Jóváhagyás
Senki nem kérdezi többé, kinél is van az a szerződés
Súgó
A szerződést, az ajánlatot vagy a megrendelést elektronikusan küldi jóváhagyásra. Minden kérelemnél látja, ki döntött már, ki még nem, és meddig van ideje.
A jóváhagyó Jóváhagyás és Elutasítás gombokkal ellátott üzenetet kap, és belépés nélkül dönt. A hivatkozást a kérelem egyedi hash-e védi.
Minden dokumentumtípusnál megadja, hány jóváhagyás zárja le a kört. A második kör csak akkor nyílik meg, ha az első átment.
Az a kérelem, amelyről senki nem döntött, a megadott napon magától elutasításra kerül, az ok pedig bekerül a megjegyzések közé. Semmi nem lóg a levegőben a végtelenségig.
Mire használhatja a jóváhagyás modult
-
Saját dokumentumtípusok
Szerződések, limit feletti számlák, ajánlatok, beruházási igények – minden típusnak saját jóváhagyói, aláírásszáma és jogosultságai vannak.
-
Típusonként akár öt saját mező
Szerződésszám, összeg, költséghely. Választható a 250 karakteres szöveg, a korlátlan szöveg vagy a dátum – és a mező az áttekintő táblázatban is megjelenik.
-
Mellékletek a kérelemhez
Akár 60 fájlt húzhat az ablakba. A jóváhagyó megtalálja őket az e-mailben és a kérelem részleteiben is.
-
Megjegyzések mint kommunikációs csatorna
A benyújtó és a jóváhagyók a kérelemnél váltanak megjegyzéseket. Mindegyik nevet, dátumot és időpontot visel.
-
Állapotszűrők darabszámmal
Első körre váró, második körre váró, jóváhagyott, elutasított – és minden szűrőnél rögtön ott a szám, hány kérelem van benne.
-
Dokumentum átadása a postanyilvántartásból
A beérkezett számlát vagy szerződést egyenesen a küldemény részleteiből küldi jóváhagyásra, adatok átírása nélkül.
Elektronikus dokumentumjóváhagyás kulcsfontosságú eszköz, amely felgyorsítja a vállalati dokumentumok áramlását és minimalizálja az adminisztratív terhelést.
- Gyors jóváhagyási folyamat – minden dokumentumra legfeljebb két kör jóváhagyása akár 30 % időmegtakarítást jelent a kézi ellenőrzésre.
- Látható hozzáférési jogok – határozza meg, ki engedélyezhet vagy kommentálhat egy adott elemet, és ezzel biztosíthatja a megfelelő döntési hierarchiát.
- Együttműködés más modulokkal – csatlakoztassa CRM-hez, könyveléshez vagy raktárhoz az ajánlatok, szerződések vagy megrendelések automatikus generálásához.
- Teljeskörű audit nyom – minden lépést rögzítenek, így teljes ellenőrzése van a változtatások és jóváhagyások történetére.
Ez a modul ideális azoknak a vállalatoknak, amelyeknek gyors és átlátható dokumentumáramlásra van szükségük anélkül, hogy külön rendszerekbe fektetnének be. Próbálja ki az elektronikus jóváhagyást, és tapasztalja meg a rövid távú előnyöket – csökkent adminisztratív idő, növelt pontosság és jobb együttműködés a részlegek között.
Kezdje el még ma, és alakítsa át folyamatait eIntranet.net segítségével.
Gyakori kérdések
Nem. A Jóváhagyás gombra kattintás belső jóváhagyási feljegyzést hoz létre – a rendszer eltárolja a nevet, a dátumot, az időpontot és a megjegyzést. Ez nem elektronikus aláírás az eIDAS rendelet értelmében, ahol a saját kezű aláírás joghatásával csak a minősített aláírás bír.
A belső dokumentumáramláshoz ez bőven elég. Ahol jogszabály vagy szerződés aláírást kíván, a dokumentumot külön alá kell írni. Hogy a feljegyzés elegendő-e az Ön céljára, ügyvéd vagy könyvelő tudja megítélni.
Igen, vonatkozik. A dokumentumtípusnál beállított aláírásszám a jóváhagyásra és az elutasításra egyaránt érvényes, és az dönt, amelyiket előbb elérik.
