Katalog

Łatwe udostępnianie firmowych kontaktów jest kluczowym elementem każdego efektywnego systemu ERP. Moduł Katalog kontaktów firmowych pozwala zcentralizować i szybko odnaleźć wszystkie kontakty wewnętrzne oraz zewnętrzne, przyspieszając komunikację i minimalizując ryzyko utraty ważnych informacji.

Główne funkcje i korzyści:

• Jedno miejsce przechowywania wszystkich kontaktów firmowych – brak duplikatów baz danych, tylko jedno źródło wszystkich danych.
• Intuicyjny eksport do Excel – łatwo przygotuj listy do kampanii marketingowych lub analiz biznesowych.
• Wysłanie żądanego kontaktu w formie SMS – natychmiastowa dostępność kluczowych informacji bezpośrednio na telefon, idealne dla szybkich decyzji terenowych.
• Ciągłe aktualizacje i kopie zapasowe – dane są zawsze aktualne i chronione przed utratą.
• Bezproblemowa integracja z pozostałymi modułami ERP – połącz kontakty z CRM, helpdeskiem lub projektem dla pełnego widoku klienta.

Wypróbuj katalog kontaktów firmowych i zobaczysz, jak zmniejszy się czas potrzebny na wyszukanie kluczowych informacji nawet o 30 %. Zwiększ współpracę i wydajność swojego zespołu już dziś!

Czym jest katalog firmowy i do czego służy w przedsiębiorstwie

Katalog firmowy to wspólna ewidencja kontaktów, w której każdy wpis zawiera nazwisko, firmę, stanowisko, telefon, e-mail, adres i typ kontaktu. Moduł Książka adresowa w eIntranecie trzyma te dane w jednym miejscu, udostępnia je całemu zespołowi zgodnie z nadanymi uprawnieniami i wymienia je z Outlookiem przez format vCard.

Różnica wobec kontaktów w telefonie nie polega na liczbie pól. Polega na tym, że rekord nie należy do jednej osoby. Kiedy handlowiec odchodzi, jego telefon odchodzi razem z nim; katalog zostaje. A ponieważ firma, adres, stanowisko i typ kontaktu są współdzielone między rekordami, w bazie nie powstanie pięć wersji nazwy tej samej spółki.

Moduł wdrażają zwykle firmy, które mają kontakty rozproszone po prywatnych skrzynkach i eksportach z telefonów, chcą je udostępnić recepcji i handlowcom, a przy tym nie zamierzają uruchamiać pełnego CRM.

Skąd biorą się kontakty: import vCard, Outlook i co wychodzi na zewnątrz

Kontakty trafiają do katalogu trzema drogami i tymi samymi trzema wychodzą z niego z powrotem.

Import z VCF i ZIP

Książka adresowa czyta pliki vCard w wersjach 2.1, 3.0 i 4.0, pojedynczo albo jako archiwum ZIP z wieloma plikami naraz. Limit pojedynczego wgrywanego pliku to 10 MB. Po wgraniu pojawia się podgląd z listą znalezionych kontaktów, w którym duplikaty są oznaczone względem istniejących rekordów. Przy każdym konflikcie widzisz stary i nowy kontakt obok siebie z kolorowo wyróżnionymi różnicami i wybierasz jedną z trzech akcji: pomiń, nadpisz (aktualizowane są tylko niepuste pola) albo dodaj jako nowy rekord. Na koniec dostajesz podsumowanie: ile kontaktów zaimportowano, nadpisano i pominięto.

Kodowaniem zajmuje się system — rozpoznaje i konwertuje UTF-8, Windows-1250 oraz ISO-8859-2, więc eksporty ze starszych wersji Outlooka nie kończą się rozsypanymi polskimi znakami.

Wpis ręczny

Obowiązkowe są tylko dwa pola: imię i nazwisko. Tytuł, e-mail, komórka, telefon stacjonarny, strona www, stanowisko, typ kontaktu, firma, adres i uwaga pozostają opcjonalne. Przy stanowisku, typie kontaktu, firmie i adresie albo wybierasz istniejącą wartość, albo od razu wpisujesz nową. Zdjęcie wgrywasz w tym samym oknie; najlepiej wygląda JPG o wymiarach 600 × 600 pikseli, które w podglądzie jeszcze przytniesz i obrócisz.

Eksport i wysyłka

Wybrane kontakty pobierzesz jako VCF (przy jednym kontakcie plik .vcf, przy kilku archiwum ZIP) albo wyślesz e-mailem jako załącznik — w polu odbiorcy można podać kilka adresów rozdzielonych przecinkami. Całą widoczną listę da się wyeksportować do Excela lub wydrukować, przy czym eksport respektuje ustawiony filtr i wyszukiwanie. Konkretny kontakt możesz wysłać SMS-em na swój numer komórkowy; wiadomość zawiera nazwisko, komórkę, telefon i e-mail. Funkcja działa wyłącznie na czeskie numery komórkowe i zakłada włączony moduł SMS.

