Wspólne dokumenty
Moduł Dokumenty stanowi miejsce przejrzystego przechowywania wszystkich ważnych dokumentów, takich jak umowy, regulaminy wewnętrzne, formularze, normy, instrukcje obsługi itp. oraz umożliwia ich udostępnianie w ramach całej firmy, w poszczególnych oddziałach lub ze współpracownikami zewnętrznymi.
Organizuj firmowe dokumenty w przejrzystej strukturze drzewiastej z dowolną liczbą poziomów podfolderów. Każdy folder posiada własne ustawienia praw dostępu – określ, kto może czytać, edytować, usuwać lub tworzyć podfoldery. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi znajdziesz każdy plik w kilka sekund.
Każda edycja dokumentu automatycznie tworzy nową wersję, zachowując pełną historię. Możesz w każdej chwili wrócić do wcześniejszej wersji, porównać różnice i śledzić, kto i kiedy dokonał zmian. Żaden ważny dokument nigdy nie zostanie utracony ani nadpisany.
Udostępniaj dokumenty współpracownikom za pomocą bezpośrednich linków wewnętrznych lub partnerom zewnętrznym i klientom poprzez linki publiczne z ograniczonym czasem ważności. Zachowujesz pełną kontrolę nad tym, kto i jak długo ma dostęp do danych.
Nie szukaj dokumentów tylko po nazwie – przeszukuj bezpośrednio zawartość plików. Silnik wyszukiwania pełnotekstowego analizuje teksty wewnątrz dokumentów i natychmiast dostarcza trafne wyniki. Znajdź potwierdzenie, umowę lub dowolny inny dokument w ciągu sekund.
Ustawiaj uprawnienia na poziomie poszczególnych folderów – odczyt, zapis, usuwanie, tworzenie podfolderów i udostępnianie publiczne. Każdy użytkownik widzi tylko to, do czego ma uprawnienia. Wrażliwe dane firmowe pozostają bezpieczne bez ograniczania produktywności.
Do czego możesz wykorzystać moduł dokumentów
-
Masowe przesyłanie i pobieranie plików
Prześlij wiele plików jednocześnie za pomocą przeciągania lub wyboru plików. Równie łatwo zaznacz i pobierz wiele dokumentów w jednym archiwum ZIP. Oszczędzaj czas przy codziennej pracy z dużą liczbą plików.
-
Blokowanie dokumentu podczas edycji
Gdy pracujesz nad dokumentem, system automatycznie oznacza go jako zablokowany dla pozostałych użytkowników. Zapobiega to konfliktom edycji i zapewnia, że kilka osób nie modyfikuje jednocześnie tego samego pliku.
-
Własne pola dla każdego folderu
Zdefiniuj opcjonalne własne pola dla każdego folderu – data, numer, tekst, lista wyboru, firma z CRM lub zamówienie. Wzbogać dokumenty o ustrukturyzowane metadane, ułatwiające filtrowanie i nawigację.
-
Eksport listy dokumentów do Excela
Wyeksportuj pełną listę dokumentów wraz z podfolderami do przejrzystego pliku Excel. Idealny do audytów, inwentaryzacji dokumentacji lub przekazywania zestawień kierownictwu.
-
Kategoryzacja według typów dokumentów
Organizuj dokumenty za pomocą predefiniowanych typów – umowy, potwierdzenia, faktury, dokumentacja techniczna i inne. Typy dokumentów upraszczają kategoryzację i umożliwiają szybkie wyszukiwanie w całej strukturze folderów.
-
REST API do automatycznego przesyłania
Połącz moduł dokumentów z zewnętrznymi systemami za pomocą REST API. Zautomatyzuj przesyłanie dokumentów z innych aplikacji i zapewnij, że cała dokumentacja firmowa trafia do jednego centralnego miejsca.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/5/dokumenty
Firmowe dokumenty – bezpiecznie i przejrzyście w jednym miejscu
Moduł Dokumenty w eIntranecie zastępuje chaotyczne udostępnianie plików przez e-mail i nieprzejrzyste dyski sieciowe. Od przesłania dokumentu przez wersjonowanie i udostępnianie po wyszukiwanie pełnotekstowe – wszystko działa online, bezpiecznie i z pełną kontrolą praw dostępu.
Moduł Udostępniania dokumentów firmowych umożliwia centralne przechowywanie i łatwe udostępnianie wszystkich kluczowych danych biznesowych – od umów, poprzez wewnętrzne regulacje, po normy i instrukcje. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi szybko znajdziesz potrzebny plik, dodasz go do odpowiedniej kategorii i natychmiast ustawisz prawa dostępu.
Kluczowe funkcje i korzyści:
- Kategoryzacja według typów dokumentów – utrzymuj pliki przejrzyste, co oszczędza czas podczas wyszukiwania.
- Dokładne ustawienia uprawnień – określ, kto w jakich folderach może czytać, edytować lub zarządzać dokumentami, minimalizując ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
- Nagrywanie historii zmian – każda zmiana jest rejestrowana, dzięki czemu łatwo przywrócisz poprzednią wersję lub sprawdzisz, kto co edytował.
- Łatwe udostępnianie zewnętrznym partnerom – za pomocą bezpiecznych linków umożliw współpracownikom dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności instalowania dodatkowych narzędzi.
- Integracja z innymi modułami eIntranet.net – połączenie z CRM, HR lub magazynem zapewnia spójność danych w całej organizacji.
Wypróbuj Moduł Udostępniania dokumentów firmowych i uprość zarządzanie kluczowymi informacjami w swojej firmie. Zadzwoń już teraz i odkryj, jak szybko możesz zwiększyć produktywność swojego zespołu.