BHP

Czym jest ewidencja BHP i do czego służy w firmie

Ewidencja BHP to możliwy do wykazania zapis, że pracodawca wypełnia obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: że pracownicy chodzą na badania profilaktyczne, że prowadzona jest księga wypadków, że raz w roku odbył się przegląd stanowisk i że ludzie otrzymali środki ochrony. Moduł BHP w eIntranecie trzyma to wszystko w jednej aplikacji i pilnuje terminów.

Konkretna forma ewidencji nie jest narzucona. Narzucona jest możliwość wykazania — i właśnie tu rozchodzą się arkusz i system. Tabelę można nadpisać wstecz i nie zostanie po tym ślad. Podczas kontroli nie pytają, czy prowadzisz ewidencję, tylko czy potrafisz z niej przedstawić konkretną datę i konkretny podpis.

Moduł obejmuje pięć obszarów: badania profilaktyczne, księgę wypadków, roczny przegląd stanowisk, środki ochrony indywidualnej i kategoryzację prac według czynników ryzyka. Szóstą warstwą jest Kalendarz terminów, który ze wszystkich obszarów zbiera to, co wygasa.

Co potrafi moduł BHP

Kalendarz terminów to wspólny ekran nad tym wszystkim. Czerpie z czterech źródeł: wygasających szkoleń, wygasających orzeczeń lekarskich, pracowników bez żadnego orzeczenia oraz wydanych środków ochrony po okresie używalności. Dwa ostatnie są tam celowo — kto nigdy nie był na badaniu, w wykazie dat ważności z zasady się nie pojawi, a to najbardziej ryzykowny przypadek ze wszystkich.

Jak to działa krok po kroku

Wpis badania zaczyna się od pracownika i rodzaju badania. Na podstawie rodzaju i kategorii pracy moduł proponuje datę końca ważności: przy badaniu wstępnym w kategorii 1 to 72 miesiące, przy okresowym w kategorii 2 cztery lata, w kategorii 3 dwa lata. Od pięćdziesiątego roku życia okres skraca się o połowę. Proponowana data jest propozycją, nie nakazem — lekarz może zdecydować inaczej, a pole da się nadpisać.

Wypadek wpisuje się w oknie podzielonym na cztery zakładki, które odwzorowują kolejność punktów wymaganego formularza: poszkodowany i miejsce, przebieg i uraz, następstwa i działania, sporządzenie i załączniki. Numer wypadku nadawany jest automatycznie, kolejno w danym roku. Gdy wpis jest gotowy, moduł pokazuje przy nim datę, do której ma trafić do inspekcji i do ubezpieczyciela zdrowotnego.

Roczny przegląd zakłada się jako dokument z nagłówkiem, a uchybienia dopisuje się stopniowo. Dopóki przegląd jest w toku, można go zmieniać; zamknięcie go blokuje, bo podpisanego protokołu nie przepisuje się wstecz. Uchybienia żyją dalej po zamknięciu — każde zachowuje swój termin i swoją osobę odpowiedzialną.

Wydanie środka ochrony zapisuje się przy pracowniku, a okres używalności wylicza się z katalogu. Zmiana okresu w katalogu nigdy nie przesunie ważności sztuki, którą ktoś już nosi. To zamierzone: dokument wydania nie ma zmieniać treści przez późniejszą decyzję zakupową.

Skąd biorą się dane o badaniach i wypadkach i dokąd trafiają

Wejście. Orzeczenia trafiają do modułu trzema drogami: wpisem ręcznym, importem zbiorczym z arkusza XLSX przy wdrożeniu albo automatycznie jako zaplanowane badanie następcze po wygaśnięciu poprzedniego. Dane pracownika — data urodzenia, płeć, obywatelstwo, adres zamieszkania, data nawiązania stosunku pracy — pochodzą z modułu Pracownicy i nigdzie nie są przepisywane. Kod zawodu CZ-ISCO uzupełnia się w protokole powypadkowym z danych osobowych.

Sprzęt. Żaden nie jest potrzebny. W odróżnieniu od ewidencji czasu pracy czy książki jazd nie ma tu czytnika, chipa ani modułu GPS — moduł pracuje na tym, co wpisze kadrowa lub specjalista BHP, oraz na danych z pozostałych modułów.

Wyjście. Dane wychodzą w czterech kierunkach. Do PDF: skierowanie na badanie, protokół powypadkowy na wymaganym formularzu, protokół rocznego przeglądu i karta wyposażenia. Do XLSX: każda tabela ma przycisk eksportu respektujący uprawnienia — kto widzi tylko swoje wpisy, eksportuje tylko swoje. Skrzynką danych: zgłoszenia do ubezpieczycieli. I e-mailem: przypomnienia o kończących się terminach.