Żaden sprzęt nie jest do tego potrzebny.

Jak książka adresowa w eIntranecie działa krok po kroku

1. Ustawienie uprawnień. Administrator w sekcji Ustawienia → Książka adresowa przydziela użytkownikom poziom dostępu. Przełącznik zapisuje się od razu po kliknięciu, nie ma czego zatwierdzać.
2. Napełnienie. Kontakty importujesz z VCF albo wpisujesz ręcznie. Przy pierwszym napełnianiu opłaca się założyć typy kontaktów (klient, dostawca, partner) — na nich opiera się późniejsze filtrowanie.
3. Codzienna praca. Ekran główny ma u góry rozwijany filtr, a pod nim tabelę z kolumnami firma, zdjęcie, nazwisko i imię, e-mail, adres, telefon, komórka, strona www, stanowisko, typ kontaktu i uwaga. Pole Szukaj nad tabelą przeszukuje natychmiast, już w trakcie pisania, wszystkie widoczne kolumny.
4. Edycja. Ikona ołówka otwiera to samo okno co przy zakładaniu. Zdjęcie usuwasz przez zaznaczenie odpowiedniego pola.
5. Usuwanie. Ikona krzyżyka przenosi rekord do kosza. Kto ma najwyższy poziom uprawnień, wyświetli usunięte czerwonym przyciskiem w nagłówku tabeli i przywróci kontakt.

Co potrafi moduł Książka adresowa

Ewidencja i karta kontaktu

• Imię, nazwisko i tytuł, e-mail, komórka, telefon stacjonarny lub numer wewnętrzny, adres www i dowolna uwaga
• Zdjęcie z przycięciem i obrotem bezpośrednio w oknie
• Firma, adres, stanowisko i typ kontaktu jako współdzielone słowniki — wpisujesz raz, potem wybierasz

Wyszukiwanie

• Rozwijany filtr według firmy, stanowiska i typu kontaktu; przy aktywnym filtrze nagłówek sekcji jest pogrubiony na czerwono, więc wiadomo, dlaczego lista nie jest pełna
• Pole Szukaj nad tabelą do szybkiego wyszukiwania pełnotekstowego w widocznych kolumnach
• Wybór wyświetlanych kolumn, dzięki czemu zawęzisz tabelę do tego, czego naprawdę używasz

Wymiana danych

• Import vCard 2.1, 3.0 i 4.0 z VCF lub ZIP, do 10 MB na plik, z wykrywaniem duplikatów i rozwiązywaniem konfliktów
• Automatyczna konwersja kodowania UTF-8, Windows-1250 i ISO-8859-2
• Pobranie wybranych kontaktów jako VCF lub ZIP, ten sam wybór także jako załącznik e-maila
• Wysłanie kontaktu SMS-em na czeski numer komórkowy
• Eksport tabeli do Excela i wydruk z respektowaniem filtra

Uprawnienia i bezpieczeństwo rekordów

• Cztery poziomy: brak dostępu, odczyt, odczyt i zapis, pełne zarządzanie wraz z usuwaniem i przywracaniem z kosza
• Prawo odczytu obejmuje już pobranie VCF i wysłanie SMS-a — zapis nie jest do tego potrzebny
• Usunięte rekordy pozostają w koszu i można je przywrócić

Książka adresowa czy od razu CRM? Jak zdecydować

To jedyne pytanie, które warto rozstrzygnąć przed wdrożeniem, bo oba moduły ewidencjonują kontakty i na pierwszy rzut oka się pokrywają.

Książka adresowa odpowiada na pytanie „kto to jest i jak się do niego dodzwonić". To firmowa książka telefoniczna: szybkie szukanie, karta ze zdjęciem, wymiana wizytówek z Outlookiem. Nie prowadzi spraw handlowych, nie pilnuje terminów i nie zapisuje historii rozmów.

CRM odpowiada na pytanie „jak z tą osobą robimy interesy". Kontakt jest tam powiązany z firmą, szansą sprzedaży, ofertą i notatkami z komunikacji.

Decyzja praktyczna: jeśli kontaktów potrzebuje głównie recepcja, asystentka i technicy, zacznij od książki adresowej — wdrożysz ją w jedno popołudnie i nikogo nie trzeba szkolić. Jeśli prowadzisz lejek sprzedażowy, książka adresowa nie wystarczy nawet na miesiąc. Oba moduły są w cenie pakietu, więc wybór nie dotyczy pieniędzy, lecz tego, którego ludzie faktycznie będą używać.

Książka adresowa dla małych firm, oddziałów i pracy w terenie

Firma do dwudziestu osób. Jeden import z Outlooka, trzy typy kontaktów i gotowe. Uprawnienia wystarczy ustawić na odczyt dla wszystkich i zapis dla dwóch osób utrzymujących katalog.

Firma z oddziałami. Typ kontaktu i pole Firma dźwigają tu największy ciężar — po nich się filtruje. Warto uzgodnić nazewnictwo, zanim do katalogu trafi tysiąc rekordów, bo współdzielone słowniki poprawia się gorzej niż pojedyncze kontakty.

