Urlopy

Po wprowadzeniu nowego wniosku o urlop odpowiednia osoba zatwierdzająca zostaje o tym powiadomiona e-mailem. Wiadomość zawiera szczegóły wniosku oraz przyciski Zatwierdź i Odrzuć, więc decyzję można podjąć bez logowania.

O zatwierdzeniu lub odrzuceniu urlopu wnioskujący jest informowany e-mailem. W przypadku odrzucenia wiadomość zawiera także przyczynę wpisaną przez osobę zatwierdzającą.

Tak, w ustawieniach modułu administrator może wskazać kolejnych użytkowników aplikacji, którzy otrzymają e-mailem informację o zatwierdzonym urlopie danego pracownika.

Na początku nowego roku kalendarzowego należy w Ustawieniach, zakładka Urlopy, wpisać aktualną liczbę dni urlopu dla poszczególnych pracowników na nowy rok.

Jeśli pracownikowi przenosi się także urlop z poprzedniego roku, trzeba go doliczyć ręcznie – nie odbywa się to automatycznie.

Tak, po zatwierdzeniu urlopu informacja zapisuje się automatycznie w ewidencji obecności pracownika. Przy dwustopniowym zatwierdzaniu następuje to po drugiej, finalnej akceptacji.

Tak, w ustawieniach modułu Urlopy można ustawić, aby wnioski o urlop były składane w godzinach, a nie w dniach. W trybie godzinowym wniosek pokazuje tabelę dni roboczych z polem na liczbę godzin dla każdego dnia; można też wybrać część zmiany.

Tak, to możliwe – na ten sam dzień można wpisać na przykład półdniowy wniosek o wizytę u lekarza i półdniowy wniosek o urlop.

Jeśli w ustawieniach modułu aktywna jest funkcja uzupełniania połowy dnia urlopu pracą, najpierw trzeba wpisać i zatwierdzić wniosek o lekarza, a dopiero potem wniosek o urlop.

System zablokuje wniosek przekraczający limit – przycisk Zapisz pozostanie nieaktywny. Administrator może jednak dla poszczególnych rodzajów nieobecności włączyć opcję salda ujemnego i wtedy wniosek ponad wymiar da się złożyć.

Pozostały wymiar każdego pracownika widać w zakładce Pozostały urlop.

Tak. Przy zatwierdzonym urlopie otwiera się okno anulowania, w którym wpisuje się przyczynę i wybiera, czy anulowany jest cały urlop, czy tylko jego część. Dla części podaje się zakres dat w ramach pierwotnego urlopu.

Zapisy w ewidencji obecności zostają odpowiednio skorygowane. Pracownik bez prawa zatwierdzania składa w ten sposób prośbę o anulowanie, którą musi potwierdzić osoba zatwierdzająca.

Przy każdym wniosku dostępna jest funkcja Konflikty. Pokazuje tabelę z poszczególnymi dniami planowanego urlopu oraz listę współpracowników, którzy mają wolne w tym samym dniu. Legenda odróżnia urlop zatwierdzony, zatwierdzony w 1. rundzie i wniosek oczekujący na zatwierdzenie.

Widok całej firmy daje zakładka Przegląd miesięczny.

Tak, jeśli przyznano wam takie uprawnienie. W ustawieniach modułu, w sekcji dotyczącej składania wniosków w imieniu innych, określa się, za których konkretnych pracowników dany użytkownik może wnioskować. Przydaje się to przy pracownikach bez dostępu do komputera i przy urlopie zbiorowym.

Przycisk złożenia wniosku pojawia się dopiero po wybraniu pracownika w filtrze.

Wniosek musi zawsze mieścić się w jednym roku kalendarzowym, bo roczny wymiar ewidencjonowany jest osobno dla każdego roku. Urlop od 27 grudnia do 3 stycznia wpisuje się więc jako dwa osobne wnioski.

Jeśli przycisk Zapisz nie reaguje nawet przy wniosku w jednym roku, sprawdźcie wyświetloną sumę dni lub godzin w porównaniu ze swoim wymiarem.

Z zakładki Przegląd miesięczny pobierzecie zestawienie urlopów jako XLSX lub CSV. Excel ma pracowników w wierszach, dni miesiąca w kolumnach, rodzaje nieobecności odróżnione kolorem i sumę w ostatniej kolumnie. CSV jest przeznaczony do importu do systemów płacowych i zawiera numer ewidencyjny pracownika, komórkę organizacyjną oraz liczbę dni i godzin.

Pobieranie zestawień to osobne uprawnienie nadawane w ustawieniach modułu.