Zadania

Elektroniczne wprowadzanie i śledzenie realizacji zadań jest kluczowym narzędziem do efektywnego usprawniania procesów wewnętrznych w małych i średnich firmach. Umożliwia szybkie przydzielanie zadań zarówno pracownikom, jak i współpracownikom zewnętrznym oraz śledzenie ich stanu w czasie rzeczywistym.

• Przejrzyste zarządzanie – ustawienie indywidualnych uprawnień użytkowników, aby każdy widział tylko to, co jest potrzebne.
• Elastyczne stany i priorytety – dostosuj workflow do specyfiki twojej organizacji i szybko identyfikuj zadania krytyczne.
• Automatyczne powiadomienia – e‑mail, SMS lub przypomnienie kalendarzowe zapewnią, że żaden termin nie zostanie pominięty.
• Zadania cykliczne i pola opcjonalne – łatwa konfiguracja regularnego przepływu pracy oraz możliwość dodania specyficznych informacji według potrzeb.
• Integracja z kalendarzem – wszystkie wprowadzone zadania automatycznie synchronizują się, dzięki czemu planowanie jest zawsze aktualne.

Wykorzystaj ten moduł do zmniejszenia obciążenia administracyjnego o 30 % i zwiększenia przestrzegania terminów. Wypróbuj go już dziś i dowiedz się, jak szybko możesz przekształcić rozproszone zadania w jasno zdefiniowane kroki wzrostu twojej firmy.

Czym jest moduł Zadania i do czego służy w firmie

Moduł Zadania to ewidencja zadań roboczych z czterema rolami: zlecający, główny wykonawca, pozostali wykonawcy i osoba zatwierdzająca. Do każdego zadania należą status, termin wykonania, opis, notatki i załączniki. Zadania wyświetlają się jako lista, tablica Kanban, kalendarz albo osobista kolejka produkcyjna, a powiadomienia idą e-mailem i SMS-em.

Moduł nie ma jednego typowego zastosowania, bo statusy, priorytety i pola dodatkowe ustawia sobie każda firma sama. W budownictwie prowadzi się w nim zadania według zleceń, w serwisie zgłoszenia powiązane z ticketami helpdesku, w administracji powtarzalne sprawy z regułą cykliczności, w produkcji kolejkę pracy dla poszczególnych pracowników. Ta sama baza, inna konfiguracja.

Różnica wobec listy w skrzynce albo na papierze polega na możliwości odtworzenia przebiegu. Przy każdym zadaniu zostaje, kto je utworzył, kiedy zmienił się status, kto dopisał notatkę i co do niej dołączył. Zakładka Notatki/Zmiany zawiera całą historię chronologicznie, więc po miesiącu nikt nie musi odtwarzać, jak zadanie się rozwijało.

Jak zadanie przechodzi od zlecenia do zatwierdzonego wykonania

Moduł nie wymusza jednego przebiegu, ale typowo zadanie wygląda tak:

1. Zlecenie. Przycisk Dodaj zadanie otwiera formularz z nazwą, statusem początkowym, głównym wykonawcą, ewentualnie osobą zatwierdzającą i pozostałymi wykonawcami, terminem Wykonać do, priorytetem, opisem, polami dodatkowymi i załącznikami. Jeśli w ustawieniach włączono wpisywanie zlecenia, zadanie zostaje przypisane do zlecenia albo wprost do części projektu.
2. Powiadomienie. Po zapisaniu wykonawcy i osoba zatwierdzająca dostają wiadomość e-mailem lub SMS-em, o ile odpowiednia opcja jest włączona. Niezależnie od tego przy każdym zadaniu można ustawić przypomnienie: jednorazowo w podanej dacie i godzinie albo codziennie o wskazanej godzinie do momentu wykonania.
3. Realizacja. Wykonawca zmienia status, dodaje notatki i załączniki, a pod notatkami można prowadzić dyskusję. Status zmienia się w szczegółach, na liście albo przez przeciągnięcie karty między kolumnami Kanbana.
4. Kontrola przed zamknięciem. Pola dodatkowe oznaczone jako wymagane przy zakończeniu muszą być wypełnione, w przeciwnym razie system nie dopuści statusu Wykonane i wypisze, którego pola brakuje.
5. Zatwierdzenie wykonania. Jeśli włączono, że wykonanie ustawia tylko osoba zatwierdzająca, wykonawca nie może zamknąć zadania. Ograniczenie można włączyć globalnie albo tylko dla wybranych zadań.
6. Zablokowanie. Przy opcji blokowania wykonanych zadań nikt już nie ingeruje w zamknięte zadanie, zostaje więc w postaci, w jakiej zostało zatwierdzone.