Handel i serwis w terenie. Połączenie wyszukiwania w tabeli z wysłaniem kontaktu SMS-em pokrywa typową sytuację, w której ktoś potrzebuje jednego numeru i nie ma czasu szukać w przeglądarce.

Firmy z wysoką rotacją. Właśnie tu katalog zwraca się najszybciej: kontakty zostają w firmie, a nie u odchodzącego pracownika.

Ile kosztuje katalog firmowy

W eIntranecie płaci się za użytkownika, nie za moduł. Książka adresowa wchodzi w skład każdego pakietu tak samo jak wszystkie pozostałe moduły, więc nie jest rozliczana osobno.

Najczęstsze pytanie o książkę adresową brzmi: czy płaci się za liczbę kontaktów? Nie. Czy prowadzisz trzysta kontaktów, czy trzydzieści tysięcy, cena zależy wyłącznie od liczby osób z dostępem do systemu. Właśnie dlatego katalog wypada inaczej niż na przykład ewidencja obecności: obecność trzeba prowadzić wszystkim zatrudnionym, a katalogu realnie potrzebuje handel, recepcja, serwis i zarząd — czyli ułamek firmy.

Ceny są za użytkownika i miesiąc bez VAT. Pakiety różnią się przestrzenią dyskową na użytkownika (0,5 GB, 2 GB i 4 GB) oraz telefonicznym wsparciem technicznym, które wchodzi wyłącznie w skład pakietu extra. Aktualne stawki znajdziesz zawsze na stronie cennik.

Kosztów dodatkowych przy książce adresowej nie ma żadnych. Nie kupujesz czytnika ani terminala, za import nic się nie płaci, a zdjęcia kontaktów liczą się do zwykłej przestrzeni pakietu. Jedyna funkcja z własnymi kosztami to wysyłanie kontaktów SMS-em — zakłada ona włączony moduł SMS. Konsultacje i szkolenia, jeśli o nie poprosisz, rozliczane są zgodnie z cennikiem, ale przy katalogu mało kto ich potrzebuje.

Książka adresowa za darmo: co zrobią Kontakty Google i gdzie się kończą

Kontakty Google i współdzielony folder kontaktów w Microsoft 365 są darmowe albo wliczone w pakiet, który firma i tak opłaca, a dla pojedynczej osoby zupełnie wystarczają. Synchronizują się z telefonem, czego eIntranet nie robi. Jeśli twoi ludzie potrzebują kontaktów głównie w komórce, bądź wobec siebie szczery: osobny moduł nic ci nie da.

Granica leży w trzech miejscach. Pierwsze to kontrola dostępu — współdzieloną listę kontaktów zwykle widzą albo wszyscy, albo nikt, podczas gdy książka adresowa rozróżnia odczyt, zapis i usuwanie. Drugie to kategoryzacja: typ kontaktu, stanowisko i firma jako współdzielone słowniki pozwalają filtrować w sposób, na który zwykła lista nie wystarcza. Trzecie to odwracalność pomyłki — usunięty kontakt trafia do kosza, skąd da się go odzyskać.

Rozsądna zasada: do pięćdziesięciu kontaktów używanych przez dwie osoby zostań przy tym, co masz. Powyżej tej granicy, a zwłaszcza tam, gdzie kontakty zmienia więcej osób i pracownicy odchodzą, wspólna ewidencja zaczyna mieć sens.

Sprawdzić to można przez 14 dni za darmo, bez podawania danych do płatności.

Jak wdrożyć książkę adresową, żeby za rok nadal się nadawała

Samo wdrożenie to kwestia jednego popołudnia. O tym, czy katalog będzie użyteczny także za dwa lata, decydują dwie ustalenia, które trzeba zrobić wcześniej.

1. Uzgodnij nazewnictwo słowników. Firma, adres, stanowisko i typ kontaktu są współdzielone między rekordami. Kiedy trzy osoby założą „Klient", „klient" i „odbiorca", filtrowanie przestanie działać, zanim ktokolwiek to zauważy. Spisz pięć do ośmiu typów kontaktu i trzymaj się ich.
2. Rozdziel uprawnienia według ról, nie według zaufania. Zapis daj osobom, które naprawdę utrzymują katalog — zwykle dwóm, trzem. Reszcie wystarczy odczyt, który i tak pozwoli pobrać vCard i wysłać sobie kontakt SMS-em.
3. Importuj partiami. Wgraj najpierw mniejszy plik VCF, przejdź podgląd i obsługę duplikatów, a dopiero potem puść wielkie archiwum ZIP. Zachowanie importu poznasz na dwudziestu rekordach zamiast na dwóch tysiącach.
4. Uprzątnij duplikaty od razu. Przy imporcie z kilku źródeł konflikty pojawią się zawsze. Opcja „nadpisz" aktualizuje wyłącznie niepuste pola, więc starszy kontakt nie traci danych, których nowy plik nie zawiera.

Co przeczytać dalej