Járműnyilvántartás

Járművek elektronikus nyilvántartására szolgáló szoftver – hatékony flottakezelés

Ez a modul lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy valós időben kövessék és irányítsák a cég járműveinek működését, ezáltal növelve a termelékenységet és csökkentve az üzemeltetési költségeket.

• Átfogó járműnyilvántartás: Feljegyezheti a alapadatokat – VIN, rendszám, műszaki paraméterek és tulajdonos.
• Balesetek és szerviztörténet: Részletes adatokat tárolhat balesetekről és javításokról, ami megkönnyíti a auditellenőrzést és kockázatelemzést.
• Automatikus figyelmeztetések a kulcsfontosságú határidőkre: A rendszer előre emlékeztet a STK, biztosítás, szokásos szerviz vagy útdíj jegyek lejáratára – így soha nem marad ki kritikus időintervallum.
• Centralizált kezelés és áttekinthető jelentések: Egy helyről hozzáférhet minden jármű adataihoz, és exportálhatja azokat Excelbe vagy PDF-be belső riporteléshez.
• Integráció ERP-vel és könyveléssel: Minden üzemeltetési költség, javítás és biztosítás automatikusan szinkronizálódik a eIntranet.net pénzügyi moduljával.

Fejlessze a flottakezelés ellenőrzését, csökkentse a bírságok kockázatát és növelje a sofőrök elégedettségét – próbálja ki a modult még ma!

Mi a Járműnyilvántartás, és mire szolgál a cégben

A Járműnyilvántartás az eIntranet olyan modulja, amely minden céges és magánjárműhöz egy helyen tárolja a műszaki adatokat, az okmányokat és a figyelendő határidőket – a műszaki vizsgát, a kötelező felelősségbiztosítást, az autópálya-matricát, a szervizt, a tankolókártyát és a gumiabroncsokat is –, és még azelőtt figyelmezteti a flottakezelőt és a sofőrt, hogy bármelyik lejárna.

A modult elsősorban a flottakezelők használják, akik az egész nyilvántartást kezelik és új járműveket vesznek fel, de a sofőrök is, akiknek a „saját" járművükhöz csak korlátozott hozzáférésük van. A modulhoz hét hozzáférési szint tartozik – a teljes tiltástól kezdve, a csak a sofőrként megjelölt járművek megtekintésén át, egészen a teljes, törlési joggal is rendelkező kezelésig.

A kezdőképernyő összegyűjti a „Hamarosan intézendő", a „Lejárt" és a „Lezáratlan károk" kártyákat, így a flottakezelőnek nem kell tucatnyi járművet egyenként átnéznie ahhoz, hogy megtudja, mit kell először elintéznie. A képernyő többi része a cég összes járművét tartalmazó táblázaté, a szűrőké és a gyors keresésé.

Hogyan működik a Járműnyilvántartás az eIntranetben lépésről lépésre

Új járművet a kezdőképernyő Jármű hozzáadása gombjával vesz fel. Csak két mező kötelező – a rendszám és a megnevezés; az alvázszám nem kötelező, és kitöltethető a Betöltés alvázszámból gombbal, a csehországi cégeknél pedig a Betöltés a járműnyilvántartásból gombbal is.

A kiválasztott jármű típusától (személygépkocsi, tehergépjármű, gép, kishaszonjármű, motorkerékpár, busz/kisbusz, 750 kg alatti pótkocsi, 750 kg feletti pótkocsi vagy félpótkocsi) függően az űrlapon kiegészítő fülek jelennek meg vagy tűnnek el – az emelőberendezés és a tachográf felülvizsgálatát csak a tehergépjárművek és a gépek látják, ezeknél a gumiabroncsokat is tengelyenként adja meg a rendszer a személyautóknál megszokott négy kerék helyett.

Ezután megadja a műszaki vizsga, a szerviz és az elsősegélydoboz határidejét, a sofőrt és a jármű kezelőjét, szükség szerint pedig a matrica, a biztosítás, a tankolókártya, a láthatósági mellény és a finanszírozás füleit is. A Mentés & ugrás a részletekhez vagy a Mentés & ugrás a listához gombbal mentve a jármű azonnal aktívként kerül be a határidőfigyelésbe.

