BHP

Czym jest ewidencja BHP i do czego służy w firmie

Ewidencja BHP to możliwy do udowodnienia zapis tego, że pracodawca wypełnia obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: że pracownicy przeszli badania profilaktyczne, że o każdym wypadku przy pracy istnieje wpis w księdze wypadków i że wypadek zgłoszono ubezpieczycielowi oraz inspektoratowi pracy. Moduł BHP w eIntranecie trzyma te trzy obszary w jednym miejscu, a dokumenty przy wpisach, do których należą.

W praktyce rozwiązuje sytuację znaną każdemu działowi kadr: orzeczenia leżą w segregatorze, księga wypadków to arkusz na dysku sieciowym, a informacji o tym, komu skończyła się ważność, nikt nie pozna, dopóki nie zapyta kontrola. Moduł usuwa ten rozpad, umieszczając badania, wypadki i wygasające terminy w jednej aplikacji, z tymi samymi uprawnieniami, jakich używasz do obecności czy urlopów.

Moduł ma trzy zakładki. Terminarz to przegląd wygasających ważności zarówno szkoleń, jak i orzeczeń lekarskich. Badania profilaktyczne to ewidencja orzeczeń z rodzajem badania, kategorią pracy i wnioskiem. Księga wypadków to zapis wypadków przy pracy z automatyczną numeracją, załącznikami i wysyłką zgłoszenia skrzynką danych.

Jak moduł BHP działa krok po kroku

Zapis badania zaczyna się wyborem pracownika i rodzaju badania. Moduł rozróżnia pięć rodzajów: wstępne, okresowe, nadzwyczajne, końcowe i kontrolne. Do tego podajesz datę wykonania, datę ważności orzeczenia, kategorię pracy, podmiot medycyny pracy oraz nazwisko orzekającego lekarza.

Wniosek orzeczenia ma cztery wartości: zdolny do pracy, zdolny z ograniczeniem, niezdolny do pracy oraz trwała utrata zdolności. Przy wariancie z ograniczeniem otwiera się pole tekstowe na jego opis – zwykle praca bez zmian nocnych albo bez podnoszenia powyżej określonej masy. Skan orzeczenia przeciągasz do dropzone przy wpisie i zostaje przy nim, zapisany w postaci zaszyfrowanej.

Przy wypadku procedura jest inna. Numer wypadku pozostawiasz pusty, a aplikacja uzupełnia kolejność w formacie RRRR/numer, więc ciąg pozostaje nieprzerwany także wtedy, gdy do księgi wpisuje kilka osób. Datę i godzinę wypadku podaje się osobno, ponieważ dokładna godzina bywa istotna dla postępowania. Dalej następują miejsce, czynność w chwili wypadku, opis zdarzenia, rodzaj urazu, uszkodzona część ciała i świadkowie.

Niezdolność do pracy podajesz jako zakres od–do, a liczba dni wyliczy się sama, z oboma dniami skrajnymi. Ta liczba nie jest jedynie informacyjna: na jej podstawie moduł ocenia, czy przy wpisie nadal brakuje zgłoszenia. Niezgłoszony wypadek z niezdolnością dłuższą niż trzy dni zostaje w przeglądzie wyróżniony na pomarańczowo, wypadek śmiertelny na czerwono.

Postępowanie w sprawie wypadku nie kończy się jednak wpisem. W szczegółach wpisu dodajesz więc notatki, każdą z własnymi załącznikami i nazwiskiem autora – zaświadczenie lekarskie, oświadczenie świadka, korespondencję z ubezpieczycielem. Przebieg postępowania zostaje w ten sposób razem, a nie w skrzynce jednego kolegi.

Jak wychodzi zgłoszenie wypadku: skrzynka danych, PDF i rejestr urzędów

Skąd biorą się dane w module, to tutaj proste pytanie – wpisuje je człowiek, nie ma tu ani czytnika, ani modułu GPS. Ciekawszy jest kierunek przeciwny: jak zgłoszenie dotrze do ubezpieczyciela i do inspektoratu pracy bez przepisywania do formularza i chodzenia na pocztę.

Wejście. Badania i wypadki wpisujesz ręcznie w aplikacji; jedynym automatycznym źródłem jest moduł Szkolenie pracowników, z którego Terminarz bierze ważność ukończonych szkoleń. Moduł nie potrzebuje żadnego sprzętu.

Wyjście. Przy każdym wypadku w księdze są dwie ikony wysyłki – jedna dla ubezpieczyciela, druga dla okręgowego inspektoratu pracy. Kliknięcie generuje zgłoszenie wypadku w PDF z danymi pracodawcy, poszkodowanego, okoliczności i następstw, dołącza dokumenty zapisane przy wpisie i wysyła komunikat danych ze skrzynki danych Twojej firmy. Suma załączników jest ograniczona do 20 MB na komunikat, a format, którego skrzynki danych nie obsługują, moduł odrzuca przed wysłaniem.