Droga do inspekcji pracy prowadzi obecnie przez jej własny portal. Moduł linkuje do niego wprost z wpisu i celowo nie oferuje wysyłki skrzynką danych dla tych wypadków, żeby nie pozwolić wypełnić obowiązku w sposób, który nie jest już przyjmowany.

ŚOI a stan magazynu: wydanie, które od razu zdejmuje stan

Środki ochrony prowadzi się w firmie zwykle dwa razy. Raz w magazynie, bo zostały kupione, i drugi raz w ewidencji BHP, bo trzeba wykazać, komu je wydano. Obie ewidencje potem się rozjeżdżają i nikt nie wie, ile rękawic w rozmiarze 10 właściwie jest.

Jeśli firma ma moduł magazynowy, da się to połączyć. W katalogu ŚOI powiążesz rodzaj środka z pozycją magazynową. Przy wydaniu widzisz wprost w oknie, ile jest na stanie — również w rozbiciu na rozmiary, bo rozmiar to w magazynie osobna pozycja z własnym stanem. Zapis wydania tworzy dokument wydania typu Wydanie pracownikowi z pracownikiem jako odbiorcą i zdejmuje stan. Data ruchu magazynowego odpowiada dacie wydania środka, nie dzisiejszej.

Ewidencja powstanie także wtedy, gdy ruch magazynowy się nie uda. To zamierzone: wydanie środka ochrony jest dokumentem prawnym i nie może zależeć od tego, czy służba BHP ma prawo tworzyć dokumenty w danym magazynie. Gdy magazyn odmówi — brak uprawnień, zamknięty okres, usunięta pozycja — wpis i tak powstanie, a aplikacja poda powód.

Po powstaniu dokumentu magazynowego rodzaj środka, rozmiar i ilość zostają na wydaniu zablokowane. Bez tego późniejsza edycja rozjechałaby dokument ze stanem. Zwrócona sztuka nie wraca na stan — noszony hełm nie należy do towaru nowego.

Bez modułu magazynowego nic z tego się nie wyświetla, a ewidencja ŚOI działa samodzielnie jak dotąd.

Jak wybrać oprogramowanie BHP: o co pytać przed zakupem

Ofert jest sporo i większość na pierwszy rzut oka wygląda tak samo. Różnice ujawnia pięć pytań:

1. Czy dostawca nadąża za zmianami przepisów, czy zostaje to na tobie? Struktura protokołu powypadkowego zmieniła się 1 stycznia 2026 roku. Zapytaj, czy produkt już to odwzorowuje, czy nadal drukuje uchylony formularz.
2. Liczy terminy, czy tylko je przechowuje? To zwykła granica między tanim a użytecznym. Zapisać datę ważności potrafi każdy; zaproponować ją z kategorii pracy i wieku pracownika już nie.
3. Pokaże też to, czego brakuje? Ewidencja, która wypisuje tylko istniejące wpisy, nigdy nie pokaże pracownika bez żadnego badania — a to największy problem, jaki możesz mieć.
4. Odezwie się samo? Bierny wykaz działa tylko dla tego, kto do niego zagląda. Zapytaj, kto dostaje przypomnienia, z jakim wyprzedzeniem i czy da się ustawić kilka progów po kolei.
5. Gdzie kończy się BHP, a zaczyna reszta kadr? Samodzielny program BHP nie ma skąd wziąć stanowiska, przełożonego ani daty zatrudnienia. Albo wpiszesz je dwa razy, albo ktoś musi je pobrać z innego systemu.

Jak wdrożyć moduł BHP

Wdrożenie ma cztery kroki, a pierwszy jest najtrudniejszy.

1. Stanowiska i kategorie prac. W ustawieniach modułu przypisujesz stanowiskom czynniki ryzyka. To praca dla specjalisty BHP, nie dla administratora — i jedyny krok, którego nie da się wyklikać w jedno popołudnie. Bez niego moduł też działa, tylko nie ma z czego proponować terminów badań.

2. Import ważnych orzeczeń. Istniejące orzeczenia wczytasz z arkusza XLSX. Wzorcowy plik pobierzesz wprost z okna importu. Przy stu pracownikach ten krok to różnica między popołudniem a tygodniem przepisywania.

3. Ustawienie przypomnień. Wpisujesz wyprzedzenia w dniach, na przykład 60;30;7;0 — jedno ustawienie obejmuje jednocześnie ważność orzeczeń lekarskich, terminy usunięcia nieprawidłowości z przeglądu oraz okres używalności wydanych środków ochrony. Dopóki pole jest puste, nic nie zostanie wysłane, więc możesz najpierw wypełnić moduł danymi, a przypomnienia włączyć dopiero potem. Przed falą e-maili po włączeniu chronią dwa bezpieczniki: w danej chwili wychodzi zawsze tylko jedno przypomnienie — to najpilniejsze — a o terminach przeterminowanych o ponad 90 dni system już nie przypomina.

