Przyjęcie i odejście

Czym jest sterowane przyjęcie i odejście pracownika i do czego służy firmie

Sterowane przyjęcie i odejście pracownika to takie prowadzenie sprawy, w którym każdy krok związany z przyjściem i odejściem człowieka ma swojego właściciela i swój termin: szkolenie, badanie wstępne, umowa do podpisu, wydanie środków ochrony, przekazanie laptopa. Moduł eIntranetu trzyma ten przebieg jako szablon przypisany do stanowiska i uruchamia go dla konkretnego pracownika.

Różnica wobec listy kontrolnej w Wordzie polega na tym, skąd bierze się odhaczenie. Z szablonu powstają pozycje procesu, a osiem z dziewięciu typów pozycji nigdy nie jest odhaczanych ręcznie — moduł zagląda do powiązanego wpisu i odczytuje tam rzeczywisty stan. Szkolenie jest zaliczone dopiero wtedy, gdy w module Szkolenia ma status Zaliczone lub Potwierdzone. Badanie — gdy ma wpisaną datę wykonania, a orzeczenie brzmi zdolny lub zdolny z ograniczeniem. Umowa — gdy jest podpisana. Jeśli ktoś usunie wpis docelowy, pozycja wraca do stanu niewykonana, a powód trafia do jej notatki.

Druga połowa modułu to odejście i akurat ona bywa w praktyce zaniedbywana. Karta odejścia wypisuje, co odchodzący pracownik według ewidencji majątku wciąż ma na siebie zapisane — konkretne sztuki z numerami inwentarzowymi — oraz które wydane środki ochrony indywidualnej nie mają wpisanej daty zwrotu. To właśnie tę listę przełożony drukuje i zabiera na spotkanie przekazujące.

Jak przyjęcie i odejście działa w eIntranecie krok po kroku

Cały obieg ma sześć kroków, a dwa z nich przebiegają bez udziału człowieka:

1. Szablon dla stanowiska. Przygotowujesz szablon typu przyjęcie albo odejście i przypisujesz mu stanowiska, dla których obowiązuje. Szablon bez przypisanego stanowiska obowiązuje dla wszystkich.
2. Uruchomienie procesu. Wybierasz pracownika i datę zdarzenia, czyli dzień przyjęcia albo ostatni dzień pracy. Moduł podpowiada szablon najlepiej pasujący do stanowiska pracownika.
3. Przeliczenie terminów. Każda pozycja szablonu niesie przesunięcie w dniach względem daty zdarzenia. Wartość ujemna oznacza przed: przygotowanie laptopa z wartością −14 wypadnie czternastego dnia przed przyjęciem, wdrożenie z wartością +5 piątego dnia po nim.
4. Założenie wpisów w innych modułach. Pozycje typowane same tworzą to, czego potrzebują — przypisanie szkolenia, zaplanowane badanie, umowę z szablonu wraz ze skopiowanymi załącznikami, zadanie z terminem i dwoma wykonawcami.
5. Praca osób odpowiedzialnych. Na zakładce Moje pozycje każdy widzi tylko to, za co odpowiada, w poprzek wszystkich trwających procesów. Odpowiedzialność można w szablonie określić jako konkretnego użytkownika, stanowisko, przełożonego, opiekuna procesu albo samego przyjmowanego pracownika.
6. Zamknięcie i wydruk. Po wykonaniu wszystkiego proces zostaje zamknięty, a karta przyjęcia lub odejścia drukuje się z blokiem podpisów.

Pilnowanie terminów dzieje się poza ekranem. Nocne zadanie przelicza trwające procesy, a jeśli pozycja jest po terminie albo termin się zbliża, wysyła przypomnienie osobie odpowiedzialnej oraz opiekunowi procesu. Wyprzedzenia ustawia się jako kaskadę, domyślnie 7, 3 i 0 dni przed terminem. Gdy przesuniesz termin pozycji, kaskada zeruje się, dzięki czemu przypomnienia o nowym terminie faktycznie dotrą.

Co moduł sam zakłada w innych modułach, a co z nich odczytuje

To najczęstsze pytanie o oprogramowanie do onboardingu: czy to tylko lista do odhaczenia, czy coś za mnie zrobi. W module Przyjęcie i odejście pracownika odpowiedź wygląda tak.

Co moduł odczytuje na wejściu. Pracownika i jego stanowisko z modułu Pracownicy, a przy uruchamianiu automatycznym także datę przyjęcia i datę zakończenia z karty osobowej. Kategorię pracy i czynniki ryzyka do skierowania na badanie moduł bierze z ustawień stanowisk w module BHP — a gdy ktoś ma kilka stanowisk, łączy je w wariancie surowszym.

