Directorio

Compartir contactos corporativos de forma sencilla es un elemento clave de cualquier sistema ERP eficiente. El módulo Directorio de Contactos Corporativos le permite centralizar y encontrar rápidamente todos los contactos internos y externos, acelerando la comunicación y minimizando el riesgo de perder información importante.

Funciones principales y beneficios:

• Un único almacén de todos los contactos corporativos: no hay bases de datos duplicadas, solo un lugar para toda la información.
• Exportación intuitiva a Excel: prepare listas fácilmente para campañas de marketing o análisis comerciales.
• Envío del contacto solicitado por SMS: disponibilidad inmediata de la información clave directamente en el móvil, ideal para decisiones rápidas en campo.
• Actualización y respaldo continuos: los datos están siempre actualizados y protegidos contra pérdidas.
• Integración sin problemas con otros módulos ERP: conecte contactos con CRM, helpdesk o proyectos para una visión completa del cliente.

Pruébe el Directorio de Contactos Corporativos y verás cómo se reduce el tiempo necesario para localizar información clave hasta un 30 %. ¡Acelera la colaboración y aumenta la productividad de tu equipo hoy mismo!

Qué es un directorio de empresa y para qué sirve

Un directorio de empresa es un registro común de contactos en el que cada entrada lleva nombre, empresa, cargo, teléfono, correo electrónico, dirección y tipo de contacto. El módulo Directorio de eIntranet mantiene estos datos en un único sitio, los comparte con todo el equipo según los permisos configurados y los intercambia con Outlook mediante el formato vCard.

La diferencia frente a los contactos del móvil no está en el número de campos. Está en que el registro no pertenece a una sola persona. Cuando un comercial se va, su teléfono se va con él; el directorio se queda. Y como la empresa, la dirección, el cargo y el tipo de contacto se comparten entre registros, nunca acaban conviviendo cinco variantes del nombre de la misma sociedad.

Suelen implantarlo empresas que tienen los contactos dispersos en buzones personales y exportaciones de teléfonos, necesitan abrirlos a recepción y al equipo comercial y no quieren poner en marcha un CRM completo para ello.

De dónde salen los contactos: importación de vCard, Outlook y lo que sale fuera

Los contactos llegan al directorio por tres vías, y por esas mismas tres vuelven a salir.

Importación desde VCF y ZIP

El directorio lee archivos vCard en las versiones 2.1, 3.0 y 4.0, tanto sueltos como dentro de un ZIP con muchos archivos a la vez. El límite por archivo subido es de 10 MB. Tras la subida aparece una vista previa con los contactos encontrados, en la que los duplicados quedan señalados frente a los registros existentes. En cada conflicto ve el contacto antiguo y el nuevo uno al lado del otro con las diferencias resaltadas en color, y elige entre tres acciones: omitir, sobrescribir (solo se actualizan los campos no vacíos) o añadir como registro nuevo. Al final recibe un resumen: cuántos contactos se importaron, cuántos se sobrescribieron y cuántos se omitieron.

De la codificación se ocupa el sistema: reconoce y convierte UTF-8, Windows-1250 e ISO-8859-2, de modo que las exportaciones de versiones antiguas de Outlook no terminan con los acentos rotos.

Introducción manual

Solo dos campos son obligatorios: nombre y apellidos. El tratamiento, el correo, el móvil, el fijo, la web, el cargo, el tipo de contacto, la empresa, la dirección y la nota son opcionales. En cargo, tipo de contacto, empresa y dirección puede elegir un valor existente o escribir uno nuevo directamente en el campo. La fotografía se sube en el mismo cuadro de diálogo; el mejor resultado lo da un JPG de 600 × 600 píxeles, que además puede recortar y girar en la vista previa.

Exportación y envío

Los contactos seleccionados se descargan como VCF (un archivo .vcf para uno solo, un ZIP para varios) o salen por correo como adjunto: en el campo del destinatario caben varias direcciones separadas por comas. Toda la lista visible se exporta a Excel o se imprime, y la exportación respeta el filtro y la búsqueda aplicados. Un contacto concreto puede enviarse por SMS a su propio número de móvil; el mensaje incluye nombre, móvil, teléfono y correo. Esta función solo llega a números móviles checos y presupone el módulo SMS activado.

