Angielski
Słowacki
Węgierski
Niemiecki
HiszpańskiElektroniczne zapisy korespondencji dokumentowej
Moduł Letter Mail przeznaczony jest do rejestrowania przychodzących i wychodzących przesyłek listowych; jest on połączony z modułem Approval, który umożliwia przekazanie złożonego rekordu do zatwierdzenia przez odpowiedzialny personel w formie elektronicznej.
Każda przychodząca przesyłka otrzymuje numer ewidencyjny, zostaje przypisana konkretnemu pracownikowi do obsługi i jej status jest śledzony od odbioru do załatwienia. Nigdy nie przeoczy Pan/Pani ważnej faktury, umowy ani oficjalnego pisma.
Rejestruj wychodzące przesyłki i od razu drukuj etykiety adresowe w formacie 70 × 42,3 mm bezpośrednio z zapisanych adresatów. Oszczędzaj czas przy korespondencji masowej i zmniejsz ryzyko błędów adresowych.
Generuj formularz nadawczy jednym kliknięciem. System automatycznie wypełnia adresy z przesyłek wychodzących z ostatnich 14 dni, dodaje dane firmowe i zapisuje je na następny raz. Do 10 przesyłek na jednym formularzu.
Dołącz zeskanowane dokumenty, faktury lub umowy do każdego wpisu poczty. Załączniki są bezpiecznie przechowywane w systemie i łatwo dostępne w każdej chwili. Pobieraj je pojedynczo lub wszystkie naraz.
Do czego możesz wykorzystać moduł Poczty dokumentowej
-
Rodzaje przesyłek: zwykła, polecona, wartościowa, paczka
Zdefiniuj własne typy przesyłek dostosowane do potrzeb firmy i filtruj pocztę według rodzaju. Szybko sprawdź, ile listów poleconych zostało wysłanych w danym okresie.
-
Przesyłki krajowe i międzynarodowe
Rozróżniaj korespondencję krajową i zagraniczną. Ta klasyfikacja jest kluczowa dla prawidłowego wypełniania formularzy nadawczych oraz statystyk dotyczących poczty wychodzącej.
-
Śledzenie statusu: Nowy, W trakcie, Załatwiony
Miej pod kontrolą, która poczta przychodząca czeka na obsługę, a która jest już załatwiona. Przypisany opiekun aktualizuje status bezpośrednio, dzięki czemu kierownictwo ma zawsze aktualny obraz sytuacji.
-
Integracja z wiadomościami danych (ISDS)
Wiadomości z modułu ISDS mogą być automatycznie przesyłane do ewidencji poczty dokumentowej. System nadaje numer ewidencyjny i przypisuje domyślnego opiekuna — bez konieczności ręcznej pracy.
-
Eksport do Excela i wydruk zestawień
Eksportuj ewidencję poczty przychodzącej i wychodzącej do Excela na potrzeby raportowania lub archiwizacji. Eksport uwzględnia aktywne filtry, więc otrzymujesz dokładnie te dane, których potrzebujesz.
-
Oddziały i biura: rejestracja miejsca odbioru
Przypisz każdą przesyłkę do konkretnego oddziału lub biura. Filtrowanie według oddziału pokazuje, ile poczty obsługuje każde miejsce pracy, i wspiera efektywne zarządzanie korespondencją.
Powiązanie z innymi modułami
Moduł Poczty dokumentowej współpracuje z innymi komponentami eIntranetu, rozszerzając swoje możliwości o zarządzanie kontaktami i zatwierdzanie dokumentów.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/10/poczta-dokumentowa
Miej firmową pocztę zawsze pod kontrolą
Elektroniczna ewidencja poczty dokumentowej w eIntranecie zastępuje papierowe rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Każdy dokument ma własny numer ewidencyjny, przypisanego opiekuna i jasny status — nic się nie gubi i wszystko jest natychmiast możliwe do odszukania.
Elektroniczna ewidencja przychodzącej i wychodzącej korespondencji papierowej jest kluczowym narzędziem do zarządzania firmową korespondencją w eIntranet.net. Pozwala szybko rejestrować, śledzić i archiwizować każdy list – od zwykłego po cenną przesyłkę – bez konieczności papierowej dokumentacji.
Główne funkcje i korzyści:
- Kompleksowa ewidencja przychodzącej i wychodzącej korespondencji – szybkie wyszukiwanie według daty, typu lub nadawcy.
- Rozszerzona kontrola rodzaju przesyłki (zwykła, polecona, cenną, paczka…) oraz wybór kursu krajowego lub międzynarodowego.
- Zintegrowane zatwierdzanie – zapis automatycznie przekazuje odpowiedzialnym pracownikom do podpisu elektronicznego lub archiwizacji.
- Możliwość bezpośredniego przekazywania danych komunikatów do zewnętrznej usługi pocztowej, co eliminuje ręczne wprowadzanie i zmniejsza ryzyko błędów.
- Zredukowanie czasu przetwarzania korespondencji o aż 30 % dzięki automatycznemu workflow.
Wykorzystaj ten moduł do optymalizacji komunikacji wewnętrznej, zwiększenia przejrzystości i spełnienia wymogów prawnych dotyczących archiwizacji korespondencji. Dodaj elektroniczną ewidencję poczty do swojej platformy ERP już dziś i uprość codzienne operacje.