Zatwierdzanie dokumentów
Moduł zatwierdzania stanowi istotną pomoc w zapewnieniu przejrzystego obiegu wszelkich dokumentów firmowych oraz w zapewnieniu ich sprawnego procesu zatwierdzania. Można go wykorzystać np. do zatwierdzania ofert, umów, zamówień itp. W przypadku bardziej złożonych wdrożeń zalecamy korzystanie z modułu aplikacji, który umożliwia wielokrotne zatwierdzanie, dodawanie formularzy w kolejnej rundzie i inne bardziej złożone działania.
Zatwierdzenie, odrzucenie oraz wyrażenie zgody odbywa się całkowicie online. Tworzysz wniosek, dołączasz pliki, a system sam kieruje go do właściwych osób. Koniec z papierowymi teczkami krążącymi po biurze.
Dla każdego typu dokumentu ustalasz, ile podpisów zamyka etap. Potrzebujesz wieloetapowej akceptacji? Drugi etap rusza automatycznie, gdy tylko pierwszy zostanie zakończony.
Każdy zatwierdzający dostaje powiadomienie z przyciskami Zatwierdź i Odrzuć. Jedno kliknięcie i gotowe. Bez logowania, bez szukania, gdzie ten wniosek jest. Łącze chroni unikalny hash wniosku.
Umowy, faktury powyżej limitu, wnioski inwestycyjne - każdy typ ma swój łańcuch zatwierdzających, liczbę podpisów i prawa dostępu. To Ty decydujesz, kto co widzi.
Do czego możesz wykorzystać moduł zatwierdzania
-
Pola własne dla każdego typu
Dodaj do wniosku nawet pięć pól własnych - numer umowy, kwotę, dział. Wartości trafiają do tabeli przeglądu i ułatwiają wyszukiwanie.
-
Automatyczne odrzucenie po terminie
Ustaw datę zatwierdzenia, a nierozstrzygnięte wnioski same się zamkną po jej upływie. Nic nie zostanie w zawieszeniu.
-
Komentarze i uwagi do wniosku
Zatwierdzający i wnioskodawca rozmawiają wprost przy wniosku. Dołącz powód do odrzucenia, a kolejna wersja powstanie szybciej.
-
Filtry statusów i podgląd głosów
Widzisz, ile wniosków czeka na pierwszy etap, ile jest zatwierdzonych, a ile odrzuconych. Przy każdym wiadomo, ilu podpisów jeszcze brakuje.
-
Bezpieczne zarządzanie załącznikami
Do wniosku dołączysz nawet 60 plików. Przechowywane są w postaci zaszyfrowanej poza katalogiem WWW i otworzy je tylko osoba uprawniona.
-
Eksport do Excela i wydruk
Dane wniosków wyeksportujesz do XLSX lub wydrukujesz. Zaawansowane filtry pomogą zbudować raport o przebiegu zatwierdzania.
Powiązanie z innymi modułami
Zatwierdzanie nie działa w oderwaniu - sięga po rejestr poczty przychodzącej i oszczędza ręczne przepisywanie.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/14/zatwierdzenie
Miej zatwierdzanie dokumentów przejrzyście w jednym miejscu
Wnioski, podpisy i odrzucenia pod kontrolą, zatwierdzający informowani e-mailem, a każda decyzja możliwa do odnalezienia w historii. Zastąp papierowe teczki cyfrowym obiegiem dokumentów.
E‑autoryzacja dokumentów jest kluczowym narzędziem, które przyspieszy obieg firmowych dokumentów i zminimalizuje biurokratyczne obciążenia.
- Szybki proces zatwierdzania – ustawienie maksymalnie dwóch rund zatwierdzeń dla każdego dokumentu pozwoli zaoszczędzić do 30 % czasu na ręczną kontrolę.
- Elastyczne prawa dostępu – określ, kto może zatwierdzić lub skomentować konkretne elementy i zapewnij prawidłową hierarchię decyzji.
- Prosta integracja z innymi modułami – połącz z CRM, księgowością czy magazynem w celu automatycznego generowania ofert, umów lub zamówień.
- Kompleksowa ścieżka audytu – każdy krok jest rejestrowany, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad historią zmian i zatwierdzeń.
Ten moduł jest idealny dla firm, które potrzebują szybkiego i przejrzystego obiegu dokumentów, nie inwestując w oddzielne systemy. Wypróbuj elektroniczną autoryzację i zobacz natychmiastowe korzyści – redukcję czasu administracyjnego, zwiększenie precyzji i lepszą współpracę między działami.
Zacznij już dziś i przekształć procesy w swojej firmie z eIntranet.net.