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Deje de prepararse para la inspección con antelación
Ayuda
El módulo registra los reconocimientos de ingreso, periódicos, extraordinarios, de salida y de seguimiento, y propone él mismo la fecha siguiente según el tipo, la categoría y la edad. La propuesta se puede sobrescribir.
Los registros se numeran solos y la impresión sigue el formulario obligatorio, con cuatro campos de firma. La lesión se clasifica con códigos ESAW.
La revisión se lleva con una lista de deficiencias: persona responsable, plazo de subsanación y fotografía del defecto.
Los EPI se llevan con su norma EN y su vida útil, y por puesto se define a quién le corresponde qué. Con el módulo de almacén, la entrega descuenta la existencia. La recepción se confirma con un enlace del correo.
Una pantalla muestra los informes que vencen, los EPI caducados y los empleados sin reconocimiento. La aplicación avisa con la antelación que fije.
Para qué le sirve el módulo de seguridad laboral
-
La entrega de EPI descuenta la existencia del almacén
Vincule un tipo de EPI a un artículo de almacén. Al entregarlo ve la existencia, incluso por tallas, y se genera un albarán de salida.
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Sello de la empresa impreso en el propio formulario
La imagen del sello se sube una vez y se imprime en la solicitud de reconocimiento, en el acta de revisión y en la ficha de EPI.
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Categorización del trabajo por factores de riesgo
Al puesto le asigna factores de riesgo de una lista de trece. La categoría resultante la marca el más estricto.
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El calendario de vencimientos se ajusta a su medida
Al resumen solo pasan las formaciones que marque, y en la categoría de trabajo más baja no se avisa de un reconocimiento ausente.
Qué es el registro de seguridad laboral y para qué sirve en la empresa
El registro de seguridad laboral es la constancia demostrable de que el empleador cumple sus obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo: que los empleados acuden a los reconocimientos médicos, que se lleva un libro de accidentes, que una vez al año se revisaron los puestos y que la gente recibió sus equipos de protección. El módulo de Seguridad laboral de eIntranet mantiene todo eso en una sola aplicación y vigila los plazos.
No se prescribe una forma concreta de registro. Lo que sí se exige es que sea demostrable, y ahí es donde se separan una hoja de cálculo y un sistema. Una tabla se puede reescribir después sin dejar rastro. En una inspección no preguntan si lleva registro, sino si puede sacar de él una fecha concreta y una firma concreta.
El módulo cubre cinco áreas: reconocimientos médicos, libro de accidentes, revisión anual de los puestos, equipos de protección individual y categorización del trabajo por factores de riesgo. La sexta capa es el Calendario de vencimientos, que recoge de todas las áreas aquello que caduca.
Qué sabe hacer el módulo de Seguridad laboral
| Área | Qué se registra | Qué sale de ahí |
|---|---|---|
| Reconocimientos médicos | Reconocimiento de ingreso, periódico, extraordinario, de salida y de seguimiento; conclusión del dictamen, categoría de trabajo, factores de riesgo, centro y médico, escaneo del dictamen | Solicitud de reconocimiento en PDF, propuesta de fecha del siguiente, importación de dictámenes desde una hoja |
| Libro de accidentes | Doce datos obligatorios, clasificación ESAW (46 tipos de lesión, 41 partes del cuerpo), cuatro clases de accidente, duración de la baja, testigos, notas de la investigación | Parte de accidente en el formulario exigido, notificación a tres destinatarios, plazo de 15 días hábiles |
| Revisión anual | Año, puesto, participantes, conclusión; por cada deficiencia un responsable, un plazo de subsanación, un estado y una fotografía | Acta de la revisión en PDF, aviso al responsable antes del plazo |
| Equipos de protección | Catálogo con la norma EN y la vida útil en meses, reglas de dotación por puesto, entrega con talla y cantidad, devolución | Hoja de equipos del empleado en PDF, confirmación de recepción con fecha y dirección IP |
| Categorización del trabajo | Trece factores de riesgo asignados al puesto, categorías 1 a 4 | Base para la solicitud de reconocimiento y para la dotación de equipos |
El Calendario de vencimientos es la pantalla común por encima de todo ello. Bebe de cuatro fuentes: formaciones que caducan, dictámenes médicos que vencen, empleados que no tienen ningún dictamen y equipos entregados con la vida útil agotada. Las dos últimas están ahí a propósito: quien nunca ha ido a un reconocimiento no aparece por definición en una lista de fechas de caducidad, y ese es el caso más arriesgado de todos.
