Entgelttransparenz

Was Entgelttransparenz ist und wofür es im Unternehmen dient

Entgelttransparenz bewertet Arbeitsstellen anhand objektiver Kriterien, fasst sie zu Gruppen mit vergleichbarem Arbeitswert zusammen und prüft, ob sich das Entgelt von Frauen und Männern darin um mehr unterscheidet, als die eingestellte Schwelle zulässt. Dazu kommen im Modul ein internes Dokument zum Vergütungssystem, Anfragen der Beschäftigten zur eigenen Gehaltsauskunft und ein Prüfpfad, wer jede Differenz wann und warum begründet hat.

Das Modul knüpft an die Richtlinie (EU) 2023/970 über Entgelttransparenz und an deren nationale Umsetzung an. Das Unternehmen stellt darin den Stellenkatalog und die Gehaltsspannen frühzeitig zusammen, statt sie kurz vor der ersten Frist unter Zeitdruck zusammenzustellen.

Sieben Reiter eines Bildschirms decken den gesamten Zyklus ab: Erfüllungsübersicht zeigt, was bereits fertig ist und welche Fristen dem Unternehmen bevorstehen, Stellenkatalog bewertet die Stellen und ordnet sie Gruppen zu, Vergütungssystem legt die Gehaltsspannen fest und gibt das interne Dokument aus, Berichtszeiträume sammeln die Daten für ein bestimmtes Jahr, Bericht über das Gehaltsgefälle berechnet, wo die Differenz über der Schwelle liegt, Korrektur bietet eine finanzielle Lösung oder Raum für eine Begründung, und Auskunftsanfragen bearbeitet die Anfrage eines einzelnen Beschäftigten zur eigenen Vergütung. Personalabteilung und Lohnbuchhaltung finden hier Werkzeuge für den unternehmensweiten Überblick, der einfache Beschäftigte nur die Schaltfläche, mit der er nach seiner Vergütung fragt.

Wie Entgelttransparenz in eIntranet Schritt für Schritt funktioniert

Die Arbeit im Modul beginnt mit dem Katalog, nicht mit einer Mitarbeitertabelle. Zuerst werden die Arbeitsgruppen mit einer Punktespanne von 0 bis 100 sowie die Bewertungskriterien angelegt, erst danach werden die einzelnen Arbeitsstellen bewertet – bei jedem Kriterium wählen Sie eine Stufe der Skala oder die Option Nicht bewertet, oder Sie ordnen die Stelle manuell mit eigener Begründung zu. Beim Speichern werden die Punkte automatisch neu berechnet und ohne manuellen Eingriff auch die zugehörige Arbeitsgruppe; dieselbe Neuberechnung erfolgt, sobald sich später das Gewicht eines Kriteriums oder die Gruppengrenze ändert.

Im Reiter Vergütungssystem legen Sie für die Gruppen eine stündliche oder monatliche Gehaltsspanne fest – ein leeres Formular lehnt das Speichern mit dem Hinweis ab, dass mindestens eines von beiden auszufüllen ist. Neben der Spanne verwalten Sie die Vergütungsbestandteile (Grundgehalt, persönliche Zulage, Zuschläge, Essenszuschuss und weitere), und am Ende drucken Sie das interne Dokument mit einer vierpunktigen Checkliste aus – fehlen erledigte Schritte (Gruppen, Spannen, Bestandteile, Wirksamkeit), weist der Druck darauf hin, dass dem Dokument noch Angaben fehlen.

Erst danach kommen die Berichtszeiträume an die Reihe: Es wird ein Datumsbereich angelegt (voreingestellt auf das gesamte vergangene Jahr), der entweder über die Schaltfläche Daten zusammenstellen direkt aus der Gehalts- und Anwesenheitsevidenz befüllt wird, oder per Import aus einer Tabelle für Firmen, die Gehälter anderswo führen. Mit dem Abschließen wird der Zeitraum eingefroren, und der daraus erstellte Bericht bleibt auch nach Jahren reproduzierbar. Im Reiter Bericht über das Gehaltsgefälle berechnen Sie dann mit einem Klick auf Neu berechnen die Kennzahlen und laden sie als PDF oder XLSX herunter; bei Gruppen über der Schwelle bietet das Modul direkt entweder den Simulator für die Korrektur oder Raum für eine schriftliche Begründung an. Parallel dazu kann jederzeit eine Anfrage eines Beschäftigten zur Entgeltauskunft eingehen – sie läuft außerhalb des Zyklus der Berichtszeiträume, und das Unternehmen beantwortet sie in eigener Frist.

