeknél kilométer helyett a ledolgozott órákat számolja, amelyeket az időintervallumból vezet le.

A kesztyűtartóban lapuló papíralapú füzethez képest a különbség nem csak az, hogy nem veszhet el. Az elektronikus nyilvántartás figyeli a kilométeróra-állások folytonosságát, nem enged ugyanarra a járműre két egyidejű utat rögzíteni, ismételt útvonalnál pedig magától kitölti a kilométert. Egy papírfüzet, amelyet valaki decemberben tölt ki az egész évre, erre nem képes – és ez látszik is rajta.

A cégek jellemzően három helyzetben vezetik be a modult: céges autójuk van, amelyet a munkatársak magáncélra is használnak; a fuvart vagy a gépi munkát kilométer, illetve óra alapján számlázzák az ügyfélnek; vagy alapot igényelnek a kiküldetési költségtérítéshez anélkül, hogy a sofőrök kétszer gépelnék be ugyanazokat az adatokat.

Hogyan zajlik az út rögzítése az eIntranetben, lépésről lépésre

A folyamat négy szakaszból áll, és a munka nagyobbik része az elsőre – a beállításra – esik. Maga az út rögzítése ezután néhány kattintás.

1. A jármű létrehozása. A modul beállításaiban a jármű nevet, rendszámot, típust (személy, TIR, gép) és mindenekelőtt Kiinduló km-állást kap. Enélkül az első útnak nincs mihez kapcsolódnia, és a kezdő kilométeróra mezője üresen marad. Egyúttal eldől, mely felhasználók vezethetik a járművet – amíg nincs legalább egy sofőr hozzárendelve, a Mentés gomb meg sem jelenik az út ablakában.
2. Az út rögzítése a sofőr által. A sofőr kiválasztja a járművet, az Út hozzáadása gombra kattint, és kitölti a sofőrt, a dátumot, az időpontot tól – ig, a Honnan és Hová mezőt, az út okát és a záró kilométeróra-állást. A rendszer kitölti, amit tud: a dátumot az utolsó út alapján, a kezdés időpontját az aznapi előző út végéhez igazítva (egyébként a jármű alapértelmezett időpontja szerint), a Honnan mezőt pedig aszerint, hová ment legutóbb.
3. Ellenőrzés mentéskor. A rögzítés előtt a rendszer megvizsgálja, nem fed-e át az út időben ugyanannak a járműnek egy másik útjával. Ha igen, a mentést elutasítja azzal az üzenettel, hogy a jármű nem lehet egyszerre két helyen. Ezzel egyidejűleg összeveti a kilométeróra-állást a járműnyilvántartásból származó szervizintervallummal.
4. Zárás és kimenet. Hónap végén a könyvelő leszűri az időszakot és letölti az XLSX-fájlt, a számlázó pedig megnyitja a Megrendelések szerinti áttekintést, és a kiszámlázott utakhoz beírja a számla számát.

A szerkesztés és a törlés szándékosan korlátozott, mert az az útnyilvántartás, amelybe visszamenőleg bárki tetszés szerint belenyúlhat, bizonylatként elveszíti értelmét. A megrendelés, az ok és a megjegyzés bármikor módosítható. A dátum, az időpont, az útvonal és a kilométer csak az utolsó bejegyzésnél, és csak annyi napra visszamenőleg, amennyit az adminisztrátor beállít. Kizárólag a jármű legutóbb rögzített útja törölhető – ha egy régebbihez akar hozzáférni, előbb az összes újabbat törölnie kell. A modul adminisztrátorára ezek a korlátok nem vonatkoznak, de régebbi bejegyzés módosításakor neki magának kell ügyelnie a kilométerek folytonosságára.

Honnan kerülnek be az utak: kézi rögzítés, CRM-címek és automatikus havi kitöltés

Itt érdemes rögtön kimondani, mit nem tud a modul: nem tölti be automatikusan az utakat GPS-egységből. A járművek helymeghatározását az eIntranetben a különálló GPS-helymeghatározás modul oldja meg, amely egyedüliként igényel saját hardvert. Az útnyilvántartás nincs vele közvetlenül összekapcsolva, és nem vesz át tőle adatokat.