Cómo funciona paso a paso
El registro de un reconocimiento empieza por el empleado y el tipo. Según el tipo y la categoría de trabajo, el módulo propone la fecha de caducidad: 72 meses en un reconocimiento de ingreso de categoría 1, cuatro años en uno periódico de categoría 2, dos años en categoría 3. A partir de los cincuenta años el intervalo se reduce a la mitad. La fecha propuesta es una propuesta, no una orden: el médico puede decidir otra cosa y el campo se puede sobrescribir.
El accidente se introduce en un cuadro dividido en cuatro pestañas que siguen el orden de los puntos del formulario exigido: accidentado y lugar, desarrollo y lesión, consecuencias y medidas, expedición y anexos. El número de accidente se asigna solo, correlativo por año. En cuanto el registro está completo, el módulo muestra la fecha en que debe llegar a la inspección y a la aseguradora sanitaria.
La revisión anual se crea como documento con encabezado y las deficiencias se van añadiendo. Mientras está en curso se puede modificar; al cerrarla queda bloqueada, porque un acta firmada no se reescribe a posteriori. Las deficiencias siguen vivas tras el cierre: cada una conserva su plazo y su responsable.
La entrega de un equipo se anota al empleado y la vida útil se calcula desde el catálogo. Cambiar la vida útil en el catálogo nunca mueve la caducidad de una pieza que alguien ya lleva puesta. Es intencionado: un justificante de entrega no debe cambiar de contenido por una decisión de compra posterior.
De dónde salen los datos y adónde van
Entrada. Los dictámenes llegan al módulo por tres vías: registro manual, importación masiva desde una tabla XLSX durante la puesta en marcha, o automáticamente como reconocimiento de seguimiento planificado después de que caduque el anterior. Los datos del empleado —fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, domicilio, fecha de alta— vienen del módulo Empleados y no se vuelven a teclear en ningún sitio. El código de ocupación CZ-ISCO se rellena en el parte de accidente a partir de los datos personales.
Hardware. No hace falta ninguno. A diferencia del control de presencia o del libro de rutas, aquí no hay lector, ni chip, ni unidad GPS: el módulo trabaja con lo que introduce la persona de personal o el técnico de prevención, y con datos de los demás módulos.
Salida. Los datos salen en cuatro direcciones. A PDF: solicitud de reconocimiento, parte de accidente en el formulario exigido, acta de la revisión anual y hoja de equipos. A XLSX: cada tabla del módulo tiene un botón de exportación que respeta los permisos; quien solo ve sus propios registros, solo exporta los suyos. Por buzón de datos: notificaciones a las aseguradoras. Y por correo: avisos de plazos que se acercan.
El camino hacia la inspección de trabajo pasa hoy por su propio portal. El módulo enlaza a él directamente desde el registro y, en estos accidentes, no ofrece deliberadamente el envío por buzón de datos, para no dejarle cumplir una obligación por una vía que ya no se acepta.
EPI y existencias: una entrega que descuenta el almacén
Los equipos de protección suelen llevarse por duplicado en la empresa. Una vez en el almacén, porque se compraron, y otra en el registro de prevención, porque hay que acreditar a quién se entregaron. Los dos registros acaban divergiendo y nadie sabe cuántos guantes de la talla 10 quedan realmente.
Si la empresa tiene el módulo de almacén, ambos se pueden unir. En el catálogo de EPI se vincula un tipo de equipo a un artículo de almacén. Al entregarlo, la ventana muestra la existencia — incluso por tallas, porque una talla es un artículo de almacén independiente con su propia existencia. Al guardar se genera un albarán de salida del tipo Entrega a empleado, con el empleado como destinatario, y se descuenta la existencia. La fecha del movimiento coincide con la de la entrega, no con la de hoy.
