Munkavédelem

Mi a munkavédelmi nyilvántartás és mire jó a cégben

A munkavédelmi nyilvántartás bizonyítható feljegyzés arról, hogy a munkáltató teljesíti a munkahelyi biztonsággal és egészségvédelemmel kapcsolatos kötelezettségeit: hogy a dolgozók járnak orvosi vizsgálatra, hogy baleseti napló vezetve van, hogy évente egyszer megtörtént a munkahelyi szemle, és hogy az emberek megkapták a védőeszközöket. Az eIntranet Munkavédelem modulja mindezt egyetlen alkalmazásban tartja és figyeli a határidőket.

A nyilvántartás formája nincs előírva. Az viszont igen, hogy bizonyítható legyen — és pontosan itt válik el a táblázat a rendszertől. Egy táblázat utólag átírható anélkül, hogy nyoma maradna. Egy ellenőrzésen nem azt kérdezik, vezet-e nyilvántartást, hanem hogy tud-e belőle konkrét dátumot és konkrét aláírást felmutatni.

A modul öt területet fed le: orvosi vizsgálatok, baleseti napló, éves munkahelyi szemle, egyéni védőeszközök és munkakategorizálás kockázati tényezők szerint. A hatodik réteg a Határidő-nyomkövető, amely minden területről összegyűjti azt, ami lejár.

Mit tud a Munkavédelem modul

A Határidő-nyomkövető a közös képernyő mindezek felett. Négy forrásból merít: lejáró képzések, lejáró orvosi vélemények, dolgozók, akiknek egyáltalán nincs véleményük, és lejárt használati idejű védőeszközök. Az utolsó kettő szándékosan szerepel — aki soha nem volt vizsgálaton, az egy lejárati dátumokat felsoroló listában elvből nem jelenik meg, pedig ez a legkockázatosabb eset.

Hogyan működik lépésről lépésre

A vizsgálat rögzítése a dolgozó és a vizsgálattípus kiválasztásával kezdődik. A típus és a munkakategória alapján a modul javasolja a lejárati dátumot: 1. kategóriás belépő vizsgálatnál 72 hónap, 2. kategóriás időszakosnál négy év, 3. kategóriában két év. Az ötvenedik életévtől az időköz felére csökken. A javasolt dátum javaslat, nem utasítás — az orvos dönthet másképp, a mező felülírható.

A balesetet négy fülre osztott ablakban rögzíti, amelyek az előírt nyomtatvány pontjainak sorrendjét követik: sérült és helyszín, lefolyás és sérülés, következmények és intézkedések, kiállítás és mellékletek. A baleset száma évenként, folyamatosan generálódik. Amint a bejegyzés kész, a modul mellette mutatja a dátumot, ameddig a felügyeletnek és az egészségbiztosítónak meg kell érkeznie.

Az éves szemle fejléces dokumentumként jön létre, a hiányosságok fokozatosan kerülnek bele. Amíg folyamatban van, módosítható; a lezárás rögzíti, mert aláírt jegyzőkönyvet nem írunk át utólag. A hiányosságok a lezárás után is élnek — mindegyik megtartja a határidejét és a felelősét.

A védőeszköz kiadása a dolgozóhoz kerül rögzítésre, a használati időt a katalógus adja. A katalógusbeli használati idő későbbi módosítása soha nem tolja el egy már hordott darab lejáratát. Ez szándékos: egy kiadási bizonylat tartalma ne változzon egy későbbi beszerzési döntés miatt.

Honnan jönnek az adatok és hová kerülnek

Bemenet. Az orvosi vélemények három úton jutnak a modulba: kézi rögzítéssel, XLSX táblázatból történő tömeges importtal a bevezetéskor, vagy automatikusan tervezett utóvizsgálatként, miután az előző lejárt. A dolgozói adatok — születési dátum, nem, állampolgárság, lakcím, a munkaviszony kezdete — a Dolgozók modulból származnak, és sehol nem kell újra begépelni őket. A CZ-ISCO foglalkozási kód a baleseti jegyzőkönyvben a személyes adatokból töltődik ki.

Hardver. Nem kell hozzá. A jelenléti nyilvántartással vagy a menetlevéllel ellentétben itt nincs olvasó, nincs chip és nincs GPS-egység — a modul azzal dolgozik, amit a személyügyes vagy a munkavédelmi szakember beír, és a többi modul adataival.

Kimenet. Az adatok négy irányba távoznak. PDF-be: vizsgálatkérő, baleseti jegyzőkönyv az előírt formán, éves szemlejegyzőkönyv és védőeszköz-lap. XLSX-be: a modul minden táblázatának van exportgombja, amely tiszteletben tartja a jogosultságokat — aki csak a saját bejegyzéseit látja, csak azokat exportálja. Adatpostafiókon: bejelentések a biztosítóknak. És e-mailben: emlékeztetők a lejáró határidőkről.

