Dokumenty
Gdzie firma powinna trzymać umowy i regulaminy
Pomoc
Umowy, regulaminy wewnętrzne, formularze i instrukcje mają jedno miejsce. Rozdzielasz je na foldery i podfoldery tak głęboko, jak potrzebujesz, a drzewo zwijasz jednym przyciskiem.
Każda edycja tworzy nową wersję, a starsze zostają. Przy dokumencie widzisz, kto i kiedy wgrał wersję, a plik z każdej z nich możesz pobrać.
Pięć poziomów, od odczytu po zakładanie podfolderów i linki poza firmę. Uprawnienia nadajesz użytkownikom albo od razu grupom, przy wielu folderach naraz.
Generujesz link publiczny z datą ważności i limitem pobrań. Wybierasz, czy ma prowadzić do konkretnej wersji, czy zawsze do najnowszej.
Do czego możesz wykorzystać moduł dokumentów
-
Szukanie także wewnątrz plików
Filtr przeszuka nazwę, opis, tagi i samą treść załączników. Przełącznikiem rozszerzysz wyszukiwanie z jednego folderu na całe repozytorium.
-
Własne pola przy każdym folderze
Do czterech kolumn po swojemu — data, liczba, tekst, wybór z listy, firma z CRM albo zlecenie.
-
Masowe wgrywanie i pobieranie
Przeciągasz do czterdziestu plików i z każdego powstaje osobny dokument. Zaznaczone rekordy pobierasz potem naraz.
-
Blokada na dokumencie, nad którym pracujesz
Oznaczasz się jako pracujący i pozostali nie mogą tymczasem edytować. Koniec z wersjami nadpisanymi przez dwie osoby naraz.
-
Powiadomienie o nowym dokumencie
Po zapisaniu od razu zakładasz aktualność, dzięki czemu dowie się o nim cała firma.
-
Wstawianie dokumentów przez REST API
System zewnętrzny wstawia dokument sam i opcjonalnie tworzy do niego od razu link publiczny.
Moduł Udostępniania dokumentów firmowych umożliwia centralne przechowywanie i łatwe udostępnianie wszystkich kluczowych danych biznesowych – od umów, poprzez wewnętrzne regulacje, po normy i instrukcje. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi szybko znajdziesz potrzebny plik, dodasz go do odpowiedniej kategorii i natychmiast ustawisz prawa dostępu.
Kluczowe funkcje i korzyści:
- Kategoryzacja według typów dokumentów – utrzymuj pliki przejrzyste, co oszczędza czas podczas wyszukiwania.
- Dokładne ustawienia uprawnień – określ, kto w jakich folderach może czytać, edytować lub zarządzać dokumentami, minimalizując ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
- Nagrywanie historii zmian – każda zmiana jest rejestrowana, dzięki czemu łatwo przywrócisz poprzednią wersję lub sprawdzisz, kto co edytował.
- Łatwe udostępnianie zewnętrznym partnerom – za pomocą bezpiecznych linków umożliw współpracownikom dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności instalowania dodatkowych narzędzi.
- Integracja z innymi modułami eIntranet.net – połączenie z CRM, HR lub magazynem zapewnia spójność danych w całej organizacji.
Wypróbuj Moduł Udostępniania dokumentów firmowych i uprość zarządzanie kluczowymi informacjami w swojej firmie. Zadzwoń już teraz i odkryj, jak szybko możesz zwiększyć produktywność swojego zespołu.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Przy wstawianiu nowego dokumentu definiuje się także słowa kluczowe (tagi), według których będzie można dokument odnaleźć.
Filtr ma dla nich osobne pole i szuka w różnych folderach, więc tagiem powiążesz dokumenty ze sobą związane, nawet gdy każdy leży gdzie indziej w drzewie.
Tak. W ustawieniach modułu można zdefiniować wielopoziomową strukturę do wstawiania dokumentów. Zgodnie z ustawioną strukturą użytkownikom przydziela się uprawnienia dostępu do poszczególnych folderów i podfolderów, a liczba folderów ani podfolderów nie jest ograniczona.
