Rejestr pojazdów

Oprogramowanie do elektronicznej ewidencji pojazdów – efektywne zarządzanie flotą

Ten moduł pozwala firmom śledzić i kontrolować działalność pojazdów służbowych w czasie rzeczywistym, zwiększając wydajność i redukując koszty utrzymania.

• Kompleksowa ewidencja pojazdów: Rejestrujesz podstawowe dane – VIN, numer rejestracyjny, parametry techniczne oraz właściciela.
• Historia wypadków i zapisów serwisowych: Przechowujesz szczegółowe informacje o urazach oraz pracach naprawczych, co ułatwia kontrolę audytową i analizę ryzyka.
• Automatyczne powiadomienia o kluczowych terminach: System wcześniej przypomina o wygaśnięciu STK, ubezpieczenia, regularnego serwisu lub znaków drogowych – dzięki temu nigdy nie przegapisz krytycznego interwału.
• Centralne zarządzanie i przejrzyste raporty: Dostęp z jednego miejsca do danych o wszystkich pojazdach oraz możliwość eksportu do Excela lub PDF w celach wewnętrznych raportów.
• Integracja z ERP i księgowością: Wszystkie koszty eksploatacji, napraw i ubezpieczeń automatycznie synchronizują się z modułem finansowym eIntranet.net.

Zwiększ kontrolę nad flotą, zmniejsz ryzyko mandatów i podnieś satysfakcję kierowców – wypróbuj moduł już dziś!

Czym jest rejestr pojazdów i do czego służy w firmie

Rejestr pojazdów to moduł eIntranetu, który dla każdego pojazdu firmowego i prywatnego przechowuje w jednym miejscu dane techniczne, dokumenty i terminy do pilnowania – przegląd techniczny, ubezpieczenie OC, winiety, serwis, kartę paliwową i opony – i ostrzega zarządcę floty oraz kierowcę, zanim któryś z nich wygaśnie.

Z modułu korzystają przede wszystkim zarządcy floty, którzy prowadzą całą ewidencję i zakładają nowe pojazdy, ale też kierowcy, którzy mają do „swojego" pojazdu tylko ograniczony dostęp. Dostęp do modułu ma siedem poziomów – od całkowitego zakazu, przez wyświetlanie tylko pojazdów, w których użytkownik jest kierowcą, aż po pełne zarządzanie ze wszystkimi uprawnieniami łącznie z usuwaniem.

Ekran główny zbiera karty „Wymaga uwagi", „Wygasło" i „Nierozwiązane szkody", dzięki czemu zarządca nie musi przeglądać dziesiątek pojazdów jeden po drugim, żeby ustalić, co załatwić najpierw. Reszta ekranu należy do tabeli ze wszystkimi pojazdami firmy, filtrów i szybkiego wyszukiwania.

Jak rejestr pojazdów w eIntranecie działa krok po kroku

Nowy pojazd założysz przyciskiem Dodaj pojazd na ekranie głównym. Obowiązkowe są tylko dwa pola – numer rejestracyjny i nazwa; VIN jest nieobowiązkowy i można go dopełnić przyciskiem Wczytaj z VIN, a u firm w Czechach przyciskiem Wczytaj z rejestru pojazdów.

W zależności od wybranego typu pojazdu (samochód osobowy, ciężarowy, maszyna, dostawczy, motocykl, autobus/minibus, przyczepa do 750 kg, przyczepa powyżej 750 kg lub naczepa) w formularzu pojawiają się lub znikają dodatkowe karty – przegląd urządzenia dźwigowego i tachografu widzą tylko pojazdy ciężarowe i maszyny, u których dodatkowo opony wpisuje się po osiach zamiast klasycznych czterech kół samochodu osobowego.

Dalej uzupełnisz terminy przeglądu, serwisu i apteczki, kierowcę i zarządcę pojazdu, a w razie potrzeby także karty winiet, ubezpieczenia, kart paliwowych, kamizelek odblaskowych i finansowania. Zapisanie przyciskiem Zapisz i przejdź do szczegółów lub Zapisz i przejdź do listy od razu włącza pojazd do pilnowania terminów jako aktywny.

