Címjegyzék

A vállalati kapcsolatok egyszerű megosztása kulcsfontosságú eleme minden hatékony ERP rendszernek. A Vállalati kontaktok könyvtára modul lehetővé teszi a belső és külső kapcsolatok központi tárolását és gyors keresését, így felgyorsítja a kommunikációt és minimalizálja az értékes információk elvesztésének kockázatát.

Fő funkciók és előnyök:

• Egyetlen tároló minden vállalati kapcsolathoz – nincs duplikált adatbázis, csak egy hely a teljes adathalmaz számára.
• Intuitív export Excelbe – könnyedén készítsen listákat marketing kampányokhoz vagy üzleti elemzésekhez.
• A kívánt kapcsolat SMS‑ként történő elküldése – az alapvető információk pillanatnyilag elérhetőek a mobilon, ideális gyors döntéshozatalra terepen.
• Folyamatos frissítés és biztonsági mentés – az adatok mindig naprakészek és védettek a veszteségektől.
• Hibátlan integráció más ERP modulokkal – csatlakoztassa a kapcsolatokat a CRM‑hez, a helpdeskéhez vagy projektekhez a teljes ügyfélképért.

Próbálja ki a vállalati kontaktok könyvtárat, és lássa, hogyan csökken 30 %-kal az idő, amelyet a kulcsinformációk keresésére fordít.

Mi az a vállalati címtár, és mire szolgál a cégben

A vállalati címtár olyan közös kapcsolatnyilvántartás, amelyben minden bejegyzéshez tartozik név, cég, beosztás, telefon, e-mail, cím és kapcsolattípus. Az eIntranet Címjegyzék modulja ezeket az adatokat egy helyen tartja, a beállított jogosultságok szerint megosztja az egész csapattal, és a vCard formátumon keresztül cserél adatot az Outlookkal.

A telefonos névjegyekhez képest a különbség nem a mezők számában rejlik. Abban, hogy a bejegyzés nem egyetlen emberé. Amikor az értékesítő távozik, a telefonja vele megy; a címtár marad. És mivel a cég, a cím, a beosztás és a kapcsolattípus a rekordok között megosztott, nem alakul ki ugyanannak a cégnek ötféle írásmódja.

A modult jellemzően olyan cégek vezetik be, amelyeknél a kapcsolatok személyes postafiókokban és telefonos exportokban hevernek szétszórva, elérhetővé kell tenni őket a recepciónak és az értékesítésnek, ehhez viszont nem akarnak teljes értékű CRM-et beindítani.

Honnan jönnek a kapcsolatok: vCard-import, Outlook és ami kifelé megy

A kapcsolatok három úton kerülnek a címtárba, és ugyanezen a három úton jutnak vissza kifelé.

Import VCF-ből és ZIP-ből

A címjegyzék a vCard 2.1, 3.0 és 4.0 verziójú fájlokat olvassa, akár egyesével, akár sok fájlt tartalmazó ZIP-archívumként. Egyetlen feltöltött fájl felső határa 10 MB. A feltöltés után megjelenik az előnézet a megtalált kapcsolatok listájával, amelyben a duplikátumok meg vannak jelölve a meglévő rekordokhoz képest. Minden ütközésnél egymás mellett látja a régi és az új kapcsolatot, a különbségek színnel kiemelve, és három művelet közül választ: kihagyás, felülírás (csak a nem üres mezők frissülnek), vagy hozzáadás új rekordként. A végén összegzést kap: hány kapcsolat került be, hányat írt felül és hányat hagyott ki a rendszer.

A kódolással a rendszer maga foglalkozik — felismeri és átalakítja az UTF-8, a Windows-1250 és az ISO-8859-2 kódolást, így a régebbi Outlook-verziókból származó exportok nem végzik összekuszált ékezetekkel.

Kézi rögzítés

Mindössze két mező kötelező: a keresztnév és a vezetéknév. A titulus, az e-mail, a mobil, a vezetékes szám, a weboldal, a beosztás, a kapcsolattípus, a cég, a cím és a megjegyzés opcionális. A beosztásnál, a kapcsolattípusnál, a cégnél és a címnél vagy meglévő értéket választ, vagy rögtön újat ír be. A fényképet ugyanabban a párbeszédablakban tölti fel; a 600 × 600 képpontos JPG mutat a legjobban, amelyet az előnézetben még körbevág és elforgat.

Export és küldés

A kiválasztott kapcsolatokat VCF-ként tölti le (egy kapcsolatnál .vcf fájl, többnél ZIP-archívum), vagy e-mailben küldi el mellékletként — a címzett mezőbe vesszővel elválasztva több cím is beírható. A teljes megjelenített lista exportálható Excelbe vagy kinyomtatható, az export pedig figyelembe veszi az éppen beállított szűrőt és keresést. Egy adott kapcsolatot SMS-ben is elküldhet a saját mobilszámára; az üzenet a nevet, a mobilt, a telefont és az e-mailt tartalmazza. Ez a funkció kizárólag cseh mobilszámokra működik, és feltételezi a bekapcsolt SMS modult.

Semmilyen hardverre nincs hozzá szükség.

