Feladatok
Tartsa kézben a feladatokat és a határidőket
Súgó
A Feladatok modul a kiosztástól a teljesítésig végigkíséri a folyamatot. Megadja a megoldókat, a fő megoldót és a jóváhagyót, határidőt állít be, és minden feladat állapotát valós időben követi.
Váltson a helyzethez igazodva. A táblázat részleteket és exportot kínál, a Kanban-táblán a kártyákat állapotok között húzhatja, a naptár pedig határidő szerint rendezi a feladatokat. A Kanban-kártyákat mindenki a maga módján rendezi.
Az új feladatról a megoldók azonnal értesülnek. Emlékeztetőt küldhet egyszer, vagy naponta ismételve a teljesítésig – e-mailben, SMS-ben, vagy mindkettőben.
A rendszeres munkát egyszer állítja be. A feladat magától megújul hetente, a hónap megadott napján vagy az év kiválasztott hónapjaiban. Semmi nem marad ki.
A színes állapotok, az öt prioritási szint és a legfeljebb tizenegy választható mező (szöveg, szám, dátum, legördülő lista, CRM-cég) pontosan ahhoz igazítja a modult, ahogyan a cége dolgozik.
Mire használhatja a feladatok modult
-
Tömeges kiosztás több embernek
Ugyanazt a munkát egyetlen űrlappal osztja ki. Minden munkatárs saját feladatot kap, amelyet külön követ.
-
Megjegyzések, beszélgetés és mellékletek
Minden feladathoz megjegyzést ír, alattuk beszélgetést folytat és fájlokat csatol. Minden együtt marad egy időrendi módosítási előzményben.
-
A teljesítés jóváhagyása
A Megoldva állapotot fenntarthatja kizárólag a jóváhagyónak. A lezáráskor kötelező mezők biztosítják, hogy a megoldó rögzítse az eredményt, mielőtt lezárja a feladatot.
-
Gyors választás és szűrők
Egy kattintással megjeleníti a mai feladatokat, a nyitott tételeit vagy a határidőn túli munkát. A részletes szűrő állapot, prioritás, megoldó, sőt saját mezők értéke szerint is keres.
-
Részletes jogosultságok
Ki olvashat feladatokat, ki hozhat létre újat és ki módosíthat állapotot – felhasználónként és csoportonként külön határozza meg.
-
Excel-export és nyomtatás
Az aktuális kijelölést Excelbe exportálja vagy kinyomtatja. Az export figyelembe veszi a szűrőit, így pontosan azt kapja, amit kért.
Elektronikus feladatbeadás és nyomon követés kulcsfontosságú eszköz a belső folyamatok hatékonyságának növelésére kis- és középvállalkozásokban. Lehetővé teszi a feladatok gyors kiosztását alkalmazottaknak és külső együttműködőknek, valamint azok állapotának valós idejű követését.
- Átlátható irányítás – egyéni felhasználói jogok beállítása, hogy mindenki csak a számára szükséges információkat lássa.
- Rugalmas állapotok és prioritások – igazítsa a munkafolyamatot szervezete speciális igényeihez, és azonnal azonosítsa a kritikus feladatokat.
- Automatikus értesítések – e‑mail, SMS vagy naptári emlékeztető biztosítja, hogy egyetlen határidő se maradjon figyelmen kívül.
- Ismétlődő feladatok és választható mezők – egyszerű konfiguráció a rendszeres munkafolyamatra, valamint lehetőség speciális információk hozzáadására igény szerint.
- Naptár integráció – minden megadott feladat automatikusan szinkronizálódik, így a tervezés mindig naprakész.
Használja ezt a modult az adminisztratív terhelés 30 %-os csökkentésére és a határidők betartásának növelésére. Próbálja ki még ma, és fedezze fel, milyen gyorsan alakíthatja át a szórt feladatokat világosan meghatározott lépésekre vállalkozása növekedése érdekében.
Gyakori kérdések
Igen, a Feladatok modul beállításaiban választja ki, melyik naptárba (ha többet használ) kerüljenek be a létrehozott feladatok. Az esemény színe külön állítható a nyitott és a megoldott feladatokra.
A Feladatok modul aktív állapot nélkül nem működik – feladatot nem lehet létrehozni és megjeleníteni sem. Menjenek a Beállítások → Feladatok menübe, a használt feladatállapotok szakaszban jelöljenek be legalább egy állapotot, majd mentsenek.
