Legislacja

Co daje pilnowanie nowelizacji i komu oszczędza pracy

Co noc moduł Legislacja przegląda Zbiór ustaw, zestawia go z przepisami śledzonymi przez firmę, a rano pokazuje, które z nich zmieniła nowelizacja lub uchylenie. Przy każdej zmianie od razu widać, co w tekście faktycznie się zmieniło, od kiedy to obowiązuje i którą wewnętrzną instrukcję trzeba sprawdzić.

Ma to sens tam, gdzie jedną osobę interesuje naraz wiele przepisów: specjalistę ds. kadr (kodeks pracy, przepisy płacowe), inspektora BHP (BHP, ochrona przeciwpożarowa), księgową (podatki, rachunkowość) albo prezesa, który odpowiada za całość. Dotąd osoby te prowadziły często tabelę z adnotacją „ostatnio sprawdzone” i liczyły, że nic im nie umknęło. Moduł zastępuje tabelę, a przede wszystkim robi to, czego tabela nie potrafi: sam powiadamia, sam zakłada zadanie i przechowuje dowód, że firma na zmianę zareagowała.

• Po włączeniu obszaru (BHP, Podatki, RODO i inne) zaczynają być pilnowane jego kluczowe przepisy, nie trzeba szukać ich po kolei.
• Do każdej nowelizacji dostają Państwo streszczenie po czesku przygotowane przez sztuczną inteligencję, wiążące pozostaje jednak brzmienie w Zbiorze ustaw.
• Etykiety „Dotyczy § …”, „Może dotyczyć § …” i „Poza śledzonymi przepisami” mówią, czy nowelizacja sięgnęła do paragrafów, które Państwa interesują.
• Każdy przegląd zgodności i każda reakcja na zmianę zostają w historii jako podstawa dla audytu.

Jak moduł obsługuje nowelizację krok po kroku

W nocy moduł ustala, co zmieniło się w Zbiorze ustaw, i w śledzonych przepisach rozpoznaje nowelizację, uchylenie lub nowy przepis w Państwa obszarze. Dla każdej powiązanej instrukcji zakłada pozycję w stanie „Nowa zmiana”; jeśli przepis nie ma żadnej instrukcji, powstaje jedna pozycja. Rano znajdą ją Państwo w zakładce Zmiany, gdzie przełącznik „Nierozpatrzone” ukrywa wszystko, co już załatwione.

Osoba rozpatrująca otwiera szczegóły zmiany ikoną oka. Czyta streszczenie, kartę „Co się zmienia w przepisie” oraz etykietę zgodności, po czym wybiera jeden z trzech kroków: „W toku”, „Instrukcja zweryfikowana” albo „Bez wpływu”. Notatka do każdej reakcji zapisuje się sama. Zamkniętą pozycję przywraca przycisk „Otwórz ponownie”, który cofa ją do stanu „W toku”.

Jeśli w ustawieniach włączono „Zakładaj zadania przeglądu instrukcji”, osoba rozpatrująca dostaje gotowe zadanie z terminem według ustawionej liczby dni (domyślnie 30). Rozpatrującym jest opiekun powiązania, w razie braku opiekun przepisu, a w ostateczności opiekun domyślny. Zadanie i e-mail zawierają zdanie, czy nowelizacja zmienia śledzone przepisy, na przykład „Nowelizacja nie zmienia przepisów śledzonych przy tej instrukcji”. Zadanie powstaje zawsze, także wtedy, gdy etykieta mówi „Poza”. Decyzja, że zmiana Państwa nie dotyczy, pozostaje więc po stronie człowieka, nie modułu.

Instrukcje z Dokumentów i z Wiki oraz śledzone przepisy

Do śledzonego przepisu wiążą Państwo instrukcję, której nowelizacja najpewniej dotknie. Może nią być dokument z modułu Dokumenty albo strona z modułu Wiki, jeśli firma z niego korzysta. Firmy, które regulaminy pracy i procedury bezpieczeństwa prowadzą w Wiki, nie muszą więc niczego przenosić do dokumentów.

W oknie „Powiąż instrukcję” oferta jest podzielona na foldery: najpierw „Dokumenty: …”, potem „Wiki: …”. Widzą Państwo tylko ostatnią wersję i tylko to, co wolno czytać. W przypadku dokumentu oznacza to uprawnienie do folderu, w którym leży; w przypadku strony Wiki uprawnienie do folderu, gdzie leży jej ostatnia wersja. Jeśli ktoś zapisze nową wersję strony w innym folderze, dostęp i odnośnik kierują się nowym folderem. Ikona na karcie „Powiązane instrukcje” pokazuje, skąd instrukcja pochodzi: kartka papieru to dokument, książka to strona Wiki.