Od tej chwili automatyka działa bez dalszej ingerencji: ile dni, ewentualnie kilometrów, wcześniej ma się uruchomić ostrzeżenie, ustawisz raz w Ustawieniach ogólnych modułu. Karta „Wymaga uwagi" na ekranie głównym pokazuje potem numery rejestracyjne pojazdów według rodzaju zbliżającego się terminu, a te same dane przychodzą też e-mailem – zarządcy, kierowcom, obu, lub nikomu, zależnie od opcji „Wysyłać informację o wygaśnięciu e-mailem".

Każdą zmianę pojazdu, zapis kosztu, serwisu, szkody czy aktualizację z rejestru system sam zapisuje w zakładce Notatki/Zmiany, dzięki czemu można później sprawdzić, kto i co przy pojeździe zmieniał.

Skąd rejestr pojazdów czerpie dane: rejestr pojazdów, VIN i książka przejazdów

Większość danych wpisuje zarządca floty ręcznie, ale w trzech miejscach rejestr pojazdów potrafi część pracy ułatwić sam. Przycisk Wczytaj z VIN dekoduje podany numer VIN i uzupełnia producenta oraz rok produkcji, jeśli pole nie zostało jeszcze ustawione ręcznie. U firm w Czechach działa dodatkowo wczytanie z rejestru pojazdów – wyszukiwanie odbywa się po VIN lub numerze dowodu rejestracyjnego, rejestr nie potrafi szukać po numerze rejestracyjnym, a system proponuje do przejęcia tylko te pozycje, które rzeczywiście różnią się od danych w eIntranecie. Trzecią drogą jest zbiorczy import winiet: wgrywa się plik z listą numerów rejestracyjnych i datami ważności, system dopasowuje wiersze po numerze rejestracyjnym i uzupełnia im ważność.

Moduł sam w sobie nie wymaga żadnego specjalistycznego sprzętu – numer rejestracyjny, numery umów i terminy da się wpisać z klawiatury. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy chcesz pilnować serwisu nie tylko według daty, ale i według przebiegu: aktualny stan licznika rejestr pojazdów może wtedy czerpać z modułu GPS umieszczonego w pojeździe (cenę zakupu i abonamentu znajdziesz w cenniku) lub z najwyższego przebiegu zapisanego w Książce przejazdów – wybór źródła ustawia się raz w ustawieniach modułu.

Dane z modułu wychodzą w trzech kierunkach. Codzienny e-mail informuje o zbliżających się i już wygasłych terminach; wydruk protokołu przekazania generuje dokument Word lub Excel ze stanem licznika i wyposażeniem przy przekazaniu pojazdu kierowcy; a jeśli w firmie włączony jest moduł Rezerwacje pojazdów, proponowane są w nim do rezerwacji tylko te pojazdy, u których w formularzu zaznaczone jest pole Można rezerwować. Całą tabelę pojazdów można też w dowolnej chwili wyeksportować do Excela.

Co potrafi rejestr pojazdów

Ewidencja i dokumenty

• Podstawowe dane o dziewięciu typach pojazdów (osobowy, ciężarowy, maszyna, dostawczy, motocykl, autobus/minibus, przyczepa do i powyżej 750 kg, naczepa) łącznie z VIN, rokiem produkcji i datą wprowadzenia do eksploatacji.
• Do 5 wierszy winiet lub myta na pojazd, u maszyn także z numerem jednostki i terminem wydania.
• Aktualne i kolejne ubezpieczenie – OC oraz AC – z automatycznym przejęciem kolejnej umowy w dniu jej rozpoczęcia.
• Do 5 kart paliwowych, kamizelki odblaskowe w liczbie od 0 do 40 sztuk oraz opony – u samochodów osobowych według sezonu, u pojazdów ciężarowych i maszyn według poszczególnych osi.
• Opcjonalną kartę Finansowanie z numerem umowy kredytowej, wysokością raty i datą zakończenia kredytu.
• Do 11 własnych pól zdefiniowanych w ustawieniach, w tym typu Tak/Nie, liczby, daty, listy lub firmy z modułu CRM.