Co moduł sam zakłada. Przypisanie szkolenia albo dokumentu do przeczytania, zaplanowane badanie profilaktyczne z wypełnioną kategorią pracy, umowę do podpisu z szablonu wraz z załącznikami oraz zadanie z terminem, głównym wykonawcą i zatwierdzającym. Założony wpis zachowuje się w module docelowym jak wprowadzony ręcznie, łącznie z jego własnymi zadaniami przypominającymi.

Czego moduł celowo nie zakłada. Wydania środków ochrony nie, bo wymaga ono rozmiaru i wariantu magazynowego, których nie da się zgadnąć. Formularza nie, bo pusty wiersz wyglądałby w module Formularze jak wypełniony i zepsułby statystykę wypełnień. Protokołu przekazania majątku również nie — do niego moduł jedynie odsyła, z podstawionym odbiorcą.

Co wychodzi na zewnątrz. Trzy wydruki PDF: karta przyjęcia lub odejścia z tabelą pozycji i blokiem podpisów, skierowanie na badanie profilaktyczne dla placówki medycyny pracy oraz karta ewidencyjna wydanych środków ochrony. Nie potrzebujesz żadnego sprzętu — czytnik, terminal ani identyfikator nie mają tu znaczenia, moduł pracuje wyłącznie na danych, które już są w eIntranecie.

Co potrafi moduł Przyjęcie i odejście pracownika

Dziewięć typów pozycji pokrywa to, co wokół przyjęcia i odejścia dzieje się naprawdę. Przy ośmiu z nich stan odczytywany jest z powiązanego modułu, więc nie da się ich odhaczyć ręcznie — można je jedynie oznaczyć jako Nieistotne, co przeliczanie celowo pomija.

Do tego dochodzi sześć poziomów uprawnień, od Brak dostępu przez Tylko własne i Własne oraz podwładnych aż po Usuwanie i kosz, przyznawanych pojedynczej osobie albo całemu stanowisku. Usunięte procesy, pozycje i szablony trafiają do kosza i można je przywrócić; pozycja znika z kosza, jeśli w międzyczasie usunięto jej proces nadrzędny, aby nikt nie przywrócił wiersza do procesu, do którego nie ma dostępu.

Jak wdrożyć moduł Przyjęcie i odejście pracownika

Nie zaczynaj od kompletnego szablonu dla wszystkich stanowisk. Sprawdzone postępowanie ma cztery kroki:

1. Zbuduj jeden szablon przyjęcia dla stanowiska, na które rekrutujesz najczęściej, i umieść w nim na razie tylko pozycje, przy których wiesz, kto jest właścicielem.
2. Uruchom go przy najbliższym prawdziwym przyjęciu i po tygodniu przejrzyj zakładkę Moje pozycje oczami ludzi, którym te pozycje przypadły. Tu okaże się, czy terminy są realne.
3. Dodaj szablon odejścia. Bywa krótszy, ale to on odzyskuje firmie majątek i odbiera dostępy.
4. Dopiero potem włącz automatyczne uruchamianie według daty przyjęcia i zakończenia z karty osobowej.

Do ostatniego kroku należy zabezpieczenie, które moduł stosuje sam. Przy włączaniu automatycznego uruchamiania zapamiętuje dzień, od którego opcja obowiązuje, i pomija wcześniejsze daty przyjęcia. Bez tego pierwszy nocny przebieg w firmie z historią w kartach osobowych założyłby proces każdemu pracownikowi naraz i rozesłał setki e-maili.

Jak wybrać oprogramowanie do onboardingu: o co pytać przed zakupem

Narzędzi do onboardingu nie brakuje, a większość z nich to w istocie wspólna lista zadań w ładniejszej oprawie. Trzy pytania rozpoznają różnicę szybciej niż prezentacja:

Kto odhacza pozycję i na jakiej podstawie

Jeśli listę odhacza człowiek, masz dwa źródła prawdy: stan na liście i rzeczywistość w dokumentacji pracowniczej. Zapytaj, co się stanie, gdy ktoś usunie albo zmieni wpis w module docelowym. W eIntranecie pozycja wraca do stanu niewykonana, a powód trafia do notatki.

Czy narzędzie samo utworzy to, co ma się wydarzyć

Odległość między wierszem „przypisać szkolenie BHP" a faktycznie przypisanym szkoleniem to cała wartość modułu. Sprawdź, czy oprogramowanie zakłada wpisy w tym module, w którym sprawy naprawdę się załatwia, czy tylko wysyła e-mail do kadr.

Co potrafi przy odejściu

Przyjęcie sprzedają wszyscy, odejście bywa pomijane. Zapytaj, czy narzędzie na dzień odejścia wypisze powierzony majątek z numerami inwentarzowymi i niezwrócone środki ochrony. To jest ta część, którą da się policzyć w pieniądzu.