4. Uprawnienia. Moduł rozróżnia pięć poziomów, od braku dostępu po usuwanie. Poziom „tylko swoje" jest dla szeregowych pracowników, żeby mogli sprawdzić własne orzeczenie i potwierdzić odbiór środka ochrony, ale nie widzieli danych zdrowotnych kolegów.

Ile kosztuje ewidencja BHP w eIntranecie

Za moduł BHP nie płaci się osobno. Wszystkie moduły wchodzą w skład każdego pakietu, a płaci się za użytkownika aplikacji miesięcznie:

Za użytkownika miesięcznie, bez VAT. Telefoniczne wsparcie techniczne wchodzi w pakiet Extra.

Nie potrzebujesz żadnego sprzętu. To odróżnia BHP od ewidencji czasu pracy, gdzie wejście do systemu oznacza zakup terminala, albo od książki jazd z modułem GPS. Jedyny dodatek, który ma tu sens, to konsultacja — zwykle przy konfiguracji kategoryzacji prac, bo przypisanie czynników ryzyka stanowiskom jest pracą ekspercką, nie konfiguracją. Sprzęt i stawki godzinowe wyceniane są indywidualnie, zobacz cennik.

Pytanie, które dostajemy najczęściej: czy płacimy też za pracowników, którym tylko ewidencjonujemy orzeczenia? Płaci się za użytkownika aplikacji, nie za liczbę orzeczeń, wypadków czy wydanych środków. Modelowo firma produkcyjna z trzydziestoma osobami zapłaci w pakiecie Normal 2,10 € za użytkownika miesięcznie, czyli 63 € miesięcznie za cały eIntranet ze wszystkimi modułami.

BHP za darmo: co się da bez płacenia i gdzie jest granica

Powiedzmy wprost: dla pięcioosobowego biura, gdzie wszyscy pracują w kategorii 1, a badanie okresowe wypada raz na sześć lat, arkusz w Excelu w zupełności wystarczy i płacenie za oprogramowanie nie ma sensu. Papierowa księga wypadków kupiona w papierniczym też jest legalna.

Granica leży gdzie indziej i jest dość ostra. Excel przestaje wystarczać, gdy tylko zajdzie któraś z tych sytuacji:

• Masz stanowiska w kategorii 2 i wyżej, gdzie terminy różnią się według czynników ryzyka i wieku pracownika.
• Zdarza się wypadek. Protokół musi trafić w 15 dni roboczych do trzech różnych odbiorców, a tabela nie przypomni ci o niczym.
• Wydajesz środki ochrony i musisz wykazać, że pracownik je odebrał.
• Masz kilka stanowisk pracy i rocznego przeglądu nie upilnujesz już z głowy.

Samodzielne programy BHP też nie są darmowe — ich wersje bezpłatne bywają ograniczone liczbą pracowników, a aktualizacje przepisów siedzą w płatnym rozszerzeniu. Różnica wobec eIntranetu nie polega na tym, że jesteśmy tańsi; polega na tym, że BHP nie kupujesz jako osobny produkt, tylko dostajesz je razem z resztą systemu firmowego.

Wypróbować możesz przez 14 dni za darmo i bez podawania danych do płatności.

BHP dla małych firm i dla produkcji

Mała firma, praca biurowa. Zwykle do dwudziestu osób, wszyscy w kategorii 1, żadnych środków ochrony poza apteczką. Z modułu wykorzystasz badania i Kalendarz terminów; księga wypadków zostanie pusta i będziesz mieć nadzieję, że tak zostanie. Roczny przegląd skurczy się do jednego dokumentu z trzema wierszami. Wdrożenie zajmie popołudnie.

Produkcja, magazyn, budownictwo. Tu moduł dopiero pokazuje pełnię. Kategorie 2 i 3, skrócone terminy badań, środki ochrony z okresami używalności i rozmiarami, przeglądy na kilku stanowiskach i niestety realne wypadki. Klasyfikacja ESAW, trzej odbiorcy zgłoszenia i pilnowanie piętnastodniowego terminu to funkcje, których w biurze nigdy nie użyjesz, a w produkcji użyjesz co miesiąc.

Firma z zewnętrznym specjalistą BHP. Bardzo częsty model. Specjalista przyjeżdża co jakiś czas, przeprowadza przegląd i sprawdza orzeczenia. Możesz otworzyć mu moduł z ograniczonym uprawnieniem, więc widzi, co potrzebuje, i niczego nie musisz wysyłać e-mailem.

Co przeczytać dalej

Moduł BHP ściśle wiąże się z trzema innymi obszarami eIntranetu. Moduł Szkolenia pracowników pilnuje ważności odbytych szkoleń, a jego terminy zbiegają się w tym samym terminarzu co orzeczenia lekarskie. Moduł Pracownicy jest źródłem danych osobowych, których wymaga protokół powypadkowy. A moduł Wiadomości danych zapewnia wysyłkę zgłoszeń do ubezpieczycieli skrzynką danych.