Munkavédelem

Mi a munkavédelmi nyilvántartás, és mire jó a vállalatnál

A munkavédelmi nyilvántartás bizonyítható feljegyzés arról, hogy a munkáltató teljesíti a munkahelyi biztonsággal és egészségvédelemmel kapcsolatos kötelezettségeit: hogy a munkavállalók részt vettek munkaköri orvosi vizsgálaton, hogy minden munkahelyi balesetről bejegyzés készült a baleseti naplóban, és hogy a balesetet bejelentették a biztosítónak és a munkaügyi felügyelőségnek. Az eIntranet Munkavédelem modulja ezt a három területet egy helyen tartja, az iratokat pedig annál a bejegyzésnél, amelyhez tartoznak.

A gyakorlatban azt a helyzetet oldja meg, amelyet minden humánpolitikai munkatárs ismer: a vélemények iratrendezőben vannak, a baleseti napló egy táblázat a hálózati meghajtón, és azt, hogy kinek járt le az érvényessége, senki nem tudja meg, amíg egy ellenőrzés rá nem kérdez. A modul ezt a szétesést szünteti meg azzal, hogy a vizsgálatokat, a baleseteket és a lejáró határidőket egy alkalmazásban látja, ugyanazokkal a jogosultságokkal, amelyeket a jelenléthez vagy a szabadságokhoz használ.

A modulnak három füle van. A Határidő-áttekintés a képzések és az orvosi vélemények lejáró érvényességét összesíti. A Munkaköri orvosi vizsgálatok az orvosi vélemények nyilvántartása a vizsgálat típusával, a munkakategóriával és a következtetéssel. A Baleseti napló a munkahelyi balesetek rögzítése automatikus sorszámozással, mellékletekkel és adatpostafiókon történő bejelentéssel.

Hogyan működik a modul lépésenként

A vizsgálat rögzítése a munkavállaló és a vizsgálat típusának kiválasztásával kezdődik. A modul öt típust különít el: előzetes, időszakos, soron kívüli, záró és utólagos. Ehhez megadja az elvégzés dátumát, az orvosi vélemény érvényességét, a munkakategóriát, a foglalkozás-egészségügyi szolgáltatót és az elbíráló orvos nevét.

A vélemény négy értéket vehet fel: egészségileg alkalmas, feltétellel alkalmas, egészségileg nem alkalmas, valamint hosszú távon elvesztette az alkalmasságát. A feltételes változatnál szövegmező nyílik a korlátozás leírására – jellemzően éjszakai műszak nélküli munka vagy adott súly fölötti emelés tilalma. A beolvasott véleményt a bejegyzésnél lévő dropzone-ba húzza, és ott is marad, titkosítva tárolva.

Baleset esetén más az eljárás. A baleset számát üresen hagyja, és az alkalmazás ÉÉÉÉ/sorszám formában kitölti a sorrendet, így a sor akkor is folytonos marad, ha többen írnak a naplóba. A baleset dátumát és óráját külön kell megadni, mert a pontos időpont a kivizsgálás szempontjából gyakran lényeges. Ezt követi a helyszín, a baleset idején végzett tevékenység, az esemény leírása, a sérülés típusa, a sérült testrész és a tanúk.

A keresőképtelenséget tól–ig intervallumként adja meg, a napok száma pedig magától kiszámolódik, mindkét szélső napot beleértve. Ez a szám nem csupán tájékoztató jellegű: ez alapján értékeli a modul, hogy a bejegyzésnél hiányzik-e még a bejelentés. A három napnál hosszabb keresőképtelenséggel járó, be nem jelentett baleset narancssárgán, a halálos baleset vörösen jelenik meg az áttekintésben.

A baleset kivizsgálása azonban nem ér véget a bejegyzéssel. A bejegyzés részleteinél ezért jegyzeteket ad hozzá, mindegyiket saját mellékletekkel és a szerző nevével – az orvosi jelentést, a tanú nyilatkozatát, a biztosítóval folytatott levelezést. A kivizsgálás menete így egy helyen marad, nem egyetlen kolléga postafiókjában.