Gyakorlatilag: ha két aláírást állít be egy olyan típusnál, ahol négyen hagynak jóvá, két ellenszavazat elutasítottként lezárja a folyamatot – akkor is, ha a maradék kettő egyetértett volna. Ezt a szimmetriát érdemes előre végiggondolni.
Nem. Az értesítő e-mailben ott vannak a Jóváhagyás és az Elutasítás gombok, amelyek belépés nélkül működnek; a hivatkozást az adott kérelem egyedi hash-e védi.
Épp ezért tartozik ez az e-mail az érzékeny üzenetek közé – aki hozzájut, dönthet. A jóváhagyó természetesen a szokásos módon, a kérelem részleteinél is dönthet.
Mert az írási jog és a jóváhagyói szerep két külön beállítás. Az írási jog kérelmek létrehozását és megjegyzések hozzáadását teszi lehetővé; jóváhagyni csak az tud, aki egyben az adott kör jóváhagyói listáján is szerepel.
A jóváhagyókat a rendszergazda állítja be a Beállítások → Jóváhagyás menüpontban, az 1. fok – jóváhagyhat és a 2. fok – jóváhagyhat oszlopban. E kettő összekeverése a bejelentés leggyakoribb oka.
Az Automatikus lezárás beállításon múlik, amelyet a benyújtó a kérelem létrehozásakor jelöl be. Ha be van kapcsolva, a rendszer a Jóváhagyás eddig határidő leteltekor Elutasított állapotba helyezi a kérelmet, és a megjegyzések közé beírja, hogy a dátum lejárta miatti automatikus elutasításról van szó.
E beállítás nélkül a kérelem a határidő után is nyitva marad, és a jóváhagyók továbbra is dönthetnek róla. Az automatikus lezárásról a benyújtó és a jóváhagyók is értesítő e-mailt kapnak.
Legfeljebb ötöt. Mindegyiknél nevet és a három típus egyikét választja: szöveg/szám 250 karakterig, hosszkorlát nélküli szöveg, vagy dátum.
A mező megjelenik a kérelem létrehozásakor az űrlapon és az áttekintő táblázatban is, tehát rendezni és szűrni lehet rá. Rögzített mezői minden kérelemnek vannak: Név, Leírás, Rögzítette, Rögzítés dátuma és időpontja, Jóváhagyás eddig, Jóváhagyta és Elutasította.
Nem. A Jóváhagyás modul legfeljebb két kört támogat – a 2. körhöz megadott 0 aláírásszám egykörös folyamatot jelent.
Összetettebb munkafolyamathoz – többkörös láncokhoz, későbbi körben kitöltendő űrlapokhoz, összeg szerinti elágazáshoz – a Kérelmek modult ajánljuk, amelyet épp ezekre az esetekre terveztek.
Igen, ha aktív a Papírposta modul. A beérkezett küldemény részleteinek alsó részén van egy gomb a jóváhagyási folyamatba való átadásra; kitölti a paramétereket és elküldi.
A beszkennelt dokumentum a postabejegyzésnél marad, tehát semmit nem kell átgépelni. Ez a legelterjedtebb módja annak, hogy a beérkezett számlák és szerződések bekerüljenek a modulba.
Igen, ha a benyújtó a létrehozáskor bejelölte az Egyetértek/nem értek egyet a jóváhagyás vagy elutasítás után is lehetőséget. Hozzászólni legfeljebb a Jóváhagyás eddig mezőben szereplő dátumig lehet.
A későbbi hozzászólások nem változtatják meg a kérelem eredményállapotát – az érintettek véleményének feltérképezését szolgálják, nem a döntés felülvizsgálatát.
Nem. A kérelmek, a dokumentumtípusok és a jóváhagyási körök száma semmilyen hatással nincs az árra. Ez lényeges különbség az elektronikus aláíró eszközökhöz képest, amelyek szokás szerint dokumentumonként vagy borítékonként számláznak.
Az ár a felhasználók számától függ. Fiókra annak van szüksége, aki kérelmeket hoz létre, és annak, aki dönt róluk – egy ötven fős cégnél ez tíz-tizenöt embert jelent.
A regisztráció nem kötelező érvényű, az alkalmazást 14 napig ingyenesen kipróbálhatja.