Az utak három úton kerülnek a modulba.

Kézi rögzítéssel, de memóriával

A leggyakoribb út. A Honnan, Hová és Ok mező a korábbi utak értékeit ajánlja fel, így ugyanaz a cím nem íródik be minden alkalommal másképp. A lényeg azonban máshol van: ha olyan Honnan–Hová párost választ, amely már előfordult, a rendszer behozza az azonos útvonalon megtett előző út kilométereit. Annál a sofőrnél, aki ugyanazt a tíz ügyfelet járja körbe, az út rögzítése két listaválasztásra egyszerűsödik.

A CRM címeiből

Ha a cégnél aktív a CRM modul, és a felhasználónak van hozzá hozzáférése, a havi kitöltés előkészítésébe közvetlenül az üzleti partnerek adatbázisából importálhatók a címek – utca, város, irányítószám és ország. Ezzel megszűnik azoknak a címeknek az újragépelése, amelyeket valaki egyszer már bevitt a rendszerbe.

Automatikus havi kitöltéssel

Ezt a funkciót az adminisztrátornak kell engedélyeznie a járműnél; ezután megjelenik az útnyilvántartásban a havi kitöltés előkészítésének gombja. A varázslóban meg kell adni a kedvenc címeket és azok gyakoriságát, a kezdő és záró kilométeróra-állást, az üzemanyagszintet a hónap elején és végén, a hét munkanapjait és a munkaidőt. Ebből a rendszer az egész hónapra generál bejegyzéseket.

Néhány részlet, amelyet érdemes előre ismerni: egy cím gyakorisága lehet napi, heti, csak a nap eleje, csak a nap vége, eleje és vége is, illetve véletlenszerű. Az üzemanyagszintet a rendszer a tartálykapacitáshoz méri – ez a járműnyilvántartásból származik, és ha ott nincs kitöltve, 60 literrel számol. A generált bejegyzéseket át kell nézni; ez nem kész útnyilvántartás, hanem váz, amelyet Ön egészít ki.

Hová kerülnek ki az adatok

Kifelé négy út vezet: export XLSX-be a beállított szűrő szerint, az útnyilvántartás nyomtatható kimutatása, egy-egy út átemelése a kiküldetési rendelvénybe a nyílra kattintva, valamint a Megrendelések szerinti áttekintés a számla alapjaként.

Mit tud az útnyilvántartás modul

Hogyan válasszunk elektronikus útnyilvántartást: mit kérdezzünk a beszerzés előtt

• Valóban GPS-ből táplált automatikus útnyilvántartásra van szüksége? Az autóba szerelt egység és annak havi üzemeltetése egyedi árajánlat tárgya – nézze meg az árlistát. Ott térül meg, ahol az autók egész nap úton vannak és senkinek nincs ideje rögzíteni; nem ott, ahol a jármű hetente háromszor indul el.
• Kezeli az eszköz a gépeket és a tehergépjárműveket is? A legtöbb „útnyilvántartás“ kizárólag kilométert számol. A motoróra alapján elszámolt markoló nem fér bele.
• Figyeli a rendszer a kilométeróra folytonosságát? Enélkül olyan nyilvántartás keletkezik, amelyben a kilométerek ugrálnak az utak között – egy ilyen útnyilvántartás ellenőrzéskor inkább teher.
• Módosíthatók a bejegyzések visszamenőleg, és ki teheti ezt? A teljes szerkesztési szabadság a bizonyító erő szempontjából probléma; a teljes tilalom viszont egy elgépelést sem enged javítani. A modul kettéválasztja a kettőt: a tartalmi mezők (megrendelés, ok, megjegyzés) mindig nyitottak, a számszerűek csak az utolsó bejegyzésnél és a beállított napokon belül.
• Számlázási alapot kapok belőle, vagy csak egy kilométertáblázatot? Ha a fuvart továbbszámlázza, kérdezzen rá a megrendelésenkénti összesítésre és arra, hogy az egyes utaknál rögzíthető-e a számlaszám.
• Átkerülnek az utak a kiküldetési elszámolásba? Ugyanazt az útvonalat másodszor is begépelni a rendelvénybe felesleges munka, amelyet senki nem szeret – és ezért el sem végez.