Hogyan megy ki a baleseti bejelentés: adatpostafiók, PDF és hatóságjegyzék

Az, hogy honnan érkeznek az adatok, itt egyszerű kérdés – ember írja be őket, sem olvasó, sem GPS-egység nincs. Érdekesebb az ellenkező irány: hogyan jut el a bejelentés a biztosítóhoz és a munkaügyi felügyelőséghez anélkül, hogy bárki formanyomtatványba írná át és postára vinné.

Bemenet. A vizsgálatokat és a baleseteket kézzel rögzíti az alkalmazásban; az egyetlen automatikus forrás a Munkavállalói képzés modul, ahonnan a Határidő-áttekintés az elvégzett képzések érvényességét veszi. A modul semmilyen hardvert nem igényel.

Kimenet. Minden baleset sorában két küldés ikon található – az egyik a biztosítóhoz, a másik a területi munkaügyi felügyelőséghez. Egy kattintás PDF-ben elkészíti a baleseti jegyzőkönyvet a munkáltató, a sérült, a körülmények és a következmények adataival, csatolja a bejegyzéshez feltöltött dokumentumokat, és adatüzenetet küld a vállalat saját adatpostafiókjából. A mellékletek összege üzenetenként 20 MB-ra korlátozott, és a modul előre elutasítja azt a formátumot, amelyet az adatpostafiókok nem támogatnak.

Sikeres küldés után a bejegyzésnél bejelöli a Bejelentve értéket, kitölti a dátumot, és eltárolja az elküldött adatüzenet azonosítóját, valamint a címzett fiókjának azonosítóját. A nyilvántartás így azt tükrözi, ami valóban elment – nem azt, amit valaki kipipált. A baleset részleteiből ráadásul egy kattintással eljut magához az adatüzenethez az Adatüzenetek modulban.

Címzettek jegyzéke. Az adatpostafiók azonosítója hétjegyű kód, és kézzel átírni a leggyorsabb módja annak, hogy egy jogszabályi bejelentés ismeretlen helyre kerüljön. Az alkalmazás ezért jegyzéket vezet a nyolc cseh területi munkaügyi felügyelőségről, azok régiók szerinti illetékességi területével, valamint azokról a biztosítókról, amelyek a munkáltatói felelősségbiztosítást működtetik. A modul beállításaiban kiválasztja a régiót, és az illetékes felügyelőség előre kijelölődik; az azonosító kivételes esetben kézzel felülírható.

Egy megjegyzés a költségekhez: a közhatalmi szerv fiókjába, azaz a munkaügyi felügyelőségnek történő küldés díjmentes. A biztosítók jogi személyek, így a fiókjukba küldött üzenet postai adatüzenet – az adatpostafiók-rendszer üzemeltetőjének fizetős szolgáltatása, nem a miénk.

Mit tud a Munkavédelem modul

A modul ugyanakkor nem tartalmazza az egyéni védőeszközök nyilvántartását, a munkák kategorizálását önálló területként, sem a hivatalos cseh baleseti formanyomtatvány előállítását. Ez a három egyelőre kívül esik a hatókörön, és ezt megírni tisztességesebb, mint megígérni.

Hogyan válasszon munkavédelmi szoftvert: mit kérdezzen vásárlás előtt

„Munkavédelmi szoftverre" sok ajánlat van, és abban különböznek, hogy valójában mit oldanak meg. Öt kérdés, amely a különbségeket gyorsabban feltárja, mint egy bemutató:

