Angol
Szlovák
Lengyel
Német
SpanyolElektronikus nyilvántartás az iratpostáról
A levélpostai modul a bejövő és kimenő levélpostai küldemények rögzítésére szolgál; a modul kapcsolódik a jóváhagyási modulhoz, amely lehetővé teszi, hogy a benyújtott rekordot elektronikus formában jóváhagyásra benyújtsák az illetékes személyzetnek.
Rögzítse a bejövő és kimenő postát, borítékokat és dokumentumokat egyetlen nyilvántartásban. Minden küldeményhez típust rendel (közönséges, ajánlott, értéklevél, csomag), és jelöli, hogy belföldi vagy nemzetközi postáról van-e szó.
Minden beérkezett küldeményhez ügyintézőt és munkatársakat rendel, és követi az állapotát: Új, Folyamatban, Elintézve. Semmi sem marad az asztalon vagy a postarekeszben.
A mentett címekből kinyomtatja a borítékokra szánt címkéket (70 × 42,3 mm-es méret), és feladójegyzéket állít elő a postai szolgáltató számára. A fejléc adatai elmentődnek, és legközelebb előre kitöltődnek.
A küldeményhez beszkennelt dokumentumokat csatol, és bármikor letölti őket, akár csoportosan is. A papír idézés így megőrzi elektronikus másolatát, amelyet másodpercek alatt megtalál.
Mire használhatja a papírposta modult
-
Küldeménytípusok az igényei szerint
A beállításokban ajánlott levelet, csomagot, expressz küldeményt és további típusokat definiál, és elkülöníti a belföldi postát a nemzetközitől.
-
Gyors szűrők és teljes szövegű keresés
A bejegyzést feladó, címzett, iktatószám, dátum vagy a tartalom szövege alapján találja meg. A bejegyzések évenként is áttekinthetők.
-
Ügyintézők és jegyzetek nyomon követéssel
A küldeményhez fő ügyintézőt és további munkatársakat ad. A jegyzetek időbélyeggel és a szerző nevével ellátva tiszta előzményt képeznek.
-
Címek közvetlenül a CRM-ből
A feladót vagy címzettet a cégek, telephelyek és kapcsolatok listájából választja ki. Az utcát, várost és irányítószámot a rendszer kitölti.
-
Excel-export és nyomtatható kimutatások
A szűrt adatokat Excelbe exportálja vagy kimutatásként nyomtatja. Az export figyelembe veszi az aktív szűrőket.
-
Jogosultságok és törölt bejegyzések
A hozzáférést szintenként szabályozza, a puszta megtekintéstől az iktatószámok kezeléséig. A törölt bejegyzés nem vész el, visszakereshető.
Kapcsolat más modulokkal
A papírposta nem áll önmagában, kapcsolódik az eIntranet más részeihez, és megkíméli a kétszeres adatbevitelt.
A modul súgója/wikije a következő címen található: https://wiki.eintranet.net/hu/modul/10/papirposta
Hogyan könnyíti a papírposta az iktató mindennapjait
Az elektronikus nyilvántartás kiváltja a kézzel írt könyveket és a szétszórt feljegyzéseket. A bejövő és kimenő küldemények, a papírpostába átadott adatüzenetek és a beszkennelt borítékok egy helyen vannak, és mindig tudja, ki intézi az adott küldeményt és hol tart.
Elektronikus nyilvántartás a bejövő és kimenő postai levelezésről kulcsfontosságú eszköz a vállalati levélszolgálat kezelésére az eIntranet.net rendszerben. Gyorsan rögzíti, követi és archiválja minden levelet – egyszerűtől egészen értékes csomagig – papíráztatás nélkül.
Fő funkciók és előnyök:
- Teljes nyilvántartás a bejövő és kimenő levelezésről – gyors keresés dátum, típus vagy feladó alapján.
- Bővített ellenőrzés a csomag típusa (egyszerű, ajánlott, értékes, csomag…) és a nemzeti vagy nemzetközi szállítási díj választása.
- Integrált jóváhagyás – a bejegyzés automatikusan átadja a felelős munkatársaknak az elektronikus aláíráshoz vagy archiváláshoz.
- Möglichőség a dátum üzenetek közvetlen átvitelére külső postai szolgáltatásba, ezzel elkerülve a manuális bevitelét és csökkentve a hibakockázatot.
- A levelezés feldolgozásának időigényének csökkentése akár 30 % -kal az automatizált munkafolyamat révén.
Használja ezt a modult az belső kommunikáció optimalizálására, átláthatóság növelésére és a levelezési archiválási jogi követelmények betartására. Adja hozzá még ma az elektronikus postai nyilvántartást ERP platformjához, és egyszerűsítse a mindennapi műveleteket.