Arbeitssicherheit

Was die Arbeitsschutzerfassung ist und wozu sie dient

Die Arbeitsschutzerfassung ist der nachweisbare Beleg dafür, dass ein Arbeitgeber seine Pflichten im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz erfüllt: dass die Mitarbeitenden eine arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung absolviert haben, dass jeder Arbeitsunfall im Unfallbuch steht und dass der Unfall der Versicherung und dem Arbeitsinspektorat gemeldet wurde. Das Modul Arbeitssicherheit in eIntranet hält diese drei Bereiche an einem Ort – mit den Belegen an dem Datensatz, zu dem sie gehören.

In der Praxis löst es eine Lage, die jede Personalabteilung kennt: Befunde liegen im Ordner, das Unfallbuch ist eine Tabelle auf dem Netzlaufwerk, und wessen Bescheinigung abgelaufen ist, erfährt niemand, bis eine Kontrolle danach fragt. Das Modul beseitigt diese Zersplitterung, indem Untersuchungen, Unfälle und ablaufende Fristen in einer Anwendung liegen – unter denselben Berechtigungen, die Sie für Anwesenheit oder Urlaub schon nutzen.

Das Modul hat drei Registerkarten. Fristenübersicht zeigt ablaufende Gültigkeiten über Schulungen und ärztliche Befunde hinweg. Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen enthält die Befunde mit Untersuchungsart, Arbeitskategorie und Ergebnis. Unfallbuch erfasst Arbeitsunfälle mit automatischer Nummerierung, Anlagen und Meldung per Datennachricht.

Wie das Modul Schritt für Schritt arbeitet

Die Erfassung einer Untersuchung beginnt mit der Person und der Art. Das Modul unterscheidet fünf Arten: Einstellungs-, Vorsorge-, außerordentliche, Abschluss- und Nachuntersuchung. Dazu erfassen Sie das Durchführungsdatum, die Gültigkeit des Befunds, die Arbeitskategorie, den arbeitsmedizinischen Dienstleister und den Namen des beurteilenden Arztes.

Der Befund hat vier Werte: gesundheitlich geeignet, geeignet mit Einschränkung, gesundheitlich nicht geeignet und dauerhafter Verlust der Eignung. Bei der Variante mit Einschränkung öffnet sich ein Textfeld für deren Beschreibung – typischerweise keine Nachtschichten oder kein Heben über ein bestimmtes Gewicht. Den eingescannten Befund ziehen Sie in die Dropzone am Datensatz, dort bleibt er verschlüsselt gespeichert.

Bei einem Unfall läuft es anders. Die Unfallnummer lassen Sie leer und die Anwendung ergänzt die Reihenfolge im Format JJJJ/Nummer, sodass die Reihe auch dann lückenlos bleibt, wenn mehrere Personen ins Buch schreiben. Datum und Uhrzeit des Unfalls werden getrennt erfasst, weil die genaue Stunde für die Untersuchung häufig entscheidend ist. Es folgen Ort, Tätigkeit, Beschreibung des Ereignisses, Verletzungsart, verletzter Körperteil und Zeugen.

Die Arbeitsunfähigkeit erfassen Sie als Zeitraum von–bis, die Zahl der Tage wird berechnet, beide Randtage eingeschlossen. Diese Zahl ist nicht nur informativ: Anhand ihrer bewertet das Modul, ob am Datensatz noch eine Meldung fehlt. Ein nicht gemeldeter Unfall mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit wird orange hervorgehoben, ein tödlicher Unfall rot.

Mit dem Eintrag ist die Unfalluntersuchung aber nicht beendet. Im Detail des Datensatzes fügen Sie daher Notizen hinzu, jede mit eigenen Anlagen und dem Namen der verfassenden Person – den Arztbericht, eine Zeugenaussage, den Schriftwechsel mit der Versicherung. Der Verlauf der Untersuchung bleibt so zusammen und nicht im Postfach eines einzelnen Kollegen.