Nad drzewem są przyciski Zwiń wszystko i Rozwiń wszystko. Folder bez podfolderów da się później przenieść w inne miejsce drzewa.
Tak. W ustawieniach modułu dokumentów można zezwolić, by przy wstawianiu nowego dokumentu automatycznie pojawiała się możliwość utworzenia aktualności.
Opcja pokazuje się wtedy wprost w oknie dodawania dokumentu jako pole wyboru. Po zapisaniu powstaje wpis w module Aktualności, więc o dokumencie dowie się cała firma.
Tak. Bezpośrednio w module można edytować następujące pliki (użytkownik musi mieć zainstalowany Microsoft Office):
- Word (.doc, .docx, .odt, .rtf)
- Excel (.xls, .xlsx, .csv, .ods)
- PowerPoint (.ppt, .pptx)
Plik otwiera się w odpowiedniej aplikacji Office przez WebDAV i zapisuje z powrotem do eIntranetu.
Tak. W module dokumentów można wyszukiwać również wewnątrz wgranych plików, za pomocą sekcji Filtr. Funkcja obejmuje ponad sześćdziesiąt typów plików (na przykład .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), w tym pdf oraz ocr nad zeskanowanymi dokumentami.
Pełny tekst pracuje na indeksie, więc pliki wgrane przed włączeniem indeksowania nie muszą się w nim znajdować. Reindeksację uruchamia administrator.
Tak, jest to możliwe. Aby wygenerować link, konieczne jest posiadanie odpowiednich praw dostępu przypisanych w ustawieniach modułu. Następnie bezpośrednio w module dokumentu tworzony jest link (ikona łącza), który można wysłać w razie potrzeby.
W takim przypadku prawdopodobnie masz w przeglądarce zablokowane pobieranie wielu plików. Funkcja Pobierz zaznaczone otwiera pobieranie załączników wszystkich zaznaczonych dokumentów po kolei, co przeglądarka może uznać za niechciane.
W przeglądarce Chrome zezwolisz na wiele plików w ustawieniach witryny w pozycji Automatyczne pobieranie.
Tak, w module można przechowywać poszczególne wersje dokumentów. Każda edycja tworzy nową wersję, a starsze zostają wraz z plikami do pobrania.
Historia jest uporządkowana od najnowszej, a przy każdej wersji widzisz, kto i kiedy ją wgrał. Jeśli przy folderze włączona jest opcja nowej wersji tylko przy zmianie pliku, sama zmiana opisu nie podniesie numeru wersji.
Pojedynczy plik może mieć do 100 MB. Do jednego dokumentu da się naraz wgrać do 60 załączników; przy dodawaniu masowym, gdy z każdego pliku powstaje osobny dokument, limit wynosi 40 plików na jedno wgranie.
Wgrywać można wielokrotnie. Pamiętaj, że każda wersja dokumentu trzyma własny załącznik, więc wersjonowanie zużywa przestrzeń dyskową pakietu.
Tak, jest to możliwe. Do wygenerowania linku trzeba mieć nadane w ustawieniach modułu odpowiednie uprawnienia dostępu. Następnie bezpośrednio w module dokumentów tworzy się link (ikona linku), który można w razie potrzeby rozesłać.
Przy linku ustawiasz datę ważności, dozwoloną liczbę wyświetleń lub pobrań oraz to, czy ma prowadzić do konkretnej wersji, czy zawsze do najnowszej.
Decydujesz o tym przy jego tworzeniu. Domyślna ważność to 14 dni, ale datę można zmienić. Osobno ustawiasz dozwoloną liczbę wyświetleń albo pobrań — zero oznacza bez ograniczeń — oraz to, czy link ma prowadzić zawsze do konkretnej wersji, czy zawsze do najnowszej.
Uwaga: ze względów bezpieczeństwa link pokazuje się tylko raz, przy tworzeniu. Zapisz go, zanim zamkniesz okno, bo później system już go nie wyświetli.
Rejestracja jest niezobowiązująca, a aplikację można bezpłatnie testować przez 14 dni.