Seguridad laboral

Qué es el registro de seguridad laboral y para qué sirve en la empresa

El registro de seguridad laboral es la prueba demostrable de que la empresa cumple sus obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo: que los empleados han pasado un reconocimiento médico laboral, que cada accidente de trabajo consta en el libro de accidentes y que el accidente se notificó a la aseguradora y a la inspección de trabajo. El módulo de Seguridad laboral de eIntranet mantiene estas tres áreas en un solo lugar, con los documentos junto al registro al que pertenecen.

En la práctica resuelve una situación que conoce cualquier responsable de personal: los dictámenes están en una carpeta, el libro de accidentes es una hoja de cálculo en la unidad de red y nadie sabe a quién le ha caducado la vigencia hasta que lo pregunta una inspección. El módulo elimina esa dispersión situando reconocimientos, accidentes y plazos que vencen en una única aplicación, con los mismos permisos que ya usas para el control de presencia o las vacaciones.

El módulo tiene tres pestañas. Vista de vencimientos es el resumen de vigencias que expiran, tanto de formación como de dictámenes médicos. Reconocimientos médicos laborales es el registro de dictámenes con el tipo de reconocimiento, la categoría del puesto y la conclusión. Libro de accidentes recoge los accidentes de trabajo con numeración automática, adjuntos y envío del parte por buzón electrónico.

Cómo funciona el módulo paso a paso

El registro de un reconocimiento empieza eligiendo al empleado y el tipo. El módulo distingue cinco tipos: de ingreso, periódico, extraordinario, de salida y de seguimiento. A eso añades la fecha de realización, la vigencia del dictamen, la categoría del puesto, el proveedor de vigilancia de la salud y el nombre del facultativo que emite el dictamen.

La conclusión tiene cuatro valores: apto, apto con condiciones, no apto y pérdida prolongada de la aptitud. En la variante condicionada se abre un campo de texto para describir la limitación – normalmente trabajo sin turnos de noche o sin levantar más de un peso determinado. El dictamen escaneado lo arrastras a la zona de subida del registro y queda con él, cifrado en disco.

Con un accidente el procedimiento es distinto. Dejas vacío el número de accidente y la aplicación completa la secuencia con el formato AAAA/número, de modo que la serie sigue siendo continua aunque escriban en el libro varias personas. La fecha y la hora del accidente se introducen por separado, porque la hora exacta suele ser relevante para la investigación. Después vienen el lugar, la actividad en el momento del accidente, la descripción del suceso, el tipo de lesión, la parte del cuerpo afectada y los testigos.

La incapacidad temporal se introduce como un intervalo desde–hasta y el número de días se calcula solo, incluyendo ambos días extremos. Ese número no es meramente informativo: con él el módulo valora si al registro le falta todavía la notificación. Un accidente sin notificar con más de tres días de incapacidad se resalta en naranja en el listado, y un accidente mortal en rojo.

La investigación de un accidente, sin embargo, no termina con el registro. En el detalle añades notas, cada una con sus propios adjuntos y con el nombre de quien la escribió – el informe médico, la declaración de un testigo, la correspondencia con la aseguradora. El curso de la investigación queda así reunido en lugar de en el buzón de un solo compañero.

Cómo sale el parte de accidente: buzón electrónico, PDF y registro de organismos

De dónde salen los datos es aquí una pregunta sencilla – los escribe una persona; no hay lector ni unidad GPS. Más interesante es el sentido contrario: cómo llega el parte a la aseguradora y a la inspección de trabajo sin que nadie lo transcriba a un formulario y lo lleve a correos.

Entrada. Los reconocimientos y los accidentes se introducen a mano en la aplicación; la única fuente automática es el módulo Formación, del que la Vista de vencimientos toma la vigencia de la formación completada. El módulo no necesita ningún equipo.

Salida. En cada accidente el libro muestra dos iconos de envío – uno para la aseguradora y otro para la inspección regional de trabajo. Un clic genera el parte de accidente en PDF con los datos de la empresa, del accidentado, las circunstancias y las consecuencias, adjunta los documentos guardados en el registro y envía un mensaje de datos desde el buzón electrónico de tu empresa. La suma de los adjuntos está limitada a 20 MB por mensaje y el módulo rechaza de antemano un formato que los buzones electrónicos no admiten.

