Zatwierdzenie

Tak, dotyczy. Liczba podpisów ustawiona przy typie dokumentu odnosi się zarówno do zatwierdzenia, jak i do odrzucenia, a rozstrzyga ta, którą osiągnięto wcześniej.

W praktyce: gdy ustawisz dwa podpisy przy typie zatwierdzanym przez cztery osoby, dwa sprzeciwy zakończą proces jako odrzucony – choćby pozostała dwójka chciała się zgodzić. Tę symetrię warto przemyśleć wcześniej.

Nie. W mailu powiadamiającym są przyciski Zatwierdź i Odrzuć, działające bez logowania; odnośnik zabezpieczony jest unikalnym hashem konkretnego wniosku.

Właśnie dlatego ten mail należy do wiadomości poufnych – kto dostanie go w ręce, może zdecydować. Zatwierdzający może oczywiście zdecydować także zwykłą drogą, w szczegółach wniosku.

Ponieważ prawo zapisu i rola zatwierdzającego to dwa osobne ustawienia. Prawo zapisu pozwala zakładać wnioski i dodawać notatki; zatwierdzać może tylko ten, kto jest zarazem na liście zatwierdzających danej tury.

Zatwierdzających ustawia administrator w Ustawienia → Zatwierdzanie w kolumnach 1. stopień – może zatwierdzać i 2. stopień – może zatwierdzać. Pomylenie tych dwóch rzeczy jest najczęstszą przyczyną tego zgłoszenia.

Zależy od opcji Zamknij automatycznie, którą wnioskodawca zaznacza przy tworzeniu wniosku. Jeśli jest włączona, system po upływie terminu Zatwierdzić do przenosi wniosek do statusu Odrzucony i zapisuje w notatkach, że chodziło o automatyczne odrzucenie z powodu upływu daty.

Bez tej opcji wniosek pozostaje otwarty także po terminie i zatwierdzający mogą o nim nadal decydować. O automatycznym zamknięciu idzie mail powiadamiający do wnioskodawcy i do zatwierdzających.

Do pięciu. Przy każdym wybierasz nazwę i jeden z trzech typów: tekst/liczba do 250 znaków, tekst bez ograniczenia długości albo data.

Pole pojawia się w formularzu przy zakładaniu wniosku i w tabeli przeglądowej, więc da się po nim sortować i filtrować. Pola stałe ma każdy wniosek zawsze: Nazwa, Opis, Wprowadził, Data i godzina wprowadzenia, Zatwierdzić do, Zaakceptował i Odrzucił.

Nie. Moduł Zatwierdzanie obsługuje najwyżej dwie tury – liczba podpisów dla tury 2 równa 0 oznacza proces jednoturowy.

Do bardziej złożonego obiegu – łańcuchów wieloturowych, uzupełniania formularzy w kolejnej turze, rozgałęzień według kwoty – polecamy moduł Wnioski, zaprojektowany właśnie do takich przypadków.

Tak, o ile masz aktywny moduł Poczta dokumentowa. W dolnej części szczegółów doręczonej przesyłki jest przycisk przekazania do procesu zatwierdzania; wypełniasz parametry i wysyłasz.

Zeskanowany dokument zostaje przy pierwotnym wpisie poczty, więc danych nigdzie się nie przepisuje. To najczęstszy sposób wprowadzania do modułu otrzymanych faktur i umów.

Tak, jeśli wnioskodawca przy tworzeniu zaznaczył opcję Zgadzam się/nie zgadzam także po zatwierdzeniu lub odrzuceniu. Wypowiedzi można dodawać najdłużej do daty podanej w polu Zatwierdzić do.

Dodatkowe wypowiedzi nie zmieniają wynikowego statusu wniosku – służą zmapowaniu opinii wszystkich zainteresowanych, nie rewizji decyzji.

Nie. Liczba wniosków, typów dokumentów ani tur zatwierdzania nie wpływa na cenę. To istotna różnica wobec narzędzi do podpisu elektronicznego, rozliczanych zwykle za dokument albo za kopertę.

Cena zależy od liczby użytkowników. Konta potrzebuje ten, kto wnioski zakłada, i ten, kto o nich decyduje – w firmie z pięćdziesięcioma pracownikami bywa to dziesięć do piętnastu osób.