A beérkezett számlák elektronikus feldolgozása
A beérkezett számlák modul a számlák egyértelmű nyilvántartására, valamint jóváhagyásuk és teljes feldolgozásuk folyamatának megkönnyítésére szolgál. A számlák közvetlenül a számla feladójától érkeznek a számla fogadására kijelölt e-mail címre történő elküldéssel, vagy a számla beolvasva beilleszthető a modulba. A számla feladója automatikusan értesítést kap arról, hogy a számla beérkezett a rendszerbe.
Minden szállítói számla magától bekerül a rendszerbe. Csak engedélyezze a feladókat, és a PDF vagy ISDOC formátumú dokumentum kézi feltöltés nélkül megjelenik az áttekintésben. A fizető így minden bizonylatot egy helyen tart.
A rendszer beolvassa a csatolt számlát, és magától kitölti az összeget, a közlemény azonosítóját, a számlaszámot és a fizetési határidőt. A dokumentumból való gépelés megszűnik, és kevesebb lesz a hiba.
Döntse el, ki bírálja el az egyes számlákat. A jóváhagyók egymás után vagy párhuzamosan dolgoznak, a szabályokat pedig adott szállítóhoz vagy az áfa nélküli összeghez kötheti.
A jóváhagyott számlákat egyetlen lépéssel ABO formátumú fizetési megbízássá alakítja. A fájlt feltölti a netbankba, és minden fizetés egyszerre megy végbe.
Mire használhatja a Beérkezett számlák modulját
-
Visszaigazolás és elutasítás a szállítónak
Állítson be automatikus e-maileket, amelyek értesítik a szállítót a beérkezésről vagy közlik az elutasítás okát.
-
Kifizetés és módosítások nyilvántartása
Minden bizonylatnál látja a kifizetés dátumát és az összes módosítás teljes előzményét.
-
Határidők figyelése
Rendezze a számlákat a fizetési határidő szerint, és egyetlen fizetést sem hagy ki.
-
Szerepkörök felelősség szerint
Az asszisztens, a jóváhagyó, a könyvelő és a végső jóváhagyó pontosan azokat a jogokat kapja, amelyekre szüksége van.
-
Számlák több cég számára
Ha több társaság könyvelését vezeti, az átirányított postafiókok pontosan oda juttatják a bizonylatokat, ahová tartoznak.
-
Költségstatisztikák
A szállító és jóváhagyó szerinti, év/év összevetést is tartalmazó kimutatások megmutatják, hová folyik a pénz.
-
ISDOC és Excel export
A bizonylatokat ISDOC formátumban átadja a könyvelőprogramnak, vagy a mellékletekkel együtt letölti Excelbe.
Kapcsolat más modulokkal
A Beérkezett számlák modul nem önállóan dolgozik, hanem adatokat oszt meg az eIntranet többi részével.
A modul súgója/wikije a következő címen található: https://wiki.eintranet.net/hu/modul/19/kapott-szamlak
Tartsa a beérkező számlákat egy fedél alatt
Az e-mailes beérkezéstől a jóváhagyáson át a banki fizetési megbízásig mindent egy helyen intéz. A könyvelés órákat takarít meg a gépelésen, Ön pedig minden bizonylatot átlát.
Elektronikus nyilvántartás és a fogadott számlák jóváhagyása az eIntranet.net kulcsfontosságú modulja, amely automatizálja a beszállítói dokumentumok feldolgozását és ellenőrzését. Pontosabban: időt takarít meg a manuális bevitelből, csökkenti a hibák kockázatát és valós idejű auditnyomot biztosít.
- Gyors számlaelfogadás – elegendő PDF vagy ISDOC küldése egy speciális e‑mail címre; a rendszer azonnal betölti az adatokat, és ellenőrzi a beszállítói adatait.
- Több szintű jóváhagyás – ossza fel a felelős személyeket osztály, összeg vagy beszállító szerint. Minden lépés rögzítésre kerül a változásnaplóban.
- Automatikus kommunikáció – a rendszer közvetlenül a küldőkhöz küldi a fogadás vagy elutasítás megerősítését, ezzel kizárva a félreértéseket és késedelmeket.
- Integráció projektszolgáltató és fizetési csatorna modulokkal – automatikusan kiegészíti a projektnevet, és generál egy tömeges exportot ABO formátumban a kiegyenlítéshez.
- Több vállalat egy rendszerben – átirányítási beállítással több szervezet számláit kezelheti anélkül, hogy külön rendszerekre lenne szükség.
Már ma kipróbálhatja, milyen egyszerű a manuális munka átalakítása automatizált folyamattá – 60 %-kal rövidíti a jóváhagyási időt és minimalizálja az adathibákat.