Ettől a pillanattól kezdve az automatika további beavatkozás nélkül fut: hogy hány nappal, illetve kilométerrel előre induljon a figyelmeztetés, azt egyszer, a modul Általános beállításaiban adja meg. A „Hamarosan intézendő" kártya ezután a kezdőképernyőn a közelgő határidő típusa szerint mutatja a járművek rendszámát, és ugyanezek az adatok e-mailben is megérkeznek – a kezelőnek, a sofőröknek, mindkettőnek, vagy senkinek, a „Lejárati értesítés küldése e-mailben" beállítás szerint.

A jármű minden módosítását, a költség-, szerviz- és kárbejegyzéseket, valamint a nyilvántartásból történő frissítést a rendszer magától rögzíti a Megjegyzések/Változások fülön, így utólag is visszakereshető, ki és mit változtatott a járművön.

Honnan szerzi az adatait a Járműnyilvántartás: járműnyilvántartás, alvázszám és menetlevél

Az adatok nagy részét a flottakezelő rögzíti kézzel, de három ponton a Járműnyilvántartás maga is megkönnyíti a munkát. A Betöltés alvázszámból gomb dekódolja a megadott gyártási számot, és kitölti a gyártót és a gyártási évet, ha a mezőket még nem állította be kézzel. A csehországi cégeknél emellett működik a betöltés a közúti járműnyilvántartásból is – a keresés alvázszám vagy a forgalmi engedély száma alapján történik, rendszám szerint a nyilvántartás nem tud keresni, és a rendszer csak azokat a tételeket ajánlja fel átvételre, amelyek valóban eltérnek az eIntranetben tárolt adatoktól. A harmadik lehetőség az autópálya-matricák tömeges importja: feltölti a rendszámokat és az érvényességi dátumokat tartalmazó fájlt, a rendszer pedig rendszám alapján párosítja a sorokat, és kitölti hozzájuk az érvényességet.

A modul önmagában semmilyen speciális hardvert nem igényel – a rendszám, a szerződésszámok és a határidők billentyűzetről is rögzíthetők. Kivétel az az eset, amikor a szervizt nem csak dátum, hanem megtett kilométer szerint is szeretné figyelni: ilyenkor a Járműnyilvántartás a járműbe szerelt GPS-egységből (ára és havi üzemeltetési díja az árlista oldalán található) vagy a Menetlevél-nyilvántartásban rögzített legmagasabb kilométeróra-állásból is átveheti az aktuális értéket – a forrás kiválasztása egyszeri beállítás a modulban.

A modulból az adatok három irányba jutnak ki. A napi e-mail a közelgő és a már lejárt határidőkről tájékoztat; az átadási jegyzőkönyv nyomtatása Word vagy Excel dokumentumot generál a kilométeróra-állással és a felszereléssel a jármű sofőrnek történő átadásakor; és ha a cégben be van kapcsolva a Járműfoglalás modul, ott csak azok a járművek ajánlhatók fel foglalásra, amelyeknél az űrlapon be van jelölve a Foglalható mező. A teljes járműtáblázat bármikor exportálható Excelbe.

Mit tud mindent a Járműnyilvántartás

Nyilvántartás és okmányok

• Kilenc járműtípus (személygépkocsi, tehergépjármű, gép, kishaszonjármű, motorkerékpár, busz/kisbusz, 750 kg alatti és feletti pótkocsi, félpótkocsi) alapadatai, beleértve az alvázszámot, a gyártási évet és a forgalomba helyezés dátumát.
• Legfeljebb 5 sor autópálya-matrica vagy útdíj járművenként, gépeknél az egység számával és a kiadás dátumával is.
• Aktuális és következő biztosítás – felelősségbiztosítás és casco is – a következő szerződés automatikus átvételével a kezdete napján.
• Legfeljebb 5 tankolókártya, 0 és 40 közötti számú láthatósági mellény és gumiabroncsok – személyautóknál szezon szerint, tehergépjárműveknél és gépeknél tengelyenként.
• Opcionális Finanszírozás fül a hitelszerződés számával, a törlesztőrészlet összegével és a hitel végének dátumával.
• Legfeljebb 11, a beállításokban meghatározott saját mező – köztük Igen/Nem típus, szám, dátum, lista vagy a CRM modulból választott cég is lehet.