Útnyilvántartás egyéni vállalkozónak, tízautós flottának és építőipari gépeknek

Az útnyilvántartásnál a felhasználók száma a sofőrök számától függ, nem a járművekétől. Ez lényeges: egy tizenöt autót és öt, egymást váltó sofőrt foglalkoztató cég öt főért fizet.

Az egy autóval dolgozó egyéni vállalkozó elsősorban nyugalmat szeretne az ellenőrzésnél. Elég neki egy jármű, egy sofőr és egy havi export a könyvelőnek. Az automatikus havi kitöltés a munka nagy részét megspórolja, mert az útvonalak ismétlődnek.

A tíz autót és szervizeseket foglalkoztató cégnek más a gondja – nem maga a nyilvántartás, hanem hogy a technikusok tényleg vezessék. Itt az előkitöltés segít: ha az útvonal kiválasztása után a kilométer magától megjelenik, az út rögzítése húsz másodperc, és az emberek meg is csinálják. Az adminisztrátor pedig havonta egyszer megnyitja a Minden útnyilvántartás nézetet, és átnézi a hiányokat.

Az építőipari és mezőgazdasági üzemek a „gép“ típust értékelik. A markolót, a rakodót vagy a traktort nem kilométer, hanem óra alapján számolják el – ezt pedig a modul az időintervallumból magától levezeti. Óradíjjal és a megrendelések szerinti áttekintéssel kombinálva kézi számolgatás nélkül áll elő a számla alapja.

Mennyibe kerül az elektronikus útnyilvántartás

Az Útnyilvántartás modulért nem kell külön fizetni. Felhasználónként és havonta történik a fizetés, és az előfizetés minden modult tartalmaz a GPS-helymeghatározás kivételével.

Az árak felhasználónként és havonta értendők, áfa nélkül. Az aktuális árlistát az Árlista oldalon találja.

A kérdés, amelyet az útnyilvántartásnál szinte mindenki feltesz: a járművekért fizetek, vagy az emberekért? Az emberekért. A modulban a járművek száma nincs korlátozva, és az árra nincs hatással. Egy húsz autót és hat sofőrt foglalkoztató cég tehát hat felhasználóért fizet – és ha a sofőrök maguk rögzítik az utakat, egyben ők az egyedüliek, akiknek egyáltalán fiókra van szükségük.

Egy közvetett költséget érdemes megemlíteni. Ha az útnyilvántartást valódi helymeghatározással szeretné kiegészíteni, GPS-egységet kell beszerezni, amelynek üzemeltetése havidíjas; mindkettő egyedi árajánlat tárgya – kérjen ajánlatot, vagy nézze meg az árlistát. Ez az egyetlen tétel, amelyet a flottával kapcsolatban az előfizetésen felül kell fizetni – és az Útnyilvántartás modul önmagában nem igényli. GPS-egység nélkül korlátozás nélkül működik.

A csomagok közötti különbség az útnyilvántartásnál főleg a támogatásban jelentkezik. Az alap csomagban egyáltalán nincs, a normalban e-mailes, a telefonos támogatás pedig az extra csomag kiváltsága. A felhasználónkénti tárhely (0,5 / 2 / 4 GB) itt gyakorlatilag nem játszik szerepet, mert az útnyilvántartás nem tárol nagy fájlokat.

Útnyilvántartás ingyen: mi megy fizetés nélkül, és hol a határ

Egy Excel-táblázat vagy valamelyik ingyenes generátoralkalmazás semmibe nem kerül, és egyetlen autónál, havi néhány úttal, ez elegendő megoldás lehet. Nincs értelme mást állítani.