Wybór „Instrukcja dotyczy tylko tych części przepisu” jest opcjonalny. W obszernym kodeksie pracy wskazują Państwo tylko części, rozdziały lub paragrafy, których dotyczy Państwa instrukcja; puste pole oznacza cały przepis. Wybór niczego nie filtruje, tylko oznacza: czerwona etykieta „Dotyczy § …” znaczy, że nowelizacja zmienia wybrany paragraf, żółta „Może dotyczyć § …” pojawia się, gdy w tym samym brzmieniu weszła w życie także inna nowelizacja i nie da się ustalić, która spowodowała zmianę. Szara etykieta „Poza śledzonymi przepisami” oszczędza Państwu czytania nowelizacji, które nie mają z Państwem nic wspólnego.

Powiązana instrukcja jest widoczna także po drugiej stronie. W szczegółach dokumentu i nad treścią strony Wiki świeci niebieski pasek „Instrukcja jest powiązana z przepisami” z odnośnikami do modułu Legislacja. Jeśli po nowelizacji czeka nierozpatrzona reakcja, dochodzi czerwony napis „Oczekuje na przegląd z powodu nowelizacji przepisu” z liczbą reakcji. Pasek widzi tylko ten, kto może czytać moduł Legislacja; w publicznie udostępnionej Wiki się nie wyświetla. Zadanie i e-mail po nowelizacji prowadzą wprost do dokumentu lub strony Wiki.

Co się zmieniło: porównanie brzmień, tekst i oś czasu

Szczegóły przepisu zawierają kartę „Oś czasu brzmień” ze wszystkimi brzmieniami, z datą obowiązywania od–do i etykietami „Aktualne brzmienie”, „Przyszłe brzmienie”, „Brzmienie ogłoszone” oraz „Dawne brzmienie”. Wyświetla się osiem ostatnich dawnych brzmień, pozostałe otwiera przycisk „Pokaż wszystkie brzmienia”. Przy nowelizacji, do której firma ma zapis, jest dzwonek prowadzący wprost do jej reakcji.

Przycisk „Co się zmieniło” otwiera porównanie z poprzednim brzmieniem. Każda zmieniona część jest oznaczona jako „Dodano”, „Usunięto” lub „Zmieniono”, a przy poprawkach obok siebie stoją przekreślone dawne i wyróżnione nowe brzmienie. Przepis, który śledzą Państwo przy jakiejś instrukcji, ma czerwoną etykietę „Śledzą Państwo” i pasek. Porównanie pojawia się z opóźnieniem po ogłoszeniu nowelizacji, ponieważ e-Sbírka musi najpierw opublikować nowe brzmienie; do tego czasu moduł pisze „Przygotowywanie porównania brzmień”, a zmiany znajdą Państwo w tekście nowelizacji. Streszczenie od sztucznej inteligencji powstaje potem właśnie na podstawie tego porównania.

Przycisk „Tekst” otwiera cały przepis w samej aplikacji. Po lewej jest spis treści (części, rozdziały, paragrafy), na górze lista brzmień i pole Szukaj w tekście ze strzałkami Poprzedni i Następny; bez dokładnej frazy podświetlają się pojedyncze słowa. Nie trzeba więc otwierać osobnej strony, żeby sprawdzić jeden przepis.

Co potrafi moduł: cztery zakładki i wyszukiwanie w Zbiorze ustaw

Filtr „Obowiązywanie przepisu” ma dwie opcje. „Tylko aktualne” jest domyślne i ukrywa uchylone przepisy; przepisy, które wejdą w życie w przyszłości, pozostają widoczne. „Wszystkie (także uchylone)” pokazuje także uchylone, z szarą odznaką. Po wpisaniu dokładnego odwołania, na przykład 65/1965, dostają Państwo przepis nawet uchylony. Odznaka „Przyszłe brzmienie” oznacza przepis, którego brzmienie dopiero wejdzie w życie.

Pole „Szukaj w” przełącza między tytułem i numerem a wyszukiwaniem według słów w tekście przepisów, więc znajdą Państwo przepis, którego numeru nie znają. Przełącznik pojawia się tylko wtedy, gdy wyszukiwanie w tekście jest dla firmy dostępne; wyszukiwanie według numeru i tytułu działa zawsze. Na liście „Przepisy zawierające szukane słowa” przycisk „Tekst” otwiera przepis z zaznaczonymi trafieniami.