Was das Modul alles kann

Sieben Hauptbereiche des Moduls decken die Arbeitsbewertung, die Gehaltsregeln, die Daten, die Berechnung der Differenz, die Korrektur sowie die Kommunikation mit den Beschäftigten ab:

Das Modul behält zudem selbst im Blick, was sonst an der Personalabteilung hängen bliebe: Eine kleine Gruppe blendet es automatisch aus den Auswertungen aus, das Quartil berechnet es erst über der vollständigen Datenmenge, und eine nahende Frist überwacht es per E-Mail – mehr dazu im Abschnitt über die Datenquelle und im Einführungsablauf.

Wie Sie das richtige Modul für Entgelttransparenz auswählen: Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten

Bevor sich ein Unternehmen entscheidet, die Entgeltgleichheit mit einer Tabelle oder mit einem fertigen Modul zu lösen, lohnt es sich, ein paar konkrete Fragen zu stellen – die Antworten bei eIntranet sind in der Dokumentation belegt, nicht nur beim Verkaufsgespräch versprochen.

Rechnet es mit dem Stundenentgelt, nicht nur mit dem Monatsgehalt? Ohne das erzeugt ein Teilzeitpensum eine Differenz, die in Wirklichkeit nicht besteht – das Modul vergleicht deshalb den Stundensatz und zieht für die Berechnung je nach Einstellung entweder die tatsächlich ausgezahlten Gehälter des Zeitraums oder den vereinbarten Satz zum Stichtag heran.

Schützt es kleine Teams, oder verrät es ein konkretes Gehalt? Eine Gruppe unterhalb der eingestellten Personenzahl (standardmäßig fünf) oder der Personenzahl eines Geschlechts (standardmäßig drei) wird im Diagramm und in den Tabellen ausgeblendet; ist auf einer Stufe nur eine Gruppe unterdrückt, wird automatisch auch die zweitkleinste unterdrückt, damit sie sich nicht durch Abzug vom Gesamtwert errechnen lässt.

Kann es Gehaltsdaten von anderswo übernehmen? Firmen, die Gehälter nicht in eIntranet führen, laden eine Tabelle nach dem heruntergeladenen Muster hoch; ein wiederholter Import desselben Beschäftigten überschreibt die Zeile, statt sie zu verdoppeln.

Berechnet es die Kosten der Korrektur, bevor sich das Unternehmen dafür entscheidet? Der Simulator für die Korrektur erstellt ein Szenario nach Beschäftigten mit der Erhöhung pro Monat und pro Jahr, noch bevor irgendetwas angenommen wird.

Überwacht es Fristen selbst, oder müssen Sie sie manuell im Kalender verfolgen? Das Modul prüft jede Nacht die Antwort an den Beschäftigten sowie die Korrektur der Differenz und sendet nach der eingestellten Kaskade von Tagen eine E-Mail-Erinnerung, solange das Kaskadenfeld nicht leer ist.

Wer darf die Parameter ändern, die das Ergebnis des Berichts beeinflussen? Die Schwelle der Differenz, die Grenzwerte des Schutzes kleiner Gruppen, die Berechnungsmethode und die Fristen darf nur der Modulverwalter ändern – nicht jeder, der Stellen bewerten darf.

Entgelttransparenz für kleine Firmen und für große Arbeitgeber

Eine Firma mit einer Werkstatt und zehn Leuten löst ein anderes Problem als ein Produktionsbetrieb mit Dutzenden Stellen und einer Gewerkschaftsorganisation – das Modul passt sich beiden an, aber jeweils anders.

In einer kleinen Firma gibt es meist nur wenige Arbeitsgruppen, und so manche davon hat drei oder vier Personen – gerade hier ist der Schutz kleiner Gruppen entscheidend, denn der Durchschnitt von drei Personen verrät faktisch das Gehalt eines bestimmten Kollegen. Auch eine kleine Firma muss zudem auf die Anfrage eines einzelnen Beschäftigten zur Entgeltauskunft antworten können – das ist ein Anspruch, der weder von der Firmengröße abhängt noch davon, ob die Firma das Modul sonst aktiv nutzt.