A gond akkor jön, amikor a nyilvántartásnak bizonyítania kell valamit. Az a táblázat, amelyben a kilométeróra-állás bármikor, nyom nélkül átírható, bizonyítékként gyenge – az a generátor pedig, amely a kilométert a kívánt éves futásteljesítményhez „igazítja“, még gyengébb. A különbségek, amelyeken ez általában múlik:

• A kilométeróra folytonossága. Excelben senki nem veszi észre, hogy két út között hiányzik 200 km. A modul a kezdő km-állást automatikusan az utolsó bejegyzésből veszi.
• Átfedő utak. Az ingyenes eszközök nem vizsgálják, hogy az autó a nyilvántartás szerint nem indul-e egyszerre Debrecenbe és Győrbe.
• Több sofőr egy autónál. A meghajtón megosztott fájl felülírt sorokkal végződik. A modul felhasználónként rögzít, és nyilvántartja, ki vitte be a bejegyzést és ki vezetett.
• Fogyasztás. A tankolásokból kézzel számolt átlag az első dolog, amivel az emberek felhagynak.
• Számlázás és kiküldetési költségek. Itt az ingyenes megoldások teljesen véget érnek – sem megrendelések szerinti számlaalapot, sem az út kiküldetési rendelvénybe emelését nem kínálják.

Más szóval: egyetlen autóhoz nélkülünk is elboldogul. Amint háromnál több a jármű, többen vezetik őket, vagy a fuvart továbbszámlázzák az ügyfeleknek, a kézi nyilvántartás kezd szétesni. Az eIntranet 14 nap ingyenes próbaidőt kínál, így ez a saját flottán is ellenőrizhető.

Hogyan vezesse be az útnyilvántartást

1. A járművekkel kezdje, ne az utakkal. A beállításokban vigye fel minden járművet rendszámmal, helyes típussal és mindenekelőtt az aktuális kilométeróra-állással a Kiinduló km-állás mezőben. Ez a szám az alap, amelyre az összes további út épül.
2. Rendelje hozzá a sofőröket. Sofőrök nélkül az út ablakában nem jelenik meg a Mentés gomb. Ez a leggyakoribb oka az „nem lehet utat rögzíteni“ bejelentésnek már az első napon.
3. Döntsön a számlázásról. Ha az utakat továbbszámlázza, állítson be a járműnél kilométer- vagy óradíjat, esetleg fix árat. Bekapcsolt számlázás nélkül a Megrendelések szerinti áttekintés üres marad, még ha léteznek is megrendeléshez kötött utak.
4. Állítsa be, meddig lehet visszamenőleg szerkeszteni. A túl rövid határidő azt jelenti, hogy minden elgépelés az adminisztrátorhoz kerül. A túl hosszú gyengíti a nyilvántartás bizonyító erejét.
5. Kapcsolja össze a járműveket a járműnyilvántartással. A párosítás rendszám alapján történik, és feloldja a szervizintervallumok figyelését, a fogyasztási adatok átvételét, valamint a havi kitöltéshez használt tartálykapacitást.
6. Egy dolgot tanítson meg a sofőröknek. Hogy folyamatosan rögzítsenek, és mindig teletankoljanak. Teli tank nélkül a fogyasztásszámítás pontatlan lesz, az első átlag pedig csak a második tankolás után jelenik meg.

Mit olvasson tovább

• Járműnyilvántartás – műszaki vizsga, útdíjmatricák, biztosítás és szervizintervallumok. Az útnyilvántartással a párosítás rendszám alapján történik.
• Kiküldetési rendelvények – az útnyilvántartásból egy kattintással átemelhető az út, az útvonallal, a kilométerrel és az időpontokkal együtt.
• CRM – a havi kitöltéshez használt címek forrása; megszűnik az üzleti partnerek címeinek újragépelése.
• GPS-helymeghatározás – különálló modul a járművek tényleges nyomon követésére; GPS-egységet és havi üzemeltetési díjat igényel.