Jak wybrać narzędzie do pilnowania zmian: o co pytać przed zakupem

• Kto decyduje, że nowelizacja dotyczy firmy? W module Legislacja nie system, lecz opiekun. Etykieta „Dotyczy § …” tylko podpowiada, a zadanie powstaje zawsze; sprawdźcie Państwo, czy u konkurencji zmiana nie ginie tylko dlatego, że filtr uznał ją za nieistotną.
• Czy widzę, co dokładnie zmieniło się w tekście? Powiadomienie „wyszła nowelizacja” nie wystarcza. Porównanie „Co się zmieniło” pokazuje części dodane, usunięte i zmienione, a przy poprawkach dawne i nowe brzmienie obok siebie.
• Dokąd wiąże się dokumentację wewnętrzną? Instrukcją może być dokument z Dokumentów albo strona z Wiki. Zapytajcie Państwo, czy narzędzie nie zmusza do prowadzenia instrukcji w jednym narzuconym miejscu.
• Czy da się śledzić także przepis spoza gotowych obszarów? W Zbiorze ustaw wyszukują Państwo dowolny przepis według numeru, tytułu lub słów w tekście i przyciskiem „Śledź” go dodają.
• Jak wygląda przypomnienie przed wejściem w życie? Nowelizację często ogłasza się z miesięcznym wyprzedzeniem. Moduł wysyła rozpatrującemu e-mail „Zbliża się wejście w życie zmian przepisów” z ustawionym wyprzedzeniem, domyślnie 14 dni.
• Co dostanie audytor? Rejestr wymagań prawnych w Excelu lub PDF z opiekunami, instrukcjami i ostatnimi przeglądami zgodności.

Moduł dla małego zespołu i dla firmy z wieloma obszarami

Dwudziestoosobowa firma, którą z jedenastu obszarów naprawdę interesują tylko Płace i prawo pracy, RODO oraz Podatki, włącza trzy kafelki, a resztę zostawia wyłączoną. Wszystkie zmiany rozpatruje wtedy jedna osoba, na przykład księgowa, którą wystarczy wskazać jako opiekuna domyślnego. Nic więcej nie trzeba ustawiać.

Zakład produkcyjny z flotą i halą włącza obszary stopniowo: Transport i pojazdy przy pierwszym samochodzie firmowym, Ochronę przeciwpożarową i BHP wraz z uruchomieniem produkcji, Odpady i środowisko przy pierwszej ewidencji odpadów. Opiekuna można ustawić osobno przy każdym przepisie i przy każdym powiązaniu z instrukcją, dzięki czemu inspektor BHP rozpatruje nowelizacje z zakresu BHP, a księgowa płacowa nowelizacje prawa pracy, każdy w swojej kolejce zadań. Wyłączenie obszaru niczego nie kasuje: przepisy przechodzą na kartę „Wyłączone z obszarów” i wracają razem z historią powiązań i przeglądów.

Uprawnienia dzielą się na cztery poziomy ponad poziomem „Brak dostępu”: odczyt, rozpatrywanie skutków i powiązania z instrukcjami, zarządzanie śledzonymi przepisami oraz ustawienia modułu. Prezes może tylko czytać i pobierać rejestr, opiekun rozpatruje reakcje, wybrany administrator zarządza obszarami. Obowiązuje zawsze wyższe z uprawnień wynikających ze stanowiska i z ustawień indywidualnych.

Skąd moduł bierze dane i dokąd prowadzą jego wyniki

Wejście jest jedno i działa bez Państwa pracy: co noc moduł pobiera stan Zbioru ustaw. Niczego nie przepisują Państwo ręcznie i nie pilnują żadnej skrzynki z dziennikiem urzędowym. Sztuczna inteligencja przypisuje nowo ogłoszone przepisy do obszarów i pisze streszczenia nowelizacji, a przy nowych przepisach dodaje informację o pewności przypisania. Minimalną pewność, od której nowy przepis uznaje się za Państwa, ustawiają Państwo od 50 do 100 procent. Na bieżąco sprawdza się też, które przepisy zostały uchylone, żeby filtr „Tylko aktualne” nie kłamał.

Żadnego sprzętu nie potrzebują Państwo, moduł działa wyłącznie w aplikacji.