• Mindenkinek nyilvántartja a vizsgálatokat, vagy csak a gépjárművezetőknek? Számos rendszer az orvosi vizsgálatokat csak a járműnél vagy a vezetőnél lévő oszlopként kezeli. Azoknál, akik nem vezetnek, így nincs hová rögzíteni a véleményt.
• Elküldi a bejelentést, vagy csak kipipál egy mezőt? A között, hogy nyilvántartja, hogy küldött valamit, és a küldés maga között áll ennek a területnek a teljes értelme. Konkrétan az adatpostafiókra kérdezzen rá.
• Hol végzik az egészségügyi adatok? Az orvosi vélemény a GDPR 9. cikke szerinti különleges adatkategória. Kérdezze meg, milyen jogosultsági szintjei vannak a rendszernek, és képes-e a felhasználót a saját bejegyzéseire szűkíteni.
• Egy helyen látja a lejáró érvényességeket? A képzések és az orvosi vélemények általában két külön területen vannak. Ha a rendszer nem kapcsolja össze őket, két helyen kell kézzel figyelni.
• Mi történik a törölt bejegyzéssel? Olyan területen, amelyet évekkel később ellenőriznek, a visszafordítható törlés lényeges különbség a véglegeshez képest.

És egy kérdés, amelyet érdemes önmagához fordítani: hányan írnak a vállalatnál valóban ebbe a nyilvántartásba. Munkavédelemnél ez kettő-négy fő szokott lenni, nem az egész cég – és ez nagyobb hatással van az árra, mint a felhasználónkénti díjszabás.

Munkavédelem kisvállalatoknak és kockázatos munkát végző üzemeknek

A szükséglet két ponton törik meg: a munkakategória szerint, és aszerint, hogy a cégnek van-e saját munkavédelmi szakembere, vagy külsőst bíz meg.

Tíz főig terjedő iroda, 1. munkakategória. A vizsgálatok az előzetesek, aztán hosszú ideig semmi; a balesetek kivételesek. A modul itt főként az a hely, ahol a vélemény nem tűnik el a humánpolitikai munkatárs váltásakor, és biztosíték arra, hogy senkinél sem maradjon el a záró vizsgálat.

Gyártás, raktár vagy építkezés, 2–4. kategória. A vizsgálatok rövidebb időközönként ismétlődnek, megjelennek a soron kívüliek, és a balesetek nem kivételesek. Itt kezd megtérülni a Határidő-áttekintés emlékeztetőkkel, és mindenekelőtt a bejelentések küldése – évi néhány balesetnél érezhető a különbség a „létrehozni és elküldeni" és a „formanyomtatványt kitölteni és postára vinni" között.

Külsős munkavédelmi szakember. Azok a cégek, amelyek a munkavédelmet kiszervezik, gyakran szembesülnek azzal, hogy a szakembernél vannak a papírok, a cégnél pedig semmi. A modul ilyenkor vállalati nyilvántartásként szolgál, amelybe a szakember beír, vagy amelyből anyagot vesz, szükség szerint korlátozott jogokkal.

Mennyibe kerül a munkavédelmi nyilvántartás

A leggyakoribb kérdés az, hogy azokért a munkavállalókért kell-e fizetni, akiknek a vizsgálatait a modulban nyilvántartja. Nem. Az alkalmazáshoz hozzáféréssel rendelkező felhasználókért kell fizetni – azokért, akik bejelentkeznek. Az a munkavállaló, akinek a véleménye a nyilvántartásban van, de soha nem jelentkezik be, nem befolyásolja az árat.

Ez munkavédelemnél lényeges, mert ebbe a területbe jellemzően kettő-négy ember ír: a humánpolitikai munkatárs, a munkavédelmi szakember és az ügyvezető. Egy ötvenfős gyártó cégnek tehát nem kell ötven felhasználót fizetnie, ha csak ezt a hármat engedi be az alkalmazásba.

Árak felhasználónként és hónaponként, áfa nélkül, a felhasználószám és a csomag szerint:

A Munkavédelem modul minden csomag árában benne van, külön nem kell érte fizetni. A csomagok a felhasználónkénti tárhelyben különböznek – Alap 0,5 GB, Normal 2 GB, Extra 4 GB –, ami ezen a területen nem érdektelen, mert a beolvasott vélemények és a baleseti fotódokumentáció több helyet foglal, mint a szöveges adatok. Telefonos műszaki támogatás csak az Extra csomagban van.