Eksploatacja, serwis i wydruki

• Plan serwisowy z etapami według przebiegu oraz według miesięcy od wprowadzenia do eksploatacji, łącznie ze zbiorczym ustawieniem do 11 etapów naraz dla wybranych pojazdów.
• Ewidencję szkód z oznaczeniem Rozwiązano/Nierozwiązano oraz zestawienie nierozwiązanych szkód bezpośrednio na ekranie głównym.
• Historię kierowców – kto i kiedy korzystał z pojazdu, łącznie ze stanem licznika na początku i na końcu wypożyczenia.
• Zestawienie kosztów pojazdów według roku, na dwóch poziomach – tabela jednego pojazdu i podsumowanie całej floty.
• Wydruk protokołu przekazania (Word lub Excel) oraz wydruk etykiet winiet w czterech formatach dla firm w Czechach.
• Publiczne i wewnętrzne załączniki pojazdu, łącznie do 60 plików wgrywanych naraz.

Jak wybrać rejestr pojazdów: o co pytać przed zakupem

Czy oprogramowanie rozróżnia pojazdy według typu, czy zmusza do wpisywania tych samych pól przy samochodzie osobowym i przy ciągniku ciężarowym? Rejestr pojazdów w zależności od wybranego typu (osobowy, ciężarowy, maszyna, dostawczy, motocykl, autobus/minibus, przyczepa, naczepa) sam pokazuje tylko istotne karty – przegląd urządzenia dźwigowego i tachografu dotyczy tylko pojazdów ciężarowych i maszyn, u których opony wpisuje się po osiach zamiast klasycznych czterech kół.

Czy potrafi pilnować serwisu nie tylko według kalendarza, ale i według przebiegu? Bez tego grozi, że pojazd o dużym przebiegu przekroczy interwał serwisowy, zanim ostrzeże go data.

Czy potrafi wczytać dane techniczne bezpośrednio z rejestru państwowego, czy trzeba je ręcznie przepisywać z dowodu rejestracyjnego? U firm w Czechach rejestr pojazdów potrafi to zrobić według VIN lub numeru dowodu rejestracyjnego.

Czy rozróżnia, co wolno zobaczyć kierowcy, a co tylko zarządcy floty? Siedem poziomów dostępu i specjalne uprawnienie Kierowca decydują, czy użytkownik z uprawnieniem kierowcy zobaczy przy „swoim" pojeździe także historię serwisową, szkody i koszty, czy tylko podstawowe dane, dokumenty i ubezpieczenie.

Czy potrafi wydrukować protokół przekazania ze stanem licznika i przejmowanym wyposażeniem, czy przed przekazaniem pojazdu i tak spisuje się papier ręcznie? I czy ewidencja liczy się też z pojazdami, które będą oferowane do rezerwacji w module Rezerwacje pojazdów, czy to osobna lista bez powiązania z główną ewidencją?

Rejestr pojazdów dla kilku aut firmowych i dla floty z dziesiątkami pojazdów

Cena rejestru pojazdów nie zależy od liczby ewidencjonowanych pojazdów, ale od liczby użytkowników z dostępem do eIntranetu – to istotna różnica względem wielu innych agend, bo flotę zwykle obsługuje tylko kilka osób, bez względu na to, ile aut faktycznie ewidencjonuje.

Małej firmie z trzema do pięciu pojazdami firmowymi zwykle wystarczy jeden użytkownik odpowiedzialny za przegląd, ubezpieczenie i serwis, ewentualnie drugi, który tylko nadzoruje. Taka firma zapłaci za taryfę zaklad w progu do 10 użytkowników 2,4 € za użytkownika miesięcznie.

Przy flocie z dziesiątkami pojazdów rośnie raczej liczba kierowców z dostępem niż liczba zarządców – każdy kierowca widzi bowiem tylko swoje pojazdy, więc dodanie kolejnego użytkownika nie rozdmuchuje obsługi ewidencji. Pytanie, które taka firma zwykle sobie zadaje, brzmi: czy płaci się za kierowców, którzy mają dostęp tylko do odczytu dokumentów swojego auta, tak samo jak za zarządcę ze wszystkimi uprawnieniami? Tak – taryfy zależą od liczby użytkowników z dostępem do modułu, nie od poziomu ich uprawnień.

Firmom w Czechach moduł dodatkowo oszczędza pracę z winietami – wydruk etykiet i zbiorczy import po sezonowym zakupie opłaca się dopiero przy większej liczbie pojazdów, gdzie ręczne wpisywanie ważności przy każdym aucie osobno zajmowałoby dodatkowy czas.