Zadania po terminie nigdzie się nie ukryją. Panel Szybki wybór ma przycisk Niezamknięte po terminie, który wyświetla się na czerwono, gdy takie zadania istnieją, a obok niego Dziś, Moje dziś i Moje niezamknięte z liczbą zadań w nawiasie.

Skąd biorą się zadania: zlecenie zbiorcze, cykliczność, przeglądy majątku i tickety helpdesku

Wpisanie ręczne to tylko jedna z dróg. Zlecenie zbiorcze tworzy z jednego formularza osobne zadanie dla każdego wybranego pracownika, więc ta sama praca trafia do dziesięciu osób i każda prowadzi swoją. Kopiowanie otwiera nowe zadanie z wartościami wypełnionymi na podstawie istniejącego. W widoku kalendarza wystarczy kliknąć pusty dzień i formularz otworzy się z wypełnioną datą.

Zadania cykliczne zakłada system sam. Ustawiacie powtarzanie tygodniowe z wyborem dni tygodnia, miesięczne na pierwszy wskazany dzień miesiąca, miesięczne na konkretny numer dnia albo w wybranych miesiącach roku. Regularny przegląd, fakturowanie czy kontrola pojawiają się wtedy na liście bez tego, by ktoś musiał o nich pamiętać.

Z innych modułów zadania przychodzą automatycznie. Moduł Ewidencja majątku pozwala przy każdym rodzaju przeglądu włączyć automatyczne utworzenie zadania na określoną liczbę dni przed datą następnego przeglądu, więc zbliżający się termin kontroli technicznej pojawia się jako zadanie z wykonawcą. Z modułu HelpDesk do zadania dołącza się konkretny ticket, a w szczegółach zadania widać wtedy nazwę projektu helpdesku, temat ticketu i e-mail zgłaszającego z odnośnikiem wprost do ticketu.

Moduł nie wymaga żadnego urządzenia. Nie kupuje się do niego terminala, czytnika ani sprzętu mobilnego. Jedyną zewnętrzną zależnością są powiadomienia SMS, które wymagają aktywnej bramki SMS; powiadomienia e-mail, przypomnienia i eskalacja niewykonanych zadań działają bez niczego dodatkowego.

Po stronie wyjścia termin wykonania trafia do modułu Kalendarze jako wydarzenie, przy czym kolor dla zadań otwartych i wykonanych ustawia się osobno. Przepracowany czas jest ewidencjonowany w zakładce Raporty pracy dla tego zadania, więc widać przy zadaniu, ile pracy naprawdę kosztowało. Aktualny wybór zadań eksportuje się do Excela lub drukuje, a eksport uwzględnia ustawione filtry oraz widoczne kolumny.

Jak wybrać system do zadań: cztery pytania, które decydują

Narzędzi do zadań są dziesiątki i na pierwszy rzut oka różnią się tylko wyglądem. Warto pytać o to.

1. Czy narzędzie dostosuje się do waszych statusów, czy musicie przywyknąć do jego? Firma, która ma statusy „Zlecone – W realizacji – Czeka na klienta – Wykonane", potrzebuje dokładnie tych czterech, razem z kolorami. W eIntranecie statusy włącza się i koloruje w ustawieniach modułu; gdy jednak nie jest aktywny żaden status, moduł zgłasza ostrzeżenie i nie działa, to więc pierwsza rzecz do ustawienia.

2. Czy narzędzie wymusi wypełnienie czegoś przed zamknięciem? To różnica między listą życzeń a ewidencją. Pola dodatkowe można oznaczyć jako wymagane przy wpisaniu albo wymagane przy zakończeniu i bez ich wypełnienia zadanie się nie zamknie. Tak wymusza się zwykle opis wyniku, numer części albo datę kontroli.

3. Kto może zmieniać status, a kto edytować zadanie? Pytajcie, czy narzędzie to rozdziela. Bez tego każdy może przesunąć cudze zadanie do statusu Wykonane. eIntranet ma na to trzy osobne opcje: status może zmieniać każdy, edytować tylko zlecający, a wykonanie ustawia wyłącznie osoba zatwierdzająca.

4. Czy łączy się z tym, do czego zadanie należy? Zadanie rzadko stoi samo. Zwykle wisi przy zleceniu, przy części projektu, przy zgłoszeniu klienta, a na końcu przy raporcie pracy, który ma zostać zafakturowany. Narzędzie, z którego to powiązanie trzeba ręcznie przepisywać do kolejnego systemu, ostatecznie doda wam pracy.

