Zatwierdzanie dokumentów
Moduł zatwierdzania stanowi istotną pomoc w zapewnieniu przejrzystego obiegu wszelkich dokumentów firmowych oraz w zapewnieniu ich sprawnego procesu zatwierdzania. Można go wykorzystać np. do zatwierdzania ofert, umów, zamówień itp. W przypadku bardziej złożonych wdrożeń zalecamy korzystanie z modułu aplikacji, który umożliwia wielokrotne zatwierdzanie, dodawanie formularzy w kolejnej rundzie i inne bardziej złożone działania.
Utwórz nowy wniosek o zatwierdzenie w zaledwie kilka kliknięć. Dołącz załączniki, wypełnij własne pola i przypisz wniosek do odpowiedniego łańcucha zatwierdzania. Przejrzysty formularz zapewnia, że żadna ważna informacja nie zostanie pominięta.
Skonfiguruj proces zatwierdzania zgodnie z potrzebami Twojej organizacji. Wybierz zatwierdzanie jednorundowe dla prostszych spraw lub proces dwurundowy z konfigurowalną liczbą podpisów na rundę. System automatycznie zarządza przepływem pracy i powiadamia wszystkie zaangażowane strony.
Osoby zatwierdzające otrzymują powiadomienia e-mail z pełnymi szczegółami wniosku. Mogą zatwierdzić lub odrzucić wniosek bezpośrednio z wiadomości e-mail jednym kliknięciem, bez konieczności logowania się do systemu. Przyspiesz cały proces zatwierdzania i zminimalizuj opóźnienia.
Zdefiniuj różne typy dokumentów z własnymi łańcuchami zatwierdzania i prawami dostępu. Każdy typ dokumentu może mieć inną liczbę osób zatwierdzających, różne terminy i specyficzne reguły. Dzięki szczegółowym ustawieniom uprawnień każdy użytkownik widzi tylko to, czego potrzebuje.
Do czego możesz wykorzystać moduł zatwierdzania
- Konfigurowalna liczba podpisów
Zdefiniuj wymaganą liczbę podpisów dla każdej rundy procesu zatwierdzania. System automatycznie śledzi postęp i po uzyskaniu wystarczającej liczby zgód przenosi wniosek do następnej rundy lub go zatwierdza.
- Automatyczne odrzucenie po upływie terminu
Ustaw termin zatwierdzenia, a system automatycznie odrzuci wnioski, które nie zostały rozpatrzone na czas. Zapobiegaj gromadzeniu się nierozpatrzonych wniosków i zapewnij płynny przebieg procesów.
- Komentarze i notatki do każdego wniosku
Osoby zatwierdzające mogą dodawać komentarze i notatki do każdego wniosku. Cała komunikacja jest rejestrowana bezpośrednio przy wniosku, dzięki czemu masz pełną historię podejmowania decyzji w jednym miejscu.
- Eksport do Excela i drukowanie
Eksportuj przeglądy procesów zatwierdzania do formatu Excel w celu dalszego przetwarzania lub je wydrukuj. Filtruj dane według statusu, typu dokumentu, okresu lub osoby zatwierdzającej.
- Definiowanie pozycji i procesów zatwierdzania
Twórz własne typy pozycji do zatwierdzenia i dla każdego typu ustaw specyficzny proces zatwierdzania. Elastyczna konfiguracja pozwala pokryć dowolny wewnętrzny przepływ pracy w Twojej organizacji.
- Indywidualne prawa dostępu
Ustaw różne prawa dostępu dla poszczególnych użytkowników lub grup. Zdecyduj, kto może tworzyć wnioski, kto je zatwierdza i kto ma dostęp do przeglądów i eksportów.
Integracja z innymi modułami
Moduł Zatwierdzenia współpracuje z innymi częściami systemu eIntranet, zapewniając maksymalną efektywność procesów.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/14/zatwierdzenie
Uprość procesy zatwierdzania w swojej firmie
Przestań obsługiwać zatwierdzenia przez e-maile i papierowe formularze. Dzięki modułowi Zatwierdzenia w eIntranet zyskujesz przejrzysty, szybki i w pełni elektroniczny proces od złożenia wniosku do ostatecznej decyzji.
E‑autoryzacja dokumentów jest kluczowym narzędziem, które przyspieszy obieg firmowych dokumentów i zminimalizuje biurokratyczne obciążenia.
- Szybki proces zatwierdzania – ustawienie maksymalnie dwóch rund zatwierdzeń dla każdego dokumentu pozwoli zaoszczędzić do 30 % czasu na ręczną kontrolę.
- Elastyczne prawa dostępu – określ, kto może zatwierdzić lub skomentować konkretne elementy i zapewnij prawidłową hierarchię decyzji.
- Prosta integracja z innymi modułami – połącz z CRM, księgowością czy magazynem w celu automatycznego generowania ofert, umów lub zamówień.
- Kompleksowa ścieżka audytu – każdy krok jest rejestrowany, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad historią zmian i zatwierdzeń.
Ten moduł jest idealny dla firm, które potrzebują szybkiego i przejrzystego obiegu dokumentów, nie inwestując w oddzielne systemy. Wypróbuj elektroniczną autoryzację i zobacz natychmiastowe korzyści – redukcję czasu administracyjnego, zwiększenie precyzji i lepszą współpracę między działami.
Zacznij już dziś i przekształć procesy w swojej firmie z eIntranet.net.