A munkafelügyelethez vezető út ma annak saját portálján át vezet. A modul közvetlenül a bejegyzésből hivatkozik rá, és ezeknél a baleseteknél szándékosan nem kínálja az adatpostafiókos küldést, hogy ne engedje olyan módon teljesíteni a kötelezettséget, amelyet már nem fogadnak el.

Védőeszköz és raktárkészlet: a kiadás rögtön leírja a készletet

A védőeszközöket a cégek általában kétszer tartják nyilván. Egyszer a raktárban, mert megvásárolták, másodszor a munkavédelmi nyilvántartásban, mert igazolni kell, ki kapta meg. A két nyilvántartás aztán szétcsúszik, és senki nem tudja, hány 10-es méretű kesztyű van valójában.

Ha a cégnek van raktármodulja, a kettő összeköthető. A védőeszköz-katalógusban az eszközfajtát raktári tételhez köti. Kiadáskor az ablakban látja a készletet — méretenként is, mert a méret a raktárban külön tétel saját készlettel. A mentés Kiadás alkalmazottnak típusú raktári kiadási bizonylatot hoz létre, a munkavállalóval mint átvevővel, és leírja a készletet. A készletmozgás dátuma a kiadás napja, nem a mai.

A nyilvántartás akkor is létrejön, ha a készletmozgás elakad. Ez szándékos: a védőeszköz kiadása jogi bizonylat, és nem függhet attól, hogy a munkavédelmi szakember létrehozhat-e bizonylatot az adott raktárban. Ha a raktár elutasítja — hiányzó jogosultság, lezárt időszak, törölt tétel —, a bejegyzés akkor is elkészül, és az alkalmazás megírja az okát.

Amint a raktári bizonylat létrejön, az eszközfajta, a méret és a darabszám zárolódik. Enélkül egy későbbi módosítás elválasztaná a bizonylatot a készlettől. A visszavett darab nem kerül vissza a készletbe — a hordott sisak nem tartozik az új áruk közé.

Raktármodul nélkül mindebből semmi nem jelenik meg, és a védőeszköz-nyilvántartás önállóan működik, mint eddig.

Hogyan válasszon munkavédelmi szoftvert: mit kérdezzen vásárlás előtt

Ajánlatból sok van, és többségük első ránézésre egyforma. A különbségek öt kérdésnél mutatkoznak meg:

1. Követi a szállító a jogszabályi változásokat, vagy ez Önre marad? A baleseti jegyzőkönyv szerkezete 2026. január 1-jén megváltozott. Kérdezze meg, a termék ezt már leképezi-e, vagy még a hatályon kívül helyezett nyomtatványt nyomtatja.
2. Számol határidőt, vagy csak tárolja? Ez a szokásos választóvonal olcsó és használható között. Lejárati dátumot bárki el tud menteni; javasolni a munkakategóriából és az életkorból már nem.
3. Megmutatja azt is, ami hiányzik? Az a nyilvántartás, amely csak a meglévő bejegyzéseket listázza, soha nem hozza elő a vizsgálat nélküli dolgozót — pedig ez a legnagyobb baj, ami érheti.
4. Megszólal magától? A passzív áttekintés csak annak működik, aki megnyitja. Kérdezze meg, ki kap emlékeztetőt, mekkora előrejelzéssel, és beállítható-e több fokozat egymás után.
5. Hol ér véget a munkavédelem és hol kezdődik a többi HR? Egy önálló munkavédelmi programnak nincs honnan vennie a munkakört, a felettest vagy a belépés dátumát. Vagy kétszer viszi be őket, vagy valaminek át kell húznia egy másik rendszerből.

Hogyan vezesse be a modult

A bevezetés négy lépésből áll, és az első a nehéz.

1. Munkakörök és munkakategóriák. A modul beállításaiban kockázati tényezőket rendel a munkakörökhöz. Ez munkavédelmi szakember munkája, nem rendszergazdáé — és az egyetlen lépés, amelyet nem lehet egy délután alatt összekattintgatni. Nélküle is működik a modul, csak nincs miből levezetnie a vizsgálati időközöket.

2. Érvényes vélemények importja. A meglévő véleményeket XLSX táblázatból tölti be. A mintafájl közvetlenül az import ablakból tölthető le. Száz dolgozónál ez a lépés egy délután és egy hét gépelés közötti különbség.

3. Emlékeztetők beállítása. Megadja az előrejelzési időket napokban, például 60;30;7;0 — egyetlen beállítás vonatkozik az orvosi alkalmassági vélemények érvényességére, az ellenőrzésen feltárt hiányosságok megszüntetésének határidejére és a kiadott védőeszközök használati idejére is. Amíg a mező üres, semmi nem megy ki, így előbb feltöltheti a modult adatokkal, és az emlékeztetőket csak utána kapcsolja be. A bekapcsolás utáni e-mail-áradat ellen két biztosíték van: egyszerre mindig csak egy — a legsürgetőbb — emlékeztető megy ki, a 90 napnál régebben lejárt határidőkre pedig már nem figyelmeztet a rendszer.