Co potrafi moduł Zadania

Widoki i orientacja

• Lista – tabela z kolumnami ID, Nazwa, Status, Utworzono, Zlecił, Wykonać do, Priorytet, Wykonawcy, Główny wykonawca, Zatwierdzający, Notatki oraz polami dodatkowymi jako kolejnymi kolumnami. Kolumny można ukrywać.
• Kanban – kolumny według statusów, karty przeciąga się między nimi, a kolejność kart system pamięta osobno dla każdego użytkownika.
• Kalendarz – miesiąc, tydzień i dzień, z podpowiedzią po najechaniu na zadanie i ze zmianą terminu przez przeciągnięcie na inny dzień.
• Kolejka produkcyjna – osobista kolejka pracy podzielona na blok Przypięte przez zleceniodawcę, którego pracownik nie przestawi, oraz Moja kolejność, gdzie resztę układa sam.
• Szybki wybór – Wszystko, Dziś, Moje dziś, Moje niezamknięte, Niezamknięte po terminie oraz przyciski według statusów i priorytetów z liczbami.

Konfiguracja pod firmę

• Własne statusy z kolorem tła i tekstu oraz pięć priorytetów z własnymi nazwami; pusta nazwa wyłącza priorytet.
• Do jedenastu pól dodatkowych typu Tak/Nie, liczba całkowita, liczba dziesiętna, data, firma z CRM, lista, tekst jednowierszowy i wielowierszowy.
• Sześć poziomów uprawnień od Czytać swoje i otrzymywać zadania do Czytać, edytować i usuwać wszystko. Ustawia się je dla użytkownika i dla grupy, a przy nałożeniu obowiązuje wyższa wartość.
• Opcje zachowania – godzina przy terminie wykonania, zlecenie i projekt w tabeli, blokowanie wykonanych zadań, liczba zadań i notatek na ekranie startowym, dyskusja pod notatkami albo możliwość usuwania notatek (główny wykonawca zawsze, pozostali do 15 minut od zapisania).

Filtrowanie, wyszukiwanie i operacje zbiorcze

• Szczegółowy filtr po nazwie, zleceniu, dacie wpisania, statusie, priorytecie, wykonawcy, głównym wykonawcy, zatwierdzającym, zlecającym, a także po wartościach pól dodatkowych. Aktywny filtr jest w nagłówku wyróżniony czerwienią.
• Szybkie wyszukiwanie tekstowe nad tabelą, filtr Utworzone w ostatnich 1, 3, 6 lub 12 miesiącach oraz filtr według roku. Jeśli firma ma więcej niż 200 zadań, system sam ogranicza wybór do bieżącego roku, żeby tabela nie wczytywała się zbyt długo.
• Zbiorcze usunięcie wyświetlonych zadań, przywracanie z usuniętych oraz eksport lub wydruk aktualnego wyboru.

Zadania za darmo: kiedy wystarczy Trello albo Todoist

Powiemy wprost. Trello, Todoist, Microsoft To Do i arkusz we współdzielonym dokumencie są do prowadzenia zadań znakomite, a w wersji bezpłatnej zwykle wystarczają. Jeśli potrzebujecie trzech kolumn, kilku kart i nikt nie sprawdza, kto co zamknął, nie ma po co płacić, a moduł Zadania nie wniesie wam nic istotnego.

Granica leży w innym miejscu i daje się rozpoznać dość łatwo. Pierwsza to powiązanie: w chwili, gdy przy zadaniu ma być ewidencjonowany przepracowany czas, który idzie do raportów pracy i dalej do fakturowania zlecenia, samodzielne narzędzie przestaje być oszczędnością, bo te same dane ktoś potem przepisuje po raz drugi. Druga to wymuszenie procedury: bezpłatne narzędzia nie zablokują zamknięcia zadania, dopóki wykonawca nie wpisze wyniku, i nie rozdzielą tego, kto może zmieniać status, a kto treść. Trzecia to powtarzalna praca powiązana z inną ewidencją, na przykład przeglądy majątku, które mają same pojawić się jako zadanie.

Pierwsze 14 dni pracy z eIntranetem jest darmowe, więc możecie sprawdzić także to, że dotychczasowe rozwiązanie wam wystarcza.

Zadania w biurze, w produkcji i w serwisie

W biurze moduł używany jest najprościej: lista, trzy statusy, priorytety i terminy. Przydają się tu cykliczne zadania, bo większość spraw administracyjnych jest regularna, oraz notatki z załącznikami, w których trzymają się materiały do poszczególnych zadań.

W produkcji pracuje się z kolejką produkcyjną. Mistrz przypina pracownikowi to, co trzeba wykonać w danej kolejności (blok Przypięte przez zleceniodawcę), a resztę pracownik układa sam. Do zadania można prowadzić numer produkcyjny, więc później jasne jest, do której sztuki odnosiła się praca.