Para todo esto no hace falta ningún equipo.

Cómo funciona el directorio de eIntranet paso a paso

1. Permisos. En Configuración → Directorio el administrador asigna a cada usuario un nivel de acceso. El interruptor guarda al instante, no hay nada que confirmar.
2. Carga inicial. Importe los contactos desde VCF o introdúzcalos a mano. En esa primera carga conviene crear los tipos de contacto (cliente, proveedor, socio): el filtrado posterior se apoya en ellos.
3. Trabajo diario. La pantalla principal tiene arriba un filtro desplegable y debajo una tabla con las columnas empresa, foto, apellidos y nombre, correo, dirección, teléfono, móvil, web, cargo, tipo de contacto y nota. El campo Buscar situado sobre la tabla busca al instante mientras escribe, en todas las columnas visibles.
4. Edición. El icono del lápiz abre el mismo cuadro de diálogo que usó al crear el registro. La fotografía se quita marcando la casilla para eliminarla.
5. Borrado. El icono de la cruz lleva el registro a la papelera. Quien tenga el nivel de permisos más alto muestra los borrados con el botón rojo de la cabecera de la tabla y recupera el contacto.

Todo lo que hace el módulo Directorio

Registro y ficha de contacto

• Nombre, apellidos y tratamiento, correo, móvil, fijo o extensión, dirección web y nota libre
• Fotografía con recorte y giro directamente en el cuadro de diálogo
• Empresa, dirección, cargo y tipo de contacto como listas compartidas: se introducen una vez y después se seleccionan

Búsqueda

• Filtro desplegable por empresa, cargo y tipo de contacto; con el filtro activo el título de la sección aparece en negrita y rojo, así se entiende por qué no se ve la lista completa
• Campo Buscar sobre la tabla para búsqueda rápida de texto completo en las columnas visibles
• Selección de columnas visibles, para reducir la tabla a lo que realmente usa

Intercambio de datos

• Importación de vCard 2.1, 3.0 y 4.0 desde VCF o ZIP, hasta 10 MB por archivo, con detección de duplicados y resolución de conflictos
• Conversión automática de las codificaciones UTF-8, Windows-1250 e ISO-8859-2
• Descarga de los contactos seleccionados como VCF o ZIP y envío de esa misma selección por correo como adjunto
• Envío de un contacto por SMS a un número móvil checo
• Exportación de la tabla a Excel e impresión respetando el filtro

Permisos y seguridad de los registros

• Cuatro niveles: sin acceso, lectura, lectura y escritura, administración completa con borrado y recuperación desde la papelera
• El permiso de lectura ya cubre la descarga de VCF y el envío de SMS: para eso no hace falta escritura
• Los registros borrados permanecen en la papelera y se pueden recuperar

¿Directorio o directamente CRM? Cómo decidir

Es la única cuestión que merece la pena resolver antes de empezar, porque ambos módulos guardan contactos y a primera vista se solapan.

El directorio responde a «quién es y cómo lo localizo». Es la guía telefónica de la empresa: búsqueda rápida, ficha con foto, intercambio de tarjetas con Outlook. No tiene oportunidades de negocio, no vigila plazos ni guarda el historial de las conversaciones.

El CRM responde a «qué negocio hacemos con esta persona». Allí el contacto está ligado a una empresa, una oportunidad, un presupuesto y las notas de comunicación.

La decisión práctica: si los contactos los necesitan sobre todo recepción, administración y los técnicos, empiece por el directorio, que se pone en marcha en una tarde y no exige formar a nadie. Si gestiona un embudo comercial, el directorio no le bastará ni un mes. Los dos módulos están incluidos en el plan, así que la elección no es de dinero, sino de cuál van a usar de verdad sus compañeros.

Directorio para pequeñas empresas, delegaciones y trabajo de campo

Empresa de hasta veinte personas. Una importación desde Outlook, tres tipos de contacto y listo. Basta con dejar los permisos en lectura para todos y escritura para las dos personas que mantienen el directorio.

