Szkolenie pracowników

Przypomnienia o treningu wysyłane są w godzinach 6-7 rano.

Tak, jest to jednak funkcja opcjonalna, którą włącza się osobno dla każdego typu szkolenia. W polu przypomnień wpisuje się liczby dni przed końcem ważności oddzielone średnikiem, na przykład 30;14;7;0. Dopóki pole pozostaje puste, ważność danego szkolenia nie jest monitorowana i żaden e-mail nie zostanie wysłany.

Wysyłkę realizuje aplikacja automatycznie w nocy, dlatego po włączeniu warto potwierdzić u administratora, że jest ona wpisana w harmonogramie serwera. Statusy Ważne, Wkrótce wygasa i Wygasłe są w zestawieniach wyliczane zawsze, także bez tego zadania.

Nie. Aplikacja nie ma wbudowanej tabeli okresów powtarzania i nie wylicza terminu. Zarówno interwał powtarzania, jak i okres ważności ukończonego szkolenia wprowadza się ręcznie przy każdym typie szkolenia, zgodnie z własnymi zasadami i zaleceniem osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje.

Ważność można ustawić jako Bezterminowo, Do daty albo Liczba dni od ukończenia. Pole monitorowania zbliżającego się końca ważności pojawia się tylko przy tych dwóch ostatnich wariantach.

Nie. Szkolenia, których ważność upłynęła ponad 90 dni temu, nie są już przypominane, a zapis zostaje po cichu zamknięty. Właśnie po to, aby pierwsze uruchomienie funkcji w firmie z wieloletnią historią nie wywołało lawiny powiadomień o dawno wygasłych szkoleniach.

Drugie zabezpieczenie tkwi w samej kaskadzie przypomnień: wysyłany jest zawsze tylko jeden e-mail, dla najpilniejszego osiągniętego progu. Nawet po kilkudniowej przerwie w wysyłce nie przyjdzie więc kilka e-maili naraz.

Tak, jeżeli przy typie szkolenia zaznaczono opcję automatycznego ponownego przypisania po upływie ważności. Pracownik otrzyma wtedy nowe przypisanie o statusie Przydzielone, z terminem wynikającym z liczby dni na realizację przy powtórzeniu, oraz wiadomość e-mail. Przenoszony jest typ potwierdzenia i lista osób zatwierdzających.

Powstaje zawsze tylko jedno nowe przypisanie, a nie seria kopii. Bez zaznaczenia tej opcji szkolenie pozostanie jedynie oznaczone jako Wygasłe i trzeba je przypisać ręcznie.

Przy każdym potwierdzeniu zapisywany jest czas serwera oraz adres IP osoby, która go dokonała. To co innego niż data realizacji, którą pracownik wpisuje sam – szkolenie mogło odbyć się wcześniej, na przykład na kursie zewnętrznym. Dowód potwierdzenia powstaje na serwerze w momencie wysłania i nie jest później nadpisywany.

Przy szkoleniach zatwierdzanych przez osobę upoważnioną dowód zapisywany jest po stronie osoby zatwierdzającej. Przy dokumentach do przeczytania dodatkowo rejestrowane jest potwierdzenie każdego pojedynczego pliku PDF osobno.

Nie. Serwer odrzuci wysyłkę i wypisze, które dokumenty pozostają do zaznaczenia. Wcześniej pilnowała tego wyłącznie przeglądarka, więc kontrolę dało się obejść.

Uczciwe zastrzeżenie: zaznaczenie przy tekście pisanym bezpośrednio w aplikacji nadal pilnuje tylko przeglądarka, kontrola po stronie serwera dotyczy dokumentów PDF do przeczytania. Żadne oprogramowanie nie zweryfikuje też, czy człowiek naprawdę przeczytał tekst – udokumentować można to, że kliknął. Do sprawdzenia wiedzy służy test z modułu Testy.

Tak, usunięcie przypisania nie jest nieodwracalne. W zakładce Zarządzanie szkoleniami należy kliknąć przycisk Usunięte i przejść do listy usuniętych przypisań pracowników. Ikona recyklingu przywraca zapis wraz ze statusem, datą realizacji i ważnością.

W tym samym koszu znajdują się także usunięte typy szkoleń. Dane pozostają w koszu przez 100 dni.

Nie. Przypisanie polega zawsze na wyborze konkretnych osób w oknie dialogowym, a automatyzmu według stanowiska w module nie ma. Stanowisko wyświetla się przy pracownikach jako kolumna, po której można wyszukiwać i sortować, więc zaznaczenie naraz wszystkich magazynierów sprowadza się do jednego wyszukania.

W jednym oknie ustawia się następnie zbiorczo wspólny Termin realizacji, typ potwierdzenia oraz osoby zatwierdzające, a do pracowników opcjonalnie trafia e-mail informacyjny.

Kopia powstaje dopiero po upływie ustawionej liczby dni i przenoszone są do niej tekst do przeczytania, dokumenty PDF do przeczytania, powiązane testy oraz ustawienia powiadomień. Osoba, która szkolenie założyła, otrzymuje e-mail z prośbą o sprawdzenie nowej kopii i przypisanie jej pracownikom.

Przypisania pracowników nie są przenoszone do kopii. Jeżeli szkolenie ma być przydzielane samoczynnie, zamiast powtarzania należy użyć monitorowania końca ważności z automatycznym ponownym przypisaniem.

Tak. Pracownik przeciąga go do okna wypełnienia razem z datą odbycia i ewentualną uwagą. Przy certyfikatach format nie jest ograniczony, więc przejdzie zarówno skan, jak i zdjęcie papierowego zaświadczenia. Wgrać można do 60 plików, każdy o wielkości do 100 MB, a na dysku są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.

Przy dokumentach do przeczytania, które do szkolenia dodaje administrator, obowiązuje inna zasada – przyjmowany jest wyłącznie PDF, ponieważ otwierają się pracownikom we wbudowanej przeglądarce.

Nie, do tych zagadnień służy osobny moduł BHP. Moduł Szkolenia pracowników prowadzi ewidencję wyłącznie szkoleń. Obie części spotykają się jednak w Terminarzu modułu BHP, gdzie ważności ukończonych szkoleń znajdują się w jednym zestawieniu obok ważności orzeczeń z zakresu medycyny pracy.

Jedna różnica warta jest wspomnienia: przypomnienia o zbliżającym się końcu ważności rozsyła moduł Szkolenia pracowników, natomiast Terminarz jest zestawieniem pasywnym.