Procedura skarg i zażaleń - program dla procesu skarg i zażaleń
Moduł Reklamacje umożliwia szybkie i przejrzyste zarządzanie reklamacjami klientów. Moduł pozwala na tworzenie szablonów odpowiedzi i ustawianie różnych grup reklamacji w zależności od potrzeb.
Organizuj reklamacje w oddzielne projekty z własnymi regułami, statusami, priorytetami i szablonami e-mail. Każdy projekt może mieć inny zespół realizatorów, inny formularz dla klienta i inny schemat numerowania reklamacji.
Klienci i Twój zespół są natychmiast powiadamiani e-mailem o każdej zmianie statusu lub nowym wpisie do reklamacji. Przygotuj szablony odpowiedzi z dynamicznymi słowami kluczowymi, takimi jak numer reklamacji, imię klienta czy sposób rozpatrzenia.
System monitoruje ustawowe terminy oraz Twoje własne SLA. Gdy termin zbliża się do upłynięcia, otrzymujesz powiadomienie e-mailem. Zawsze masz przejrzysty podgląd, ile dni pozostało do rozpatrzenia każdej otwartej reklamacji.
Klienci mogą złożyć reklamację bezpośrednio przez Twoją stronę internetową bez logowania. Formularz można dostosować własnymi polami, tekstem wprowadzającym i logo firmy. Po przesłaniu klient automatycznie otrzymuje e-mail z potwierdzeniem i numerem reklamacji.
Co Twój klient doceni w procesie reklamacyjnym?
-
Własne statusy i priorytety reklamacji
Zdefiniuj własny przepływ pracy – od przyjęcia reklamacji do jej zamknięcia. Każdy status może mieć własny kolor i priorytet, dzięki czemu Twój zespół zawsze wie, na czym się skupić.
-
Własne pola i konfigurowalne formularze
Dodaj do reklamacji dowolne pola własne – tekst, liczbę, datę, listę wyboru lub powiązanie z firmą z CRM. Formularz dostosujesz dokładnie do własnych procesów.
-
Przypisanie realizatora i współpraca zespołowa
Przypisz każdą reklamację do konkretnego realizatora lub grupy. Realizatorzy otrzymują powiadomienia e-mail o nowych zgłoszeniach i mogą dodawać wpisy wewnętrzne lub skierowane do klienta bezpośrednio w systemie.
-
Sposób rozpatrzenia i metoda zwrotu towaru
Zapisz sposób rozpatrzenia (naprawa, wymiana, zwrot pieniędzy) i metodę odbioru rozpatrzonego towaru przez klienta – odbiór osobisty lub wysyłka na adres.
-
Eksport danych i raporty
Eksportuj przegląd reklamacji do XLSX z filtrem według statusu, priorytetu, daty lub numeru produktu. Drukuj szczegóły reklamacji bezpośrednio z systemu.
-
Własna numeracja reklamacji
Ustaw własny format numerowania z prefiksem, rokiem i numerem kolejnym. System automatycznie generuje unikalny numer dla każdej nowej reklamacji zgodnie z Twoimi regułami.
Powiązanie z innymi modułami
Moduł Reklamacje ściśle współpracuje z innymi częściami eIntranetu i umożliwia pełne śledzenie od przyjęcia reklamacji przez rozliczenie pracy po powiązanie z zamówieniem.
.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/57/reklamacja
Miej zarządzanie reklamacjami zawsze pod kontrolą
Oprogramowanie do zarządzania reklamacjami w eIntranecie zastępuje arkusze Excel i komunikację e-mailową z klientami. Cały zespół pracuje w jednym systemie, klienci są na bieżąco informowani, a Ty masz pełny przegląd każdej reklamacji od złożenia do rozpatrzenia.
Przejrzysta i prosta obsługa reklamacji Twoich klientów – moduł, który pozwala szybko i skutecznie zarządzać całym procesem reklamacyjnym w ramach jednej chmurowej platformy ERP eIntranet.net. Dzięki centralnemu systemowi możesz mieć pod kontrolą wszystkie skargi, skrócić czas ich rozpatrywania i minimalizować ryzyko błędów.
Kluczowe funkcje i korzyści:
- Tworzenie i edycja szablonów odpowiedzi, które skracają czas reakcji na skargi nawet o 30 %.
- Ustawianie projektów reklamacyjnych według działu lub typu produktu – każdy projekt ma własny workflow i kody stanu.
- Kompleksowa definicja stanów reklamacji (przyjęta, w trakcie rozpatrywania, rozwiązana) z możliwością automatycznych powiadomień.
- Możliwość automatycznego lub ręcznego wprowadzania żądań bezpośrednio z e‑maila lub formularza internetowego – klienci i zespoły wewnętrzne nie muszą się logować.
- Zintegrowane raporty, które dostarczą przegląd trendów i pomogą optymalizować procesy.
Wypróbuj moduł reklamacji w eIntranet.net i uzyskaj szybki dostęp do informacji, zmniejsz koszty obsługi skarg oraz zwiększ satysfakcję klientów. Zarejestruj się teraz i zacznij zarządzać reklamacjami łatwo.