El registro de prevención se guarda incluso si el movimiento de almacén falla. Es intencionado: la entrega de un equipo de protección es un documento legal y no puede depender de que el técnico de prevención pueda crear albaranes en ese almacén. Si el almacén lo rechaza — falta de permisos, periodo cerrado, artículo eliminado —, el registro se crea igualmente y la aplicación indica el motivo.
Una vez existe el albarán, el tipo de equipo, la talla y la cantidad quedan bloqueados en la entrega. Sin eso, una edición posterior separaría el documento de la existencia. La pieza devuelta no vuelve a las existencias: un casco usado no pertenece a la mercancía nueva.
Sin el módulo de almacén nada de esto se muestra y el registro de EPI funciona por su cuenta, igual que antes.
Cómo elegir software de prevención: qué preguntar antes de comprar
Ofertas hay muchas y a primera vista casi todas parecen iguales. Las diferencias aparecen en cinco preguntas:
- ¿El proveedor sigue los cambios normativos o eso queda de su lado? La estructura del parte de accidente cambió el 1 de enero de 2026. Pregunte si el producto ya lo refleja o si sigue imprimiendo el formulario derogado.
- ¿Calcula los plazos o solo los guarda? Es la línea habitual entre lo barato y lo utilizable. Guardar una fecha de caducidad lo hace cualquiera; proponerla a partir de la categoría de trabajo y la edad, no.
- ¿Muestra también lo que falta? Un registro que solo lista lo que existe nunca sacará a la luz al empleado sin ningún reconocimiento, y ese es el mayor problema que puede tener.
- ¿Avisa por sí solo? Un panel pasivo solo funciona para quien lo abre. Pregunte quién recibe los avisos, con cuánta antelación y si se pueden encadenar varios umbrales.
- ¿Dónde acaba la prevención y empieza el resto de recursos humanos? Un programa independiente no tiene de dónde sacar el puesto, el superior ni la fecha de alta. O los introduce dos veces, o algo tiene que traerlos de otro sistema.
Cómo poner el módulo en marcha
La puesta en marcha tiene cuatro pasos y el primero es el exigente.
1. Puestos y categorías de trabajo. En la configuración del módulo se asignan factores de riesgo a los puestos. Es trabajo del técnico de prevención, no del administrador, y es el único paso que no se resuelve haciendo clic durante una tarde. El módulo funciona igualmente sin él; simplemente no tiene de dónde deducir los intervalos.
2. Importación de dictámenes vigentes. Los dictámenes existentes se cargan desde una tabla XLSX. El archivo de muestra se descarga desde el propio cuadro de importación. Con cien empleados, este paso marca la diferencia entre una tarde y una semana tecleando.
3. Configuración de avisos. Se indican las antelaciones en días, por ejemplo 60;30;7;0: un único ajuste vale a la vez para la validez de los reconocimientos médicos, los plazos de subsanación de las deficiencias detectadas en la revisión y la vida útil de los equipos de protección entregados. Mientras el campo esté vacío no se envía nada, así que puede llenar primero el módulo de datos y activar los avisos después. Frente a una avalancha de correos al activarlos hay dos salvaguardas: en cada momento sale un solo aviso, el más urgente, y de los plazos vencidos hace más de 90 días ya no se avisa.
4. Permisos. El módulo distingue cinco niveles, desde sin acceso hasta borrado. El nivel «solo lo mío» está pensado para la plantilla, de modo que cada uno consulte su propio dictamen y confirme la recepción del equipo sin ver los datos de salud de sus compañeros.
Cuánto cuesta el registro de seguridad laboral en eIntranet
El módulo de Seguridad laboral no se cobra aparte. Todos los módulos forman parte de cada plan y se paga por usuario de la aplicación y mes:
| Usuarios | Básico | Normal | Extra |
|---|---|---|---|
| 1–10 | 2,40 € | 2,80 € | 3,20 € |
| 11–20 | 2,10 € | 2,50 € | 2,90 € |
| 21–50 | 1,70 € | 2,10 € | 2,50 € |
| 51–100 | 1,50 € | 1,90 € | 2,30 € |
| 101 y más | 1,40 € | 1,80 € | 2,20 € |
Por usuario y mes, sin IVA. El soporte técnico telefónico forma parte del plan Extra.
