Nástup a odchod

Co je řízený nástup a výstup zaměstnance a k čemu ve firmě slouží

Řízený nástup a výstup zaměstnance je postup, ve kterém má každý krok kolem příchodu i odchodu člověka svého majitele a svůj termín: školení, vstupní prohlídka, smlouva k podpisu, výdej ochranných prostředků, předání notebooku. Modul eIntranetu tenhle postup drží jako šablonu pro pracovní pozici a spouští ho na konkrétního zaměstnance.

Rozdíl proti checklistu ve Wordu je v tom, odkud se bere odškrtnutí. Ze šablony vzniknou položky procesu a osm z devíti typů položek se neodškrtává ručně — modul se podívá do navazující agendy a přečte si tam skutečný stav. Školení je splněné, až když má v modulu Školení stav Splnil nebo Potvrzeno. Prohlídka, až když má vyplněné datum provedení a závěr posudku zní způsobilý nebo způsobilý s podmínkou. Smlouva, až když je podepsaná. Když někdo cílový záznam smaže, položka se vrátí na nesplněno a do poznámky se zapíše proč.

Druhá polovina modulu je výstup, a ta bývá v praxi opomíjenější. Výstupní list vypíše, co má odcházející zaměstnanec podle evidence majetku stále na sobě — konkrétní kusy s evidenčními čísly — a které vydané ochranné pracovní prostředky nemají zapsané datum vrácení. To je seznam, který si vedoucí vytiskne a vezme si ho na předávací schůzku.

Jak nástup a výstup v eIntranetu funguje krok za krokem

Celý oběh má šest kroků a dva z nich proběhnou bez zásahu člověka:

1. Šablona pro pozici. Připravíte šablonu typu nástup nebo výstup a přiřadíte jí pracovní pozice, pro které platí. Šablona bez přiřazené pozice platí pro všechny.
2. Spuštění procesu. Vyberete zaměstnance a datum události, tedy den nástupu nebo poslední pracovní den. Modul nabídne šablonu, která nejlépe odpovídá pozici zaměstnance.
3. Přepočet termínů. Každá položka šablony nese posun ve dnech vůči datu události. Záporná hodnota znamená před událostí: příprava notebooku s hodnotou −14 vyjde na čtrnáctý den před nástupem, zaškolení s hodnotou +5 na pátý den po něm.
4. Založení záznamů v cizích agendách. Typované položky si při spuštění samy vytvoří, co potřebují — přiřazení školení, naplánovanou prohlídku, smlouvu ze šablony včetně zkopírovaných příloh, úkol s termínem a dvěma řešiteli.
5. Práce odpovědných osob. Každý vidí na záložce Moje položky jen to, co má na starosti on, napříč všemi běžícími procesy. Odpovědnost lze v šabloně určit jako konkrétního uživatele, pracovní pozici, nadřízeného, garanta procesu, nebo samotného nastupujícího zaměstnance.
6. Uzavření a tisk. Po splnění všeho se proces uzavře a vytiskne se nástupní nebo výstupní list s podpisovým blokem.

Hlídání termínů běží mimo obrazovku. Noční úloha přepočítá běžící procesy, a je-li položka po termínu nebo se termín blíží, rozešle upomínku odpovědné osobě i garantovi procesu. Předstihy se nastavují jako kaskáda, ve výchozím stavu 7, 3 a 0 dnů před termínem. Posunete-li termín položky, kaskáda se vynuluje a upomínky na nový termín skutečně dojdou.

Co modul sám založí v ostatních agendách a co z nich naopak čte

Tohle je nejčastější otázka, kterou dostáváme u onboardingového softwaru: jestli je to jen seznam k odškrtání, nebo jestli za mě něco udělá. U modulu Nástup a výstup zaměstnance vypadá odpověď takto.

Co modul čte na vstupu. Zaměstnance a jeho pracovní pozici z modulu Zaměstnanci, u automatického spouštění i datum nástupu a datum ukončení z osobní karty. Kategorii práce a rizikové faktory pro žádost o prohlídku modul vezme z nastavení pracovních pozic v BOZP — a má-li člověk pozic víc, sloučí je tou přísnější variantou.

