Belépés és kilépés

Mi az irányított belépés és kilépés, és mire jó egy cégnek

Az irányított belépés és kilépés azt jelenti, hogy a munkavállaló érkezése és távozása körüli minden lépésnek van gazdája és határideje: képzés, munkaköri alkalmassági vizsgálat, aláírandó szerződés, védőeszköz kiadása, laptop átadása. Az eIntranet modulja ezt a menetet munkakörhöz kötött sablonként tartja nyilván, és egy konkrét munkavállalóra indítja el.

A Wordben vezetett ellenőrzőlistától az különbözteti meg, hogy honnan származik a pipa. A sablonból folyamattételek lesznek, és a kilenc tételtípusból nyolcat soha nem kézzel pipálnak ki — a modul benéz a kapcsolódó nyilvántartásba, és onnan olvassa ki a valódi állapotot. A képzés akkor teljesült, amikor a Képzések modulban Teljesítette vagy Igazolt állapotba kerül. A vizsgálat akkor, amikor van elvégzési dátuma, és a vélemény alkalmas vagy feltétellel alkalmas. A szerződés akkor, amikor aláírták. Ha valaki törli a célnyilvántartás bejegyzését, a tétel visszaáll teljesítetlenre, az ok pedig bekerül a megjegyzésébe.

A modul másik fele a kilépés, és a gyakorlatban rendszerint ez marad el. A kilépő lap felsorolja, mi van a távozó munkavállalón a vagyonnyilvántartás szerint még nyilvántartva — konkrét darabok leltári számmal — és mely kiadott egyéni védőeszköznek nincs rögzítve a visszavételi dátuma. Ezt a listát nyomtatja ki a vezető, és ezt viszi magával az átadási megbeszélésre.

Hogyan működik a belépés és kilépés az eIntranetben, lépésről lépésre

A teljes körfolyamat hat lépésből áll, ebből kettő emberi beavatkozás nélkül fut le:

1. Sablon a munkakörhöz. Készít egy belépő vagy kilépő típusú sablont, és hozzárendeli azokat a munkaköröket, amelyekre vonatkozik. A munkakör nélküli sablon mindenkire érvényes.
2. A folyamat indítása. Kiválasztja a munkavállalót és az esemény dátumát, tehát a belépés napját vagy az utolsó munkanapot. A modul azt a sablont ajánlja fel, amelyik a munkavállaló munkakörének a legjobban megfelel.
3. A határidők kiszámítása. Minden sablontétel napokban megadott eltolást hordoz az esemény dátumához képest. A negatív érték az előttet jelenti: a laptop előkészítése −14 értékkel a belépés előtti tizennegyedik napra esik, a betanítás +5 értékkel az utána következő ötödik napra.
4. Bejegyzések létrehozása más modulokban. A tipizált tételek maguk hozzák létre, amire szükségük van — képzés-hozzárendelést, ütemezett vizsgálatot, sablonból készült szerződést a másolt mellékletekkel együtt, feladatot határidővel és két közreműködővel.
5. A felelősök munkája. A Saját tételeim fülön mindenki csak azt látja, ami rá tartozik, az összes futó folyamaton át. A felelősség a sablonban megadható konkrét felhasználóként, munkakörként, közvetlen vezetőként, folyamatgazdaként vagy magaként a belépő munkavállalóként.
6. Lezárás és nyomtatás. Ha minden megtörtént, a folyamat lezárul, és kinyomtatható a belépő vagy kilépő lap aláírási blokkal.

A határidők figyelése a képernyőn kívül zajlik. Egy éjszakai feladat újraszámolja a futó folyamatokat, és ha egy tétel határideje lejárt vagy közeledik, emlékeztetőt küld a felelősnek és a folyamatgazdának. Az előrejelzés kaszkádként állítható be, alapértelmezés szerint a határidő előtt 7, 3 és 0 nappal. Ha elmozdítja egy tétel határidejét, a kaszkád nullázódik, így az új határidőre szóló emlékeztetők valóban megérkeznek.

Mit hoz létre a modul más nyilvántartásokban, és mit olvas vissza onnan

Ez a leggyakoribb kérdés a belépéskezelő szoftverekkel kapcsolatban: csak egy kipipálandó lista, vagy tényleg elvégez helyettem valamit? A Munkavállaló belépése és kilépése modulnál a válasz így fest.

Mit olvas be. A munkavállalót és a munkakörét a Munkavállalók modulból, automatikus indításnál a belépés és a megszűnés dátumát is a személyi lapról. A vizsgálatkérés munkakategóriáját és kockázati tényezőit a modul a munkavédelmi modul munkaköri beállításaiból veszi — és ha valakinek több munkaköre van, a szigorúbb változatot alkalmazza.

Mit hoz létre magától. Képzés- vagy elolvasandó dokumentum-hozzárendelést, ütemezett foglalkozás-egészségügyi vizsgálatot előre kitöltött munkakategóriával, sablonból készült aláírandó szerződést a mellékleteivel együtt, valamint feladatot határidővel, fő közreműködővel és jóváhagyóval. A létrehozott bejegyzés a célmodulban pontosan úgy viselkedik, mint a kézzel rögzített, beleértve az adott modul saját emlékeztető feladatait is.

