Wspólne dokumenty
Moduł Dokumenty stanowi miejsce przejrzystego przechowywania wszystkich ważnych dokumentów, takich jak umowy, regulaminy wewnętrzne, formularze, normy, instrukcje obsługi itp. oraz umożliwia ich udostępnianie w ramach całej firmy, w poszczególnych oddziałach lub ze współpracownikami zewnętrznymi.
Do czego możesz wykorzystać moduł dokumentów
- Moduł ten można wykorzystać do archiwizacji dokumentów, ponieważ dla każdego dokumentu można zobaczyć kto, kiedy wstawił dokument i jaka jest jego wersja (wraz z możliwością wyświetlenia poprzednich wersji).
- Moduł umożliwia tworzenie typów (folderów) i podtypów (podfolderów) dokumentów, do których następnie można ustawić różne rodzaje praw dostępu dla poszczególnych pracowników - dostęp do folderów i podfolderów tylko dla uprawnionych użytkowników.
- Podczas tworzenia wielopoziomowej struktury porządkowania dokumentów nie ma ograniczenia co do liczby poziomów ani liczby dokumentów, które można przechowywać.
- Wszystkie foldery i podfoldery z zapisanymi dokumentami można łatwo przeszukiwać i sortować. Można również wyszukiwać bezpośrednio wewnątrz dokumentów, w ponad sześćdziesięciu typach plików (takich jak .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), w tym pdf i ocr nad zeskanowanymi dokumentami.
- Do wstawionych dokumentów można przypisać słowa kluczowe (tagi), które następnie można wykorzystać do wyszukiwania dokumentu.
- Poszczególne dokumenty przechowywane w ramach modułu dokumentów (pliki Word, Excel, PowerPoint) mogą być edytowane bezpośrednio w module dokumentów (nie ma potrzeby zapisywania dokumentu na dysku, edycji i ponownego ładowania).
- W razie potrzeby można wygenerować bezpośredni link do wstawionych dokumentów do pobrania przez osoby, które nie są użytkownikami eIntranetu.
- Istnieje możliwość wysyłania wiadomości o wstawieniu nowego dokumentu poprzez moduł wiadomości.
Moduł Udostępniania dokumentów firmowych umożliwia centralne przechowywanie i łatwe udostępnianie wszystkich kluczowych danych biznesowych – od umów, poprzez wewnętrzne regulacje, po normy i instrukcje. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi szybko znajdziesz potrzebny plik, dodasz go do odpowiedniej kategorii i natychmiast ustawisz prawa dostępu.
Kluczowe funkcje i korzyści:
- Kategoryzacja według typów dokumentów – utrzymuj pliki przejrzyste, co oszczędza czas podczas wyszukiwania.
- Dokładne ustawienia uprawnień – określ, kto w jakich folderach może czytać, edytować lub zarządzać dokumentami, minimalizując ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
- Nagrywanie historii zmian – każda zmiana jest rejestrowana, dzięki czemu łatwo przywrócisz poprzednią wersję lub sprawdzisz, kto co edytował.
- Łatwe udostępnianie zewnętrznym partnerom – za pomocą bezpiecznych linków umożliw współpracownikom dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności instalowania dodatkowych narzędzi.
- Integracja z innymi modułami eIntranet.net – połączenie z CRM, HR lub magazynem zapewnia spójność danych w całej organizacji.
Wypróbuj Moduł Udostępniania dokumentów firmowych i uprość zarządzanie kluczowymi informacjami w swojej firmie. Zadzwoń już teraz i odkryj, jak szybko możesz zwiększyć produktywność swojego zespołu.