Co modul sám zakládá. Přiřazení školení nebo dokumentu k přečtení, naplánovanou pracovnělékařskou prohlídku s předvyplněnou kategorií práce, smlouvu k podpisu ze šablony i s přílohami a úkol s termínem, hlavním řešitelem a schvalovatelem. Založený záznam se v cílové agendě chová jako ručně pořízený, včetně jejích vlastních upomínkových úloh.

Co modul úmyslně nezakládá. Výdej ochranných prostředků ne, protože potřebuje velikost a skladovou variantu, kterou nelze uhodnout. Formulář ne, protože prázdný řádek by v modulu Formuláře vypadal jako vyplněný a pokazil statistiku. Předávací protokol majetku ne, na ten modul pouze odkáže s předvyplněným příjemcem.

Co jde ven. Tři tiskové výstupy v PDF: nástupní nebo výstupní list s tabulkou položek a podpisovým blokem, žádost o pracovnělékařskou prohlídku pro poskytovatele a evidenční list vydaných ochranných prostředků. Žádný hardware nepotřebujete — čtečka, terminál ani čip tu nehrají roli, modul pracuje jen s daty, která už v eIntranetu jsou.

Co všechno modul Nástup a výstup zaměstnance umí

Devět typů položek pokrývá to, co se kolem nástupu a odchodu reálně děje. U osmi z nich se stav čte z navazující agendy, takže je nelze ručně odškrtnout — lze je jen označit jako Nerelevantní, což přepočet záměrně přeskakuje.

K tomu patří šest úrovní oprávnění od Bez přístupu přes Jen svoje a Svoje a podřízených až po Mazání a koš, přidělitelných jednotlivci i celé pracovní pozici. Smazané procesy, položky i šablony jdou do koše a dají se obnovit; položka se z koše ztratí, pokud byl mezitím smazán její nadřízený proces, aby nešlo obnovit řádek do procesu, ke kterému se nikdo nedostane.

Nástup, výstup a česká legislativa

Kolem příchodu a odchodu zaměstnance se sbíhá několik povinností, které mají vlastní lhůty. Modul je nevyřizuje za vás, ale drží je jako položky s termínem a odpovědnou osobou:

• § 31 zákoníku práce — seznámení uchazeče s právy, povinnostmi, pracovními podmínkami a podmínkami odměňování ještě před uzavřením pracovní smlouvy.
• § 37 zákoníku práce — písemná informace o obsahu pracovního poměru ve lhůtě 7 dnů od jeho vzniku, ve znění po novele zákoníku práce z roku 2023.
• § 103 odst. 1 písm. a) zákoníku práce a zákon č. 373/2011 Sb. — zdravotní způsobilost a pracovnělékařské služby; podle § 59 zákona 373/2011 Sb. se uchazeč, který se před vznikem pracovněprávního vztahu nepodrobí vstupní lékařské prohlídce, považuje za zdravotně nezpůsobilého. Lhůty a obsah prohlídek upravuje vyhláška č. 79/2013 Sb.
• § 37 zákona č. 258/2000 Sb. a vyhláška č. 432/2003 Sb. — kategorizace prací; z kategorie a rizikových faktorů vychází žádost o prohlídku, kterou modul tiskne.
• § 103 odst. 2 zákoníku práce — školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci při nástupu zaměstnance do práce a při změně pracovního zařazení či druhu práce.
• § 104 zákoníku práce a nařízení vlády č. 390/2021 Sb. — poskytování osobních ochranných pracovních prostředků podle vyhodnocených rizik.
• § 228 zákoníku práce — zaškolení nebo zaučení zaměstnance, který vstupuje do zaměstnání bez kvalifikace; zaškolení se považuje za výkon práce.
• § 255 zákoníku práce — odpovědnost za ztrátu nástrojů, ochranných pracovních prostředků a jiných podobných věcí svěřených na písemné potvrzení. Právě tenhle paragraf dává smysl výstupnímu seznamu nevráceného majetku.
• § 313 zákoníku práce — co zaměstnavatel při skončení pracovněprávního vztahu potvrzuje. Modul potvrzení negeneruje, umí ho jen zařadit do výstupního checklistu jako položku s termínem.
• Čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR — omezení uložení osobních údajů. Výstupní proces je praktické místo, kde si firma připomene odebrání přístupů a nastavení dalšího nakládání s osobními údaji odcházejícího zaměstnance.

