A beérkezett számlák elektronikus feldolgozása
A beérkezett számlák modul a számlák egyértelmű nyilvántartására, valamint jóváhagyásuk és teljes feldolgozásuk folyamatának megkönnyítésére szolgál. A számlák közvetlenül a számla feladójától érkeznek a számla fogadására kijelölt e-mail címre történő elküldéssel, vagy a számla beolvasva beilleszthető a modulba. A számla feladója automatikusan értesítést kap arról, hogy a számla beérkezett a rendszerbe.
Elérhető nyelveken: 
Mire használhatja a Beérkezett számlák modulját
- A modul lehetővé teszi a számlák elfogadásának beállítását minden/csak ellenőrzött üzleti partnertől. Abban az esetben, ha csak ellenőrzött e-mailektől érkeznek számlák, lehetőség van megadni a felhasználó e-mail címét, amelyre a számla elutasítása esetén az info elküldésre kerül. Lehetőség van arra is, hogy a modulba manuálisan illesszen be egy számlát; a számla manuális beillesztésekor lehetőség van arra, hogy a számla közvetlenül a "Függőben" státuszba kerüljön.
- A teljes számlajóváhagyási folyamat elektronikusan zajlik, ami időt és pénzt takarít meg. A rendszer automatikusan adatokat gyűjt (kinyeri az adatokat a számlákból) az elküldött számlákból (PDF, ISDOC), és QR-kódot generál a fizetéshez, amely megkönnyíti a számlák feldolgozását és kifizetését.
- A modulon belül a bejövő számlák belső azonosító számot kapnak, a számsorozat folyamatosságát pedig automatikusan felügyeli. A számla feldolgozásának minden egyes szakaszában rögzítésre kerül, hogy ki és milyen lépéseket végzett a számlán. Ha a számla pdf formátumú, lehetőség van arra, hogy megjegyzéseket írjanak rá - pl. melyik központhoz tartozik a tétel.
- A modulon belül lehetőség van az üzleti partnerekre vonatkozó információk automatikus nyomon követésére (24 óránként frissítve) a következőkkel kapcsolatban:
- Fizetésképtelenségi nyilvántartásba való bejegyzés
- A FÚ-nál vezetett, engedélyezett bankszámlaszámok a HÉA-fizetők számára
- megbízhatatlan HÉA-fizetők.
- Amikor egy számlát jóváhagyásra rendelnek, a rendszer e-mailt küld a jóváhagyóknak a számla jóváhagyásához szükséges dokumentumokkal. Lehetőség van a számla jóváhagyására/elutasítására közvetlenül az e-mailből, ami jelentős időt takarít meg és megkönnyíti a jóváhagyási folyamatot, pl. ha a jóváhagyó üzleti úton van.
- A modul lehetővé teszi, hogy egyszerre több vállalat számára állítson be számlaelfogadást, és a számlaregiszteren belül megkülönböztesse az egyes vállalatokat. A modul beállításaiban kiválasztható, hogy a beérkezett számla az értesítési e-mailek mellékleteként szerepeljen-e. Ha ez be van kapcsolva, akkor a számla a kapott értesítési e-mailben ellenőrizhető (pl. egy új számla jóváhagyásra történő elküldéséről tájékoztató e-mailben), és nem szükséges bejelentkezni az eIntranetbe.
- Szükség esetén lehetőség van arra, hogy a számlát több jóváhagyó hagyja jóvá (a vállalati gyakorlatnak megfelelően) - a jóváhagyók maximális száma 8, az utolsó jóváhagyó pedig végső jóváhagyóként van megjelölve (az ő jóváhagyása után a számla a "Jóváhagyva, kifizetésre" mappába kerül).
- A Beérkezett számlák modul egyes almappáiban könnyedén kereshet különböző paraméterek alapján, például a számla feladójának neve vagy e-mail címe, a számla státusza (beérkezett, függőben lévő, feldolgozott), a szállító számlaszáma vagy a belső számlaszám. Lehetőség van közvetlenül a dokumentumokon belül is keresni, több mint hatvan fájltípusban (például .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), beleértve a pdf és ocr szkennelt dokumentumok feletti keresést is.
A modul súgója/wikije a következő címen található: https://wiki.eintranet.net/hu/modul/19/kapott-szamlak
Elektronikus nyilvántartás és a fogadott számlák jóváhagyása az eIntranet.net kulcsfontosságú modulja, amely automatizálja a beszállítói dokumentumok feldolgozását és ellenőrzését. Pontosabban: időt takarít meg a manuális bevitelből, csökkenti a hibák kockázatát és valós idejű auditnyomot biztosít.
- Gyors számlaelfogadás – elegendő PDF vagy ISDOC küldése egy speciális e‑mail címre; a rendszer azonnal betölti az adatokat, és ellenőrzi a beszállítói adatait.
- Több szintű jóváhagyás – ossza fel a felelős személyeket osztály, összeg vagy beszállító szerint. Minden lépés rögzítésre kerül a változásnaplóban.
- Automatikus kommunikáció – a rendszer közvetlenül a küldőkhöz küldi a fogadás vagy elutasítás megerősítését, ezzel kizárva a félreértéseket és késedelmeket.
- Integráció projektszolgáltató és fizetési csatorna modulokkal – automatikusan kiegészíti a projektnevet, és generál egy tömeges exportot ABO formátumban a kiegyenlítéshez.
- Több vállalat egy rendszerben – átirányítási beállítással több szervezet számláit kezelheti anélkül, hogy külön rendszerekre lenne szükség.
Már ma kipróbálhatja, milyen egyszerű a manuális munka átalakítása automatizált folyamattá – 60 %-kal rövidíti a jóváhagyási időt és minimalizálja az adathibákat.