Angielski
Słowacki
Węgierski
Niemiecki
HiszpańskiElektroniczne zapisy korespondencji dokumentowej
Moduł Letter Mail przeznaczony jest do rejestrowania przychodzących i wychodzących przesyłek listowych; jest on połączony z modułem Approval, który umożliwia przekazanie złożonego rekordu do zatwierdzenia przez odpowiedzialny personel w formie elektronicznej.
Rejestruj pocztę przychodzącą i wychodzącą, koperty oraz dokumenty w jednym wykazie. Każdej przesyłce nadasz rodzaj (zwykła, polecona, wartościowa, paczka) i oznaczysz, czy to poczta krajowa, czy zagraniczna.
Każdej doręczonej przesyłce przypiszesz osobę prowadzącą oraz współpracowników i obserwujesz status: Nowy, W toku, Załatwione. Nic nie przepadnie na biurku ani w przegródce.
Z zapisanych adresów wydrukujesz etykiety adresowe na koperty (format 70 × 42,3 mm) i wygenerujesz arkusz nadawczy dla operatora pocztowego. Dane nagłówka zapiszą się i podpowiedzą następnym razem.
Do przesyłki dodasz zeskanowane dokumenty i pobierzesz je w razie potrzeby, także zbiorczo. Papierowe wezwanie zyskuje elektroniczną kopię, odnajdziesz ją w kilka sekund.
Do czego wykorzystasz moduł poczty dokumentowej
-
Rodzaje przesyłek na miarę biura
W ustawieniach zdefiniujesz list polecony, paczkę, przesyłkę ekspresową i inne typy oraz oddzielisz pocztę krajową od zagranicznej.
-
Szybkie filtry i wyszukiwanie pełnotekstowe
Wpis odnajdziesz po nadawcy, adresacie, numerze ewidencyjnym, dacie lub treści. Zapisy przejrzysz też rok po roku.
-
Przypisanie osób i notatki
Do przesyłki dodasz głównego prowadzącego i kolejnych pracowników. Notatki ze znacznikiem czasu i nazwiskiem autora tworzą ślad audytowy.
-
Adresy prosto z CRM
Nadawcę lub adresata wybierzesz z listy firm, oddziałów i kontaktów. Ulicę, miasto i kod pocztowy uzupełni system.
-
Eksport do Excela i wydruk zestawień
Przefiltrowane dane wyeksportujesz do Excela lub wydrukujesz jako zestawienie. Eksport uwzględnia aktywne filtry.
-
Uprawnienia i usunięte wpisy
Dostęp ustalasz według poziomów, od samego podglądu po zarządzanie numerami ewidencyjnymi. Usunięty wpis nie ginie, można go odzyskać.
Połączenie z innymi modułami
Poczta dokumentowa nie działa w oderwaniu, łączy się z innymi częściami eIntranetu i oszczędza podwójne wprowadzanie danych.
Pomoc/Wiki dla tego modułu można znaleźć pod adresem: https://wiki.eintranet.net/pl/modul/10/poczta-dokumentowa
Jak poczta dokumentowa ułatwia pracę kancelarii
Rejestr elektroniczny zastępuje ręczne księgi i rozproszone notatki. Przesyłki przychodzące i wychodzące, wiadomości przekazane do poczty dokumentowej oraz zeskanowane koperty leżą razem, a Ty zawsze wiesz, kto prowadzi sprawę i na jakim jest etapie.
Elektroniczna ewidencja przychodzącej i wychodzącej korespondencji papierowej jest kluczowym narzędziem do zarządzania firmową korespondencją w eIntranet.net. Pozwala szybko rejestrować, śledzić i archiwizować każdy list – od zwykłego po cenną przesyłkę – bez konieczności papierowej dokumentacji.
Główne funkcje i korzyści:
- Kompleksowa ewidencja przychodzącej i wychodzącej korespondencji – szybkie wyszukiwanie według daty, typu lub nadawcy.
- Rozszerzona kontrola rodzaju przesyłki (zwykła, polecona, cenną, paczka…) oraz wybór kursu krajowego lub międzynarodowego.
- Zintegrowane zatwierdzanie – zapis automatycznie przekazuje odpowiedzialnym pracownikom do podpisu elektronicznego lub archiwizacji.
- Możliwość bezpośredniego przekazywania danych komunikatów do zewnętrznej usługi pocztowej, co eliminuje ręczne wprowadzanie i zmniejsza ryzyko błędów.
- Zredukowanie czasu przetwarzania korespondencji o aż 30 % dzięki automatycznemu workflow.
Wykorzystaj ten moduł do optymalizacji komunikacji wewnętrznej, zwiększenia przejrzystości i spełnienia wymogów prawnych dotyczących archiwizacji korespondencji. Dodaj elektroniczną ewidencję poczty do swojej platformy ERP już dziś i uprość codzienne operacje.