Registro y aprobación de las facturas entrantes
El módulo de facturas entrantes tiene el propósito de mantener un registro meticuloso de las facturas que se reciben y de facilitar el proceso de su aprobación y tratamiento. La recepción de las facturas se realiza directamente desde el remitente de las mismas, ya sea a través del envío a la dirección de correo electrónico designada para la recepción de facturas, o bien mediante la inserción de una factura escaneada en el módulo correspondiente. Una vez que la factura ha sido recibida en el sistema, el remitente es notificado de manera automática al respecto.
Para qué puede utilizar el módulo:
- El módulo permite configurar la aceptación de facturas de todos/sólo los socios comerciales verificados. En caso de que las facturas se reciban sólo de correos electrónicos verificados, es posible especificar el correo electrónico del usuario al que se enviará la información en caso de rechazo de la factura. También es posible insertar manualmente una factura en el módulo; al insertar manualmente una factura, es posible habilitar el movimiento de la factura directamente al estado "Pendiente".
- Todo el proceso de aprobación de facturas se realiza electrónicamente, lo que ahorra tiempo y dinero. El sistema obtiene automáticamente datos (extrae datos de las facturas) de las facturas enviadas (PDF, ISDOC) y genera un código QR para el pago, lo que facilita el procesamiento y pago de las facturas.
- Asignación a cada factura de un número de identificación interno único. En cada fase del procesamiento de la factura, se registra los cambios que se hayan realizado y por qué usuario para facilitar el seguimiento.
- (Actualmente disponible solo para el mercado Checo) - Realizar un seguimiento automático de los datos relacionada con los proveedore o socios comerciales (actualizada cada 24 horas), incluyendo:
- Inserción en el registro de empresas en concurso de acreedores
- Números de cuentas bancarias autorizadas registradas en la Administración Financiera para contribuyentes del IVA
- Contribuyentes al IVA poco fiables
- Cuando se asigna una factura para su aprobación, se envía un correo electrónico a los aprobadores con documentos para la aprobación de la factura. Es posible aprobar/rechazar la factura directamente desde el correo electrónico, lo que ahorra mucho tiempo y facilita el proceso de aprobación, por ejemplo, si el aprobador está en un viaje de negocios.
- Añadir múltiples empresas que recibirán facturas entrantes, permitiendo además la distinción entre cada una de ellas dentro del sistema de registro de facturas.
- Configurar un proceso de aprobación especifico a sus necesidades con más o menos aprobadores. El número máximo de aprobadores estando limitado a 8.
- Realizar búsquedas avanzadas de manera sencilla para encontrar la factura que necesita revisar incluyendo búsquedas directamente dentro de los documentos con soporte para más de sesenta tipos de archivos (tales como .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), incluyendo archivos PDF y OCR para documentos escaneados.
La ayuda/Wiki para este módulo se puede encontrar en: https://wiki.eintranet.net/es/modul/19/facturacion-entrante
Evidencia electrónica y aprobación de facturas recibidas es un módulo clave de eIntranet.net que automatiza todo el proceso de procesamiento y control de documentos de proveedores. En otras palabras: ahorrará tiempo en la entrada manual, reducirá el riesgo de errores y garantizará una pista de auditoría en tiempo real.
- Aceptación rápida de facturas – basta con enviar un PDF o ISDOC a un correo electrónico especial; el sistema carga los datos inmediatamente y verifica la información del proveedor.
- Aprobación por niveles – divida las personas autorizadas según departamento, importe o proveedor. Cada paso se registra en el historial de cambios.
- Comunicación automática – el sistema envía confirmaciones de recepción o rechazo directamente a los remitentes, eliminando ambigüedades y retrasos.
- Integración con módulos de proyecto y canales de pago – completa automáticamente el nombre del proyecto y genera una exportación masiva de pagos en formato ABO para su liquidación.
- Múltiples empresas en un solo sistema – gracias a la configuración de redirección, puede gestionar facturas para varias organizaciones sin necesidad de sistemas independientes.
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