Ein- und Austritt

Was ein gesteuerter Eintritt und Austritt ist und wozu ihn ein Unternehmen braucht

Ein gesteuerter Eintritt und Austritt bedeutet, dass jeder Schritt rund um das Kommen und Gehen eines Mitarbeiters einen Verantwortlichen und einen Termin hat: Schulung, arbeitsmedizinische Untersuchung, Vertrag zur Unterschrift, Ausgabe der Schutzausrüstung, Übergabe des Notebooks. Das eIntranet-Modul hält diesen Ablauf als Vorlage für eine Stelle bereit und startet ihn für einen konkreten Mitarbeiter.

Der Unterschied zur Checkliste in Word liegt darin, woher das Häkchen kommt. Aus der Vorlage entstehen die Prozesspunkte, und acht der neun Punkttypen werden nie von Hand abgehakt — das Modul schaut in den zugehörigen Datensatz und liest dort den tatsächlichen Stand. Eine Schulung gilt als erledigt, sobald sie im Modul Schulungen den Status Bestanden oder Bestätigt hat. Eine Untersuchung, sobald ein Untersuchungsdatum vorliegt und das Gutachten auf geeignet oder geeignet unter Auflagen lautet. Ein Vertrag, sobald er unterschrieben ist. Löscht jemand den Zieldatensatz, fällt der Punkt auf offen zurück und der Grund wird in seine Notiz geschrieben.

Die zweite Hälfte des Moduls ist der Austritt, und die kommt in der Praxis meist zu kurz. Das Austrittsblatt listet auf, was dem ausscheidenden Mitarbeiter laut Anlagenverzeichnis noch zugeordnet ist — einzelne Gegenstände mit Inventarnummer — und welche ausgegebene Schutzausrüstung kein Rückgabedatum hat. Genau diese Liste druckt die Führungskraft aus und nimmt sie zum Übergabetermin mit.

Wie Eintritt und Austritt im eIntranet Schritt für Schritt ablaufen

Der gesamte Ablauf hat sechs Schritte, zwei davon laufen ohne Zutun:

1. Vorlage für die Stelle. Sie legen eine Eintritts- oder Austrittsvorlage an und ordnen ihr die Stellen zu, für die sie gilt. Eine Vorlage ohne zugeordnete Stelle gilt für alle.
2. Prozessstart. Sie wählen den Mitarbeiter und das Ereignisdatum, also den Eintrittstag oder den letzten Arbeitstag. Das Modul schlägt die Vorlage vor, die zur Stelle des Mitarbeiters am besten passt.
3. Terminberechnung. Jeder Vorlagenpunkt trägt eine Verschiebung in Tagen gegenüber dem Ereignisdatum. Ein negativer Wert bedeutet davor: die Vorbereitung des Notebooks mit −14 fällt auf den vierzehnten Tag vor Eintritt, die Einarbeitung mit +5 auf den fünften Tag danach.
4. Anlage von Datensätzen in anderen Modulen. Typisierte Punkte legen selbst an, was sie brauchen — eine Schulungszuweisung, eine geplante Untersuchung, einen Vertrag aus der Vorlage samt kopierter Anlagen, eine Aufgabe mit Termin und zwei Bearbeitern.
5. Arbeit der Verantwortlichen. Im Reiter Meine Punkte sieht jeder nur das, wofür er zuständig ist, über alle laufenden Prozesse hinweg. Die Verantwortung lässt sich in der Vorlage als benannter Benutzer, als Stelle, als Vorgesetzter, als Prozessverantwortlicher oder als der eintretende Mitarbeiter selbst festlegen.
6. Abschluss und Druck. Ist alles erledigt, wird der Prozess geschlossen und das Eintritts- oder Austrittsblatt mit Unterschriftenfeld gedruckt.