Wie die Unfallmeldung hinausgeht: Datennachricht, PDF und ein Behördenverzeichnis

Woher die Daten kommen, ist hier eine einfache Frage – ein Mensch tippt sie ein, es gibt kein Lesegerät und keine GPS-Einheit. Interessanter ist die Gegenrichtung: wie die Meldung zur Versicherung und zum Arbeitsinspektorat gelangt, ohne dass sie jemand in ein Formular überträgt und zur Post bringt.

Eingang. Untersuchungen und Unfälle werden von Hand erfasst; die einzige automatische Quelle ist das Modul Mitarbeiterschulung, aus dem die Fristenübersicht die Gültigkeit absolvierter Schulungen bezieht. Hardware braucht das Modul nicht.

Ausgang. In jeder Unfallzeile stehen zwei Sendesymbole – eines für die Versicherung, eines für das regionale Arbeitsinspektorat. Ein Klick erzeugt die Unfallmeldung als PDF mit Angaben zu Arbeitgeber, verletzter Person, Umständen und Folgen, hängt die beim Datensatz gespeicherten Dokumente an und versendet eine Datennachricht aus der Datenbox Ihres Unternehmens. Die Anlagen sind auf 20 MB pro Nachricht begrenzt, und ein Format, das Datenboxen nicht unterstützen, weist das Modul vor dem Versand ab.

Nach erfolgreichem Versand wird der Datensatz als gemeldet markiert, das Datum eingetragen und die ID der versendeten Datennachricht samt Box-ID des Empfängers gespeichert. Die Erfassung entspricht damit dem, was tatsächlich hinausgegangen ist – nicht dem, was jemand angekreuzt hat. Aus dem Unfalldetail gelangen Sie zudem per Klick direkt zur Datennachricht im Modul Datennachrichten.

Empfängerverzeichnis. Eine Datenbox-ID ist ein siebenstelliger Code, und ihn von Hand abzutippen ist der schnellste Weg, eine gesetzlich vorgeschriebene Meldung an eine unbeabsichtigte Stelle zu senden. Die Anwendung führt daher ein Verzeichnis der acht tschechischen regionalen Arbeitsinspektorate mit ihrem Zuständigkeitsbereich nach Region sowie der Versicherer, die die gesetzliche Arbeitgeberhaftpflicht anbieten. In den Moduleinstellungen wählen Sie die Region, das zuständige Inspektorat wird vorausgewählt; die ID lässt sich im Ausnahmefall von Hand überschreiben.

Ein Hinweis zu den Kosten: Der Versand an eine Behördenbox, also an das Arbeitsinspektorat, ist kostenfrei. Versicherer sind juristische Personen, eine Nachricht an ihre Box ist daher eine postalische Datennachricht – ein kostenpflichtiger Dienst des Datenbox-Betreibers, nicht unserer.

Was das Modul kann

Was das Modul nicht enthält: die Erfassung persönlicher Schutzausrüstung, die Arbeitskategorisierung als eigenen Bereich und die Erzeugung des amtlichen tschechischen Unfallformulars. Diese drei liegen derzeit außerhalb des Umfangs, und das zu schreiben ist ehrlicher, als es zu versprechen.

Arbeitsschutzsoftware auswählen: was Sie vor dem Kauf fragen sollten

Angebote für „Arbeitsschutzsoftware" gibt es viele, und sie unterscheiden sich darin, was sie tatsächlich lösen. Fünf Fragen, die die Unterschiede schneller offenlegen als eine Demo:

• Erfasst sie Untersuchungen für alle oder nur für Fahrer? Viele Systeme führen medizinische Untersuchungen nur als Spalte am Fahrzeug oder am Fahrer. Für Mitarbeitende ohne Fahrtätigkeit gibt es dann keinen Platz für den Befund.
• Versendet sie die Meldung oder setzt sie nur ein Häkchen? Der Unterschied zwischen der Erfassung, dass Sie etwas versendet haben, und dem Versand selbst ist der ganze Sinn dieses Bereichs. Fragen Sie ausdrücklich nach der Datenbox.
• Wo landen die Gesundheitsdaten? Ein ärztlicher Befund ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Fragen Sie nach den Berechtigungsstufen und ob sich Nutzende auf ihre eigenen Datensätze beschränken lassen.
• Zeigt sie ablaufende Gültigkeiten an einem Ort? Schulungen und ärztliche Befunde liegen meist in zwei getrennten Bereichen. Verbindet das System sie nicht, werden sie an zwei Stellen von Hand überwacht.
• Was geschieht mit einem gelöschten Datensatz? Bei einem Bereich, den Kontrollen Jahre später prüfen, ist umkehrbares Löschen ein bedeutsamer Unterschied zum endgültigen.