No necesita ningún hardware. Eso distingue a la prevención del control de presencia, donde entrar en el sistema significa comprar un terminal, o del libro de rutas con su unidad GPS. El único complemento con sentido aquí es la consultoría, normalmente al configurar la categorización del trabajo, porque asignar factores de riesgo a los puestos es trabajo experto, no configuración. El hardware y las tarifas por hora se presupuestan de forma individual; consulte la lista de precios.
La pregunta que más nos hacen: ¿pagamos también por los empleados a los que solo registramos dictámenes? Se paga por usuario de la aplicación, no por número de dictámenes, accidentes o equipos entregados. Una empresa industrial de treinta personas paga en el plan Normal 2,10 € por usuario y mes, es decir 63 € al mes por todo eIntranet con todos los módulos.
Prevención gratis: qué se puede sin pagar y dónde está el límite
Dicho claramente: para una oficina de cinco personas donde todos trabajan en categoría 1 y el reconocimiento periódico toca cada seis años, una hoja de cálculo basta de sobra y pagar por software no tiene sentido. Un libro de accidentes en papel comprado en una papelería también es válido.
El límite está en otra parte y es bastante nítido. La hoja de cálculo deja de bastar en cuanto se da alguna de estas situaciones:
- Tiene puestos en categoría 2 o superior, donde los intervalos varían según los factores de riesgo y la edad.
- Ocurre un accidente. El parte debe llegar en 15 días hábiles a tres destinatarios distintos y una tabla no le recordará nada.
- Entrega equipos de protección y necesita acreditar que el empleado los recibió.
- Tiene varios centros y la revisión anual ya no la lleva de memoria.
Los programas de prevención independientes tampoco son gratuitos: sus versiones libres suelen estar limitadas por número de empleados y las actualizaciones normativas viven en la extensión de pago. La diferencia con eIntranet no es que seamos más baratos; es que la prevención no se compra como producto aparte, sino que viene con el resto del sistema de la empresa.
Puede probarlo 14 días gratis y sin introducir datos de pago.
Prevención para pequeñas empresas y para la industria
Empresa pequeña, trabajo de oficina. Normalmente menos de veinte personas, todas en categoría 1, sin más equipos que el botiquín. Del módulo usará los reconocimientos y el Calendario de vencimientos; el libro de accidentes seguirá vacío y ojalá siga así. La revisión anual se reduce a un documento de tres líneas. La puesta en marcha lleva una tarde.
Industria, almacén, construcción. Aquí el módulo se despliega por completo. Categorías 2 y 3, intervalos de reconocimiento acortados, equipos con vida útil y tallas, revisiones en varios centros y, por desgracia, accidentes reales. La clasificación ESAW, los tres destinatarios de la notificación y el control del plazo de quince días son funciones que en una oficina no tocará nunca y en planta usará cada mes.
Empresa con técnico de prevención externo. Un modelo muy habitual. El técnico viene de vez en cuando, hace la revisión y comprueba los dictámenes. Puede abrirle el módulo con permisos limitados: verá lo que necesita y usted no tendrá que enviarle nada por correo.
Qué leer a continuación
El módulo de Seguridad laboral está muy cerca de otras tres áreas de eIntranet. El módulo Formación de empleados vigila la validez de las formaciones realizadas y sus vencimientos confluyen en el mismo panel que los dictámenes médicos. El módulo Empleados es la fuente de los datos personales que exige un parte de accidente. Y el módulo Mensajes de datos se encarga de enviar las notificaciones a las aseguradoras por buzón de datos.
Preguntas frecuentes
Sí, de toda la plantilla. El módulo registra reconocimientos de ingreso, periódicos, extraordinarios, de salida y de seguimiento para cualquier persona dada de alta en el módulo Empleados. Antes solo se podía registrar el reconocimiento de un conductor, en Registro de conductores.
Los reconocimientos ligados a la aptitud profesional para conducir siguen en Registro de conductores. Quien además sea conductor puede tener registros en ambos sitios, según el tipo de reconocimiento.
Sí, pero hay que activarlo. En Configuración → Seguridad laboral indique las antelaciones en días, por ejemplo 60;30;7;0. La aplicación avisará entonces de dictámenes que caducan, de deficiencias de la revisión antes de su plazo y de equipos con la vida útil agotada.
