Gesetzgebung

Was die Novellenüberwachung leistet und wem sie Arbeit spart

Das Modul Gesetzgebung geht jede Nacht die Gesetzessammlung durch, gleicht sie mit den Vorschriften ab, die Ihr Unternehmen überwacht, und zeigt Ihnen am Morgen, welche davon eine Novelle oder Aufhebung betroffen hat. Bei jeder Änderung sehen Sie sofort, was sich im Text tatsächlich geändert hat, ab wann es gilt und welche interne Richtlinie zu prüfen ist.

Sinnvoll ist das überall dort, wo eine Person gleich mehrere Vorschriften im Blick behalten muss: die Personalleiterin (Arbeitsgesetzbuch, Lohnvorschriften), den Sicherheitstechniker (Arbeitsschutz, Brandschutz), die Buchhalterin (Steuern, Rechnungslegung) oder den Geschäftsführer, der für alles zusammen haftet. Bisher führten diese Menschen oft eine Tabelle mit dem Vermerk „zuletzt geprüft“ und hofften, dass ihnen nichts entgangen ist. Das Modul ersetzt die Tabelle und kann vor allem, was eine Tabelle nicht kann: Es benachrichtigt selbst, legt selbst die Aufgabe an und bewahrt den Nachweis auf, dass das Unternehmen auf die Änderung reagiert hat.

• Mit dem Aktivieren eines Bereichs (Arbeitsschutz, Steuern, DSGVO und weitere) werden dessen wichtigste Vorschriften überwacht, Sie müssen sie nicht einzeln suchen.
• Zu jeder Novelle erhalten Sie eine tschechisch verfasste, von künstlicher Intelligenz erstellte Zusammenfassung, verbindlich bleibt jedoch der Wortlaut in der Gesetzessammlung.
• Die Etiketten „Betrifft § …“, „Betrifft möglicherweise § …“ und „Außerhalb der überwachten Bestimmungen“ sagen Ihnen, ob die Novelle an Paragrafen gerührt hat, die Sie interessieren.
• Jede Konformitätsprüfung und jede Reaktion auf eine Änderung bleibt als Audit-Unterlage im Verlauf erhalten.

So verarbeitet das Modul eine Novelle Schritt für Schritt

Nachts stellt das Modul fest, was sich in der Gesetzessammlung geändert hat, und erkennt bei den überwachten Vorschriften eine Novelle, eine Aufhebung oder eine neue Vorschrift in Ihrem Bereich. Für jede verknüpfte Richtlinie legt es einen Eintrag mit dem Status „Neue Änderung“ an; hat die Vorschrift keine Richtlinie, entsteht ein einziger Eintrag. Am Morgen finden Sie ihn im Reiter Änderungen, wo der Schalter „Offene“ alles ausblendet, was bereits erledigt ist.

Der Bearbeiter öffnet die Änderungsdetails über das Augensymbol. Er liest die Zusammenfassung, die Karte „Was sich in der Vorschrift ändert“ und das Treffer-Etikett und wählt dann einen von drei Schritten: „In Bearbeitung“, „Richtlinie überprüft“ oder „Ohne Auswirkung“. Die Notiz zu jeder Reaktion wird automatisch gespeichert. Ein abgeschlossener Eintrag geht über die Schaltfläche „Wieder öffnen“ zurück in den Status „In Bearbeitung“.

Ist in den Einstellungen „Aufgaben zur Richtlinienprüfung anlegen“ aktiviert, erhält der Bearbeiter eine fertige Aufgabe mit einer Frist nach der eingestellten Anzahl von Tagen (standardmäßig 30). Bearbeiter ist der Verantwortliche der Verknüpfung, sonst der Verantwortliche der Vorschrift, sonst der Standardverantwortliche. Aufgabe und E-Mail enthalten einen Satz dazu, ob die Novelle überwachte Bestimmungen ändert, etwa „Die Novelle ändert keine bei dieser Richtlinie überwachten Bestimmungen“. Die Aufgabe entsteht immer, auch wenn das Etikett „Außerhalb“ sagt. Die Entscheidung, dass Sie eine Änderung nicht betrifft, bleibt so beim Menschen und nicht beim Modul.