Wyniki: e-mail, zadanie, rejestr i odnośnik do e-Sbírka

Na zewnątrz prowadzą cztery drogi. Odbiorcy powiadomień dostają jeden zbiorczy e-mail o wszystkich nowych zmianach, nie osobną wiadomość o każdej. Rozpatrujący dostaje zadanie przeglądu w module Zadania, i to tylko wtedy, gdy moduł jest włączony; w przeciwnym razie o potrzebie przeglądu informuje e-mail i zakładka Zmiany. Przy każdym śledzonym przepisie odnośnik prowadzi do e-Sbírka, do oficjalnego brzmienia. Czwartą drogą jest rejestr wymagań prawnych: Excel z kolumnami Przepis, Powiązane instrukcje, Skutki nowelizacji, Ostatni przegląd zgodności i Następny przegląd zgodności albo PDF poziomo w formacie A4, który przy wielu obszarach można wydrukować dla jednego obszaru. Nagłówek zawiera nazwę rejestru, firmę, datę i nazwisko osoby, która go sporządziła.

Przegląd zgodności zapisują Państwo przy śledzonym przepisie przyciskiem „Zapisz przegląd zgodności”: data, wynik („Firma jest zgodna z przepisem” albo „Zgodność wymaga środków”) i notatka. Zapisu nie można nadpisać ani skasować. Przy ustawionym odstępie (domyślnie 12 miesięcy) po terminie moduł zakłada opiekunowi zadanie zbiorcze i wysyła e-mail; jeśli przegląd nie zostanie zapisany, przypomina po 30 dniach ponownie.

Ile kosztuje pilnowanie zmian

Za moduł nie płaci się osobno. Wchodzi w cenę każdej taryfy, rozliczanej za użytkownika i miesiąc; liczba obszarów ani śledzonych przepisów ceny nie zmienia. Szczegółowy cennik znajduje się na stronie /pl/pricelist.

Przykład: dostęp do aplikacji ma czternaście osób, czyli prezes, księgowa płacowa, inspektor BHP, kierownik transportu i inni współpracownicy. Przy taryfie Normal za 2,5 EUR od użytkownika miesięcznie daje to 14 × 2,5 = 35 EUR miesięcznie bez VAT, a w tym cała aplikacja razem z modułem Legislacja. Żadnego sprzętu nie potrzebują Państwo.

Ciekawe jest pytanie, ile osób faktycznie korzysta z modułu. Czytać zmiany i pobierać rejestr mogą wszyscy, rozpatrywać skutki tylko wybrani opiekunowie. Ponieważ płaci się za dostęp do aplikacji, a nie za rolę w module, nie ma sensu oszczędzać na uprawnieniach.

Pilnowanie zmian za darmo: kiedy wystarczy tabela i gdzie jest granica

Firma, która śledzi trzy, cztery przepisy, poradzi sobie z nowelizacjami sama. Raz w miesiącu przejrzy Zbiór ustaw, wynik zapisze w Excelu i niczego więcej nie potrzebuje. Tabelę z odnośnikami do e-Sbírka, kolumną „ostatnio sprawdzone” i przypomnieniem w kalendarzu zrobi każdy i nic nie kosztuje.

Granica pojawia się w chwili, gdy trzeba wykazać reakcję, a nie tylko wiedzę. Tabela nie założy zadania opiekunowi instrukcji, nie pokaże, które paragrafy zmieniła nowelizacja, nie przypomni o zbliżającym się wejściu w życie i nie zachowa niemożliwej do nadpisania historii przeglądów zgodności dla audytora ISO. Wyszukiwania w tekście przepisów i osi czasu wszystkich brzmień także brakuje w darmowym rozwiązaniu; można je zastąpić ręcznym czytaniem e-Sbírka, ale nie szybko.

Moduł Legislacja mogą Państwo wypróbować przez 14 dni za darmo i porównać z tym, co dziś robią ręcznie.

Jak wdrożyć moduł w jedno popołudnie

Firma włączająca moduł po raz pierwszy nie zaczyna od pustego ekranu. W zależności od modułów, z których już korzysta, wstępnie wybierają się obszary: moduł BHP dodaje BHP i Ochronę przeciwpożarową, moduł księgowy Podatki oraz Rachunkowość i audyt, ewidencja pojazdów Transport i pojazdy. Płace i prawo pracy oraz RODO i cyberbezpieczeństwo wybierane są zawsze. Wstecz wczytują się zmiany z ostatnich 30 dni, a użytkownik, który włączył moduł, zostaje odbiorcą powiadomień i opiekunem domyślnym. Kto włącza moduł, dostaje do niego pełne uprawnienia.

Gotowe jest zwykle w jedno popołudnie. Przez pierwsze tygodnie zakładka Zmiany pokaże Państwu, czy śledzą Państwo właściwe przepisy, a zbiorczym przyciskiem „Oznacz wybrane jako bez wpływu” załatwią Państwo te, które Państwa nie dotyczą.