A beérkezett számlák elektronikus feldolgozása
A beérkezett számlák modul a számlák egyértelmű nyilvántartására, valamint jóváhagyásuk és teljes feldolgozásuk folyamatának megkönnyítésére szolgál. A számlák közvetlenül a számla feladójától érkeznek a számla fogadására kijelölt e-mail címre történő elküldéssel, vagy a számla beolvasva beilleszthető a modulba. A számla feladója automatikusan értesítést kap arról, hogy a számla beérkezett a rendszerbe.
A rendszer automatikusan fogadja a számlákat az átirányított e-mail postafiókból PDF és ISDOC formátumban. Nem kell manuálisan feltöltenie fájlokat — egyszerűen továbbítsa a számlát a kijelölt címre, és a rendszer feldolgozza. Támogatja a számlák fogadását több vállalat számára egyidejűleg az e-mail átirányításnak köszönhetően.
A mesterséges intelligencia automatikusan felismeri és kinyeri a kulcsfontosságú adatokat a PDF számlákból — összeget, fizetési hivatkozást, esedékességi dátumot, cégazonosítót és adószámot. Megszűnik a manuális adatmásolás, és jelentősen csökken a hibák kockázata a beérkezett számlák rögzítésekor.
Állítson be többszintű jóváhagyási folyamatot tetszőleges számú körrel. A jóváhagyás történhet egymás után vagy párhuzamosan, több jóváhagyóval egy körben. Az előre meghatározott szabályok automatikusan hozzárendelik a jóváhagyókat a beszállító vagy a számla összege alapján.
A jóváhagyott számlákat egyszerűen exportálhatja fizetési megbízásként ABO (.kpc) és BEST (.ikm) formátumban a főbb bankok számára. Az Excel export mellékletekkel és az ISDOC formátum a könyvelő szoftverbe történő adatátvitelhez biztosítja a zökkenőmentes integrációt a meglévő infrastruktúrával.
Áttekinthető költségstatisztikák beszállító és jóváhagyó szerint, éves összehasonlítással lehetővé teszik a trendek azonosítását és a vállalati kiadások optimalizálását. Kövesse nyomon, mennyit költ az egyes beszállítóknál, és hasonlítsa össze a költségeket időben a hatékonyabb költségvetés-kezelés érdekében.
Mire használhatja a Beérkezett számlák modulját
-
Automatikus adatkinyerés a beküldött számlákból
Az AI technológia felismeri a számla szerkezetét, és automatikusan kitölti az összes szükséges adatot. Takarítson meg időt, és küszöbölje ki a papír- vagy PDF-számlák manuális átírásából eredő hibákat.
-
Számla-jóváhagyás összeg vagy beszállító alapján
Határozzon meg jóváhagyási szabályokat a számlázott összeg vagy a beszállító azonossága alapján. A rendszer automatikusan hozzárendeli a megfelelő jóváhagyókat, és biztosítja a belső folyamatok betartását.
-
Beépített PDF megjelenítő
Tekintse meg az eredeti PDF dokumentumot közvetlenül a számla részleteiben letöltés nélkül. Hasonlítsa össze a számlán szereplő adatokat a rendszerben rögzített értékekkel egyetlen képernyőn.
-
Számlák fogadása több vállalat számára
Az átirányított e-mail postafiókoknak köszönhetően több vállalat számláit egy helyen fogadhatja. A rendszer automatikusan azonosítja a célvállalatot, és a számlát a megfelelő nyilvántartásba sorolja.
-
Összekapcsolás rendelésekkel és CRM-mel
Rendelje hozzá a beérkezett számlákat konkrét rendelésekhez és CRM-beli beszállítókhoz. Kapjon áttekintést az egyes projektek költségeiről és a beszállítónkénti teljes bizonylat-előzményekről.
-
Exportálás könyvelő szoftverbe
Exportálja a számlákat ISDOC formátumban, Excelbe, vagy generáljon ABO és BEST fizetési megbízásokat. A könyvelő rendszerekkel való zökkenőmentes integráció kiküszöböli a kettős adatrögzítést.
Összekapcsolás más modulokkal
A Beérkezett számlák modul együttműködik az eIntranet többi összetevőjével a vállalati költségek és beszállítói kapcsolatok teljes áttekintéséhez.
A modul súgója/wikije a következő címen található: https://wiki.eintranet.net/hu/modul/19/kapott-szamlak
Tegye hatékonyabbá a beérkezett számlák feldolgozását
Az automatikus e-mailes számlafogadástól az AI adatkinyerésen át a többkörös jóváhagyásig és a fizetési megbízás bankba történő exportjáig — mindent egy rendszerben kezelhet. Küszöbölje ki a manuális átírást, gyorsítsa fel a jóváhagyási folyamatokat, és kövesse nyomon a vállalati költségeket valós időben.
Elektronikus nyilvántartás és a fogadott számlák jóváhagyása az eIntranet.net kulcsfontosságú modulja, amely automatizálja a beszállítói dokumentumok feldolgozását és ellenőrzését. Pontosabban: időt takarít meg a manuális bevitelből, csökkenti a hibák kockázatát és valós idejű auditnyomot biztosít.
- Gyors számlaelfogadás – elegendő PDF vagy ISDOC küldése egy speciális e‑mail címre; a rendszer azonnal betölti az adatokat, és ellenőrzi a beszállítói adatait.
- Több szintű jóváhagyás – ossza fel a felelős személyeket osztály, összeg vagy beszállító szerint. Minden lépés rögzítésre kerül a változásnaplóban.
- Automatikus kommunikáció – a rendszer közvetlenül a küldőkhöz küldi a fogadás vagy elutasítás megerősítését, ezzel kizárva a félreértéseket és késedelmeket.
- Integráció projektszolgáltató és fizetési csatorna modulokkal – automatikusan kiegészíti a projektnevet, és generál egy tömeges exportot ABO formátumban a kiegyenlítéshez.
- Több vállalat egy rendszerben – átirányítási beállítással több szervezet számláit kezelheti anélkül, hogy külön rendszerekre lenne szükség.
Már ma kipróbálhatja, milyen egyszerű a manuális munka átalakítása automatizált folyamattá – 60 %-kal rövidíti a jóváhagyási időt és minimalizálja az adathibákat.