Mit nem hoz létre szándékosan. A védőeszköz kiadását nem, mert ahhoz méret és készletváltozat kell, amit nem lehet megtippelni. Űrlapot sem, mert az üres sor az Űrlapok modulban kitöltöttnek látszana, és elrontaná a kitöltöttségi statisztikát. A vagyonátadási jegyzőkönyvet sem — arra a modul csak hivatkozik, előre kitöltött átvevővel.

Mi jön ki belőle. Három PDF nyomtatvány: a belépő vagy kilépő lap a tételtáblázattal és az aláírási blokkal, a foglalkozás-egészségügyi vizsgálat kérőlapja a szolgáltató részére, valamint a kiadott védőeszközök nyilvántartó lapja. Semmilyen hardverre nincs szüksége — olvasó, terminál vagy chip itt nem játszik szerepet, a modul kizárólag olyan adatokkal dolgozik, amelyek már az eIntranetben vannak.

Mit tud a Munkavállaló belépése és kilépése modul

Kilenc tételtípus fedi le azt, ami egy belépés és egy távozás körül valóban történik. Nyolcnál az állapot a kapcsolódó modulból olvasódik ki, ezért nem lehet őket kézzel kipipálni — csak Nem releváns jelölést kaphatnak, amit az újraszámolás szándékosan átugrik.

Ehhez hat jogosultsági szint társul, a Nincs hozzáférés szinttől a Csak a sajátja és a Sajátja és a beosztottaké szinteken át a Törlés és lomtár szintig, amelyek egyénre és teljes munkakörre is kioszthatók. A törölt folyamatok, tételek és sablonok a lomtárba kerülnek és visszaállíthatók; egy tétel eltűnik a lomtárból, ha közben a fölérendelt folyamatát is törölték, nehogy bárki olyan folyamatba állítson vissza sort, amelyhez senki nem fér hozzá.

Hogyan vezesse be a modult

Ne kezdje az összes munkakört lefedő, kész sablonnal. A bevált menet négy lépésből áll:

1. Állítson össze egy belépő sablont arra a munkakörre, amelyre a leggyakrabban vesz fel embert, és egyelőre csak azokat a tételeket tegye bele, amelyeknek ismeri a gazdáját.
2. Indítsa el a legközelebbi valódi belépésnél, és egy hét múlva nézze át a Saját tételeim fület azoknak a szemével, akikre a tételek jutottak. Itt derül ki, hogy a határidők reálisak-e.
3. Egészítse ki a kilépő sablonnal. Rövidebb szokott lenni, de ez az, amelyik visszaszerzi a cég vagyonát és megvonja a hozzáféréseket.
4. Csak ezután kapcsolja be a személyi lap belépési és megszűnési dátuma szerinti automatikus indítást.

Az utolsó lépéshez tartozik egy biztosíték, amelyet a modul magától alkalmaz. Az automatikus indítás bekapcsolásakor feljegyzi azt a napot, amelytől a beállítás érvényes, és a korábbi belépési dátumokat figyelmen kívül hagyja. Enélkül az első éjszakai futás egy múlttal rendelkező személyi nyilvántartásnál egyszerre minden munkavállalónak folyamatot nyitna, és több száz e-mailt küldene szét.

Hogyan válasszon belépéskezelő szoftvert: mit kérdezzen vásárlás előtt

Belépéskezelő eszközből bőven akad, és a legtöbb valójában egy közös feladatlista szebb felülettel. Három kérdés gyorsabban felismeri a különbséget, mint egy bemutató:

Ki pipálja ki a tételt, és mi alapján

Ha az ellenőrzőlistát ember pipálja ki, két igazsága lesz: az ellenőrzőlista állapota és a valóság a személyügyi nyilvántartásban. Kérdezze meg, mi történik, ha valaki törli vagy módosítja a bejegyzést a célmodulban. Az eIntranetben a tétel visszaáll teljesítetlenre, az ok pedig bekerül a megjegyzésbe.

Létre tudja-e hozni az eszköz magát a teendőt

A „munkavédelmi képzés hozzárendelése" sor és a ténylegesen hozzárendelt képzés közötti különbség adja a modul teljes hasznát. Ellenőrizze, hogy a szoftver abban a modulban hoz-e létre bejegyzést, ahol az ügyet valóban intézik, vagy csak e-mailt küld a személyügyesnek.

Mit tud a kilépésnél

A belépést mindenki árulja, a kilépés rendre kimarad. Kérdezze meg, hogy az eszköz a távozás napjára kilistázza-e a kiadott vagyontárgyakat leltári számmal és a vissza nem adott védőeszközöket. Ez az a rész, amelyet pénzben ki lehet fejezni.