Po udanej wysyłce przy wpisie zostaje zaznaczone Zgłoszono, uzupełnia się data i zapisuje ID wysłanego komunikatu oraz ID skrzynki odbiorcy. Ewidencja odpowiada zatem temu, co faktycznie wyszło – a nie temu, co ktoś zaznaczył. Ze szczegółów wypadku przechodzisz dodatkowo kliknięciem do samego komunikatu w module Komunikaty danych.

Rejestr odbiorców. ID skrzynki danych to siedmioznakowy kod, a przepisywanie go ręcznie to najszybszy sposób, by ustawowe zgłoszenie poszło nie wiadomo gdzie. Aplikacja prowadzi więc rejestr ośmiu czeskich okręgowych inspektoratów pracy z ich właściwością terytorialną według regionów oraz ubezpieczycieli prowadzących ustawowe ubezpieczenie odpowiedzialności pracodawcy. W ustawieniach modułu wybierasz region, a właściwy inspektorat zostaje wstępnie wskazany; ID można w wyjątkowym przypadku nadpisać ręcznie.

Jedna uwaga o kosztach: wysyłka do skrzynki organu władzy publicznej, czyli do inspektoratu pracy, jest bezpłatna. Ubezpieczyciele są osobami prawnymi, więc komunikat do ich skrzynki jest pocztowym komunikatem danych – usługą płatną u operatora systemu, nie u nas.

Co potrafi moduł BHP

Moduł natomiast nie zawiera ewidencji środków ochrony indywidualnej, kategoryzacji prac jako odrębnego obszaru ani generowania urzędowego czeskiego druku zgłoszenia. Te trzy rzeczy są na razie poza zakresem i uczciwiej jest to napisać niż obiecać.

Jak wybrać oprogramowanie do BHP: o co pytać przed zakupem

Ofert na „oprogramowanie do BHP" jest wiele i różnią się tym, co właściwie rozwiązują. Pięć pytań, które odsłonią różnice szybciej niż demo:

• Ewidencjonuje badania wszystkim, czy tylko kierowcom? Wiele systemów obsługuje badania lekarskie wyłącznie jako kolumnę przy pojeździe lub kierowcy. Dla pracowników, którzy nie prowadzą, nie ma wtedy gdzie wpisać orzeczenia.
• Wysyła zgłoszenie, czy tylko zaznacza pole? Różnica między ewidencją tego, że coś wysłałeś, a samą wysyłką to cały sens tego obszaru. Pytaj konkretnie o skrzynkę danych.
• Gdzie kończą dane o zdrowiu? Wniosek orzeczenia to szczególna kategoria danych osobowych według art. 9 RODO. Pytaj, jakie system ma poziomy uprawnień i czy potrafi ograniczyć użytkownika do jego własnych wpisów.
• Widzi wygasające ważności w jednym miejscu? Szkolenia i orzeczenia lekarskie zwykle leżą w dwóch różnych obszarach. Jeśli system ich nie połączy, pilnuje się ich ręcznie w dwóch miejscach.
• Co się dzieje z usuniętym wpisem? W obszarze, który kontrola weryfikuje po latach, odwracalne usuwanie to istotna różnica wobec nieodwracalnego.

I jedno pytanie, które warto skierować do siebie: ile osób w firmie naprawdę pisze do tej ewidencji. W BHP bywa to dwie do czterech, nie cała firma – a to wpływa na cenę bardziej niż stawka za użytkownika.

BHP dla małych firm i dla zakładów z pracami ryzykownymi

Potrzeba łamie się w dwóch punktach: według kategorii pracy oraz tego, czy firma ma własnego specjalistę BHP, czy go wynajmuje.

Biuro do dziesięciu osób, kategoria pracy 1. Badania są wstępne, a potem długo nic; wypadki wyjątkowe. Moduł służy tu głównie jako miejsce, w którym orzeczenie nie zniknie przy zmianie kadrowej, oraz jako zabezpieczenie, że u nikogo nie zapomni się o badaniu końcowym.

Produkcja, magazyn albo budowa, kategorie 2 do 4. Badania powtarzają się w krótszych odstępach, dochodzą nadzwyczajne, a wypadki nie są wyjątkiem. Tu Terminarz z przypomnieniami zaczyna się opłacać, a przede wszystkim wysyłka zgłoszeń – przy kilku wypadkach w roku różnica między „wygenerować i wysłać" a „wypełnić formularz i zanieść na pocztę" jest odczuwalna.

Zewnętrzny specjalista BHP. Firmy, które BHP zlecają na zewnątrz, często mają problem, że specjalista ma swoje papiery, a firma nie ma nic. Moduł służy wtedy jako firmowa ewidencja, do której specjalista wpisuje albo z której bierze materiały, z ograniczonymi prawami według potrzeby.

Ile kosztuje ewidencja BHP

Najczęstsze pytanie brzmi, czy płaci się za pracowników, których badania ewidencjonujesz w module. Nie. Płaci się za użytkowników z dostępem do aplikacji – za tych, którzy się logują. Pracownik, którego orzeczenie masz w ewidencji i który nigdy się nie zaloguje, nie wpływa na cenę.

