Altas y bajas

Qué es la incorporación y la salida dirigidas, y para qué le sirven a una empresa

La incorporación y la salida dirigidas consisten en que cada paso alrededor de la llegada y de la marcha de una persona tiene un responsable y una fecha: formación, reconocimiento médico previo, contrato para firmar, entrega de equipos de protección, entrega del portátil. El módulo de eIntranet guarda ese recorrido como una plantilla ligada a un puesto de trabajo y lo pone en marcha para un empleado concreto.

La diferencia frente a una lista de comprobación en Word está en el origen de la marca de verificación. De la plantilla nacen las tareas del proceso, y ocho de los nueve tipos de tarea no se marcan nunca a mano: el módulo consulta el registro relacionado y lee allí el estado real. La formación queda cumplida cuando alcanza el estado Superada o Confirmada en el módulo de Formación. El reconocimiento, cuando tiene fecha de realización y el dictamen dice apto o apto con condiciones. El contrato, cuando está firmado. Si alguien borra el registro de destino, la tarea vuelve a pendiente y el motivo se anota en su observación.

La otra mitad del módulo es la salida, y en la práctica suele ser la parte descuidada. La hoja de salida enumera lo que el empleado que se marcha sigue teniendo asignado según el inventario —piezas concretas con su número de inventario— y qué equipos de protección entregados no tienen registrada la fecha de devolución. Esa es la lista que el responsable imprime y se lleva a la reunión de entrega.

Cómo funciona la incorporación y la salida en eIntranet, paso a paso

El circuito completo tiene seis pasos y dos de ellos ocurren sin que nadie intervenga:

1. Plantilla para el puesto. Prepara una plantilla de tipo incorporación o salida y le asigna los puestos de trabajo a los que se aplica. Una plantilla sin puesto asignado se aplica a todos.
2. Inicio del proceso. Elige al empleado y la fecha del hecho, es decir, el día de incorporación o el último día trabajado. El módulo propone la plantilla que mejor encaja con el puesto del empleado.
3. Cálculo de los plazos. Cada tarea de la plantilla lleva un desplazamiento en días respecto a la fecha del hecho. Un valor negativo significa antes: preparar el portátil con −14 cae el decimocuarto día previo a la incorporación; la formación inicial con +5, el quinto día posterior.
4. Creación de registros en otros módulos. Las tareas tipificadas crean por sí mismas lo que necesitan: una asignación de formación, un reconocimiento programado, un contrato generado desde plantilla con sus anexos copiados, una tarea con fecha límite y dos responsables.
5. Trabajo de los responsables. En la pestaña Mis tareas cada persona ve solo aquello de lo que responde, a través de todos los procesos en curso. La responsabilidad se define en la plantilla como un usuario concreto, un puesto de trabajo, el superior jerárquico, el titular del proceso o el propio empleado que se incorpora.
6. Cierre e impresión. Cuando todo está hecho, el proceso se cierra y se imprime la hoja de incorporación o de salida con su bloque de firmas.

El control de plazos ocurre fuera de la pantalla. Un proceso nocturno recalcula los expedientes en curso y, si una tarea está vencida o su fecha se acerca, envía un recordatorio al responsable y al titular del proceso. Los avisos se configuran en cascada: por defecto, 7, 3 y 0 días antes de la fecha. Si mueve la fecha de una tarea, la cascada se reinicia y los recordatorios de la nueva fecha llegan de verdad.

Qué crea el módulo en otros registros y qué lee de ellos

Es la pregunta más frecuente sobre el software de onboarding: ¿es solo una lista para marcar o hará algo por mí? En el módulo de Incorporación y salida del empleado la respuesta es esta.

Qué lee de entrada. Al empleado y su puesto desde el módulo de Empleados y, en el arranque automático, también la fecha de alta y la de baja de la ficha personal. La categoría de trabajo y los factores de riesgo para la solicitud de reconocimiento los toma de la configuración de puestos del módulo de prevención de riesgos laborales; y si alguien ocupa varios puestos, se queda con la variante más estricta.

