Wspólne dokumenty
Moduł Dokumenty stanowi miejsce przejrzystego przechowywania wszystkich ważnych dokumentów, takich jak umowy, regulaminy wewnętrzne, formularze, normy, instrukcje obsługi itp. oraz umożliwia ich udostępnianie w ramach całej firmy, w poszczególnych oddziałach lub ze współpracownikami zewnętrznymi.
Moduł Dokumenty przechowuje wszystkie umowy, regulaminy wewnętrzne, formularze, normy oraz instrukcje w jednym przejrzystym miejscu. Pliki układają się w drzewiastą strukturę folderów o dowolnej głębokości zagnieżdżenia, więc każdy od razu wie, gdzie szukać.
Każda edycja tworzy nową wersję, a oryginał pozostaje nienaruszony. W dowolnej chwili wrócisz do wcześniejszego brzmienia, sprawdzisz, kto i kiedy zmienił plik, i nie zgubisz żadnej wersji umowy.
Komu zezwolisz na odczyt, kto może zapisywać, usuwać czy tworzyć podfoldery, ustalasz przy każdym folderze osobno. Uprawnienia przydzielisz pojedynczym osobom lub całym grupom, w razie potrzeby zbiorczo jednym przyciskiem.
Współpracownikom wyślesz link wewnętrzny, partnerowi zewnętrznemu link publiczny o ograniczonej ważności. Dokument dotrze nawet do osoby bez logowania w eIntranecie, a Ty zachowasz kontrolę nad tym, kto się do niego dostanie.
Do czego możesz wykorzystać moduł Dokumenty
-
Podział według typów dokumentów
Umowy, dyrektywy, formularze i certyfikaty rozdzielisz na własne typy i foldery. Znalezienie właściwego pliku wśród setek staje się kwestią jednego kliknięcia.
-
Własne pola przy folderach
Do każdego folderu dodasz pole takie jak data ważności, numer, wybór z listy lub powiązanie z firmą z CRM czy konkretnym zleceniem. Ewidencja odwzorowuje wtedy dokładnie Twoje procesy.
-
Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści załączników
Szukasz po tekście wewnątrz plików, nie tylko po nazwie. Potrzebny fragment umowy odnajdziesz nawet wtedy, gdy nie pamiętasz, jak dokument się nazywa.
-
Zbiorczy upload i pobieranie
Wgrasz kilka plików naraz, a zaznaczone dokumenty pobierzesz w jednej paczce. Przy przenoszeniu całych agend oszczędza to czas.
-
Blokowanie dokumentu podczas pracy
Oznaczeniem „Będę nad tym pracować" dajesz innym znać, że właśnie edytujesz plik. Zapobiega to nadpisaniu cudzych zmian i zamieszaniu z wersjami.
-
Eksport listy do Excela
Przegląd dokumentów folderu wraz ze wszystkimi podfolderami wyeksportujesz do arkusza. Przydaje się przy przeglądach, audytach lub przekazywaniu agendy.
-
Potwierdzenie i powiadomienie o nowościach
Po dodaniu dokumentu system od razu proponuje utworzenie aktualności, więc współpracownicy dowiedzą się o nowej dyrektywie lub formularzu bez ponaglania.
-
REST API do automatyzacji
Dokumenty z innych systemów wprowadzasz do eIntranetu automatycznie przez interfejs API. Ręczne przesyłanie plików tym samym znika.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/5/dokumenty
Miej dokumenty firmowe pod kontrolą
Jedno miejsce na wszystkie pliki, jasne uprawnienia do każdego folderu i pełna historia wersji. Moduł Dokumenty zastąpi rozproszone dyski oraz skrzynki współdzielone i skróci szukanie i tłumaczenie, gdzie co leży.
Moduł Udostępniania dokumentów firmowych umożliwia centralne przechowywanie i łatwe udostępnianie wszystkich kluczowych danych biznesowych – od umów, poprzez wewnętrzne regulacje, po normy i instrukcje. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi szybko znajdziesz potrzebny plik, dodasz go do odpowiedniej kategorii i natychmiast ustawisz prawa dostępu.
Kluczowe funkcje i korzyści:
- Kategoryzacja według typów dokumentów – utrzymuj pliki przejrzyste, co oszczędza czas podczas wyszukiwania.
- Dokładne ustawienia uprawnień – określ, kto w jakich folderach może czytać, edytować lub zarządzać dokumentami, minimalizując ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
- Nagrywanie historii zmian – każda zmiana jest rejestrowana, dzięki czemu łatwo przywrócisz poprzednią wersję lub sprawdzisz, kto co edytował.
- Łatwe udostępnianie zewnętrznym partnerom – za pomocą bezpiecznych linków umożliw współpracownikom dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności instalowania dodatkowych narzędzi.
- Integracja z innymi modułami eIntranet.net – połączenie z CRM, HR lub magazynem zapewnia spójność danych w całej organizacji.
Wypróbuj Moduł Udostępniania dokumentów firmowych i uprość zarządzanie kluczowymi informacjami w swojej firmie. Zadzwoń już teraz i odkryj, jak szybko możesz zwiększyć produktywność swojego zespołu.