Hogyan működik a címjegyzék az eIntranetben lépésről lépésre

1. Jogosultságok beállítása. A rendszergazda a Beállítások → Címjegyzék részben osztja ki a felhasználóknak a hozzáférési szintet. A kapcsoló kattintásra azonnal ment, nincs mit megerősíteni.
2. Feltöltés. A kapcsolatokat VCF-ből importálja, vagy kézzel viszi be. Az első feltöltésnél érdemes létrehozni a kapcsolattípusokat (ügyfél, beszállító, partner) — a szűrés később ezeken áll.
3. Napi munka. A főképernyő tetején lenyíló szűrő található, alatta pedig táblázat a cég, fénykép, vezeték- és keresztnév, e-mail, cím, telefon, mobil, weboldal, beosztás, kapcsolattípus és megjegyzés oszlopokkal. A táblázat feletti Keresés mező gépelés közben azonnal keres az összes látható oszlopban.
4. Szerkesztés. A ceruza ikon ugyanazt a párbeszédablakot nyitja meg, mint a létrehozáskor. A fényképet az eltávolítására szolgáló jelölőnégyzettel törli.
5. Törlés. A kereszt ikon a lomtárba helyezi a rekordot. Aki a legmagasabb jogosultsági szinttel rendelkezik, a táblázat fejlécében lévő piros gombbal jeleníti meg a törölt tételeket, és hozza vissza a kapcsolatot.

Mit tud a Címjegyzék modul

Nyilvántartás és kapcsolatkártya

• Keresztnév, vezetéknév és titulus, e-mail, mobil, vezetékes szám vagy mellék, webcím és szabad szöveges megjegyzés
• Fénykép körbevágással és forgatással közvetlenül a párbeszédablakban
• Cég, cím, beosztás és kapcsolattípus megosztott törzsadatként — egyszer adja meg, utána választ

Keresés

• Lenyíló szűrő cég, beosztás és kapcsolattípus szerint; aktív szűrő esetén a szakasz címsora félkövér pirossal jelenik meg, így látszik, miért nem a teljes lista látható
• A táblázat feletti Keresés mező gyors, teljes szöveges kereséshez a látható oszlopokban
• A megjelenített oszlopok kiválasztása, hogy a táblázat arra szűküljön, amit valóban használ

Adatcsere

• vCard 2.1, 3.0 és 4.0 import VCF-ből vagy ZIP-ből, fájlonként 10 MB-ig, duplikátumfelismeréssel és ütközéskezeléssel
• Az UTF-8, Windows-1250 és ISO-8859-2 kódolás automatikus átalakítása
• A kiválasztott kapcsolatok letöltése VCF-ként vagy ZIP-ként, ugyanez a kijelölés e-mail mellékleteként is
• Kapcsolat küldése SMS-ben cseh mobilszámra
• A táblázat exportja Excelbe és nyomtatás a szűrő figyelembevételével

Jogosultságok és a rekordok biztonsága

• Négy szint: nincs hozzáférés, olvasás, olvasás és írás, teljes kezelés a törléssel és a lomtárból való visszaállítással együtt
• Az olvasási jog már magában foglalja a VCF letöltését és az SMS küldését — ehhez nem kell írási jog
• A törölt rekordok a lomtárban maradnak, és visszaállíthatók

Címjegyzék vagy rögtön CRM? Hogyan döntsön

Ez az egyetlen kérdés, amelyet érdemes a bevezetés előtt tisztázni, hiszen mindkét modul kapcsolatokat tart nyilván, és első ránézésre átfedik egymást.

A címjegyzék arra válaszol, hogy „ki ez, és hogyan érem el". Ez a cég telefonkönyve: gyors keresés, kártya fényképpel, névjegycsere az Outlookkal. Nincsenek benne üzleti ügyek, nem figyeli a határidőket, és nem vezet tárgyalási előzményeket.

A CRM arra válaszol, hogy „hogyan üzletelünk ezzel az emberrel". Ott a kapcsolat céghez, lehetőséghez, ajánlathoz és kommunikációs feljegyzésekhez kötődik.

A gyakorlati döntés: ha a kapcsolatokra elsősorban a recepciónak, az asszisztensnek és a technikusoknak van szükségük, kezdje a címjegyzékkel — egy délután alatt bevezethető, és senkit nem kell képezni. Ha értékesítési folyamatot kezel, a címjegyzék egy hónapig sem lesz elég. Mindkét modul benne van a csomag árában, tehát a választás nem pénzkérdés, hanem az, hogy melyiket fogják az emberek valóban használni.

Címjegyzék kisvállalkozásoknak, telephelyeknek és terepmunkához

Húsz fő alatti cég. Egy Outlook-import, három kapcsolattípus, és kész. A jogosultságoknál elég mindenkinek olvasás, a címtárat gondozó két embernek pedig írás.

Több telephelyes cég. A kapcsolattípus és a Cég mező viszi a fő terhet — ezek szerint szűrnek az emberek. Érdemes megállapodni az elnevezésekben, mielőtt ezer rekord kerül a címtárba, mert a megosztott törzsadatokat nehezebb javítani, mint az egyes kapcsolatokat.