Qué crea por sí mismo. Una asignación de formación o de documento para leer, un reconocimiento médico laboral programado con la categoría de trabajo precargada, un contrato para firmar generado desde plantilla junto con sus anexos, y una tarea con fecha límite, responsable principal y aprobador. El registro creado se comporta en el módulo de destino igual que uno introducido a mano, incluidos sus propios avisos automáticos.

Qué no crea a propósito. La entrega de equipos de protección no, porque necesita una talla y una variante de almacén que nadie puede adivinar. Un formulario tampoco, porque una fila vacía parecería cumplimentada en el módulo de Formularios y estropearía la estadística. El acta de entrega de bienes tampoco: el módulo solo enlaza con ella con el destinatario precargado.

Qué sale hacia fuera. Tres impresos en PDF: la hoja de incorporación o de salida con la tabla de tareas y el bloque de firmas, la solicitud de reconocimiento médico laboral para el proveedor y la hoja de registro de los equipos de protección entregados. No necesita ningún equipo físico: lector, terminal o tarjeta no pintan nada aquí; el módulo trabaja únicamente con datos que ya están en eIntranet.

Todo lo que hace el módulo de Incorporación y salida del empleado

Nueve tipos de tarea cubren lo que realmente sucede alrededor de una llegada y de una marcha. En ocho de ellos el estado se lee del módulo relacionado, así que no se pueden marcar a mano: solo se pueden señalar como No relevantes, algo que el recálculo omite a propósito.

A esto se suman seis niveles de permisos, desde Sin acceso, pasando por Solo los propios y Los propios y los de mis subordinados, hasta Eliminar y papelera, asignables a una persona o a un puesto entero. Los procesos, tareas y plantillas eliminados van a la papelera y se pueden restaurar; una tarea desaparece de la papelera si entretanto se eliminó su proceso superior, para que nadie restaure una fila dentro de un proceso al que ya no se puede acceder.

Cómo implantar el módulo

No empiece con una plantilla completa para todos los puestos. El camino que funciona tiene cuatro pasos:

1. Monte una sola plantilla de incorporación para el puesto que más contrata e incluya de momento únicamente las tareas de las que ya sabe quién es el responsable.
2. Láncela en la próxima incorporación real y, una semana después, revise la pestaña Mis tareas con los ojos de quienes recibieron esas tareas. Ahí se ve si los plazos son realistas.
3. Añada la plantilla de salida. Suele ser más corta, pero es la que devuelve a la empresa sus bienes y retira los accesos.
4. Solo entonces active el arranque automático según las fechas de alta y de baja de la ficha personal.

Ese último paso lleva incorporada una protección que el módulo aplica solo. Al activar el arranque automático anota el día a partir del cual rige la opción e ignora las fechas de alta anteriores. Sin ella, la primera ejecución nocturna en una empresa con histórico en sus fichas personales abriría un proceso para cada empleado de golpe y enviaría cientos de correos.

Cómo elegir software de onboarding: qué preguntar antes de comprar

Herramientas de onboarding hay de sobra y la mayoría son, en el fondo, una lista de tareas compartida con mejor apariencia. Tres preguntas las distinguen más rápido que una demostración:

Quién marca la tarea y en función de qué

Si la lista la marca una persona, tendrá dos verdades: el estado en la lista y la realidad en el expediente de personal. Pregunte qué ocurre cuando alguien borra o modifica el registro en el módulo de destino. En eIntranet la tarea vuelve a pendiente y el motivo se anota en la observación.

Sabe la herramienta crear aquello que debe suceder

La distancia entre una línea que dice «asignar formación en prevención» y una formación realmente asignada es todo el valor del módulo. Compruebe si el software crea registros en el módulo donde el asunto se resuelve de verdad, o si se limita a mandar un correo al departamento de personal.

Qué hace en la salida

La llegada la vende todo el mundo; la salida suele quedarse fuera. Pregunte si la herramienta enumera, a fecha de baja, los bienes asignados con su número de inventario y los equipos de protección no devueltos. Esa es la parte que se puede poner en euros.