Richtlinien aus Dokumenten und aus dem Wiki sowie überwachte Bestimmungen

Mit einer überwachten Vorschrift verknüpfen Sie die Richtlinie, die von der Novelle wahrscheinlich berührt wird. Das kann ein Dokument aus dem Modul Dokumente sein oder eine Seite aus dem Modul Wiki, sofern Ihr Unternehmen es nutzt. Unternehmen, die ihre Betriebsordnungen und Sicherheitsverfahren im Wiki führen, müssen deshalb nichts in Dokumente umziehen.

Im Fenster „Richtlinie verknüpfen“ ist das Angebot nach Ordnern gruppiert: zuerst „Dokumente: …“, dann „Wiki: …“. Sie sehen nur die letzte Version und nur das, was Sie lesen dürfen. Bei einem Dokument bedeutet das die Berechtigung für den Ordner, in dem es liegt; bei einer Wiki-Seite die Berechtigung für den Ordner, in dem ihre letzte Version liegt. Speichert jemand eine neue Version der Seite in einem anderen Ordner, richten sich Zugriff und Link nach dem neuen Ordner. Das Symbol in der Karte „Verknüpfte Richtlinien“ zeigt, woher die Richtlinie stammt: Das Blatt Papier steht für ein Dokument, das Buch für eine Wiki-Seite.

Die Auswahl „Die Richtlinie betrifft nur diese Teile der Vorschrift“ ist optional. Bei einem umfangreichen Arbeitsgesetzbuch wählen Sie nur die Teile, Kapitel oder Paragrafen aus, die Ihre Richtlinie berührt; ein leeres Feld bedeutet die gesamte Vorschrift. Die Auswahl filtert nichts, sie markiert nur: Das rote Etikett „Betrifft § …“ bedeutet, dass die Novelle den ausgewählten Paragrafen ändert; das gelbe „Betrifft möglicherweise § …“ erscheint, wenn in derselben Fassung auch eine andere Novelle in Kraft getreten ist und sich nicht sagen lässt, welche die Änderung verursacht hat. Das graue Etikett „Außerhalb der überwachten Bestimmungen“ erspart Ihnen die Lektüre von Novellen, die Sie nicht betreffen.

Die verknüpfte Richtlinie sehen Sie auch von der anderen Seite. Im Dokumentdetail und über dem Inhalt der Wiki-Seite leuchtet ein blauer Streifen „Die Richtlinie ist mit Vorschriften verknüpft“ mit Links ins Modul Gesetzgebung. Wartet nach einer Novelle noch eine offene Reaktion, kommt das rote „Wartet wegen einer Novelle der Vorschrift auf Überprüfung“ mit der Zahl der Reaktionen hinzu. Den Streifen sieht nur, wer das Modul Gesetzgebung lesen darf; in einem öffentlich geteilten Wiki wird er nicht angezeigt. Aufgabe und E-Mail führen nach einer Novelle direkt zum Dokument oder zur Wiki-Seite.

Was sich geändert hat: Fassungsvergleich, Text und Zeitleiste

Das Vorschriftendetail enthält die Karte „Zeitleiste der Fassungen“ mit allen Fassungen, mit Gültigkeitsdatum von–bis und den Etiketten „Aktuelle Fassung“, „Künftige Fassung“, „Verkündete Fassung“ und „Frühere Fassung“. Angezeigt werden die acht letzten früheren Fassungen, alle übrigen öffnen Sie mit der Schaltfläche „Alle Fassungen anzeigen“. Bei einer Novelle, zu der Ihr Unternehmen einen Eintrag hat, führt eine Glocke direkt zu dieser Reaktion.

Die Schaltfläche „Was sich geändert hat“ öffnet den Vergleich mit der vorherigen Fassung. Jeder geänderte Teil ist mit „Eingefügt“, „Gestrichen“ oder „Geändert“ gekennzeichnet; bei Änderungen stehen der durchgestrichene alte und der hervorgehobene neue Wortlaut nebeneinander. Eine Bestimmung, die Sie bei einer Richtlinie überwachen, trägt das rote Etikett „Sie überwachen“ und einen Streifen. Der Vergleich erscheint nach der Verkündung einer Novelle mit Verzögerung, weil die e-Sbírka zuerst die neue Fassung veröffentlichen muss; bis dahin schreibt das Modul „Der Fassungsunterschied wird vorbereitet“, und die Änderungen finden Sie im Text der Novelle. Die Zusammenfassung der künstlichen Intelligenz wird dann genau aus diesem Vergleich erstellt.