Solo sale un correo cada vez — el umbral más urgente alcanzado — para que tras una interrupción no lleguen varios mensajes juntos. Un campo vacío significa que no se vigila nada.
Sí. Tras elegir el tipo de reconocimiento y la categoría de trabajo, el módulo propone él mismo la fecha de caducidad: 72 meses en un reconocimiento de ingreso de categoría 1, cuatro años en uno periódico de categoría 2, dos años en categoría 3. A partir de los cincuenta años el intervalo se reduce a la mitad.
La fecha propuesta es solo una propuesta y se puede sobrescribir. El médico puede decidir otra cosa según el estado de salud, y el dictamen que usted tiene siempre prevalece.
De forma automática, con el formato AAAA/orden, por ejemplo 2026/001. Basta con dejar vacío el campo Número de accidente al registrar y el módulo completa el correlativo al guardar, de modo que la serie queda continua y sin duplicados.
El número también puede teclearse a mano, algo útil para accidentes de años anteriores. La numeración automática parte del año en curso y daría a un accidente del año pasado un correlativo de este año.
Sí. Tanto el diálogo del reconocimiento como el del accidente tienen un área donde basta con arrastrar los archivos. Lo habitual es el escaneado del dictamen médico, las fotos del lugar del accidente o el parte de accidente.
Los adjuntos permanecen junto al registro y se descargan directamente desde la fila del listado. Cuentan para el espacio de almacenamiento de su tarifa.
Solo aquellas personas a las que se lo permita expresamente. El módulo distingue cinco niveles de permisos: sin acceso, ver solo los registros propios, ver los registros de toda la plantilla, añadir y editar, y el nivel máximo con añadir, editar y borrar.
Los permisos se configuran en los ajustes del módulo por separado para los puestos y para cada usuario; si alguien tiene ambos, prevalece el nivel más alto. Un empleado corriente se ve así únicamente a sí mismo.
Sí. Basta con rellenar Baja desde y Baja hasta en el registro y el módulo cuenta los días por sí mismo, con los dos días extremos incluidos. Una baja del 1 de septiembre al 1 de septiembre es, por tanto, un día.
El guardado se rechaza si Baja hasta es anterior a Baja desde. El número de días calculado aparece en su propia columna del libro de accidentes.
No, el borrado en el módulo es reversible. Un registro borrado desaparece del listado pero permanece en la base de datos, de modo que siga siendo localizable en una inspección o en un siniestro años después.
El botón Borrados abre la papelera, donde se restaura el registro. La papelera cubre los siete registros del módulo: reconocimientos, accidentes, notas del accidente, revisiones, deficiencias detectadas, catálogo y entregas de equipos. Solo un usuario con el nivel de permisos más alto puede borrar y restaurar.
Sí. El botón de impresión en el libro de accidentes o en el detalle del registro genera el parte de accidente en PDF con la estructura del formulario exigido en vigor desde el 1 de enero de 2026. El informe contiene los quince puntos del anexo, incluidos cuatro campos de firma.
Antes del primer uso real recomendamos comparar la impresión con el formulario oficial vigente.
Sí. En los diálogos del módulo el empleado se elige de la lista de personas del módulo Empleados, y es el único campo obligatorio. Por eso un empleado nuevo debe crearse allí primero.
La cuenta no tiene que usarse de forma activa – puede registrar un reconocimiento o un accidente a alguien que nunca inicia sesión. Eso sí, esa cuenta cuenta para el número de usuarios.
Con el botón Excel que hay encima de cada tabla del módulo: en el panel de vencimientos, en reconocimientos, en el libro de accidentes, en revisiones y en equipos de protección. Descarga los datos mostrados en XLSX con la misma composición de columnas que tenga activada.
Además puede imprimir cuatro informes en PDF: solicitud de reconocimiento, parte de accidente, acta de la revisión y hoja de equipos. La exportación respeta los permisos.
Que quedan treinta días o menos hasta la caducidad. Para las validez el listado distingue tres estados: Vigente cuando quedan más de treinta días, Caduca pronto en naranja con treinta días o menos, y Caducado en rojo una vez pasada la fecha.