Tras un envío correcto, en el registro se marca Notificado, se rellena la fecha y se guarda el identificador del mensaje enviado junto con el del buzón del destinatario. La evidencia se corresponde por tanto con lo que realmente salió – no con lo que alguien marcó. Desde el detalle del accidente puedes además pasar con un clic al propio mensaje en el módulo Mensajes de datos.

Registro de destinatarios. El identificador de un buzón electrónico es un código de siete caracteres, y transcribirlo a mano es la forma más rápida de que una notificación obligatoria acabe en un destino no previsto. La aplicación lleva por ello un registro de las ocho inspecciones regionales de trabajo checas con su ámbito territorial por región, y de las aseguradoras que gestionan el seguro obligatorio de responsabilidad del empleador. En la configuración del módulo eliges la región y queda preseleccionada la inspección competente; el identificador puede sobrescribirse a mano en un caso excepcional.

Un apunte sobre el coste: el envío al buzón de un organismo público, es decir a la inspección de trabajo, es gratuito. Las aseguradoras son personas jurídicas, así que un mensaje a su buzón es un mensaje de datos postal – un servicio de pago del operador del sistema, no nuestro.

Qué sabe hacer el módulo

Lo que el módulo no incluye: el registro de equipos de protección individual, la categorización de puestos como área independiente ni la generación del formulario oficial checo de accidentes. Esas tres cosas quedan por ahora fuera del alcance, y es más honesto escribirlo que prometerlo.

Cómo elegir software de seguridad laboral: qué preguntar antes de comprar

Hay muchas ofertas de «software de prevención» y se diferencian en qué resuelven realmente. Cinco preguntas que revelan las diferencias más rápido que una demo:

• ¿Registra los reconocimientos de todos o solo de los conductores? Bastantes sistemas tratan los reconocimientos médicos únicamente como una columna del vehículo o del conductor. Para los empleados que no conducen no queda entonces dónde anotar el dictamen.
• ¿Envía la notificación o solo marca una casilla? La diferencia entre registrar que has enviado algo y el envío en sí es el sentido completo de esta área. Pregunta concretamente por el buzón electrónico.
• ¿Dónde acaban los datos de salud? La conclusión médica es una categoría especial de datos personales según el artículo 9 del RGPD. Pregunta qué niveles de permisos tiene el sistema y si puede limitar a un usuario a sus propios registros.
• ¿Muestra las vigencias que expiran en un solo lugar? La formación y los dictámenes médicos suelen vivir en dos áreas distintas. Si el sistema no las une, se vigilan a mano en dos sitios.
• ¿Qué ocurre con un registro borrado? En un área que las inspecciones revisan años después, el borrado reversible es una diferencia relevante frente al definitivo.

Y una pregunta que conviene dirigirse a uno mismo: cuántas personas de la empresa escriben de verdad en este registro. En prevención suelen ser de dos a cuatro, no toda la plantilla – y eso influye en el precio más que la tarifa por usuario.

Seguridad laboral para pequeñas empresas y para centros con trabajos de riesgo

La necesidad se quiebra en dos puntos: según la categoría del puesto y según si la empresa tiene su propio técnico de prevención o lo contrata fuera.

Oficina de hasta diez personas, categoría 1. Los reconocimientos son el de ingreso y luego nada durante mucho tiempo; los accidentes son excepcionales. Aquí el módulo sirve sobre todo como el lugar donde un dictamen no desaparece al cambiar de responsable de personal, y como garantía de que a nadie se le olvida el reconocimiento de salida.

Producción, almacén u obra, categorías 2 a 4. Los reconocimientos se repiten en intervalos más cortos, aparecen los extraordinarios y los accidentes no son una excepción. Aquí empieza a compensar la Vista de vencimientos con avisos y, sobre todo, el envío de partes – con varios accidentes al año, la diferencia entre «generar y enviar» y «rellenar un formulario y llevarlo a correos» se nota.

Técnico de prevención externo. Las empresas que externalizan la prevención se encuentran a menudo con que el técnico tiene los papeles y la empresa no tiene nada. El módulo se usa entonces como registro propio de la empresa, en el que el técnico escribe o del que toma la documentación, con derechos restringidos según convenga.

Cuánto cuesta el registro de seguridad laboral

La pregunta más frecuente es si se paga por los empleados cuyos reconocimientos se registran en el módulo. No. Se paga por usuarios con acceso a la aplicación – por quienes inician sesión. Un empleado cuyo dictamen está registrado y que nunca entra en el sistema no afecta al precio.