Bei größeren Arbeitgebern nehmen die Arbeitsgruppen und die Personen darin zu, und damit wächst auch das Gewicht des Berichts über das Gehaltsgefälle, dessen Tabellen und Diagramm erst bei Dutzenden Beschäftigten in mehreren Gruppen wirklich Sinn ergeben. Auch der Bedarf an der Gemeinsamen Bewertung mit den Arbeitnehmervertretern steigt, denn bei einer größeren Firma ist es wahrscheinlicher, dass die Differenz bei einer Arbeitsgruppe nicht rechtzeitig mit einer angenommenen Begründung in Einklang gebracht wird.

Der eIntranet-Tarif richtet sich dabei nicht danach, ob die Firma das Modul erst ausprobiert oder es bereits voll im Einsatz hat – er staffelt sich nach der Gesamtzahl der Benutzer der Firma von eins bis 101 und mehr, genau wie bei allen anderen Modulen. Kleine wie große Firmen zahlen so für dieselbe Sache: für den Zugang der Menschen zu eIntranet, nicht für den Umfang des Stellenkatalogs.

Woher das Modul die Gehaltsdaten bezieht und wohin sie gehen

Der Berichtszeitraum lässt sich auf zwei Wegen befüllen, je nachdem, wo die Firma die Gehälter führt. Die Schaltfläche Daten zusammenstellen berechnet eine Zeile für jeden Beschäftigten direkt aus der in eIntranet geführten Gehalts- und Anwesenheitsevidenz – Grundgehalt, Prämien, Überstunden, Essenszuschuss sowie Sachleistungen wie Firmenwagen oder Homeoffice-Zuschuss, sofern deren Einbeziehung aktiviert ist. Firmen, die Gehälter anderswo verarbeiten (typischerweise in Vema, KS mzdy, Helios oder Pohoda), nutzen den Import aus der Tabelle: Sie laden die Vorlagendatei herunter, füllen sie in ihrem Gehaltssystem aus und laden sie wieder hoch – die Datei darf höchstens 500 Zeilen haben, und die Zuordnung erfolgt nach E-Mail oder Personalnummer des Beschäftigten, sodass ein wiederholtes Hochladen derselben Person die Zeile nur überschreibt.

Sie brauchen keine Hardware. Anders als bei der Anwesenheitserfassung oder dem Fuhrpark arbeitet das Modul mit keinem physischen Gerät und keinem Lesegerät – sämtliche Daten stammen entweder aus einer anderen Evidenz in eIntranet oder aus der hochgeladenen Datei.

Am Ausgang stehen vier Dokumente: das interne Dokument zum Vergütungssystem als PDF, der Bericht über das Gehaltsgefälle als PDF und als XLSX sowie die Antwort auf die Anfrage eines Beschäftigten zur Auskunft als PDF zum Herunterladen, sobald die Anfrage beantwortet ist. Die Daten wandern zudem auch innerhalb von eIntranet weiter – sobald eine Arbeitsgruppe eine gültige Gehaltsspanne hat, füllt das Formular einer neuen Anzeige im Modul Offene Stellen nach Auswahl der Arbeitsgruppe das Feld Gehalt von/bis von selbst aus, und die Personalabteilung passt es danach nur bei Bedarf manuell an.

Was Entgelttransparenz kostet

Entgelttransparenz ist Teil jedes eIntranet-Tarifs – das Modul erhöht den Preis nicht, den die Firma für den Zugang der Menschen zum System als Ganzes zahlt.

Die Abrechnungseinheit ist hier aber eine andere, als eine Personalabteilung erwarten würde, die es gewohnt ist, für „Gehaltskonten" zu zahlen: Das Recht, nach der eigenen Vergütung zu fragen, hat jeder Beschäftigte, auch wer sonst gar nicht ins Modul darf, sodass sich der Tarif nach der Gesamtzahl der eIntranet-Benutzer der Firma richtet, nicht nur nach dem engen Kreis der Lohnbuchhaltung, die die zusammengefassten Daten sieht. Eine Firma mit 45 eIntranet-Benutzern fällt in die Preisstufe ab 21 Benutzern: 45 × 2,1 € (Tarif normal) ergeben 94,5 € pro Monat für das gesamte System, nicht nur für dieses Modul.

