BOZP

Čo je evidencia BOZP a na čo vo firme slúži

Evidencia BOZP je preukazný záznam o tom, že zamestnávateľ plní povinnosti v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci: že zamestnanci prešli pracovnolekárskou prehliadkou, že o každom pracovnom úraze existuje zápis v knihe úrazov a že sa úraz ohlásil poisťovni aj inšpektorátu práce. Modul BOZP v eIntranete drží tieto tri agendy na jednom mieste a doklady pri záznamoch, ku ktorým patria.

V praxi to rieši situáciu, ktorú pozná každý personalista: posudky ležia v šanóne, kniha úrazov je excelová tabuľka na sieťovom disku a informáciu o tom, komu prepadla platnosť, sa nikto nedozvie, kým sa nespýta kontrola. Modul tento rozpad odstraňuje tým, že prehliadky, úrazy a končiace lehoty vidíte v jednej aplikácii s rovnakými oprávneniami, aké máte na dochádzku alebo dovolenky.

Modul má tri záložky. Sledovanie termínov je prehľad končiacich platností naprieč školeniami aj lekárskymi posudkami. Pracovnolekárske prehliadky sú evidencia posudkov s typom prehliadky, kategóriou práce a záverom. Kniha úrazov je zápis pracovných úrazov s automatickým číslovaním, prílohami a odosielaním hlásenia dátovou schránkou.

Ako modul BOZP funguje krok za krokom

Zápis prehliadky začína výberom zamestnanca a typu prehliadky. Modul rozlišuje päť typov: vstupnú, periodickú, mimoriadnu, výstupnú a následnú. K tomu zadáte dátum vykonania, dátum platnosti posudku, kategóriu práce, poskytovateľa pracovnej zdravotnej služby a meno posudzujúceho lekára.

Záver posudku má štyri hodnoty: zdravotne spôsobilý, spôsobilý s podmienkou, zdravotne nespôsobilý a stratil dlhodobo zdravotnú spôsobilosť. Pri variante s podmienkou sa otvorí textové pole na popis obmedzenia – typicky práca bez nočných zmien alebo bez zdvíhania nad danú hmotnosť. Sken posudku pretiahnete do dropzone pri zázname a zostane pri ňom šifrovane uložený.

Pri úraze je postup iný. Číslo úrazu necháte prázdne a aplikácia doplní poradie v tvare RRRR/poradie, takže rad zostane súvislý aj vtedy, keď do knihy zapisuje viac ľudí. Dátum a čas úrazu sa zadávajú zvlášť, pretože presná hodina býva pre vyšetrovanie podstatná. Nasledujú miesto, činnosť pri úraze, popis udalosti, druh zranenia, zranená časť tela a svedkovia.

Pracovnú neschopnosť zadáte ako rozmedzie od–do a počet dní sa dopočíta sám, oba krajné dni vrátane. Ten počet pritom nie je len informatívny: podľa neho modul vyhodnocuje, či pri zázname ešte chýba ohlásenie. Neohlásený úraz s neschopnosťou dlhšou ako tri dni sa v prehľade zvýrazní oranžovo, smrteľný úraz červeno.

Vyšetrovanie úrazu ale zápisom nekončí. Na detaile záznamu preto pridávate poznámky, každú s vlastnými prílohami a s menom toho, kto ju písal – lekársku správu, vyjadrenie svedka, korešpondenciu s poisťovňou. Priebeh vyšetrovania tak zostane pokope namiesto v e-mailovej schránke jedného kolegu.

Ako hlásenie o úraze odíde: dátová schránka, PDF a číselník úradov

Odkiaľ sa dáta do modulu dostanú, je tu jednoduchá otázka – zapisuje ich človek, žiadna čítačka ani GPS jednotka tu nie je. Zaujímavejší je opačný smer: ako sa hlásenie dostane k poisťovni a na inšpektorát práce bez toho, aby to niekto prepisoval do formulára a nosil na poštu.

Vstup. Prehliadky aj úrazy zapisujete ručne v aplikácii; jediný automatický zdroj je modul Školenie zamestnancov, z ktorého si Sledovanie termínov berie platnosť absolvovaných školení. Žiadny hardvér modul nepotrebuje.

Výstup. Pri každom úraze sú v knihe dve odosielacie ikony – jedna pre poisťovňu, druhá pre oblastný inšpektorát práce. Kliknutím sa vygeneruje Záznam o úraze v PDF s údajmi o zamestnávateľovi, zranenom, okolnostiach a následkoch, priložia sa dokumenty nahraté pri zázname a odíde dátová správa z dátovej schránky vašej firmy. Súčet príloh je obmedzený na 20 MB na jednu správu a modul vopred odmietne formát, ktorý dátové schránky nepodporujú.