Esto es relevante aquí, porque en esta área escriben normalmente de dos a cuatro personas: el responsable de personal, el técnico de prevención y la dirección. Una empresa de producción de cincuenta personas no tiene por tanto que pagar cincuenta usuarios si solo deja entrar a esos tres.

Precios por usuario y mes, sin IVA, según el número de usuarios y el plan:

El módulo de Seguridad laboral está incluido en todos los planes; no se paga aparte. Los planes se diferencian en el espacio por usuario – 0,5 GB en Básico, 2 GB en Normal y 4 GB en Extra –, algo que en esta área no es indiferente, porque los dictámenes escaneados y las fotografías de accidentes ocupan más que los datos de texto. El soporte técnico telefónico solo está en el plan Extra.

El módulo no necesita ningún equipo. A diferencia del control de presencia o del libro de rutas, aquí no se compra ni lector ni unidad. El único coste más allá del plan con el que puedes encontrarte es el mensaje de datos postal – el envío al buzón de una aseguradora como persona jurídica lo cobra el operador del sistema, mientras que el envío a la inspección de trabajo como organismo público es gratuito. La consultoría, la formación y el desarrollo a medida se presupuestan de forma individual.

La lista de precios vigente está en la página de precios.

Registro de seguridad laboral gratis: qué funciona y dónde está el límite

Un libro de accidentes en Excel es gratis y para una empresa con un accidente en cinco años puede ser una respuesta razonable. Tiene, eso sí, una propiedad más difícil de explicar durante una inspección: una hoja de cálculo se puede sobrescribir sin dejar rastro. La capacidad de demostrarlo es justamente lo que diferencia un archivo en la unidad de red de un registro con historial y borrado reversible.

Lo mismo ocurre con los reconocimientos. Un calendario compartido con un aviso en la fecha de vigencia funciona mientras tengas cinco empleados en una sola categoría. No sabe distinguir el tipo de reconocimiento, ni guardar el dictamen escaneado junto al registro, ni limitar quién ve la conclusión – y con datos de salud según el artículo 9 del RGPD, ese último punto es donde un calendario no ayuda.

Cuándo no nos necesitas. Si tienes una oficina de tres personas en categoría 1 y un técnico de prevención externo que lleva su propia documentación y responde por ella, el módulo aporta poco. Lo mismo si ya llevas este registro en un sistema de personal que gestiona los dictámenes y envía las notificaciones. Pagar un segundo sitio para los mismos datos no tiene sentido.

Se puede probar sin decidir nada: eIntranet ofrece 14 días gratis, este módulo incluido.

Cómo implantar el módulo

La implantación tiene tres pasos y ninguno es un proyecto de meses.

1. Permisos. En Configuración → Seguridad laboral reparte los cinco niveles. Un reparto que funciona: el responsable de personal y el técnico de prevención con nivel de escritura, los mandos con lectura de todos, el resto de la plantilla en el nivel 5, donde solo ven sus propios registros. Los derechos se pueden conceder individualmente o a un puesto completo.

2. Buzones electrónicos. En la misma configuración eliges el buzón emisor de la empresa, la región con su inspección regional de trabajo y tu aseguradora. Sin este paso el módulo funciona como registro, pero no podrás enviar partes desde él.

3. Datos históricos. El módulo no tiene importación masiva de reconocimientos, así que los dictámenes vigentes se introducen a mano. Es menos trabajo de lo que parece: solo interesan los dictámenes que siguen vigentes, y aun en una empresa grande son unas decenas. Los dictámenes caducados no hace falta introducirlos. Una vez registrados los reconocimientos, añade en la configuración la cascada de antelaciones para los avisos – normalmente 30;14;7.

Rellenar el libro de accidentes hacia atrás no suele tener sentido; empieza con el primer accidente posterior a la implantación y deja los años anteriores en el registro original.

Qué leer a continuación

El módulo de Seguridad laboral se apoya en otras dos áreas. Formación es la fuente de las vigencias de formación que ves en la Vista de vencimientos, y envía sus propios avisos sobre su caducidad. Empleados guarda los datos personales que se usan en el parte de accidente – la fecha de nacimiento, el número de identificación y la dirección.