Przyjęcie i odejście w małej firmie i w zakładzie produkcyjnym

Dla firmy do dwudziestu osób, która przyjmuje dwie, trzy osoby rocznie, liczą się dwie rzeczy: żeby nic nie umknęło, gdy kadry prowadzi właściciel między innymi obowiązkami, i żeby po odejściu człowieka nie zniknął laptop. Wystarczy jeden szablon przyjęcia i jeden odejścia, pozycje typu Zadanie i Ręczna oraz karta odejścia z majątkiem.

W produkcji i na zmianach środek ciężkości się przesuwa. Przyjęcie oznacza tam badanie dobrane do kategorii pracy, szkolenie wstępne i okresowe, normatyw środków ochrony według stanowiska, a często także wdrożenie stanowiskowe. Szablonów robi się wtedy więcej — spawacz, operator wózka widłowego i magazynier różnią się już przy badaniu, a nie dopiero przy powitalnym e-mailu. Dlatego moduł wiąże szablon ze stanowiskiem i przy uruchomieniu podpowiada ten, który najlepiej odpowiada stanowisku pracownika.

Rekrutacja sezonowa to trzeci przypadek. Tam automatyczne uruchamianie według daty przyjęcia zwraca się od razu: piętnastu pracowników sezonowych zaczynających w tym samym tygodniu dostaje procesy samo, wraz z terminami przesuniętymi na czternaście dni przed przyjęciem.

Ile kosztuje sterowane przyjęcie i odejście w eIntranecie

Moduł Przyjęcie i odejście pracownika nie ma własnej ceny. Płaci się za stanowiska użytkowników w eIntranecie, a wszystkie moduły są w cenie każdego pakietu. Ceny za użytkownika i miesiąc bez VAT wyglądają tak:

Pytanie, które przy onboardingu pada najczęściej, brzmi: czy płacę za każde przyjęcie osobno? Nie. Liczba uruchomionych procesów, liczba szablonów ani liczba pozycji na liście kontrolnej nie wpływają na cenę. Firma zatrudniająca osiemdziesiąt osób, która rocznie przyjmuje dwanaście i żegna dziewięć, uruchamia dwadzieścia jeden procesów i płaci dokładnie tyle, co bez nich.

Drugie pytanie jest bardziej praktyczne: proces uruchamia się dla pracownika prowadzonego w eIntranecie, więc ta osoba zajmuje stanowisko użytkownika. Przy pracownikach sezonowych oznacza to liczenie ich do pakietu przez czas, w którym są ewidencjonowani. Nie potrzebujesz sprzętu, a sam moduł nie generuje żadnych dodatkowych opłat; koszt samego badania profilaktycznego czy zakupu środków ochrony trafia do placówki i dostawcy, nie do nas. Aktualne ceny i wielkości przestrzeni znajdziesz na stronie z cennikiem.

Onboarding za darmo: co uniesie arkusz i gdzie mu brakuje tchu

Powiedzmy to wprost: lista kontrolna przyjęcia w arkuszu jest darmowa i dla firmy, która przyjmuje dwie osoby rocznie i nie ma do zorganizowania ani środków ochrony, ani badań, naprawdę wystarczy. Wspólny dokument z pięcioma wierszami i nazwiskiem właściciela przy każdym z nich spełnia swoje zadanie i nie ma sensu za to płacić.

Granica leży w dwóch miejscach. Pierwsza to dowód. Arkusz potrafi twierdzić, że szkolenie się odbyło, ale go nie udokumentuje — a przy szkoleniu BHP czy badaniu wstępnym to właśnie dokument jest jedyną rzeczą, która waży coś podczas kontroli. Druga granica to przepisywanie. Gdy tylko pozycja oznacza „załóż wpis w innym module", ktoś zaczyna wpisywać to samo w dwóch miejscach i od tej chwili obie wersje się rozjeżdżają.

O pozostałych możliwościach uczciwie: osobne narzędzia do onboardingu są przyjemne w obsłudze, ale nie znają ani czeskiej medycyny pracy, ani kategoryzacji prac, ani normatywów środków ochrony. A ogólne narzędzia do zadań, takie jak Trello, radzą sobie z przyjęciem całkiem dobrze — do momentu, w którym potrzebujesz listy powierzonego majątku na odejście. Sprawdzić to można bez opłat: eIntranet daje 14 dni za darmo ze wszystkimi modułami.

Co przeczytać dalej

Moduł Przyjęcie i odejście pracownika opiera się na czterech innych obszarach eIntranetu. Moduł Pracownicy jest źródłem kart osobowych, stanowisk i umów do podpisu. Moduł Szkolenia pracowników przyjmuje przypisane szkolenia oraz dokumenty do przeczytania i pilnuje ich ważności. Moduł BHP prowadzi badania profilaktyczne, kategorie prac i wydawanie środków ochrony. Moduł Ewidencja majątku dostarcza karcie odejścia listę powierzonych rzeczy, a moduł Zadania przejmuje pozycje, które nie mają własnego obszaru.