Po úspešnom odoslaní sa pri zázname zaškrtne Hlásené, vyplní sa dátum a uloží sa ID odoslanej dátovej správy aj ID schránky príjemcu. Evidencia teda odpovedá tomu, čo naozaj odišlo – nie tomu, čo si niekto zaškrtol. Z detailu úrazu sa navyše dostanete prekliknutím na samotnú dátovú správu v module Dátové správy.

Číselník príjemcov. ID dátovej schránky je sedemznakový kód a prepisovať ho ručne je najrýchlejšia cesta, ako zákonné hlásenie poslať neznámo kam. Aplikácia preto nesie číselník ôsmich českých oblastných inšpektorátov práce s ich územnou pôsobnosťou podľa krajov a poisťovní, ktoré prevádzkujú zákonné poistenie odpovednosti zamestnávateľa. V nastavení modulu vyberiete kraj a príslušný inšpektorát sa predvyplní; ID sa dá vo výnimočnom prípade prepísať ručne.

Jedno upozornenie k nákladom: odoslanie do schránky orgánu verejnej moci, teda na inšpektorát práce, je bezplatné. Poisťovne sú právnické osoby, takže správa do ich schránky je poštovou dátovou správou – spoplatnenou službou prevádzkovateľa systému dátových schránok, nie našou.

Čo všetko modul BOZP umie

Modul naopak neobsahuje evidenciu osobných ochranných pracovných prostriedkov, kategorizáciu prác ako samostatnú agendu ani generovanie predpísaného úradného tlačiva. Tieto tri veci sú zatiaľ mimo rozsahu a je poctivejšie to napísať než to sľúbiť.

Ako vybrať softvér na BOZP: na čo sa pýtať pred nákupom

Ponúk na „softvér pre BOZP" je veľa a líšia sa v tom, čo vlastne riešia. Päť otázok, ktoré rozdiely odhalia rýchlejšie ako demo:

• Eviduje prehliadky všetkým, alebo len vodičom? Množstvo systémov zvládne zdravotné prehliadky iba ako stĺpec pri vozidle alebo pri vodičovi. Pre zamestnancov, ktorí nešoférujú, potom nie je kam posudok zapísať.
• Odošle hlásenie, alebo len zaškrtne políčko? Rozdiel medzi evidenciou toho, že ste niečo poslali, a odoslaním samotným je celý zmysel agendy. Pýtajte sa konkrétne na dátovú schránku.
• Kde končia zdravotné údaje? Záver posudku je zvláštna kategória osobných údajov podľa článku 9 GDPR. Pýtajte sa, aké má systém úrovne oprávnení a či dokáže obmedziť užívateľa na jeho vlastné záznamy.
• Vidí končiace platnosti na jednom mieste? Školenia a lekárske posudky bývajú v dvoch rôznych agendách. Ak ich systém nespojí, sledujú sa ručne na dvoch miestach.
• Čo sa stane so zmazaným záznamom? Pri agende, ktorú kontrola preveruje po rokoch, je vratné mazanie podstatný rozdiel proti nenávratnému.

A jedna otázka, ktorú stojí za to obrátiť na seba: koľko ľudí vo firme do evidencie skutočne píše. Pri BOZP to bývajú dvaja až štyria, nie celá firma – a to má na cenu väčší vplyv než sadzba za užívateľa.

BOZP pre malé firmy a pre prevádzky s rizikovými prácami

Potreba sa zlomí v dvoch bodoch: podľa kategórie práce a podľa toho, či má firma vlastného bezpečnostného technika, alebo si ho najíma.

Kancelária do desiatich ľudí, kategória práce 1. Prehliadky sú vstupné a potom dlho nič, úrazy výnimočné. Modul tu slúži hlavne ako miesto, kde posudok nezmizne pri výmene personalistu, a ako pojistka, že sa u nikoho nezabudne na výstupnú prehliadku.

Výroba, sklad alebo stavba, kategórie 2 až 4. Prehliadky sa opakujú v kratších intervaloch, pribúdajú mimoriadne a úrazy nie sú výnimka. Tu začína mať zmysel Sledovanie termínov s upomienkami a hlavne odosielanie hlásení – pri niekoľkých úrazoch ročne je rozdiel medzi „vygenerovať a odoslať" a „vyplniť formulár a odniesť na poštu" znateľný.

Externý bezpečnostný technik. Firmy, ktoré majú BOZP outsourcovanú, často riešia, že technik má svoje papiere a firma nemá nič. Modul sa v takom prípade používa ako firemná evidencia, do ktorej technik zapisuje alebo z ktorej si berie podklady, s obmedzenými právami podľa potreby.

Koľko evidencia BOZP stojí

Najčastejšia otázka znie, či sa platí za zamestnancov, ktorých prehliadky v module evidujete. Neplatí. Platí sa za užívateľov s prístupom do aplikácie – za tých, kto sa do eIntranetu prihlasujú. Zamestnanec, ktorého posudok máte v evidencii a ktorý sa do systému nikdy neprihlási, cenu neovplyvní.