Eigene Bewertungskriterien, ihre Gewichte oder die Skala einzustellen, schafft die Personalabteilung auch ohne fremde Hilfe direkt im Stellenkatalog; bei den gesetzlichen Kriterien bleibt nur der Gesichtspunkt fest vorgegeben. Braucht die Firma dennoch Beratung bei der Anpassung von Formeln oder bei der Anbindung an ein Gehaltssystem außerhalb von eIntranet, kostet eine Beratung 40 € pro Stunde, eine Sonderprogrammierung 52 € pro Stunde. Die aktuelle Preisliste finden Sie unter /de/pricelist.

Entgelttransparenz kostenlos: was ohne Bezahlung geht und wo die Grenze liegt

Eine Firma mit zwei, drei Stellen auf dem Papier berechnet die Entgeltdifferenz auch in einer gewöhnlichen Tabelle – das Stundenentgelt von Frauen und Männern in der Gruppe zu addieren und die Durchschnitte zu vergleichen, schafft jeder ohne jedes Hilfsmittel.

Die Grenze kommt in dem Moment, in dem es mehr Gruppen gibt und manche davon nur wenige Personen haben. Eine Tabelle erkennt von selbst nicht, dass eine dreiköpfige Gruppe das konkrete Gehalt eines Kollegen verraten würde, und zeigt es ohne Eingriff genauso wie bei einer zehnköpfigen. Sie führt auch keinen Prüfpfad, wer, wann und mit welchem Kriterium die Differenz begründet hat, wenn sich später ein Arbeitnehmervertreter oder der Betroffene selbst dafür interessiert. Und sie überwacht nicht die zweimonatige Antwortfrist für jeden, der um Auskunft bittet – die muss die Personalabteilung selbst im Blick behalten, vermutlich im Kalender neben Dutzenden anderer Termine.

Ausprobieren müssen Sie es nicht blind – die 14-tägige kostenlose Testphase reicht aus, um den Stellenkatalog anzulegen und die ersten Stellen zu bewerten, bevor sich die Firma entscheidet, ob die Tabelle noch reicht oder ob es Zeit für das Modul ist.

Wie Sie Entgelttransparenz einführen

Das Modul ist Teil des Tarifs, es gibt also nichts eigens freizuschalten – der erste Schritt ist festzulegen, wer hinein darf und mit welcher Berechtigung. Im Reiter Zugriffsrechte in den Moduleinstellungen erhält jede Arbeitsstelle und jeder einzelne Benutzer eine von sechs Stufen; die Schaltfläche Alle markieren setzt die Stufe bei jeder Spalte gesammelt für alle auf einmal, was sich besonders bei der niedrigsten Stufe eignet, die jeder Beschäftigte wegen des Rechts auf Auskunft über die eigene Vergütung haben sollte.

Im Reiter Allgemeine Einstellungen feinjustiert der Modulverwalter die Schwelle der Differenz, die Grenzwerte des Schutzes kleiner Gruppen, die Antwortfrist für Beschäftigte, die Frist für die Korrektur und die Kaskade der Tage für E-Mail-Erinnerungen – die Standardwerte (fünf Personen in der Gruppe, drei eines Geschlechts, sechzig Tage für die Antwort, sechs Monate für die Korrektur) lassen sich jederzeit ändern, beeinflussen aber das Ergebnis des Berichts, deshalb hat nur der Verwalter Zugriff darauf.

Die eigentliche Bewertung geht dann schnell: Beim ersten Besuch des Stellenkatalogs legt das Modul in den leeren Katalog von selbst neun gesetzliche Kriterien des Arbeitswerts und zwei Kriterien für die spätere Begründung an, der erste Besuch des Vergütungssystems legt entsprechend acht Standard-Vergütungsbestandteile mit Anbindung an die Gehaltsdaten an. Es bleibt nur, die Arbeitsgruppen zu ergänzen, die Stellen zu bewerten, die Gehaltsspannen festzulegen, das interne Dokument auszugeben und den ersten Berichtszeitraum anzulegen – damit ist das Modul im produktiven Betrieb.