Terepen dolgozó értékesítés és szerviz. A táblázatos keresés és az SMS-ben küldött kapcsolat kombinációja pontosan azt a helyzetet fedi le, amikor valakinek egyetlen számra van szüksége, és nincs ideje böngészőben keresgélni.

Magas fluktuációjú cégek. Itt térül meg a címtár a leggyorsabban: a kapcsolatok a cégnél maradnak, nem a távozó munkatársnál.

Mennyibe kerül egy vállalati címtár

Az eIntranetben felhasználónként fizet, nem modulonként. A címjegyzék minden csomagnak része, ugyanúgy, mint az összes többi modul, tehát külön nem számítjuk fel.

A címjegyzékkel kapcsolatos leggyakoribb kérdés így hangzik: a kapcsolatok száma után kell fizetni? Nem. Akár háromszáz, akár harmincezer kapcsolatot vezet, az ár kizárólag a rendszerhez hozzáféréssel rendelkezők számától függ. Éppen ezért alakul a címtár másképp, mint például a jelenlét-nyilvántartás: a jelenlétet minden munkavállalónál vezetni kell, a címtárra viszont ténylegesen az értékesítésnek, a recepciónak, a szerviznek és a vezetésnek van szüksége — vagyis a cég töredékének.

Az árak felhasználónként és havonta értendők, áfa nélkül. A csomagok a felhasználónkénti tárhelyben (0,5 GB, 2 GB és 4 GB) és a telefonos technikai támogatásban különböznek, amely kizárólag az extra csomag része. Az aktuális adatokat mindig az árlista oldalon találja.

A címjegyzéknél nincsenek többletköltségek. Nem vásárol olvasót és terminált, az importért nem kell fizetni, a kapcsolatok fényképei pedig a csomag szokásos tárhelyébe számítanak bele. Az egyetlen saját költséggel járó funkció a kapcsolatok SMS-ben való küldése — ez feltételezi a bekapcsolt SMS modult. A tanácsadás és az oktatás, ha kéri, az árlista szerint kerül elszámolásra, de a címtárnál erre ritkán van szükség.

Ingyenes címjegyzék: mit tudnak a Google Névjegyek, és hol érnek véget

A Google Névjegyek és a Microsoft 365 megosztott névjegymappája ingyenes, vagy benne van abban a csomagban, amelyet a cég amúgy is fizet, és egyetlen ember számára teljesen elegendő. Ráadásul szinkronizálnak a telefonra, amit az eIntranet nem tesz. Ha a munkatársaknak elsősorban a mobilon kell a kapcsolat, legyen őszinte magához: egy külön modul semmit nem ad hozzá.

A határ három ponton húzódik. Az első a hozzáférés szabályozása — egy megosztott névjegylistát rendszerint vagy mindenki lát, vagy senki, míg a címjegyzék megkülönbözteti az olvasást, az írást és a törlést. A második a kategorizálás: a kapcsolattípus, a beosztás és a cég megosztott törzsadatként olyan szűrést tesz lehetővé, amelyre egy egyszerű lista nem képes. A harmadik a tévedés visszafordíthatósága — a törölt kapcsolat a lomtárba kerül, ahonnan visszahozható.

Ésszerű szabály: ötven kapcsolatig, amelyet két ember használ, maradjon annál, amije van. E fölött, és főleg ott, ahol több ember módosítja a kapcsolatokat és munkatársak távoznak, a közös nyilvántartás kezd értelmet nyerni.

Kipróbálni 14 napig ingyenesen lehet, fizetési adatok megadása nélkül.

Hogyan vezesse be a címjegyzéket, hogy egy év múlva is használható legyen

Maga a bevezetés egy délután kérdése. Azt, hogy a címtár két év múlva is használható lesz-e, két előzetes megállapodás dönti el.

1. Egyezzenek meg a törzsadatok elnevezésében. A cég, a cím, a beosztás és a kapcsolattípus a rekordok között megosztott. Amint három ember létrehozza az „Ügyfél", az „ügyfél" és a „vevő" bejegyzést, a szűrés hamarabb áll le, mint hogy bárki észrevenné. Írjon össze öt-nyolc kapcsolattípust, és tartsa magát hozzájuk.
2. A jogosultságokat szerepkör szerint ossza, ne bizalmi alapon. Írási jogot azok kapjanak, akik a címtárat valóban gondozzák — általában ketten-hárman. A többieknek elég az olvasás, amellyel amúgy is letölthetnek vCardot, és elküldhetik maguknak SMS-ben a kapcsolatot.
3. Részletekben importáljon. Töltsön fel előbb egy kisebb VCF-et, nézze át az előnézetet és a duplikátumok kezelését, és csak azután engedje rá a nagy ZIP-archívumot. Az import viselkedését így húsz rekordon ismeri meg kétezer helyett.
4. A duplikátumokat azonnal takarítsa ki. Több forrásból importálva mindig lesznek ütközések. A „felülírás" opció csak a nem üres mezőket frissíti, tehát a régebbi kapcsolat nem veszíti el azokat az adatokat, amelyeket az új fájl nem tartalmaz.

Mit olvasson ezután