Un reconocimiento de seguimiento planificado tiene su propio par de estados — Planificado y Fuera del plazo previsto — porque su dictamen aún no existe. El límite de treinta días es fijo y no guarda relación con las antelaciones configuradas para los correos.
Son tres notificaciones separadas y el módulo lleva cada una por su lado, con la fecha y el destinatario: la aseguradora sanitaria del empleado, la inspección de trabajo regional y la aseguradora de responsabilidad del empleador.
A la aseguradora sanitaria y a la de responsabilidad les envía el parte por buzón de datos directamente desde el detalle del accidente. En los accidentes a partir del 1 de enero de 2026, el camino hacia la inspección pasa exclusivamente por su portal; el módulo enlaza a él y para estos casos no ofrece el envío por buzón de datos.
Sí, aunque la vigilancia viene desactivada. La revisión se lleva como documento con la lista de deficiencias detectadas, cada una con responsable, plazo de subsanación y fotografía del defecto.
En Configuración → Seguridad laboral se activa el aviso por revisión anual pendiente. La aplicación envía entonces un correo a los administradores cuando han pasado más de doce meses desde la última. Cuenta un año móvil, no natural.
De dos maneras, y puede usar ambas. La clásica es la hoja de equipos del empleado en PDF con línea de firma, que imprime y hace firmar.
La otra es la confirmación electrónica: el empleado marca la recepción en su propia fila del listado, o mediante un enlace del correo si no entra en la aplicación. Se guardan la hora del servidor y la dirección IP. No es una firma electrónica, sino una confirmación demostrable.
Guarda lo que es propio del puesto, no de la persona. Al puesto se le asignan factores de riesgo de una lista de trece y de ellos se deriva la categoría de trabajo 1 a 4: manda el más estricto de los asignados.
El catálogo tiene dos consumidores. La categoría alimenta la propuesta de intervalo del reconocimiento y la solicitud para el centro. Las reglas de dotación del puesto dicen luego quién recibe qué.
Dentro de los 15 días hábiles desde el día en que el empleador tuvo conocimiento del accidente. Ese plazo rige tanto para la inspección de trabajo como para la aseguradora sanitaria del empleado, y se aplica a todo accidente, no solo a los mortales.
El módulo muestra en cada registro una fecha límite concreta. Cuenta desde la fecha del accidente y salta los fines de semana. Al vencer, el estado se pone en rojo.
Sí, si la empresa tiene el módulo de almacén. En el catálogo de EPI se vincula un tipo de equipo a un artículo de almacén y, al entregarlo, se ve la existencia, incluso por tallas. Al guardar se genera un albarán de salida del tipo Entrega a empleado y se descuenta la existencia.
Sin el módulo de almacén no se muestra nada de esto.
Sí. La imagen del sello y la firma se sube una vez en la configuración del módulo y se imprime en la solicitud de reconocimiento, en el acta de revisión anual y en la ficha de equipos de protección.
Se recomienda un PNG con fondo transparente de 300 × 300 px como máximo.
El resumen también lista a los empleados sin ningún reconocimiento registrado: el caso de mayor riesgo, porque nunca aparecen entre las fechas de validez. Puede añadir personas concretas a la lista de excepciones en la configuración del módulo, y los puestos de la categoría de trabajo más baja sin factores de riesgo no se marcan.
La aplicación solo deja de avisar; no afirma que el reconocimiento sea innecesario.
No. La firma no está prescrita: el empresario debe poder acreditar la entrega, y la fecha, la hora y la dirección IP del enlace de confirmación lo acreditan.
Si el empleado ha confirmado electrónicamente todas las piezas no devueltas, la línea de firma no se imprime en la ficha. En cuanto una pieza queda sin confirmar, la línea vuelve.
No. Al calendario de vencimientos solo pasan las formaciones que tengan marcada la opción Mostrar en el módulo de seguridad laboral en su propia configuración.
Así el resumen se queda solo con lo que pertenece a la seguridad laboral. La casilla se ofrece únicamente en formaciones con validez definida.
El registro no es vinculante e incluye una prueba gratuita de 14 días de la aplicación.