Und eine Frage, die sich lohnt, an sich selbst zu richten: wie viele Personen im Unternehmen tatsächlich in diese Erfassung schreiben. Im Arbeitsschutz sind es meist zwei bis vier, nicht die ganze Firma – und das beeinflusst den Preis stärker als der Satz pro Nutzenden.

Arbeitssicherheit für kleine Firmen und für Betriebe mit riskanten Arbeiten

Der Bedarf bricht an zwei Punkten: an der Arbeitskategorie und daran, ob das Unternehmen eine eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit hat oder eine externe beauftragt.

Büro mit bis zu zehn Personen, Arbeitskategorie 1. Untersuchungen gibt es zum Eintritt und dann lange nicht, Unfälle sind Ausnahmen. Hier dient das Modul vor allem als Ort, an dem ein Befund beim Wechsel der Personalstelle nicht verschwindet, und als Absicherung, dass keine Abschlussuntersuchung vergessen wird.

Produktion, Lager oder Baustelle, Kategorien 2 bis 4. Untersuchungen wiederholen sich in kürzeren Abständen, außerordentliche kommen hinzu und Unfälle sind keine Ausnahme. Hier beginnt die Fristenübersicht mit Erinnerungen sich zu rechnen – und vor allem der Meldungsversand: bei mehreren Unfällen im Jahr ist der Unterschied zwischen „erzeugen und senden" und „Formular ausfüllen und zur Post bringen" deutlich spürbar.

Externe Fachkraft für Arbeitssicherheit. Unternehmen, die den Arbeitsschutz auslagern, stehen oft vor der Lage, dass die Fachkraft die Unterlagen hat und das Unternehmen nichts. Das Modul dient dann als firmeneigene Erfassung, in die die Fachkraft schreibt oder aus der sie Unterlagen zieht, mit eingeschränkten Rechten nach Bedarf.

Was die Arbeitsschutzerfassung kostet

Die häufigste Frage lautet, ob für die Mitarbeitenden bezahlt wird, deren Untersuchungen im Modul erfasst sind. Nein. Bezahlt wird für Nutzende mit Zugang zur Anwendung – für die, die sich anmelden. Eine Person, deren Befund erfasst ist und die sich nie anmeldet, beeinflusst den Preis nicht.

Das ist hier wesentlich, denn in diesen Bereich schreiben typischerweise zwei bis vier Personen: die Personalstelle, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Geschäftsführung. Ein Produktionsbetrieb mit fünfzig Beschäftigten muss also nicht fünfzig Nutzende bezahlen, wenn nur diese drei in die Anwendung gelassen werden.

Preise pro Nutzenden und Monat ohne Umsatzsteuer nach Nutzerzahl und Tarif:

Das Modul Arbeitssicherheit ist in jedem Tarif enthalten, es wird nicht gesondert berechnet. Die Tarife unterscheiden sich im Speicherplatz pro Nutzenden – 0,5 GB bei Basis, 2 GB bei Normal und 4 GB bei Extra – was in diesem Bereich nicht unerheblich ist, weil eingescannte Befunde und Unfallfotos mehr Platz brauchen als Textdaten. Telefonischer technischer Support ist nur im Tarif Extra enthalten.

Hardware braucht das Modul nicht. Anders als bei Anwesenheit oder Fahrtenbuch ist kein Lesegerät und keine Einheit zu kaufen. Die einzige Kostenstelle über den Tarif hinaus, auf die Sie treffen können, ist die postalische Datennachricht – der Versand an einen Versicherer als juristische Person wird vom Datenbox-Betreiber berechnet, während der Versand an das Arbeitsinspektorat als Behörde kostenfrei ist. Beratung, Schulung und Individualentwicklung werden einzeln angeboten.