To w BHP istotne, bo do tego obszaru pisze zwykle dwie do czterech osób: kadrowa, specjalista BHP i zarząd. Pięćdziesięcioosobowa firma produkcyjna nie musi więc płacić za pięćdziesięciu użytkowników, jeśli do aplikacji wpuszcza tylko tych troje.

Ceny za użytkownika miesięcznie bez VAT według liczby użytkowników i taryfy:

Moduł BHP jest w cenie każdej taryfy, nie płaci się za niego osobno. Taryfy różnią się przestrzenią na użytkownika – 0,5 GB w Podstawie, 2 GB w Normalu i 4 GB w Extra – co w tym obszarze nie jest nieistotne, bo skany orzeczeń i dokumentacja zdjęciowa wypadków zajmują więcej niż dane tekstowe. Telefoniczne wsparcie techniczne jest tylko w taryfie Extra.

Moduł nie potrzebuje żadnego sprzętu. W odróżnieniu od obecności czy księgi tras nie kupuje się tu czytnika ani modułu. Jedyny koszt poza taryfą, na jaki możesz trafić, to pocztowy komunikat danych – wysyłka do skrzynki ubezpieczyciela jako osoby prawnej jest u operatora płatna, natomiast wysyłka do inspektoratu pracy jako organu władzy publicznej jest bezpłatna. Konsultacje, szkolenia i programowanie na zamówienie wyceniane są indywidualnie.

Aktualny cennik znajdziesz na stronie z cenami.

BHP za darmo: co da się bez płacenia i gdzie jest granica

Księga wypadków w Excelu jest darmowa i dla firmy z jednym wypadkiem na pięć lat może być rozsądnym rozwiązaniem. Ma jednak jedną cechę, którą trudniej wyjaśnić podczas kontroli: arkusz można nadpisać bez żadnego śladu. Możliwość udowodnienia to właśnie to, czym plik na dysku sieciowym różni się od ewidencji z historią i odwracalnym usuwaniem.

Podobnie z badaniami. Wspólny kalendarz z przypomnieniem o dacie ważności orzeczenia działa, dopóki masz pięciu pracowników w jednej kategorii pracy. Nie rozróżni jednak rodzaju badania, nie zapisze przy wpisie skanu orzeczenia ani nie ograniczy, kto zobaczy wniosek – a przy danych o zdrowiu według art. 9 RODO to ostatni punkt jest tym, w którym kalendarz nie pomoże.

Kiedy nas nie potrzebujesz. Jeśli prowadzisz trzyosobowe biuro w kategorii pracy 1 i masz zewnętrznego specjalistę BHP, który prowadzi własną dokumentację i za nią odpowiada, korzyść z modułu jest niewielka. To samo, jeśli ewidencję prowadzisz już w systemie kadrowym, który obsługuje orzeczenia i wysyła zgłoszenia. Kupowanie drugiego miejsca na te same dane nie ma sensu.

Wypróbować można bez decydowania: eIntranet ma 14 dni za darmo, wraz z tym modułem.

Jak wdrożyć moduł BHP

Wdrożenie ma trzy kroki i żaden z nich nie jest projektem na miesiące.

1. Uprawnienia. W Ustawieniach → BHP rozdzielasz pięć poziomów. Sprawdzony podział: kadrowa i specjalista BHP dostają poziom zapisu, kierownicy odczyt wszystkich, pozostali pracownicy poziom 5, na którym widzą tylko swoje wpisy. Prawa można nadać pojedynczo albo całemu stanowisku.

2. Skrzynki danych. W tych samych ustawieniach wybierasz nadawczą skrzynkę firmy, region z właściwym okręgowym inspektoratem pracy oraz swojego ubezpieczyciela. Bez tego kroku moduł działa jako ewidencja, ale zgłoszenia z niego nie wyślesz.

3. Dane historyczne. Moduł nie ma importu zbiorczego badań, więc ważne orzeczenia wpisuje się ręcznie. Nie jest to tak źle, jak brzmi: interesują Cię tylko orzeczenia nadal ważne, a tych i w większej firmie są dziesiątki. Przeterminowanych orzeczeń nie musisz wpisywać wcale. Gdy badania będą wpisane, uzupełnij w ustawieniach kaskadę wyprzedzeń dla przypomnień – zwykle 30;14;7.

Księgi wypadków zwykle nie warto uzupełniać wstecz; zacznij od pierwszego wypadku po wdrożeniu, a wcześniejsze lata zostaw w dotychczasowej ewidencji.

Co przeczytać dalej

Moduł BHP nawiązuje do dwóch innych obszarów. Szkolenie pracowników jest źródłem ważności szkoleń, które widzisz w Terminarzu, i wysyła własne przypomnienia o ich końcu. Pracownicy trzymają dane osobowe używane w zgłoszeniu wypadku – datę urodzenia, numer identyfikacyjny i adres.