Die Terminüberwachung läuft im Hintergrund. Ein nächtlicher Lauf rechnet die laufenden Prozesse neu durch, und ist ein Punkt überfällig oder rückt sein Termin näher, geht eine Erinnerung an den Verantwortlichen und an den Prozessverantwortlichen. Die Vorlaufzeiten werden als Kaskade eingestellt, standardmäßig 7, 3 und 0 Tage vor dem Termin. Verschieben Sie den Termin eines Punktes, wird die Kaskade zurückgesetzt, damit die Erinnerungen zum neuen Termin auch wirklich ankommen.

Was das Modul anderswo anlegt und was es von dort zurückliest

Das ist die häufigste Frage zu Onboarding-Software: Ist das nur eine Liste zum Abhaken, oder nimmt sie mir etwas ab? Beim Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern sieht die Antwort so aus.

Was es einliest. Den Mitarbeiter und seine Stelle aus dem Modul Mitarbeiter, beim automatischen Start zusätzlich Eintritts- und Austrittsdatum aus der Personalkarte. Arbeitskategorie und Gefährdungsfaktoren für die Untersuchungsanforderung holt das Modul aus den Stelleneinstellungen im Modul Arbeitsschutz — und hat jemand mehrere Stellen, gilt die strengere Variante.

Was es selbst anlegt. Eine Schulungszuweisung oder ein Dokument zur Kenntnisnahme, eine geplante arbeitsmedizinische Untersuchung mit vorbelegter Arbeitskategorie, einen Vertrag zur Unterschrift aus der Vorlage samt Anlagen sowie eine Aufgabe mit Termin, Hauptbearbeiter und Genehmiger. Der angelegte Datensatz verhält sich im Zielmodul wie ein von Hand erfasster, einschließlich der dortigen eigenen Erinnerungsläufe.

Was es bewusst nicht anlegt. Die Ausgabe der Schutzausrüstung nicht, denn dafür braucht es Größe und Lagervariante, die sich nicht erraten lassen. Ein Formular nicht, denn eine leere Zeile sähe im Modul Formulare wie ausgefüllt aus und würde die Auswertung verfälschen. Das Übergabeprotokoll für Anlagegüter ebenfalls nicht — dorthin verlinkt das Modul lediglich mit vorbelegtem Empfänger.

Was herauskommt. Drei PDF-Ausdrucke: das Eintritts- oder Austrittsblatt mit Punkteliste und Unterschriftenfeld, die Anforderung der arbeitsmedizinischen Untersuchung für den Anbieter und das Nachweisblatt der ausgegebenen Schutzausrüstung. Sie brauchen keinerlei Hardware — Lesegerät, Terminal oder Transponder spielen hier keine Rolle, das Modul arbeitet ausschließlich mit Daten, die im eIntranet bereits vorliegen.

Was das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern alles kann

Neun Punkttypen decken ab, was rund um Ankunft und Abschied tatsächlich passiert. Bei acht davon wird der Stand aus dem zugehörigen Modul gelesen, sie lassen sich also nicht von Hand abhaken — nur als Nicht relevant kennzeichnen, was die Neuberechnung bewusst überspringt.

Dazu kommen sechs Berechtigungsstufen, von Kein Zugriff über Nur eigene und Eigene und die der Unterstellten bis zu Löschen und Papierkorb, vergebbar an einzelne Personen oder an eine ganze Stelle. Gelöschte Prozesse, Punkte und Vorlagen wandern in den Papierkorb und lassen sich wiederherstellen; ein Punkt verschwindet aus dem Papierkorb, wenn sein übergeordneter Prozess zwischenzeitlich gelöscht wurde, damit niemand eine Zeile in einen Prozess zurückholt, an den niemand herankommt.