Die Schaltfläche „Text“ öffnet die gesamte Vorschrift direkt in der Anwendung. Links steht die Gliederung (Teile, Kapitel, Paragrafen), oben die Auswahlliste der Fassung und das Feld „Im Text suchen“ mit den Pfeilen Zurück und Weiter; ohne exakte Wortgruppe werden einzelne Wörter hervorgehoben. Sie müssen also keine separate Website öffnen, um eine einzelne Bestimmung zu prüfen.

Was das Modul alles kann: vier Reiter und die Suche in der Gesetzessammlung

Der Filter „Gültigkeit der Vorschrift“ hat zwei Optionen. „Nur aktuelle“ ist die Voreinstellung und blendet aufgehobene Vorschriften aus; Vorschriften mit künftigem Inkrafttreten bleiben sichtbar. „Alle (auch aufgehobene)“ zeigt auch aufgehobene mit einem grauen Abzeichen. Geben Sie ein exaktes Zitat ein, etwa 65/1965, erhalten Sie die Vorschrift auch dann, wenn sie aufgehoben ist. Das Abzeichen „Künftige Fassung“ kennzeichnet eine Vorschrift, deren Fassung erst in Kraft treten wird.

Das Feld „Suchen in“ schaltet zwischen Titel und Nummer sowie der Suche nach Wörtern im Text der Vorschriften um, sodass Sie auch eine Vorschrift finden, deren Nummer Sie nicht kennen. Der Schalter erscheint nur, wenn die Volltextsuche für Ihr Unternehmen verfügbar ist; die Suche nach Nummer und Titel funktioniert immer. In der Liste „Vorschriften mit den gesuchten Wörtern“ öffnet die Schaltfläche „Text“ die Vorschrift mit markierten Treffern.

So wählen Sie ein Werkzeug zur Änderungsüberwachung: Fragen vor dem Kauf

• Wer entscheidet, dass eine Novelle das Unternehmen betrifft? Im Modul Gesetzgebung nicht das System, sondern der Verantwortliche. Das Etikett „Betrifft § …“ gibt nur einen Hinweis, und die Aufgabe entsteht immer; prüfen Sie, dass bei der Konkurrenz eine Änderung nicht verloren geht, nur weil ein Filter sie für unwichtig hielt.
• Sehe ich, was sich im Text genau geändert hat? Die Meldung „Eine Novelle ist erschienen“ genügt nicht. Der Vergleich „Was sich geändert hat“ zeigt eingefügte, gestrichene und geänderte Teile, bei Änderungen alten und neuen Wortlaut nebeneinander.
• Wohin wird die interne Dokumentation verknüpft? Eine Richtlinie kann ein Dokument aus Dokumente oder eine Seite aus dem Wiki sein. Fragen Sie, ob das Werkzeug Sie nicht zwingt, Richtlinien an einem vorgeschriebenen Ort zu führen.
• Lässt sich auch eine Vorschrift außerhalb der fertigen Bereiche überwachen? In der Gesetzessammlung suchen Sie jede beliebige Vorschrift nach Nummer, Titel oder Wörtern im Text und nehmen sie mit der Schaltfläche „Überwachen“ auf.
• Wie sieht es mit der Erinnerung vor dem Inkrafttreten aus? Eine Novelle wird oft Monate im Voraus verkündet. Das Modul sendet dem Bearbeiter mit dem eingestellten Vorlauf, standardmäßig 14 Tage, die E-Mail „Inkrafttreten von Änderungen der Vorschriften naht“.
• Was bekommt der Auditor? Das Register rechtlicher Anforderungen als Excel- oder PDF-Datei mit Verantwortlichen, Richtlinien und den letzten Konformitätsprüfungen.