Üzemeltetés, szerviz és kimenetek

• Szervizterv kilométer szerinti és a forgalomba helyezéstől eltelt hónap szerinti mérföldkövekkel, valamint legfeljebb 11 mérföldkő egyidejű, tömeges beállításával a kiválasztott járművekhez.
• Kárnyilvántartás Rendezve/Rendezetlen jelöléssel és a lezáratlan károk áttekintése közvetlenül a kezdőképernyőn.
• Sofőrtörténet – ki és mikor használta a járművet, a kölcsönzés eleji és végi kilométeróra-állással együtt.
• Járművenkénti költségek áttekintése évek szerint, két szinten – egyetlen jármű táblázata és a teljes flotta összesítése.
• Átadási jegyzőkönyv nyomtatása (Word vagy Excel) és a matricacímkék nyomtatása négy formátumban a csehországi cégeknek.
• A jármű nyilvános és belső mellékletei, összesen legfeljebb 60 egyszerre feltöltött fájl.

Hogyan válasszon járműnyilvántartást: mit kérdezzen vásárlás előtt

A szoftver típus szerint megkülönbözteti a járműveket, vagy ugyanazokat a mezőket kéri be egy személyautónál és egy nyerges vontatónál is? A Járműnyilvántartás a kiválasztott típus szerint (személygépkocsi, tehergépjármű, gép, kishaszonjármű, motorkerékpár, busz/kisbusz, pótkocsi, félpótkocsi) magától csak a releváns füleket jeleníti meg – az emelőberendezés és a tachográf felülvizsgálata csak a tehergépjárműveket és a gépeket érinti, ezeknél a gumiabroncsokat a klasszikus négy kerék helyett tengelyenként adja meg.

Képes a szervizt nemcsak naptár, hanem a megtett kilométerek szerint is figyelni? Enélkül előfordulhat, hogy egy sokat futó jármű előbb túllépi a szervizintervallumot, mint ahogy a dátum figyelmeztetne rá.

Képes közvetlenül az állami nyilvántartásból betölteni a műszaki adatokat, vagy kézzel kell átírni azokat a forgalmi engedélyből? A csehországi cégeknél a Járműnyilvántartás ezt alvázszám vagy a forgalmi engedély száma alapján tudja.

Megkülönbözteti, mit láthat a sofőr, és mit csak a flottakezelő? A hét hozzáférési szint és a speciális Sofőr jog határozza meg, hogy a sofőr jogú felhasználó a „saját" járművénél a szervizelőzményeket, a károkat és a költségeket is látja-e, vagy csak az alapadatokat, az okmányokat és a biztosítást.

Ki tud nyomtatni átadási jegyzőkönyvet a kilométeróra-állással és az átvett felszereléssel, vagy a jármű átadása előtt papírt kell kézzel megírni? És számol-e a nyilvántartás azokkal a járművekkel is, amelyeket a Járműfoglalás modulban ajánlanak fel foglalásra, vagy az egy különálló, a fő nyilvántartástól független lista?

Járműnyilvántartás néhány céges autóhoz és a több tucat járművet üzemeltető flottához is

A Járműnyilvántartás ára nem a nyilvántartott járművek számától, hanem az eIntranethez hozzáféréssel rendelkező felhasználók számától függ – ez sok más területhez képest lényeges különbség, mert a flottát rendszerint csak néhány ember kezeli, függetlenül attól, ténylegesen hány autót tart nyilván.

Egy három-öt céges járművel rendelkező kisvállalkozásnak rendszerint elég egyetlen felhasználó, aki a műszaki vizsgáért, a biztosításért és a szervizért felel, esetleg egy második, aki csak felügyeli a folyamatot. Egy ilyen cég a zaklad tarifában, a 10 felhasználóig terjedő sávban havi 2,4 eurót fizet felhasználónként.

Egy több tucat járművet üzemeltető flottánál inkább a hozzáféréssel rendelkező sofőrök száma nő, mint a kezelőké – hiszen minden sofőr csak a saját járművét látja, így egy újabb felhasználó hozzáadása nem növeli meg a nyilvántartás kiszolgálását. Az ilyen cégek jellemzően azt kérdezik: ugyanannyit kell-e fizetni azokért a sofőrökért, akik csak a saját járművük okmányait olvashatják, mint a teljes jogú kezelőkért? Igen – a díjak a modulhoz hozzáféréssel rendelkező felhasználók számától függenek, nem a jogosultsági szintjüktől.

A csehországi cégeknek a modul emellett munkát takarít meg az autópálya-matricákkal is – a címkék nyomtatása és a szezonális vásárlás utáni tömeges import már nagyobb járműszámnál is megéri, ahol az érvényesség járművenkénti kézi rögzítése külön időt venne igénybe.