4. Jogosultságok. A modul öt szintet különböztet meg, a hozzáférés hiányától a törlésig. A „csak a sajátom" szint a beosztottaknak szól: megnézhetik a saját véleményüket és igazolhatják a védőeszköz átvételét, de nem látják a kollégák egészségügyi adatait.

Mennyibe kerül a munkavédelmi nyilvántartás az eIntranetben

A Munkavédelem modulért nem kell külön fizetni. Minden modul minden csomag része, a díj felhasználónként és havonta értendő:

Felhasználónként és havonta, áfa nélkül. A telefonos technikai támogatás az Extra csomag része.

Semmilyen hardver nem kell hozzá. Ez különbözteti meg a munkavédelmet a jelenléti nyilvántartástól, ahol a rendszerbe lépés terminál vásárlását jelenti, vagy a GPS-egységes menetlevéltől. Az egyetlen kiegészítő, aminek itt értelme van, a tanácsadás — jellemzően a munkakategorizálás beállításánál, mert kockázati tényezőket munkakörökhöz rendelni szakmai munka, nem konfiguráció. A hardvert és az óradíjakat egyedileg ajánljuk, lásd az árlistát.

A leggyakoribb kérdés: fizetünk azokért a dolgozókért is, akiknek csak a véleményét tartjuk nyilván? A díj felhasználónként értendő, nem véleményenként, balesetenként vagy kiadott eszközönként. Egy harmincfős gyártó cég a Normal csomagban 2,10 € díjat fizet felhasználónként havonta, azaz 63 eurót havonta a teljes eIntranetért minden modullal.

Munkavédelem ingyen: mi megy fizetés nélkül és hol a határ

Mondjuk ki nyíltan: egy ötfős irodának, ahol mindenki 1. kategóriában dolgozik és az időszakos vizsgálat hatévente esedékes, egy Excel-táblázat tökéletesen elég, és szoftvert fizetni nincs értelme. A papírboltban vett papíralapú baleseti napló szintén szabályos.

A határ máshol van és elég éles. A táblázat akkor kevés, ha ezek közül bármelyik bekövetkezik:

• Vannak 2. és magasabb kategóriás munkakörei, ahol az időközök kockázati tényező és életkor szerint eltérnek.
• Baleset történik. A jegyzőkönyvnek 15 munkanapon belül három különböző címzetthez kell eljutnia, és a táblázat semmire nem emlékezteti.
• Védőeszközt ad ki, és igazolnia kell, hogy a dolgozó átvette.
• Több telephelye van, és az éves szemlét már nem tartja fejben.

Az önálló munkavédelmi programok sem ingyenesek — az ingyenes változataik jellemzően létszámkorlátosak, a jogszabálykövetés pedig a fizetős bővítményben van. Az eIntranettel a különbség nem az, hogy olcsóbbak vagyunk; az, hogy a munkavédelmet nem külön termékként veszi meg, hanem a céges rendszer többi részével együtt kapja.

Kipróbálni 14 napig ingyen és fizetési adatok megadása nélkül lehet.

Munkavédelem kisvállalkozásnak és gyártásnak

Kis cég, irodai munka. Jellemzően húsz fő alatt, mindenki 1. kategóriában, védőeszköz az elsősegélydobozon kívül nincs. A modulból a vizsgálatokat és a Határidő-nyomkövetőt fogja használni; a baleseti napló üres marad, és reméli, hogy így is marad. Az éves szemle egyetlen, háromsoros dokumentumra zsugorodik. A bevezetés egy délután.

Gyártás, raktár, építőipar. Itt mutatkozik meg a modul teljes szélességében. 2. és 3. kategória, rövidített vizsgálati időközök, védőeszközök használati idővel és mérettel, szemlék több telephelyen és sajnos valódi balesetek is. Az ESAW besorolás, a három bejelentési címzett és a tizenöt napos határidő figyelése olyan funkciók, amelyeket irodában soha nem érint, gyártásban viszont havonta használ.

Külsős munkavédelmi szakemberrel dolgozó cég. Nagyon gyakori felállás. A szakember időnként kijön, elvégzi a szemlét és ellenőrzi a véleményeket. Korlátozott jogosultsággal megnyithatja neki a modult, így látja, amire szüksége van, és semmit nem kell e-mailben küldenie.

Mit olvasson ezután

A Munkavédelem modul szorosan kapcsolódik az eIntranet három további területéhez. A Dolgozói képzések modul az elvégzett képzések érvényességét figyeli, és határidői ugyanabba az áttekintésbe futnak be, mint az orvosi vélemények. A Dolgozók modul a baleseti jegyzőkönyvhöz szükséges személyes adatok forrása. A Adatüzenetek modul pedig a biztosítóknak szóló bejelentések adatpostafiókos küldését végzi.