Wie Sie das Modul einführen

Beginnen Sie nicht mit einer vollständigen Vorlage für alle Stellen. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Schritten:

1. Erstellen Sie eine Eintrittsvorlage für die Stelle, die Sie am häufigsten besetzen, und nehmen Sie vorerst nur die Punkte auf, bei denen der Verantwortliche feststeht.
2. Starten Sie sie beim nächsten echten Eintritt und schauen Sie nach einer Woche mit den Augen derjenigen in den Reiter Meine Punkte, denen die Punkte zugefallen sind. Hier zeigt sich, ob die Termine realistisch sind.
3. Ergänzen Sie die Austrittsvorlage. Sie ist meist kürzer, holt dem Unternehmen aber sein Eigentum zurück und entzieht Zugänge.
4. Erst danach schalten Sie den automatischen Start nach Eintritts- und Austrittsdatum aus der Personalkarte ein.

Zum letzten Schritt gehört eine Absicherung, die das Modul von selbst vornimmt. Beim Einschalten des automatischen Starts merkt es sich den Tag, ab dem die Option gilt, und ignoriert ältere Eintrittsdaten. Ohne das würde der erste nächtliche Lauf in einem Unternehmen mit Historie in den Personalkarten für jeden Mitarbeiter auf einen Schlag einen Prozess anlegen und Hunderte E-Mails verschicken.

Onboarding-Software auswählen: wonach Sie vor dem Kauf fragen sollten

An Onboarding-Werkzeugen herrscht kein Mangel, und die meisten sind im Kern eine gemeinsame Aufgabenliste mit hübscherer Oberfläche. Drei Fragen trennen sie schneller als jede Demo:

Wer hakt den Punkt ab und woraufhin

Hakt ein Mensch die Checkliste ab, haben Sie zwei Wahrheiten: den Stand in der Checkliste und die Realität in der Personalakte. Fragen Sie, was passiert, wenn jemand den Datensatz im Zielmodul löscht oder ändert. Im eIntranet fällt der Punkt auf offen zurück und der Grund landet in der Notiz.

Kann das Werkzeug selbst anlegen, was geschehen soll

Der Abstand zwischen der Zeile „Arbeitsschutzschulung zuweisen" und einer tatsächlich zugewiesenen Schulung ist der gesamte Nutzen des Moduls. Prüfen Sie, ob die Software Datensätze in dem Modul anlegt, in dem die Arbeit wirklich erledigt wird, oder ob sie nur eine E-Mail an die Personalabteilung schickt.

Was es beim Austritt leistet

Den Eintritt verkaufen alle, der Austritt fällt hinten herunter. Fragen Sie, ob das Werkzeug zum Austrittstag die zugeordneten Anlagegüter mit Inventarnummer und die nicht zurückgegebene Schutzausrüstung auflistet. Das ist der Teil, den man in Geld beziffern kann.

Eintritt und Austritt im Kleinbetrieb und im Produktionswerk

Für ein Unternehmen mit weniger als zwanzig Beschäftigten, das zwei bis drei Personen im Jahr einstellt, zählen vor allem zwei Dinge: dass nichts vergessen wird, wenn die Personalarbeit nebenbei erledigt wird, und dass nach einem Abgang kein Notebook verschwindet. Eine Eintritts- und eine Austrittsvorlage, Punkte vom Typ Aufgabe und Manuell sowie das Austrittsblatt mit den Anlagegütern genügen.

In Produktion und Schichtbetrieb verschiebt sich der Schwerpunkt. Ein Eintritt bedeutet dort eine Untersuchung passend zur Arbeitskategorie, Erst- und Wiederholungsschulungen, eine Schutzausrüstungsnorm nach Stelle und oft auch eine strukturierte Einarbeitung. Es entstehen mehr Vorlagen — Schweißer, Staplerfahrer und Lagerist unterscheiden sich bereits bei der Untersuchung, nicht erst bei der Willkommens-E-Mail. Deshalb bindet das Modul die Vorlage an die Stelle und schlägt beim Start diejenige vor, die zur Stelle des Mitarbeiters am besten passt.

Saisonale Einstellungen sind der dritte Fall. Dort rechnet sich der automatische Start nach Eintrittsdatum: fünfzehn Aushilfen, die in derselben Woche anfangen, bekommen ihre Prozesse von selbst, samt der auf vierzehn Tage vor Eintritt vorgezogenen Termine.