Ile kosztuje rejestr pojazdów

Rejestr pojazdów jest częścią każdej taryfy eIntranetu bez względu na to, ile pojazdów ewidencjonujesz – płaci się tylko za użytkowników z dostępem do eIntranetu, nie za liczbę aut we flocie.

Firma z 12 użytkownikami w taryfie normal, czyli w progu od 11 użytkowników za 2,1 € za użytkownika miesięcznie, zapłaci 12 × 2,1 €, czyli 25,2 € miesięcznie za wszystkie moduły łącznie, nie wyłączając rejestru pojazdów. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników cena za jednego spada – od 101 użytkowników w taryfie normal to już tylko 1,8 €.

Jedynym dodatkowym kosztem bezpośrednio związanym z rejestrem pojazdów jest opcjonalny moduł GPS do śledzenia przebiegu – cenę zakupu i miesięcznego abonamentu za pojazd znajdziesz w cenniku; bez niego serwis można pilnować także tylko według daty lub według stanu z Książki przejazdów.

Aktualny cennik wszystkich taryf znajdziesz na stronie /pl/pricelist.

Rejestr pojazdów za darmo: co da się zrobić bez płacenia i gdzie jest granica

Dwa lub trzy samochody firmowe i arkusz Excela z datami przeglądu i ubezpieczenia sprawdzają się jako prowizoryczna ewidencja całkiem długo, zwłaszcza gdy odpowiada za nie jedna osoba, która sama regularnie sprawdza terminy.

Granica pojawia się w chwili, gdy przybędzie drugie auto z takim samym terminem przeglądu w innym miesiącu, drugi kierowca, któremu trzeba ograniczyć, co widzi przy pojeździe, albo potrzeba automatycznego powiadomienia e-mailem, zanim ktoś zapomni o kontroli. Arkusz Excela sam z siebie nikogo nie ostrzeże, wspólny kalendarz z kolei nie odróżni, kto jest przy pojeździe kierowcą, a kto zarządcą, a żaden z nich nie wczyta danych technicznych bezpośrednio z rejestru pojazdów.

Podobnie jest z winietami przy większych flotach – po zbiorowym zakupie na sezon ręczne przepisywanie ważności do arkusza przy dziesiątkach pojazdów zajmuje więcej czasu, niż pozwala na to import jednego pliku z listą numerów rejestracyjnych.

Moduł możesz wypróbować za darmo przez 14 dni bez zobowiązań.

Jak wdrożyć rejestr pojazdów

Ustawienia modułu znajdziesz przez odnośnik Ustawienia obok nagłówka ekranu głównego – widzi go tylko administrator firmy lub użytkownik z przydzielonym uprawnieniem do zarządzania tymi ustawieniami. Podzielone są na trzy zakładki: Uprawnienia do modułu, Ustawienia ogólne i Pola opcjonalne.

W zakładce Uprawnienia do modułu ustawisz każdemu użytkownikowi jeden z siedmiu poziomów dostępu; wybór zapisuje się od razu, bez dodatkowego potwierdzania. W Ustawieniach ogólnych określisz, ile dni, ewentualnie kilometrów, wcześniej mają być zgłaszane zbliżające się terminy, do kogo trafiają powiadomienia e-mailowe, czy ma być śledzony też stan licznika i czy włączyć kartę Finansowanie lub historię kierowców.

Zakładka Pola opcjonalne służy do dostosowania ewidencji do własnej działalności – można dodać do 11 pól typu tekst, liczba, data, lista lub firma z modułu CRM, przy każdym wybiera się, czy jest obowiązkowe i czy ma się wyświetlać także w głównej tabeli pojazdów. Zmiana nazwy już używanego pola lub jego typu nieodwracalnie kasuje dotychczas wpisane wartości.

Istniejącej floty nie musisz zakładać pojazd po pojeździe ręcznie – u firm w Czechach wystarczy po pierwszym podaniu numeru rejestracyjnego i VIN uruchomić wczytanie z rejestru pojazdów i uzupełnić pozostałe dane techniczne, a ważność winiet po zbiorowym zakupie uzupełni naraz import jednego pliku z listą numerów rejestracyjnych.