Ein Modul für das kleine Team und für das Unternehmen mit mehreren Bereichen

Ein Unternehmen mit zwanzig Beschäftigten, das von den elf Bereichen wirklich nur Lohn und Arbeitsrecht, DSGVO und Steuern interessieren, aktiviert drei Kacheln und lässt den Rest ausgeschaltet. Alle Änderungen bearbeitet dann eine Person, zum Beispiel die Buchhalterin, die Sie einfach als Standardverantwortliche eintragen. Mehr stellen Sie nicht ein.

Ein Produktionsbetrieb mit Fuhrpark und Halle aktiviert die Bereiche nach und nach: Verkehr und Fahrzeuge mit dem ersten Firmenwagen, Brandschutz und Arbeitsschutz mit dem Betriebsstart, Abfall und Umwelt mit dem ersten Abfallnachweis. Den Verantwortlichen können Sie für jede Vorschrift und jede Verknüpfung mit einer Richtlinie einzeln festlegen, sodass der Sicherheitstechniker die Novellen zum Arbeitsschutz und die Lohnbuchhalterin die Novellen zum Arbeitsrecht bearbeitet, jeder in seiner eigenen Aufgabenliste. Das Ausschalten eines Bereichs löscht nichts: Die Vorschriften wandern in die Karte „Aus Bereichen entfernt“ und kehren samt Verlauf der Verknüpfungen und Prüfungen zurück.

Die Rechte gliedern sich in vier Stufen oberhalb von „Kein Zugriff“: Lesen, Bearbeiten von Auswirkungen und Verknüpfungen mit Richtlinien, Verwaltung der überwachten Vorschriften und Moduleinstellungen. Der Geschäftsführer kann nur lesen und das Register herunterladen, der Verantwortliche bearbeitet Reaktionen, ein ausgewählter Administrator verwaltet die Bereiche. Maßgeblich ist immer das höhere Recht, das sich aus der Position und aus der individuellen Einstellung ergibt.

Woher das Modul seine Daten bezieht und wohin seine Ausgaben führen

Es gibt nur eine Quelle, und sie läuft ohne Ihr Zutun: Das Modul lädt jede Nacht den Stand der Gesetzessammlung herunter. Sie schreiben nichts ab und beobachten kein Postfach mit dem Amtsblatt. Die künstliche Intelligenz ordnet neu verkündete Vorschriften den Bereichen zu und verfasst zu Novellen eine Zusammenfassung, bei neuen Vorschriften zusätzlich mit einer Angabe zur Sicherheit der Zuordnung. Die Mindestsicherheit, ab der eine neue Vorschrift als Ihre gilt, stellen Sie auf einer Skala von 50 bis 100 ein. Laufend wird außerdem ermittelt, welche Vorschriften aufgehoben sind, damit der Filter „Nur aktuelle“ nicht lügt.

Hardware brauchen Sie keine, das Modul läuft ausschließlich in der Anwendung.

Ausgaben: E-Mail, Aufgabe, Register und Link zur e-Sbírka

Nach außen führen vier Wege. Die Empfänger der Benachrichtigungen erhalten eine Sammel-E-Mail für alle neuen Änderungen, keine einzelne Nachricht je Änderung. Der Bearbeiter bekommt eine Prüfaufgabe im Modul Aufgaben, und zwar nur, wenn dieses Modul aktiviert ist; andernfalls informieren E-Mail und der Reiter Änderungen über die Notwendigkeit der Prüfung. Bei jeder überwachten Vorschrift führt ein Link zur e-Sbírka auf den amtlichen Wortlaut. Der vierte Weg ist das Register rechtlicher Anforderungen: eine Excel-Datei mit den Spalten Vorschrift, Verknüpfte Richtlinien, Auswirkungen der Novellen, Letzte Konformitätsprüfung und Nächste Konformitätsprüfung oder ein PDF im A4-Querformat, das sich bei mehreren Bereichen jeweils für einen einzigen Bereich ausdrucken lässt. Die Kopfzeile nennt den Namen des Registers, das Unternehmen, das Datum und den Namen dessen, der es erstellt hat.