Modul eviduje kroky v členění, které uvedené předpisy předpokládají, a žádost o prohlídku tiskne s údaji, které poskytovatel pracovnělékařských služeb potřebuje. Zda vaše konkrétní nastavení a vaše praxe požadavkům vyhoví, posoudí vaše mzdová účetní, bezpečnostní technik nebo právník — software to za vás rozhodnout nemůže. Text popisuje stav právní úpravy k 11. 9. 2026 a slouží k orientaci, nenahrazuje právní ani daňové poradenství.

Jak modul Nástup a výstup zaměstnance zavést

Nezačínejte kompletní šablonou pro všechny pozice. Osvědčený postup má čtyři kroky:

1. Sestavte jednu nástupní šablonu pro pozici, kterou nabíráte nejčastěji, a dejte do ní zatím jen položky, u kterých víte, kdo je majitelem.
2. Spusťte ji na nejbližší reálný nástup a projděte si po týdnu záložku Moje položky očima lidí, kterým položky spadly. Tady se ukáže, jestli jsou termíny reálné.
3. Doplňte výstupní šablonu. Bývá kratší, ale je to ta, která firmě vrací majetek a odebírá přístupy.
4. Až potom zapněte automatické spouštění podle data nástupu a ukončení z osobní karty.

K poslednímu kroku patří jedna pojistka, kterou modul dělá sám. Při zapnutí automatického spouštění si poznamená den, od kterého volba platí, a starší data nástupu ignoruje. Bez toho by první noční běh u firmy s historií v osobních kartách založil proces každému zaměstnanci naráz a rozeslal stovky e-mailů.

Jak vybrat software na onboarding: na co se ptát před nákupem

Onboardingových nástrojů je na trhu hodně a většina z nich je ve skutečnosti sdílený seznam úkolů s hezčí grafikou. Tři otázky poznají rozdíl rychleji než demo:

Kdo odškrtává položku a podle čeho

Pokud checklist odškrtává člověk, máte dva zdroje pravdy: stav v checklistu a skutečnost v personální agendě. Ptejte se, co se stane, když někdo záznam v cílové agendě smaže nebo změní. V eIntranetu se položka vrátí na nesplněno a důvod se zapíše do poznámky.

Umí nástroj sám vytvořit to, co se má stát

Rozdíl mezi řádkem „přiřadit školení BOZP" a skutečně přiřazeným školením je celý přínos modulu. Ověřte si, jestli software zakládá záznamy v té agendě, kde se pak doopravdy vyřizují, nebo jestli jen pošle e-mail personalistce.

Co umí výstup

Nástupem se prodávají všichni, výstup bývá odbytý. Zeptejte se, jestli nástroj ke dni odchodu vypíše svěřený majetek s evidenčními čísly a nevrácené ochranné prostředky. To je ta část, která se dá spočítat v korunách.

Nástup a výstup pro malou firmu a pro výrobní provoz

Pro firmu do dvaceti lidí, která přijme dva tři lidi ročně, jsou zajímavé hlavně dvě věci: aby se na nic nezapomnělo, když personalistiku dělá majitel mezi jinou prací, a aby po odchodu člověka nezmizel notebook. Stačí jedna nástupní a jedna výstupní šablona, položky typu Úkol a Ruční, a výstupní list s majetkem.