To je pri BOZP podstatné, pretože do tejto agendy zapisujú typicky dvaja až štyria ľudia: personalista, bezpečnostný technik a jednateľ. Päťdesiatčlenná výrobná firma teda nemusí platiť päťdesiat užívateľov, ak do aplikácie pustí len týchto troch.

Ceny za užívateľa a mesiac bez DPH podľa počtu užívateľov a tarifu:

Modul BOZP je v cene každého tarifu, zvlášť sa za neho neplatí. Tarify sa líšia priestorom na užívateľa – 0,5 GB pri Základe, 2 GB pri Normale a 4 GB pri Extra – čo pri tejto agende nie je nezaujímavé, pretože skeny posudkov a fotodokumentácia úrazov zaberú viac než textové dáta. Telefonická technická podpora je len v tarife Extra.

Žiadny hardvér modul nepotrebuje. Na rozdiel od dochádzky alebo knihy jázd sa tu nekupuje čítačka ani jednotka. Jediný náklad nad rámec tarifu, na ktorý môžete naraziť, je poštová dátová správa – odoslanie do schránky poisťovne ako právnickej osoby je u prevádzkovateľa spoplatnené, zatiaľ čo odoslanie na inšpektorát práce ako orgán verejnej moci je bezplatné. Konzultácia, školenie a programovanie na zákazku sa ponúkajú individuálne.

Aktuálny cenník nájdete na stránke s cenami.

BOZP zadarmo: čo ide bez platenia a kde je hranica

Kniha úrazov v Exceli je zadarmo a pre firmu s jedným úrazom za päť rokov to môže byť rozumné riešenie. Má ale jednu vlastnosť, ktorá sa horšie vysvetľuje pri kontrole: tabuľku možno bez akejkoľvek stopy prepísať. Preukaznosť je práve to, v čom sa súbor na sieťovom disku od evidencie s históriou a vratným mazaním líši.

Podobne pri prehliadkach. Zdieľaný kalendár s upozornením na dátum platnosti posudku funguje, kým máte päť zamestnancov v jednej kategórii práce. Nezvládne však rozlíšiť typ prehliadky, uložiť pri zázname sken posudku ani obmedziť, kto záver uvidí – a pri zdravotných údajoch podľa článku 9 GDPR je posledný bod ten, kde kalendár nepomôže.

Kedy nás nepotrebujete. Ak máte trojčlennú kanceláriu v kategórii práce 1 a externého bezpečnostného technika, ktorý si vedie vlastnú dokumentáciu a odpovedá za ňu, prínos modulu je malý. To isté, ak už evidenciu vediete v personálnom systéme, ktorý posudky zvláda a hlásenia odosiela. Kupovať druhé miesto pre tie isté dáta nemá zmysel.

Vyskúšať sa dá bez rozhodovania: eIntranet má 14 dní zadarmo, vrátane tohto modulu.

Ako modul BOZP zaviesť

Zavedenie má tri kroky a žiadny z nich nie je projekt na mesiace.

1. Práva. V Nastavení → BOZP rozdelíte päť úrovní oprávnení. Odporúčaný rozvrh: personalista a bezpečnostný technik úroveň zápisu, vedúci čítanie všetkých, ostatní zamestnanci úroveň 5, na ktorej vidia len svoje záznamy. Práva sa dajú udeliť jednotlivo aj celej pozícii.

2. Dátové schránky. V rovnakom nastavení vyberiete odosielajúcu schránku firmy, kraj a k nemu príslušný oblastný inšpektorát práce a svoju poisťovňu. Bez tohto kroku modul funguje ako evidencia, ale hlásenie z neho neodošlete.

3. Historické dáta. Hromadný import prehliadok modul nemá, takže platné posudky sa zadávajú ručne. Nie je to tak zlé, ako to znie: zaujímajú vás len posudky, ktoré ešte platia, a tých je aj vo väčšej firme rádovo desiatky. Prepadnuté posudky do evidencie zadávať nemusíte. Keď budú prehliadky zapísané, doplňte v nastavení kaskádu predstihov pre upomienky – typicky 30;14;7.

Knihu úrazov obvykle nemá zmysel dopĺňať spätne; začnite prvým úrazom po zavedení a starší roky nechajte v pôvodnej evidencii.

Čo si prečítať ďalej

Modul BOZP nadväzuje na dve ďalšie agendy. Školenie zamestnancov je zdrojom platností školení, ktoré vidíte v Sledovaní termínov, a posiela vlastné upomienky na ich koniec. Zamestnanci držia osobné údaje, ktoré sa používajú v Zázname o úraze – dátum narodenia, rodné číslo a adresu.