Belépés és kilépés kisvállalkozásnál és termelő üzemben

Egy húsz fő alatti cégnek, amely évente két-három embert vesz fel, két dolog számít: hogy semmi ne maradjon ki, amikor a személyügyet a tulajdonos intézi más munka mellett, és hogy egy távozás után ne tűnjön el a laptop. Elég egy belépő és egy kilépő sablon, Feladat és Kézi típusú tételek, meg a vagyontárgyakat tartalmazó kilépő lap.

A termelésben és a több műszakos üzemekben a hangsúly máshova kerül. A belépés ott munkakategóriához igazított vizsgálatot, előzetes és ismétlődő oktatást, munkakör szerinti védőeszköz-normát és gyakran betanítást is jelent. Ilyenkor több sablon készül — a hegesztő, a targoncavezető és a raktáros már a vizsgálatnál különbözik, nem csak az üdvözlő e-mailnél. A modul ezért köti a sablont munkakörhöz, és indításkor azt ajánlja fel, amelyik a munkavállaló munkakörének a legjobban megfelel.

A szezonális felvétel a harmadik eset. Ott a belépési dátum szerinti automatikus indítás rögtön megtérül: tizenöt, ugyanazon a héten kezdő idénymunkás magától megkapja a folyamatát, a belépés előtti tizennégy napra előrehozott határidőkkel együtt.

Mennyibe kerül az irányított belépés és kilépés az eIntranetben

A Munkavállaló belépése és kilépése modulnak nincs önálló ára. A fizetés az eIntranet felhasználói helyeiért történik, és minden modul benne van minden csomag árában. A felhasználónkénti havi árak áfa nélkül így néznek ki:

A belépéskezelésnél leggyakrabban ez a kérdés hangzik el: minden felvételért külön fizetek? Nem. Az elindított folyamatok száma, a sablonok száma és az ellenőrzőlista tételeinek száma nem befolyásolja az árat. Egy nyolcvan fős cég, amely évente tizenkét embert vesz fel és kilenctől válik meg, huszonegy folyamatot indít, és pontosan annyit fizet, mint nélkülük.

A második kérdés gyakorlatiasabb: a folyamat egy, az eIntranetben nyilvántartott munkavállalóra indul, tehát az illető elfoglal egy helyet. Idénymunkásoknál ez azt jelenti, hogy a nyilvántartásuk idejére bele kell számolni őket a csomagba. Hardverre nincs szükség, és maga a modul nem keletkeztet további díjat; a foglalkozás-egészségügyi vizsgálat vagy a védőeszközök beszerzésének költsége a szolgáltatóhoz és a beszállítóhoz kerül, nem hozzánk. Az aktuális árakat és tárhelyméreteket az árlistát tartalmazó oldalon találja.

Belépéskezelés ingyen: mit bír egy táblázat, és hol fogy ki a szuflája

Mondjuk ki őszintén: a táblázatban vezetett belépési ellenőrzőlista ingyen van, és annak a cégnek, amely évente két embert vesz fel, és sem védőeszközt, sem vizsgálatot nem kell szerveznie, valóban elég. Egy megosztott dokumentum öt sorral és egy-egy névvel mellettük betölti a szerepét, és nincs értelme fizetni érte.

A határ két helyen húzódik. Az első a bizonyíték. A táblázat állíthatja, hogy a képzés megtörtént, de igazolni nem tudja — márpedig a munkavédelmi oktatásnál vagy az előzetes alkalmassági vizsgálatnál egy ellenőrzés során éppen a dokumentum az egyetlen, aminek súlya van. A második az átgépelés. Amint egy tétel azt jelenti, hogy „hozz létre bejegyzést egy másik nyilvántartásban", valaki ugyanazt két helyre kezdi beírni, és onnantól a kettő szétcsúszik.

A többi lehetőségről őszintén: az önálló belépéskezelő eszközök kellemesen használhatók, de sem a cseh foglalkozás-egészségügyi ellátást, sem a munkakategorizálást, sem a védőeszköz-normákat nem ismerik. Az általános feladatkezelők, mint a Trello, pedig egészen jól elbírnak egy belépéssel — egészen addig, amíg nincs szüksége a kiadott vagyontárgyak kilépési listájára. Kipróbálni ingyen lehet: az eIntranet 14 napos ingyenes próbaidőt ad, az összes modullal.

Mit olvasson ezután

A Munkavállaló belépése és kilépése modul négy további eIntranet-területre épül. A Munkavállalók modul a személyi lapok, munkakörök és aláírandó szerződések forrása. A Munkavállalói képzések modul fogadja a hozzárendelt képzéseket és elolvasandó dokumentumokat, és figyeli az érvényességüket. A munkavédelmi modul vezeti a foglalkozás-egészségügyi vizsgálatokat, a munkakategóriákat és a védőeszközök kiadását. A Vagyonnyilvántartás adja a kilépő laphoz a kiadott eszközök listáját, a Feladatok modul pedig átveszi azokat a tételeket, amelyeknek nincs saját nyilvántartása.