Procedura skarg i zażaleń - program dla procesu skarg i zażaleń
Moduł Reklamacje umożliwia szybkie i przejrzyste zarządzanie reklamacjami klientów. Moduł pozwala na tworzenie szablonów odpowiedzi i ustawianie różnych grup reklamacji w zależności od potrzeb.
Oprogramowanie do zarządzania reklamacjami prowadzi każdą reklamację przez cały proces – od zgłoszenia przez rozpatrzenie po zamknięcie. Klient i osoba obsługująca widzą bieżący status, więc nic nie ginie w korespondencji e-mailowej.
Opublikuj link na swojej stronie i pozwól klientom zgłaszać reklamacje samodzielnie. Wypełniony formularz tworzy wpis automatycznie, a klient otrzymuje e-mail potwierdzający z odnośnikiem do śledzenia.
Ustaw liczbę dni na rozpatrzenie, a system zacznie odliczać od wybranego statusu. Kilka dni przed końcem terminu powiadomi osoby obsługujące, więc żadna reklamacja nie przekroczy ustawowego terminu.
Przy każdej zmianie statusu lub nowym wpisie do klienta i osoby obsługującej trafia wiadomość informacyjna. Treści, temat i stopkę ustalasz sam, a w wiadomościach można umieszczać zmienne z danymi konkretnej reklamacji.
Do czego przyda się moduł reklamacji?
-
Wiele typów reklamacji z własną konfiguracją
Podziel reklamacje na projekty – na przykład osobno wyroby i zgłoszenia serwisowe. Każdy typ ma własne statusy, priorytety i uprawnienia dostępu.
-
Szablony odpowiedzi
Przygotuj odpowiedzi wraz z załącznikami i wstawiaj je jednym kliknięciem. W treści działają zmienne, takie jak numer reklamacji, imię klienta czy pozostałe dni na rozpatrzenie.
-
Statusy z oznaczeniem kolorami
Zdefiniuj własne statusy od „Nowa" po „Rozpatrzona" i przypisz im kolory. W zestawieniu od razu widać, co czeka, a co jest gotowe.
-
Wprowadzanie automatyczne i ręczne
Reklamacje powstają z formularza internetowego lub pracownicy zakładają je ręcznie na podstawie rozmowy telefonicznej albo odbioru osobistego.
-
Historia zmian i komunikacji
Przy każdej reklamacji znajdziesz pełny zapis kroków, notatek i załączników. Notatki wewnętrzne pozostają ukryte przed klientem.
-
Eksport i wydruk
Wyeksportuj reklamacje do XLSX zgodnie z bieżącym filtrem lub wydrukuj szczegóły pojedynczej sprawy do archiwum.
-
Własna seria numeracji
Zamiast automatycznej numeracji ustaw własny format z prefiksem, rokiem i numerem kolejnym według zwyczajów firmy.
Połączenie z innymi modułami
Reklamacje nie działają w oderwaniu – łączą się z pozostałymi częściami eIntranetu i korzystają z danych, które już masz w systemie.
.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/57/reklamacja
Miej reklamacje pod kontrolą
Przejrzysta procedura reklamacyjna w eIntranecie zastąpi rozproszone zapisy w e-mailach i arkuszach. Klienci otrzymują informacje na czas, Ty pilnujesz terminów, a cały zespół wie, kto czym się zajmuje.
Przejrzysta i prosta obsługa reklamacji Twoich klientów – moduł, który pozwala szybko i skutecznie zarządzać całym procesem reklamacyjnym w ramach jednej chmurowej platformy ERP eIntranet.net. Dzięki centralnemu systemowi możesz mieć pod kontrolą wszystkie skargi, skrócić czas ich rozpatrywania i minimalizować ryzyko błędów.
Kluczowe funkcje i korzyści:
- Tworzenie i edycja szablonów odpowiedzi, które skracają czas reakcji na skargi nawet o 30 %.
- Ustawianie projektów reklamacyjnych według działu lub typu produktu – każdy projekt ma własny workflow i kody stanu.
- Kompleksowa definicja stanów reklamacji (przyjęta, w trakcie rozpatrywania, rozwiązana) z możliwością automatycznych powiadomień.
- Możliwość automatycznego lub ręcznego wprowadzania żądań bezpośrednio z e‑maila lub formularza internetowego – klienci i zespoły wewnętrzne nie muszą się logować.
- Zintegrowane raporty, które dostarczą przegląd trendów i pomogą optymalizować procesy.
Wypróbuj moduł reklamacji w eIntranet.net i uzyskaj szybki dostęp do informacji, zmniejsz koszty obsługi skarg oraz zwiększ satysfakcję klientów. Zarejestruj się teraz i zacznij zarządzać reklamacjami łatwo.