Was gesteuerter Eintritt und Austritt im eIntranet kostet

Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern hat keinen eigenen Preis. Bezahlt werden Benutzerplätze im eIntranet, und sämtliche Module sind in jedem Tarif enthalten. Die Preise je Benutzer und Monat ohne Mehrwertsteuer sehen so aus:

Die häufigste Frage zum Onboarding lautet: Zahle ich für jede Einstellung extra? Nein. Weder die Zahl gestarteter Prozesse noch die Zahl der Vorlagen oder der Checklistenpunkte wirkt sich auf den Preis aus. Ein Unternehmen mit achtzig Beschäftigten, das im Jahr zwölf Menschen einstellt und sich von neun trennt, startet einundzwanzig Prozesse und zahlt genau dasselbe wie ohne sie.

Die zweite Frage ist praktischer: Ein Prozess läuft auf einen im eIntranet geführten Mitarbeiter, dieser belegt also einen Platz. Bei Aushilfen und Saisonkräften heißt das, sie für die Dauer ihrer Erfassung in den Tarif einzurechnen. Sie brauchen keine Hardware, und das Modul selbst verursacht keine zusätzlichen Gebühren; die Kosten der arbeitsmedizinischen Untersuchung oder der Beschaffung von Schutzausrüstung gehen an Anbieter und Lieferanten, nicht an uns. Aktuelle Preise und Speichergrößen finden Sie auf der Preisseite.

Onboarding kostenlos: was eine Tabelle schafft und wo ihr die Luft ausgeht

Sagen wir es offen: Eine Eintrittscheckliste in einer Tabelle kostet nichts, und für ein Unternehmen, das zwei Personen im Jahr einstellt und weder Schutzausrüstung noch Untersuchungen zu organisieren hat, reicht sie wirklich aus. Ein geteiltes Dokument mit fünf Zeilen und einem Namen daneben erfüllt seinen Zweck, und dafür zu zahlen ergibt keinen Sinn.

Die Grenze liegt an zwei Stellen. Die erste ist der Nachweis. Eine Tabelle kann behaupten, die Schulung habe stattgefunden, belegen kann sie es nicht — und bei Arbeitsschutzschulungen oder der Einstellungsuntersuchung zählt bei einer Kontrolle einzig der Beleg. Die zweite ist das Abtippen. Sobald ein Punkt bedeutet „lege einen Datensatz im anderen System an", schreibt jemand dasselbe an zwei Stellen, und von da an laufen beide auseinander.

Zu den übrigen Möglichkeiten ein ehrliches Wort. Eigenständige Onboarding-Werkzeuge bedienen sich angenehm, kennen aber weder die tschechische arbeitsmedizinische Vorsorge noch die Arbeitskategorisierung oder Schutzausrüstungsnormen. Und allgemeine Aufgabenwerkzeuge wie Trello meistern einen Eintritt durchaus — bis zu dem Punkt, an dem Sie eine Austrittsliste der zugeordneten Anlagegüter brauchen. Ausprobieren kostet nichts: eIntranet bietet 14 Tage kostenlos zum Testen, mit allen Modulen.

Was Sie als Nächstes lesen sollten

Das Modul Eintritt und Austritt von Mitarbeitern baut auf vier weiteren eIntranet-Bereichen auf. Das Modul Mitarbeiter liefert Personalkarten, Stellen und Verträge zur Unterschrift. Das Modul Schulungen nimmt zugewiesene Schulungen und Dokumente zur Kenntnisnahme entgegen und überwacht deren Gültigkeit. Das Modul Arbeitsschutz führt arbeitsmedizinische Untersuchungen, Arbeitskategorien und die Ausgabe von Schutzausrüstung. Das Anlagenverzeichnis liefert dem Austrittsblatt die Liste der zugeordneten Gegenstände, und das Modul Aufgaben übernimmt die Punkte ohne eigene Fachanwendung.