Ve výrobě a v provozech se směnami se těžiště přesouvá jinam. Nástup tam znamená vstupní prohlídku podle kategorie práce, vstupní a periodické školení, normativ ochranných prostředků podle pozice a často i zaškolení podle § 228 zákoníku práce. Šablon je pak víc — svářeč, obsluha vysokozdvižného vozíku a skladník se liší už ve vstupní prohlídce, ne až v uvítacím e-mailu. Modul proto váže šablonu na pracovní pozici a při spuštění nabídne tu, která pozici zaměstnance odpovídá nejlépe.

Sezónní nábor je třetí případ. Tam se vyplatí automatické spouštění podle data nástupu: patnáct brigádníků nastupujících ve stejný týden dostane procesy samo, včetně termínů posunutých na čtrnáct dnů před nástupem.

Kolik řízený nástup a výstup v eIntranetu stojí

Modul Nástup a výstup zaměstnance nemá vlastní cenu. Platí se za uživatelská přístupová sedadla v eIntranetu a všechny moduly jsou v ceně každého tarifu. Ceny za uživatele a měsíc bez DPH vypadají takto:

Otázka, kterou u onboardingu dostáváme nejčastěji, zní: platím za každý nástup zvlášť? Ne. Počet spuštěných procesů, počet šablon ani počet položek v checklistu cenu neovlivňují. Firma s osmdesáti lidmi, která ročně přijme dvanáct a propustí devět, spustí jednadvacet procesů a zaplatí přesně to, co by platila bez nich.

Druhá otázka je praktičtější: proces se spouští na zaměstnance vedeného v eIntranetu, takže ten člověk zabírá sedadlo. U brigádníků a sezónních pracovníků to znamená počítat s nimi v tarifu po dobu, kdy je evidujete. Žádný hardware nepotřebujete a modul sám nevytváří žádné dodatečné poplatky; náklady na samotnou pracovnělékařskou prohlídku nebo na pořízení ochranných prostředků platíte poskytovateli a dodavateli, ne nám. Aktuální ceny a velikosti úložiště najdete na stránce s ceníkem.

Onboarding zdarma: co zvládne tabulka a kde jí dojde dech

Buďme upřímní: nástupní checklist v tabulce je zdarma a pro firmu, která přijme dva lidi ročně a nemá ochranné prostředky ani vstupní prohlídky, opravdu stačí. Sdílený dokument s pěti řádky a jménem majitele u každého z nich splní svůj účel a nemá smysl za to platit.

Hranice je ve dvou místech. První je důkaz. Tabulka umí tvrdit, že školení proběhlo, ale nedoloží ho — a u školení podle § 103 odst. 2 zákoníku práce nebo u vstupní prohlídky podle zákona 373/2011 Sb. je právě doklad to jediné, co má při kontrole váhu. Druhá hranice je přepis. Jakmile položka znamená „založ záznam v jiné agendě", začne někdo přepisovat totéž na dvě místa, a od té chvíle se to rozchází.

Zbývající volby stojí za zvážení poctivě: samostatné onboardingové nástroje jsou uživatelsky příjemné, ale české pracovnělékařské prohlídky, kategorizaci prací ani normativ ochranných prostředků neznají. A obecné nástroje na úkoly, jako je Trello, zvládnou nástup docela dobře, dokud nepotřebujete výstupní seznam svěřeného majetku. Vyzkoušet si to jde zdarma: eIntranet má zkušební dobu 14 dní zdarma se všemi moduly.

Co si přečíst dál

Modul Nástup a výstup zaměstnance staví na čtyřech dalších agendách eIntranetu. Modul Zaměstnanci je zdrojem osobních karet, pracovních pozic a smluv k podpisu. Modul Školení zaměstnanců přijímá přiřazená školení i dokumenty k přečtení a hlídá jejich platnost. Modul BOZP vede pracovnělékařské prohlídky, kategorie prací a výdej ochranných pracovních prostředků. Modul Evidence majetku dodává výstupnímu listu seznam svěřených věcí a modul Úkoly přebírá položky, které nemají vlastní agendu.