Die aktuelle Preisliste finden Sie auf der Preisseite.

Arbeitsschutzerfassung kostenlos: was geht und wo die Grenze liegt

Ein Unfallbuch in Excel ist kostenlos, und für ein Unternehmen mit einem Unfall in fünf Jahren kann das eine vernünftige Antwort sein. Es hat allerdings eine Eigenschaft, die sich bei einer Kontrolle schwerer erklären lässt: eine Tabelle lässt sich ohne jede Spur überschreiben. Die Nachweisbarkeit ist genau der Punkt, an dem sich eine Datei auf dem Netzlaufwerk von einer Erfassung mit Historie und umkehrbarem Löschen unterscheidet.

Ähnlich bei den Untersuchungen. Ein gemeinsamer Kalender mit Erinnerung am Gültigkeitsdatum funktioniert, solange Sie fünf Beschäftigte in einer Arbeitskategorie haben. Er kann aber die Untersuchungsart nicht unterscheiden, den eingescannten Befund nicht am Datensatz ablegen und nicht begrenzen, wer den Befund sieht – und bei Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO ist der letzte Punkt derjenige, an dem ein Kalender nicht hilft.

Wann Sie uns nicht brauchen. Führen Sie ein Büro mit drei Personen in Arbeitskategorie 1 und haben eine externe Fachkraft, die die Dokumentation führt und dafür verantwortlich ist, bringt das Modul wenig. Dasselbe gilt, wenn Sie diese Erfassung bereits in einem Personalsystem führen, das Befunde beherrscht und die Meldungen versendet. Für dieselben Daten einen zweiten Ort zu bezahlen, hat keinen Sinn.

Ausprobieren geht ohne Entscheidung: eIntranet bietet 14 Tage kostenlos, dieses Modul eingeschlossen.

Wie Sie das Modul einführen

Die Einführung hat drei Schritte, und keiner davon ist ein Projekt über Monate.

1. Berechtigungen. Unter Einstellungen → Arbeitssicherheit verteilen Sie die fünf Stufen. Eine praktikable Aufteilung: Personalstelle und Fachkraft für Arbeitssicherheit erhalten Schreibrechte, Führungskräfte Leserechte für alle, andere Beschäftigte Stufe 5, auf der sie nur ihre eigenen Datensätze sehen. Rechte lassen sich einzeln oder einer ganzen Position zuweisen.

2. Datenboxen. In denselben Einstellungen wählen Sie die versendende Box des Unternehmens, die Region mit ihrem regionalen Arbeitsinspektorat und Ihren Versicherer. Ohne diesen Schritt arbeitet das Modul als Erfassung, Meldungen versenden Sie daraus jedoch nicht.

3. Historische Daten. Einen Massenimport für Untersuchungen gibt es nicht, gültige Befunde werden also von Hand erfasst. Das ist weniger Arbeit, als es klingt: relevant sind nur Befunde, die noch gelten, und selbst in einem größeren Unternehmen sind das einige Dutzend. Abgelaufene Befunde müssen gar nicht erfasst werden. Sind die Untersuchungen eingetragen, ergänzen Sie in den Einstellungen die Erinnerungskaskade – typischerweise 30;14;7.

Das Unfallbuch rückwirkend zu füllen, ist meist sinnlos; beginnen Sie mit dem ersten Unfall nach der Einführung und lassen Sie frühere Jahre in der bisherigen Erfassung.

Was Sie als Nächstes lesen sollten

Das Modul Arbeitssicherheit baut auf zwei weiteren Bereichen auf. Mitarbeiterschulung ist die Quelle der Schulungsgültigkeiten, die Sie in der Fristenübersicht sehen, und versendet dazu eigene Erinnerungen. Mitarbeitende hält die personenbezogenen Daten, die in der Unfallmeldung verwendet werden – Geburtsdatum, Personenkennnummer und Adresse.