A modul semmilyen hardvert nem igényel. A jelenléttel vagy az útnyilvántartással szemben itt nem kell olvasót vagy egységet vásárolni. Az egyetlen költség a csomagon túl, amellyel találkozhat, a postai adatüzenet – a biztosító mint jogi személy fiókjába történő küldés az üzemeltetőnél fizetős, míg a munkaügyi felügyelőségnek mint közhatalmi szervnek történő küldés díjmentes. A tanácsadás, az oktatás és az egyedi fejlesztés egyedi ajánlat alapján történik.

Az aktuális árlistát az árak oldalán találja.

Munkavédelmi nyilvántartás ingyen: mi megy fizetés nélkül és hol a határ

Az Excelben vezetett baleseti napló ingyenes, és egy olyan cégnél, ahol öt évente egy baleset történik, akár értelmes válasz is lehet. Van azonban egy tulajdonsága, amelyet ellenőrzés során nehezebb megmagyarázni: a táblázat bármiféle nyom nélkül átírható. A bizonyíthatóság pontosan az, amiben a hálózati meghajtón lévő fájl eltér az előzményeket és visszafordítható törlést kínáló nyilvántartástól.

Hasonló a helyzet a vizsgálatokkal. Az orvosi vélemény érvényességi dátumára figyelmeztető közös naptár működik, amíg öt munkavállalója van egy munkakategóriában. Nem tudja azonban megkülönböztetni a vizsgálat típusát, a bejegyzésnél eltárolni a beolvasott véleményt, sem korlátozni, ki látja a következtetést – és a GDPR 9. cikke szerinti egészségügyi adatoknál épp az utolsó pont az, ahol a naptár nem segít.

Amikor nincs ránk szüksége. Ha háromfős irodát vezet az 1. munkakategóriában, és van külsős munkavédelmi szakembere, aki saját dokumentációt vezet és felel érte, a modul kevés hozzáadott értéket ad. Ugyanez érvényes, ha a nyilvántartást már olyan HR-rendszerben vezeti, amely kezeli a véleményeket és elküldi a bejelentéseket. Ugyanazoknak az adatoknak második helyet fizetni értelmetlen.

Kipróbálni döntés nélkül is lehet: az eIntranet 14 napig ingyenes, ezzel a modullal együtt.

Hogyan vezesse be a modult

A bevezetés három lépésből áll, és egyik sem hónapokig tartó projekt.

1. Jogosultságok. A Beállítások → Munkavédelem menüben osztja szét az öt szintet. Működő felosztás: a humánpolitikai munkatárs és a munkavédelmi szakember írási szintet kap, a vezetők mindenki olvasását, a többi munkavállaló az 5. szintet, ahol csak a saját bejegyzéseit látja. A jogok egyénileg és pozíció szintjén is megadhatók.

2. Adatpostafiókok. Ugyanitt választja ki a cég küldő fiókját, a régiót a hozzá tartozó területi munkaügyi felügyelőséggel, valamint a biztosítóját. E lépés nélkül a modul nyilvántartásként működik, de bejelentést nem küld el belőle.

3. Korábbi adatok. A vizsgálatokhoz nincs csoportos import, így az érvényes véleményeket kézzel kell bevinni. Ez kevesebb munka, mint amilyennek hangzik: csak a még érvényes vélemények érdekesek, és ezek nagyobb cégnél is néhány tucatnyian vannak. A lejárt véleményeket egyáltalán nem kell bevinni. Ha a vizsgálatok bekerültek, a beállításokban adja meg az emlékeztetők előjelzési kaszkádját – jellemzően 30;14;7.

A baleseti naplót visszamenőleg általában nem érdemes feltölteni; kezdje a bevezetés utáni első balesettel, a korábbi éveket pedig hagyja az eredeti nyilvántartásban.

Mit olvasson ezután

A Munkavédelem modul két további területre épül. A Munkavállalói képzés a Határidő-áttekintésben látható képzési érvényességek forrása, és saját emlékeztetőket küld a lejáratukról. A Munkavállalók tartalmazza a baleseti jegyzőkönyvben használt személyes adatokat – a születési dátumot, a személyi azonosítót és a lakcímet.