Angielski
Słowacki
Węgierski
Niemiecki
HiszpańskiWysyłanie i podpisywanie dokumentów drogą elektroniczną
Moduł umożliwia podstawowe elektroniczne podpisywanie dokumentów oraz ułatwia administrację z klientami, dostawcami, pracownikami.
Prześlij dokument w formacie PDF, podaj adres e-mail i numer telefonu odbiorcy, a następnie wyślij prośbę o podpis jednym kliknięciem. Odbiorca otrzyma unikalny link bezpośrednio w swojej skrzynce pocztowej. Możesz wysłać dokumenty do podpisu dowolnej liczbie osób — każda z nich otrzyma własny link i kod weryfikacyjny.
Bezpieczeństwo podpisu zapewnia weryfikacja dwuskładnikowa. Po otwarciu linku do podpisu system automatycznie wysyła 6-cyfrowy kod weryfikacyjny na telefon komórkowy odbiorcy. Bez podania prawidłowego kodu nie można podpisać dokumentu, co gwarantuje identyfikację osoby podpisującej i chroni przed nadużyciami.
Odbiorca rysuje swój podpis bezpośrednio w przeglądarce — myszką na komputerze lub palcem na urządzeniu mobilnym lub tablecie. Podpis jest automatycznie wstawiany na końcu dokumentu PDF wraz z datą, godziną i adresem IP podpisującego. Nie jest potrzebne żadne specjalne oprogramowanie ani aplikacja.
Po zebraniu wszystkich podpisów system automatycznie scala wszystkie załączniki PDF i strony podpisów w jeden końcowy dokument. Wynikowy PDF można pobrać, zarchiwizować lub udostępnić stronom trzecim. Opcjonalnie na ostatniej stronie można umieścić kod QR do weryfikacji autentyczności dokumentu.
Kluczowe funkcje elektronicznego podpisywania dokumentów
-
Typy dokumentów z własnymi uprawnieniami
Twórz własne kategorie dokumentów (umowy o pracę, zamówienia, aneksy) i ustawiaj uprawnienia dostępu dla każdej kategorii według stanowisk lub indywidualnych użytkowników na 5 poziomach.
-
Zapis daty, godziny i adresu IP
Dla każdego podpisu system rejestruje dokładną datę i godzinę, adres IP oraz informacje o urządzeniu. Dane te są umieszczane na stronie podpisu w PDF i służą jako dowód do celów audytowych.
-
Podpisywanie na PC, telefonie lub tablecie
Do złożenia podpisu elektronicznego wystarczy dowolna przeglądarka internetowa. Odbiorca nie musi mieć konta w systemie ani instalować żadnej aplikacji — wystarczy otworzyć link z wiadomości e-mail i podpisać.
-
Kod QR do weryfikacji autentyczności
Do końcowego PDF można opcjonalnie dodać kod QR, który pozwala w każdej chwili sprawdzić, czy dokument pochodzi z Państwa systemu i nie został zmieniony po wygenerowaniu.
-
Zaplanowane wysyłanie
Ustaw dokładny termin wysłania dokumentu — na przykład przygotuj umowę w piątek i zaplanuj wysłanie na poniedziałek rano. Możesz również ustawić okres ważności linku, określający termin na podpisanie dokumentu.
-
Pełna historia i ścieżka audytu
Każdy dokument posiada szczegółową historię wszystkich operacji — od utworzenia, przez wysłanie, aż po podpisanie. Wszystkie zapisy są dostępne do celów audytów wewnętrznych i prawnych.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/82/elektroniczne-podpisy
Podpisuj dokumenty online — szybko, bezpiecznie i z dowolnego miejsca
Elektroniczny podpis dokumentów w eIntranet.net oszczędza czas oraz koszty drukowania i dostarczania. Dzięki weryfikacji SMS i zapisowi adresu IP masz pewność co do identyfikacji osoby podpisującej. Niezależnie od tego, czy podpisujesz umowy o pracę, zamówienia czy jakiekolwiek inne dokumenty — wszystko załatwisz online w ciągu kilku minut.
Elektroniczny podpis dokumentów online – szybki i bezpieczny sposób, aby wysłać i podpisać umowy lub wewnętrzne dokumenty bez konieczności drukowania i skanowania.
- Podpis zdalny: Umożliwia pracownikom, dostawcom oraz klientom podpisanie dokumentów ze dowolnego urządzenia – telefonu komórkowego, tabletu lub PC. Dzięki temu skraca się czas potrzebny na zawarcie transakcji o nawet 70 %.
- Prosta integracja: Moduł jest natywnie połączony z modułem CRM i HR eIntranet.net, dzięki czemu podpisane dokumenty automatycznie trafiają do właściwych przepływów pracy.
- Zabezpieczony podpis: Używamy certyfikatu zgodnego z europejską normą EU-ESIGN oraz eIDAS, co zapewnia prawne ważność i możliwość audytu każdego podpisanego pliku.
Każdy podpis jest powiązany z znaczkiem czasowym i adresem IP, dzięki czemu można łatwo udowodnić autentyczność dokumentu w razie potrzeby. - Oszczędność kosztów: Eliminacja papierowych formularzy i opłat pocztowych przynosi roczne oszczędności do 15 % na administracji.
Ten moduł skraca czas zawierania umów, zmniejsza liczbę błędów i wspiera cyfrową transformację Twojej firmy. Wypróbuj podpis elektroniczny już dziś – uprość sobie życie i zaoszczędź czas!