Elektroniczne przetwarzanie otrzymanych faktur
Moduł Faktury otrzymane służy do prowadzenia przejrzystej ewidencji faktur oraz ułatwienia procesu ich zatwierdzania i pełnej obsługi. Faktury odbierane są bezpośrednio od nadawcy faktury poprzez wysłanie jej na adres e-mail wyznaczony do odbierania faktur, lub faktura może zostać zeskanowana do modułu. Nadawca faktury jest automatycznie informowany o wpłynięciu faktury do systemu.
System automatycznie przyjmuje faktury z przekierowanej skrzynki e-mail w formatach PDF i ISDOC. Nie musisz ręcznie przesyłać żadnych plików — wystarczy przekazać fakturę na dedykowany adres, a system ją przetworzy. Obsługuje przyjmowanie faktur dla wielu firm jednocześnie dzięki przekierowaniu skrzynek e-mail.
Sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznaje i wyodrębnia kluczowe dane z faktur PDF — kwotę, numer referencyjny płatności, termin płatności, NIP dostawcy. Eliminuje to ręczne przepisywanie danych i znacznie zmniejsza ryzyko błędów przy wprowadzaniu otrzymanych faktur do systemu.
Skonfiguruj wielopoziomowy proces zatwierdzania z dowolną liczbą rund. Zatwierdzanie może przebiegać sekwencyjnie lub równolegle z wieloma zatwierdzającymi w jednej rundzie. Predefiniowane reguły automatycznie przypisują zatwierdzających na podstawie dostawcy lub kwoty faktury.
Zatwierdzone faktury łatwo eksportujesz jako polecenia przelewu w formatach ABO (.kpc) i BEST (.ikm) dla wszystkich głównych banków. Eksport do Excela z załącznikami oraz format ISDOC do bezproblemowego transferu danych do oprogramowania księgowego zapewniają sprawną integrację z istniejącą infrastrukturą.
Przejrzyste statystyki kosztów według dostawcy i zatwierdzającego z porównaniem rok do roku pozwalają identyfikować trendy i optymalizować wydatki firmowe. Śledź, ile wydajesz u poszczególnych dostawców, i porównuj koszty w czasie dla efektywniejszego zarządzania budżetem.
Do czego możesz wykorzystać moduł Faktury Otrzymane
-
Automatyczna ekstrakcja danych z przesłanych faktur
Technologia AI rozpoznaje strukturę faktury i automatycznie wypełnia wszystkie wymagane dane. Oszczędzaj czas i eliminuj błędy wynikające z ręcznego przepisywania z papierowych lub PDF faktur.
-
Zatwierdzanie faktur według kwoty lub dostawcy
Definiuj reguły zatwierdzania na podstawie zafakturowanej kwoty lub tożsamości dostawcy. System automatycznie przypisuje odpowiednich zatwierdzających i zapewnia zgodność z procesami wewnętrznymi.
-
Wbudowana przeglądarka PDF
Wyświetlaj oryginalny dokument PDF bezpośrednio w szczegółach faktury bez pobierania. Porównuj dane na fakturze z wartościami wprowadzonymi w systemie na jednym ekranie.
-
Przyjmowanie faktur dla wielu firm
Dzięki przekierowanym skrzynkom e-mail przyjmuj faktury dla wielu firm w jednym miejscu. System automatycznie identyfikuje firmę docelową i przypisuje fakturę do odpowiedniej ewidencji.
-
Powiązanie z zamówieniami i CRM
Przypisuj otrzymane faktury do konkretnych zamówień i dostawców z CRM. Uzyskaj przegląd kosztów poszczególnych projektów i pełną historię dokumentów dla każdego dostawcy.
-
Eksport do oprogramowania księgowego
Eksportuj faktury w formacie ISDOC, do Excela lub generuj polecenia przelewu ABO i BEST. Bezproblemowa integracja z systemami księgowymi eliminuje podwójne wprowadzanie danych.
Powiązanie z innymi modułami
Moduł Faktury Otrzymane współpracuje z innymi komponentami eIntranetu dla pełnego przeglądu kosztów firmowych i relacji z dostawcami.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/19/faktury-otrzymane
Usprawnij przetwarzanie otrzymanych faktur
Od automatycznego odbioru faktury z e-maila przez ekstrakcję danych przez AI po wieloetapowe zatwierdzanie i eksport polecenia przelewu do banku — wszystko w jednym systemie. Eliminuj ręczne przepisywanie, przyspieszaj procesy zatwierdzania i śledź koszty firmowe w czasie rzeczywistym.
Elektroniczna rejestracja i zatwierdzanie przyjętych faktur jest kluczowym modułem eIntranet.net, który automatyzuje cały proces przetwarzania i kontroli dokumentów dostawców. Dokładniej mówiąc: zaoszczędzisz czas na ręcznym wprowadzaniu, zmniejszysz ryzyko błędów i zapewnisz ślad audytowy w czasie rzeczywistym.
- Szybkie przyjęcie faktury – wystarczy wysłać PDF lub ISDOC na specjalny e‑mail; system natychmiast odczyta dane i sprawdzi informacje dostawcy.
- Zatwierdzanie wieloetapowe – rozdzielaj upoważnione osoby według działu, kwoty lub dostawcy. Każdy krok jest zapisywany w historii zmian.
- AUTOMATYCZNA KOMUNIKACJA – system wysyła potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenia bezpośrednio do nadawców, eliminując niejasności i opóźnienia.
- Integracja z modułami zamówień i kanałów płatniczych – automatycznie uzupełnia nazwę zamówienia i generuje masowy eksport płatności w formacie ABO do rozliczenia.
- Wiele firm w jednym systemie – dzięki ustawieniu przekierowań możesz zarządzać fakturami dla wielu organizacji bez konieczności oddzielnych systemów.
Dziś wypróbuj, jak łatwo można przekształcić ręczną pracę w zautomatyzowany przepływ – skrócisz czas zatwierdzania o 60 % i minimalizujesz błędy przy wprowadzaniu. Zarejestruj się już teraz i zacznij oszczędzać czas!