Minden állapotnak saját háttér- és betűszíne van, így egyben azt is beállítják, hogyan jelennek meg a feladatok a táblázatban és a Kanbanon.
Három ok lehet. Vagy nem Ön a fő felelős és nincs a modulban legmagasabb jogosultsága, vagy nincsenek kitöltve a befejezésnél kötelezőként megjelölt választható mezők (a rendszer kiírja, melyek hiányoznak), vagy be van kapcsolva, hogy a megoldást csak a jóváhagyó állíthatja be.
Ez az utolsó megkötés bekapcsolható globálisan az egész modulra vagy külön minden feladatra.
Használják a csoportos feladathozzáadást. Az űrlapot ugyanúgy töltik ki, mint egy szokásos feladatnál, de a Fő felelős mezőben több felhasználót választanak ki. A rendszer ekkor mindegyikük számára önálló feladatot hoz létre, amelyet mindenki külön követ és zár le.
Nem egy közös feladat lesz tehát tíz felelőssel, hanem tíz feladat ugyanazzal a tartalommal.
Igen. A feladatnál bejelölik az ismétlés lehetőségét, és kiválasztják a típust: hetente a hét napjainak megadásával, havonta az adott hónap első megjelölt napjára, havonta konkrét napszámra, vagy az év kiválasztott hónapjaira. A rendszer ezután maga hozza létre a feladatot.
Az ismétlés bármikor kikapcsolható a feladat részleteinél található, ismétlés megszüntetésére szolgáló gombbal.
Az emlékeztetőt a feladat részleteinél állítja be. Kiválasztja a csatornát (e-mail, SMS vagy mindkettő), a címzetteket (fő felelős, további közreműködők, minden közreműködő, vagy minden közreműködő és a jóváhagyó), valamint az időzítést: egyszer egy megadott dátumon és időpontban, vagy naponta egy adott időben a feladat teljesítéséig.
A napi emlékeztető automatikusan leáll, amint a feladat megoldottá válik.
A beállítástól függ. Ha nincs bekapcsolva, hogy a feladatok állapotát bárki módosíthatja, csak a legmagasabb joggal rendelkező felhasználó, a fő felelős vagy a jóváhagyó módosíthatja. A többi mező szerkesztése emellett a kiosztóra szűkíthető, a megoldott feladatok pedig teljesen zárolhatók.
A Kanbanon ez úgy jelenik meg, hogy a kártya áthúzás után visszaugrik, ha a felhasználónak nincs joga az állapot módosításához.
Legfeljebb tizenegy választható mező áll rendelkezésre a vállalatra jellemző kiegészítő adatokhoz. Minden mezőnek van megnevezése és típusa: igen/nem, egész szám, tizedes szám, dátum, CRM-ből érkező cég, lista, egysoros vagy többsoros szöveg.
Minden mezőnél megadja továbbá, hogy kötelező-e a bevitelnél, kötelező-e a befejezésnél, és megjelenjen-e hasábként a fő táblázatban. Az értékeik szerint szűrni is lehet.
Igen, három módon. A megrendelést a modul beállításaiban kapcsolják be (opcionálisan csak a Megrendelések modul listájából), a feladat hozzárendelhető egy projektrészhez a Projektek modulban, a feladat részleteinél pedig konkrét HelpDesk-jegy csatolható.
Csatolt jegy esetén megjelenik a helpdesk-projekt neve, a jegy tárgya és a kérelmező e-mail-címe, a jegyre vezető közvetlen hivatkozással.
Általában a megjelenített feladatok száma az ok. Használják a Szűrő panelt vagy a Gyors választást, és az év mezőben az Összes helyett adott évet válasszanak. Ha a vállalatnak több mint 200 feladata van, a rendszer magától az aktuális évre állítja a szűrőt.
Segít a nem használt hasábok elrejtése is, mert a választható mezők további hasábként is megjeleníthetők.
A gyártási sorrend egyetlen munkatárs személyes munkasora. Két részből áll: A megbízó rögzítette blokkban az a sorrend szerepel, amelyet a kiosztó határozott meg, és amelyet a munkatárs nem módosít, a Saját sorrendem részben pedig a többi feladatot maga rendezi.
A Kanban ezzel szemben az egész csapat feladatait állapotok szerint mutatja. A Kanban kártyáinak sorrendjét a rendszer minden felhasználónak külön megjegyzi.
A regisztráció nem kötelező érvényű, az alkalmazást 14 napig ingyenesen kipróbálhatja.