Eine Konformitätsprüfung erfassen Sie bei der überwachten Vorschrift mit der Schaltfläche „Konformitätsprüfung erfassen“: Datum, Ergebnis („Das Unternehmen erfüllt die Vorschrift“ oder „Die Konformität erfordert Maßnahmen“) und Notiz. Der Eintrag wird weder überschrieben noch gelöscht. Ist ein Intervall eingestellt (standardmäßig 12 Monate), legt das Modul nach Fristablauf dem Verantwortlichen eine Sammelaufgabe an und sendet eine E-Mail; wird keine Prüfung erfasst, erinnert es nach 30 Tagen erneut.

Was die Änderungsüberwachung kostet

Für das Modul zahlen Sie nichts extra. Es ist im Preis jedes Tarifs enthalten, der pro Benutzer und Monat abgerechnet wird; die Zahl der Bereiche und der überwachten Vorschriften ändert den Preis nicht. Die ausführliche Preisliste finden Sie unter /de/pricelist.

Ein Rechenbeispiel: Vierzehn Personen haben Zugang zur Anwendung, also Geschäftsführer, Lohnbuchhalterin, Sicherheitstechniker, Verkehrsleiter und weitere Kollegen. Im Tarif Normal bei 2,5 EUR pro Benutzer und Monat sind das 14 × 2,5 = 35 EUR monatlich ohne MwSt., und darin ist die gesamte Anwendung samt Gesetzgebung enthalten. Hardware brauchen Sie keine.

Interessant ist die Frage, wie viele Personen tatsächlich auf das Modul zugreifen. Änderungen lesen und das Register herunterladen können alle, Auswirkungen bearbeiten nur ausgewählte Verantwortliche. Da Sie für den Zugang zur Anwendung zahlen und nicht für eine Rolle im Modul, lohnt es sich nicht, bei den Rechten zu sparen.

Änderungsüberwachung gratis: wann eine Tabelle genügt und wo die Grenze liegt

Ein Unternehmen, das drei oder vier Vorschriften überwacht, behält die Novellen allein im Blick. Es sieht die Gesetzessammlung einmal im Monat durch, trägt das Ergebnis in Excel ein und braucht nichts weiter. Eine Tabelle mit Links zur e-Sbírka, einer Spalte „zuletzt geprüft“ und einer Kalendererinnerung schafft jeder und kostet nichts.

Die Grenze erreichen Sie in dem Moment, in dem Sie eine Reaktion nachweisen müssen und nicht nur Kenntnis. Eine Tabelle legt dem Verantwortlichen der Richtlinie keine Aufgabe an, zeigt nicht, welche Paragrafen die Novelle geändert hat, erinnert nicht an ein nahendes Inkrafttreten und bewahrt keinen unveränderbaren Verlauf der Konformitätsprüfungen für den ISO-Auditor auf. Auch die Suche im Text der Vorschriften und die Zeitleiste aller Fassungen fehlen in einer kostenlosen Lösung; ersetzen lässt sich das durch manuelles Lesen der e-Sbírka, aber nicht schnell.

Das Modul Gesetzgebung können Sie 14 Tage kostenlos testen und mit dem vergleichen, was Sie heute von Hand tun.

So führen Sie das Modul an einem Nachmittag ein

Ein Unternehmen, das das Modul zum ersten Mal einschaltet, beginnt nicht mit einem leeren Bildschirm. Je nachdem, welche Module es bereits nutzt, werden ihm Bereiche vorausgewählt: Das Modul Arbeitsschutz ergänzt Arbeitsschutz und Brandschutz, das Buchhaltungsmodul Steuern sowie Rechnungslegung und Audit, die Fahrzeugverwaltung Verkehr und Fahrzeuge. Lohn und Arbeitsrecht sowie DSGVO und Cybersicherheit werden immer vorausgewählt. Rückwirkend werden die Änderungen der letzten 30 Tage geladen, und der Benutzer, der das Modul eingeschaltet hat, wird Empfänger der Benachrichtigungen und Standardverantwortlicher. Wer das Modul einschaltet, erhält dafür alle Rechte.

Fertig sind Sie in der Regel an einem Nachmittag. In den ersten Wochen erkennen Sie am Reiter Änderungen, ob Sie die richtigen Vorschriften überwachen, und erledigen mit der Sammelschaltfläche „Ausgewählte als ohne Auswirkung markieren“ jene, die Sie nicht betreffen.