Incorporación y salida en una empresa pequeña y en una planta de producción

A una empresa de menos de veinte personas que contrata dos o tres al año le importan dos cosas: que no se olvide nada cuando el propietario lleva el personal entre otras tareas, y que al marcharse alguien no desaparezca el portátil. Basta con una plantilla de incorporación y otra de salida, tareas de tipo Tarea y Manual, y la hoja de salida con los bienes.

En producción y en centros a turnos el centro de gravedad se desplaza. Allí una incorporación significa reconocimiento ajustado a la categoría de trabajo, formación inicial y periódica, norma de equipos de protección según el puesto y, a menudo, formación en el puesto. Surgen entonces más plantillas: un soldador, un carretillero y un mozo de almacén ya se diferencian en el reconocimiento médico, no en el correo de bienvenida. Por eso el módulo liga la plantilla al puesto de trabajo y, al arrancar, propone la que mejor corresponde al puesto del empleado.

La contratación de temporada es el tercer caso. Ahí el arranque automático por fecha de alta se rentabiliza enseguida: quince trabajadores eventuales que empiezan la misma semana reciben sus procesos solos, con los plazos adelantados a catorce días antes de la incorporación.

Cuánto cuesta la incorporación y salida dirigidas en eIntranet

El módulo de Incorporación y salida del empleado no tiene precio propio. Se pagan puestos de usuario en eIntranet y todos los módulos están incluidos en cualquier plan. Los precios por usuario y mes, sin IVA, son estos:

La pregunta que más recibimos sobre el onboarding es esta: ¿pago por cada incorporación por separado? No. Ni el número de procesos iniciados, ni el de plantillas, ni el de tareas de la lista influyen en el precio. Una empresa de ochenta personas que al año incorpora a doce y se despide de nueve pone en marcha veintiún procesos y paga exactamente lo mismo que pagaría sin ellos.

La segunda pregunta es más práctica: el proceso se lanza sobre un empleado registrado en eIntranet, de modo que esa persona ocupa un puesto de usuario. Con el personal eventual y de temporada eso significa contarlos en el plan mientras los tenga dados de alta. No necesita equipamiento y el módulo en sí no genera ningún cargo adicional; el coste del reconocimiento médico o de la compra de equipos de protección va al proveedor y al suministrador, no a nosotros. Los precios actuales y los tamaños de almacenamiento están en la página de tarifas.

Onboarding gratis: qué aguanta una hoja de cálculo y dónde se queda sin aire

Digámoslo con franqueza: una lista de incorporación en una hoja de cálculo es gratis y, para una empresa que contrata a dos personas al año y no tiene que organizar ni equipos de protección ni reconocimientos, de verdad basta. Un documento compartido con cinco filas y un nombre al lado de cada una cumple su función, y pagar por eso no tiene sentido.

El límite aparece en dos puntos. El primero es la prueba. Una hoja de cálculo puede afirmar que la formación se impartió, pero no la acredita, y en la formación en prevención o en el reconocimiento médico previo el documento es lo único que pesa durante una inspección. El segundo es el retecleo. En cuanto una tarea significa «crea un registro en otro sistema», alguien empieza a escribir lo mismo en dos sitios y, desde ese momento, ambos se separan.

Sobre las demás opciones, con honestidad: las herramientas específicas de onboarding se usan con gusto, pero desconocen la vigilancia de la salud checa, la categorización del trabajo y las normas de equipos de protección. Y las herramientas generales de tareas, como Trello, resuelven bastante bien una incorporación, justo hasta el punto en que necesita la lista de salida de bienes asignados. Probarlo no cuesta nada: eIntranet ofrece 14 días de prueba gratuita con todos los módulos.

Qué leer a continuación

El módulo de Incorporación y salida del empleado se apoya en otras cuatro áreas de eIntranet. El módulo de Empleados es la fuente de fichas personales, puestos de trabajo y contratos para firmar. El módulo de Formación de empleados recibe las formaciones asignadas y los documentos para leer, y vigila su vigencia. El módulo de prevención de riesgos laborales lleva los reconocimientos médicos, las categorías de trabajo y la entrega de equipos de protección. El Inventario de bienes aporta a la hoja de salida la lista de objetos asignados, y el módulo de Tareas recoge aquello que no tiene un área propia.