W serwisie i na helpdesku łańcuch wiedzie od zgłoszenia klienta do zadania wewnętrznego. Ticket dołącza się do zadania, technik ma w szczegółach temat i kontakt zgłaszającego, a przepracowany czas ewidencjonuje się wprost przy zadaniu. Kanban bywa tu głównym widokiem, bo status „czeka na klienta" widać od razu.

Współpracownicy zewnętrzni otrzymują zadania tak samo jak pracownicy. Potrzebują jednak konta w aplikacji, bo bez niego zadania nie da się przypisać, a ich uprawnienie ustawia się zwykle na Czytać swoje i otrzymywać zadania, żeby nie widzieli spraw całej firmy.

Ile kosztuje moduł Zadania

Płaci się za konta użytkowników, nie za liczbę zadań, notatek czy przypomnień. Moduł nie ogranicza liczby zadań, a to istotna różnica wobec narzędzi, w których płaci się za projekty albo za liczbę kart.

O cenie decyduje to, ile osób ma otrzymywać zadania. Do liczby wchodzą też współpracownicy zewnętrzni, bo bycie wykonawcą bez konta nie jest możliwe. Biuro z sześcioma pracownikami i trzema zewnętrznymi ma zatem dziewięć kont, mieści się w przedziale 1 do 10 użytkowników i w taryfie podstawowej zapłaci 2,4 EUR za użytkownika miesięcznie bez VAT, czyli 21,6 EUR miesięcznie. Przy dwudziestu użytkownikach cena wynosi 2,1 EUR, a powyżej stu użytkowników 1,4 EUR za użytkownika.

Druga rzecz, którą warto przy tym module policzyć, to przestrzeń. Do zadań i notatek dołącza się pliki, a jeśli technicy przesyłają zdjęcia z terenu, kilkaset megabajtów miesięcznie zbiera się bez trudu. Taryfa podstawowa daje 0,5 GB na użytkownika, normal 2 GB, a extra 4 GB. Dla zespołu, który używa załączników rutynowo, taryfa normal jest rozsądniejsza niż dokupowanie przestrzeni później. Powiadomienia SMS wymagają bramki SMS uzgadnianej osobno; powiadomienia e-mail są w cenie. Telefoniczne wsparcie techniczne przysługuje tylko w taryfie extra, a liczba zapytań telefonicznych w roku jest ograniczona liczbą opłaconych użytkowników. Wszystkie moduły są w cenie każdej taryfy, za Zadania nie dopłaca się więc nic. Aktualne ceny są w cenniku.

Jak ustawić moduł Zadania, żeby ludzie z niego korzystali

Ustawienia znajdują się w Ustawienia → Zadania, a najlepiej sprawdza się taka kolejność.

1. Statusy. W sekcji używanych statusów zadań włączcie te, które odpowiadają waszemu przebiegowi pracy. Bez aktywnego statusu moduł nie działa i wyświetla ostrzeżenie. Trzymajcie się czterech, pięciu statusów; dłuższy rząd przestaje mieścić się na ekranie Kanbana.
2. Priorytety. Zmieńcie ich nazwy po swojemu albo zostawcie je wyłączone pustą nazwą. Pięciu priorytetów nikt w praktyce nie rozróżni, zwykle wystarczają trzy.
3. Pola dodatkowe. Dodawajcie je dopiero według rzeczywistej potrzeby i od razu zdecydujcie, które pole ma być obowiązkowe przy wpisaniu, a które przy zakończeniu. To właśnie druga opcja zmienia zadania w użyteczną ewidencję.
4. Uprawnienia. Ustawcie je według grup, a wyjątki rozwiążcie per użytkownik. Zewnętrznym zwykle wystarczy Czytać swoje i otrzymywać zadania.
5. Powiadomienia i kalendarz. Włączcie powiadomienia e-mail i wybierzcie kalendarz, do którego ma być zapisywany termin wykonania, razem z kolorami dla zadań otwartych i wykonanych.
6. Ekran startowy. Ustawcie, ile ostatnich zadań i notatek ma się pokazywać na ekranie startowym. To decyduje o tym, czy ludzie zauważą zadania, nie wchodząc wcale do modułu.

Nie wdrażajcie wszystkiego naraz. Statusy, uprawnienia i powiadomienia e-mail wystarczą na pierwszy miesiąc; cykliczność, pola dodatkowe i kolejkę produkcyjną dodajcie, gdy będzie jasne, czego w pracy naprawdę brakuje.

Co przeczytać dalej

Terminy zadań zapisują się w module Kalendarze, gdzie spotykają się z naradami, urlopami i rezerwacjami. Czas przepracowany nad konkretnym zadaniem jest ewidencjonowany w Raportach pracy, a stamtąd idzie dalej do podstawy fakturowania zlecenia.