Empresa con delegaciones. El tipo de contacto y el campo Empresa soportan aquí el peso: por ahí se filtra. Conviene acordar la nomenclatura antes de que entren mil registros, porque las listas compartidas se corrigen peor que los contactos sueltos.

Comercial y servicio técnico en la calle. La combinación de búsqueda en la tabla y envío del contacto por SMS cubre la situación clásica: alguien necesita un número y no tiene tiempo de rebuscar en el navegador.

Empresas con mucha rotación. Es donde antes se amortiza el directorio: los contactos se quedan en la empresa, no con quien se marcha.

Cuánto cuesta un directorio de empresa

En eIntranet se paga por usuario, no por módulo. El directorio forma parte de todos los planes, igual que el resto de módulos, así que no se cobra aparte.

La pregunta más frecuente sobre el directorio es esta: ¿se paga por número de contactos? No. Tenga trescientos contactos o treinta mil, el precio depende únicamente del número de personas con acceso al sistema. Justo por eso el directorio sale distinto que, por ejemplo, el control de asistencia: la asistencia hay que registrarla a toda la plantilla, mientras que el directorio lo necesitan realmente comercial, recepción, servicio técnico y dirección; una fracción de la empresa.

Los precios son por usuario y mes, sin IVA. Los planes se diferencian en el espacio de disco por usuario (0,5 GB, 2 GB y 4 GB) y en el soporte técnico telefónico, que pertenece únicamente al plan extra. Las cifras vigentes están siempre en la página lista de precios.

El directorio no acarrea costes adicionales. No se compra ningún lector ni terminal, la importación no cuesta nada y las fotos de los contactos cuentan dentro del espacio habitual del plan. La única función con coste propio es el envío de contactos por SMS, que presupone el módulo SMS activado. La consultoría y la formación, si las solicita, se facturan según la lista de precios, aunque con el directorio casi nadie las necesita.

Directorio gratis: qué resuelven los Contactos de Google y dónde se acaban

Los Contactos de Google y una carpeta compartida de contactos en Microsoft 365 son gratuitos o van incluidos en un paquete que la empresa ya paga, y para una persona sola son de sobra. Además se sincronizan con el móvil, cosa que eIntranet no hace. Si sus compañeros necesitan los contactos sobre todo en el teléfono, sea sincero: un módulo aparte no le aporta nada.

El límite aparece en tres puntos. El primero es el control de acceso: una lista compartida suele verla todo el mundo o nadie, mientras que el directorio distingue lectura, escritura y borrado. El segundo es la categorización: el tipo de contacto, el cargo y la empresa como listas compartidas permiten filtrar de una forma que una lista simple no alcanza. El tercero es poder deshacer un error: el contacto borrado va a la papelera y se recupera.

Una regla razonable: hasta cincuenta contactos usados por dos personas, quédese con lo que tiene. Por encima de ahí, y sobre todo donde varias personas modifican contactos y hay empleados que se van, un registro común empieza a tener sentido.

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Cómo implantar el directorio para que dentro de un año siga siendo útil

La implantación en sí es cosa de una tarde. Lo que decide si el directorio seguirá sirviendo dentro de dos años son dos acuerdos que hay que tomar antes.

1. Acuerden la nomenclatura de las listas compartidas. Empresa, dirección, cargo y tipo de contacto se comparten entre registros. En cuanto tres personas creen «Cliente», «cliente» y «comprador», el filtrado dejará de funcionar antes de que nadie lo note. Escriba entre cinco y ocho tipos de contacto y aténgase a ellos.
2. Reparta los permisos por función, no por confianza. Dé escritura a quienes mantienen de verdad el directorio, normalmente dos o tres personas. Al resto le basta la lectura, que de todos modos les permite descargar una vCard y enviarse un contacto por SMS.
3. Importe por partes. Suba primero un VCF pequeño, repase la vista previa y el tratamiento de duplicados, y solo entonces lance el ZIP grande. Así conoce el comportamiento de la importación con veinte registros en lugar de con dos mil.
4. Limpie los duplicados en el momento. Al importar desde varias fuentes siempre aparecen conflictos. La opción «sobrescribir» actualiza únicamente los campos no vacíos, así que el contacto antiguo no pierde los datos que el archivo nuevo no trae.

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