Mennyibe kerül a Járműnyilvántartás

A Járműnyilvántartás az eIntranet minden tarifájának része, függetlenül attól, hány járművet tart benne nyilván – csak azokért a felhasználókért kell fizetni, akiknek hozzáférésük van az eIntranethez, nem a flotta autóinak számáért.

A 12 felhasználós, normal tarifát használó cég a 11 felhasználótól induló sávban havi 2,1 euró/felhasználó díjat fizet, tehát 12 × 2,1 eurót, azaz összesen 25,2 eurót havonta az összes modulért együtt, a Járműnyilvántartást is beleértve. A felhasználók számának növekedésével az egy főre eső ár csökken – 101 felhasználótól a normal tarifában ez már csak 1,8 euró.

Az egyetlen kiegészítő költség, amely közvetlenül a Járműnyilvántartáshoz kapcsolódik, az opcionális GPS-egység a megtett kilométerek követésére – ára és havi üzemeltetési díja az árlista oldalán található; nélküle a szervizt dátum szerint, vagy a Menetlevél-nyilvántartás állása alapján is figyelheti.

Az összes tarifa aktuális árlistája a /cs/pricelist oldalon található.

Ingyenes Járműnyilvántartás: meddig működik fizetés nélkül, és hol van a határ

Két-három céges autó és egy Excel-táblázat a műszaki vizsga és a biztosítás dátumaival meglepően sokáig működik ideiglenes nyilvántartásként, főleg ha egyetlen ember felelős értük, aki rendszeresen maga ellenőrzi a határidőket.

A határ akkor jön el, amikor megjelenik egy második autó más hónapban esedékes műszaki vizsgával, egy második sofőr, akinél korlátozni kell, mit lát a járműből, vagy felmerül az igény az automatikus e-mailes figyelmeztetésre, mielőtt valaki elfelejtené az ellenőrzést. Az Excel-táblázat önmagában senkit sem figyelmeztet, a megosztott naptár pedig nem tudja megkülönböztetni, ki a sofőr és ki a kezelő egy járműnél, és egyik sem tölti be a műszaki adatokat közvetlenül a járműnyilvántartásból.

Hasonló a helyzet a nagyobb flották autópálya-matricáival is – a szezonra szóló tömeges vásárlás után az érvényesség táblázatba történő kézi átírása tucatnyi jármű esetén több időt igényel, mint amennyit egyetlen rendszámlistát tartalmazó fájl importálása megenged.

A modult 14 napig díjmentesen, kötelezettség nélkül kipróbálhatja.

Hogyan vezesse be a Járműnyilvántartást

A modul beállításait a kezdőképernyő címe melletti Beállítások hivatkozáson keresztül éri el – ezt csak a cég adminisztrátora vagy az e beállítás kezelésére jogosult felhasználó látja. Három fülre oszlik: Jogosultságok a modulhoz, Általános beállítások és Egyéni mezők.

A Jogosultságok a modulhoz fülön minden felhasználóhoz beállítja a hét hozzáférési szint egyikét; a választás azonnal, további megerősítés nélkül mentésre kerül. Az Általános beállításokban adja meg, hány nappal, illetve kilométerrel előre kell jelezni a közelgő határidőket, kinek érkezzen e-mailes figyelmeztetés, figyelje-e a rendszer a kilométeróra-állást is, és bekapcsolja-e a Finanszírozás vagy a sofőrtörténet fület.

Az Egyéni mezők fül a nyilvántartás saját üzemre szabására szolgál – legfeljebb 11 szöveg, szám, dátum, lista vagy CRM modulból választott cég típusú mező adható hozzá, mindegyiknél kiválasztható, kötelező-e, és megjelenjen-e a járművek fő táblázatában is. Egy már használt mező átnevezése vagy típusának módosítása azonban véglegesen törli az addig megadott értékeket.

A már meglévő flottát nem kell egyenként, kézzel felvinnie – a csehországi cégeknél elég a rendszám és az alvázszám első megadása után elindítani a betöltést a közúti járműnyilvántartásból, és kiegészíteni a maradék műszaki adatokat, a tömeges vásárlás utáni matrica-érvényességet pedig egyetlen rendszámlistát tartalmazó fájl importja tölti fel egyszerre.