Munkavállalói képzés

Az edzési emlékeztetőket reggel 6 és 7 óra között küldjük el.

Igen, de ez nem kötelező funkció, amelyet képzéstípusonként külön kapcsol be. Az emlékeztetők mezőjébe pontosvesszővel elválasztva írja be az érvényesség vége előtti napokat, például 30;14;7;0. Amíg a mező üresen marad, az adott képzés érvényességét a rendszer nem figyeli, és e-mail sem megy ki.

A kiküldést az alkalmazás végzi éjszaka, ezért a bekapcsolás után érdemes a rendszergazdával ellenőriztetni, hogy szerepel-e a szerver ütemezőjében. Az Érvényes, Hamarosan lejár és Lejárt állapotokat a kimutatások enélkül is mindig kiszámítják.

Nem. Az alkalmazásban nincs beépített gyakorisági táblázat, és a határidőt sem számolja ki. Az ismétlési időközt és a teljesítés érvényességének hosszát képzéstípusonként kézzel adja meg, saját szabályai és a szakértelemmel rendelkező személy ajánlása alapján.

Az érvényesség Korlátlan, Dátumig vagy a teljesítéstől számított Napok száma értékre állítható. A közelgő lejárat figyelésére szolgáló mező csak az utóbbi két változatnál jelenik meg.

Nem. Azokra a képzésekre, amelyek érvényessége több mint 90 napja lejárt, a rendszer már nem küld emlékeztetőt, és a rekordot csendben lezárja. Éppen azért, hogy a funkció első bekapcsolása egy több éves előzménnyel rendelkező cégnél ne indítson lavinát a rég lejárt képzésekről szóló értesítésekből.

A második biztosíték magában az emlékeztető-kaszkádban van: mindig csak egy megy ki, a legsürgetőbb elért határértékhez tartozó. Így a kiküldés több napos kiesése után sem érkezik több e-mail egyszerre.

Igen, ha a képzéstípusnál bejelöli az érvényesség lejárta utáni automatikus újrakiosztás lehetőségét. A munkavállalónál ekkor új, Kiosztva állapotú hozzárendelés keletkezik, az ismétléskor teljesítésre szánt napok számából származtatott határidővel, és e-mailt is kap. A megerősítés típusa és a jóváhagyók listája is átkerül.

Mindig csak egyetlen új hozzárendelés jön létre, nem másolatok sora. E lehetőség bejelölése nélkül a képzés csak Lejárt jelölést kap, és kézzel kell kiosztani.

Minden megerősítéshez elmentésre kerül a szerveridő és annak IP-címe, aki a megerősítést végezte. Ez más, mint a teljesítés dátuma, amelyet a munkavállaló maga ad meg – a képzés megtörténhetett korábban is, például külső tanfolyamon. A megerősítés bizonyítéka a beküldés pillanatában a szerveren keletkezik, és utólag nem íródik felül.

Azoknál a képzéseknél, amelyeket megbízott személy hagy jóvá, a bizonyíték a jóváhagyónál tárolódik. Az elolvasandó dokumentumoknál ezen felül minden egyes PDF megerősítése külön rögzül.

Nem. A szerver elutasítja a beküldést, és kiírja, mely dokumentumokat kell még bejelölni. Korábban ezt csak a böngésző figyelte, így az ellenőrzés megkerülhető volt.

Őszinte fenntartás: a közvetlenül az alkalmazásban írt szövegnél a bejelölést továbbra is csak a böngésző figyeli, a szerveroldali ellenőrzés az elolvasandó PDF dokumentumokra vonatkozik. Azt pedig semmilyen szoftver nem ellenőrzi, hogy valaki tényleg elolvasta-e a szöveget – azt tudja igazolni, hogy rákattintott. A tudás ellenőrzésére a Tesztek modul tesztje szolgál.

Igen, a hozzárendelés eltávolítása nem visszafordíthatatlan. A Képzések kezelése fülön kattintson a Töröltek gombra, és váltson át az eltávolított munkavállalói hozzárendelések listájára. Az újrahasznosítás ikonnal a rekord az állapottal, a teljesítés dátumával és az érvényességgel együtt visszaállítható.

Ugyanebben a kukában találja a törölt képzéstípusokat is. Az adatok 100 napig maradnak a kukában.

Nem. A hozzárendelés mindig konkrét személyek kiválasztása egy párbeszédablakban, munkakör szerinti automatizmus a modulban nincs. A munkakör a munkavállalóknál oszlopként jelenik meg, amely szerint kereshet és rendezhet, így az összes raktáros egyszerre történő kijelölése egyetlen keresés kérdése.

Egy párbeszédablakban ezután tömegesen beállítható a közös Teljesítés határideje, a megerősítés típusa és a jóváhagyók, a munkavállalóknak pedig választhatóan tájékoztató e-mail megy ki.

A másolat csak a beállított napok számának letelte után jön létre, és átkerül bele az elolvasandó szöveg, az elolvasandó PDF dokumentumok, a kapcsolt tesztek és az értesítések beállítása. A létrehozó e-mailt kap azzal a felszólítással, hogy az új másolatot ellenőrizze és ossza ki az embereknek.

A munkavállalói hozzárendelések nem kerülnek át a másolatba. Aki azt szeretné, hogy a képzés magától osztódjon ki újra, az ismétlés helyett az érvényesség végének figyelését használja automatikus újrakiosztással.

Igen. A munkavállaló behúzza a kitöltő párbeszédablakba a megtartás dátumával és esetleges megjegyzéssel együtt. A tanúsítványoknál a formátum nincs korlátozva, így a papíralapú igazolás beolvasott képe vagy fényképe is átmegy. Legfeljebb 60 fájl tölthető fel, egyenként 100 MB méretig, és a lemezen titkosítva tárolódnak.

Az elolvasandó dokumentumoknál, amelyeket a képzéshez a rendszergazda tölt fel, ez másképp van – ott csak PDF fogadható el, mert a munkavállalóknál a beépített megjelenítőben nyílnak meg.

Nem, ezekre a feladatokra a különálló Munkavédelem modul szolgál. A Munkavállalói képzés modul kizárólag képzéseket tart nyilván. A két rész azonban találkozik a Munkavédelem modul Határidőnaplójában, ahol a teljesített képzések érvényessége egyetlen kimutatásban áll a munkaköri alkalmassági vélemények érvényessége mellett.

Egy különbség említést érdemel: a közelgő lejáratról szóló emlékeztetőket a Munkavállalói képzés modul küldi ki, a Határidőnapló viszont passzív kimutatás.