Ausencias
Mantenga el consumo de vacaciones bajo control
Ayuda
El empleado presenta su solicitud de vacaciones directamente en el sistema y el responsable la aprueba o la rechaza. También puede pedir permiso por un compañero y elegir el tipo de ausencia: vacaciones, médico, permiso sin sueldo y con sueldo o sick day.
Cada solicitud llega a la persona responsable, que decide. ¿Necesita un control más estricto? Active la aprobación en dos rondas con un aprobador final y ninguna ausencia pasará sin que la dirección lo sepa.
En cuanto se aprueba la ausencia, se registra sola en la asistencia del empleado. Se acaba la doble captura y el riesgo de que un día libre aprobado se olvide en el parte.
El calendario muestra quién está ausente y cuándo, y el resumen anual aclara el consumo de toda la empresa. De cada empleado ve las vacaciones restantes sin cálculos manuales.
Para qué puede utilizar el módulo de ausencias
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Registro en días o en horas
Lleve las ausencias como mejor le convenga. En el primer y último día elige día completo o medio día, o indica el número exacto de horas y la parte del turno.
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Solicitud por otro empleado
Recursos humanos o el jefe registran la ausencia de un compañero que ahora no puede acceder al sistema. También sirve para el cierre vacacional de toda la empresa.
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Detección de conflictos en el equipo
Antes de aprobar ve quién más está de baja en ese periodo. Así evita con facilidad que un departamento se quede vacío.
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Cinco tipos de ausencia según convenga
Vacaciones, sick day, médico, permiso sin sueldo y con sueldo. Cada tipo tiene su propio registro, de modo que los resúmenes nunca se mezclan.
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Exportación a Excel y CSV
Descarga los resúmenes mensuales con un solo botón y los pasa a nóminas o los procesa más en hojas de cálculo.
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Notificaciones por correo sobre el estado
El solicitante y el aprobador reciben un mensaje en cada cambio. Nadie tiene que preguntar si la solicitud ya se ha resuelto.
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Permisos ajustados a cada rol
Desde solicitar solo las ausencias propias hasta gestionar las de toda la empresa. El derecho a aprobar se asigna a los responsables directamente desde la jerarquía de empleados.
Solicitudes electrónicas de vacaciones y aprobación de permisos es una herramienta clave para la gestión eficiente del personal. Permite a empleados y gerentes enviar, rastrear y aprobar vacaciones sin papeleo.
Funciones principales y ventajas:
- Presentación de solicitud de vacaciones – con opción de solicitar tiempo libre por otros empleados, eliminando el envío manual de correos electrónicos.
- Aprobación en línea por parte del superior – notificaciones automáticas y un proceso rápido aceleran la responsabilidad y reducen el tiempo administrativo hasta un 30 %.
- Registro automático en la asistencia – una vez aprobada, la vacaciones se actualizan automáticamente en el sistema, eliminando errores humanos.
- Evidencia exhaustiva y reportes – informes mensuales y anuales garantizan transparencia y apoyan la planificación de capacidad del personal.
- Tipos flexibles de tiempo libre – vacaciones, licencia médica, tiempo libre no remunerado/remunerado o día de enfermedad se pueden configurar fácilmente según las políticas corporativas.
Con la implementación de este módulo reducirá el tiempo de procesamiento de solicitudes en un 50 % y minimizará el riesgo de errores al registrar las vacaciones. ¡Pruebe eIntranet.net hoy mismo y ahorre tiempo y dinero en administración!
Preguntas frecuentes
Sí, el módulo Ausencias admite solicitudes de medio día. Con jornada completa el sistema trabaja con medios días de forma automática. Con otra jornada y solicitudes presentadas en días, el empleado debe pedir un día completo y quien aprueba puede ajustar la duración al aprobar la solicitud.
Si las solicitudes se presentan en horas, la jornada contratada no influye.
Cuando se registra una nueva solicitud de ausencia, la persona que debe aprobarla recibe un aviso por correo electrónico. El mensaje incluye los datos de la solicitud y los botones Aprobar y Rechazar, así que la decisión se puede tomar sin iniciar sesión.
El solicitante recibe por correo electrónico la información sobre la aprobación o el rechazo de su ausencia. En caso de rechazo, el mensaje incluye también el motivo indicado por quien aprueba.
Sí, en la configuración del módulo el administrador puede indicar otros usuarios de la aplicación que recibirán por correo la información sobre la ausencia aprobada de ese empleado.
Al comenzar un nuevo año natural hay que fijar en Configuración, pestaña Ausencias, el número de días de vacaciones de cada empleado para el nuevo año.
Si al empleado se le traspasan además vacaciones del año anterior, hay que sumarlas manualmente – no se hace de forma automática.
Sí, cuando se aprueba la ausencia de un empleado, la información se escribe automáticamente en su registro de asistencia. Con la aprobación en dos rondas esto ocurre tras la segunda aprobación, la final.
Sí, en la configuración del módulo Ausencias se puede establecer que las solicitudes se presenten en horas en lugar de en días. En modo horario la solicitud muestra una tabla de días laborables con un campo para las horas de cada día, y también se puede elegir parte de un turno.
Sí, es posible: para el mismo día se puede registrar, por ejemplo, una solicitud de medio día por visita médica y otra de medio día de vacaciones.
Si en la configuración del módulo está activada la función que completa la otra mitad del medio día de vacaciones como trabajo, primero hay que registrar y aprobar la solicitud médica y solo después la de vacaciones.
El sistema bloquea las solicitudes que superan el límite: el botón Guardar queda deshabilitado. El administrador puede, sin embargo, activar la opción de saldo negativo para tipos concretos de ausencia y entonces sí se puede presentar una solicitud por encima del derecho.
El derecho restante de cada empleado se ve en la pestaña Ausencias restantes.
Sí. En una ausencia aprobada se abre el diálogo de anulación, donde se indica el motivo y se elige si se anula toda la ausencia o solo una parte. Para una parte se introduce un rango de fechas dentro de la ausencia original.
Los registros de asistencia se corrigen en consecuencia. Un empleado sin permiso de aprobación presenta así una solicitud de anulación que debe confirmar quien aprueba.
En cada solicitud está disponible la función Conflictos. Muestra una tabla con los días concretos de la ausencia prevista y la lista de compañeros que están fuera el mismo día. La leyenda distingue la ausencia aprobada, la aprobada en la 1.ª ronda y la solicitud pendiente de aprobación.
Para una visión de toda la empresa está la pestaña Resumen mensual.
Sí, si tiene ese permiso asignado. En la configuración del módulo, en el apartado de solicitudes en nombre de otros, se define para qué empleados concretos puede solicitar cada usuario. Resulta útil con personal sin acceso a ordenador y con los cierres colectivos de la empresa.
El botón para presentar la solicitud aparece solo después de elegir al empleado en el filtro.
Una solicitud debe estar siempre dentro de un mismo año natural, porque el derecho anual se registra por años. Una ausencia del 27 de diciembre al 3 de enero se introduce, por tanto, como dos solicitudes separadas.
Si el botón Guardar no responde ni siquiera en una solicitud dentro del mismo año, comprueben el total mostrado de días u horas frente a su derecho.
Desde la pestaña Resumen mensual se descarga el resumen de ausencias en XLSX o CSV. El Excel tiene los empleados en filas, los días del mes en columnas, los tipos de ausencia diferenciados por color y el total en la última columna. El CSV está pensado para importar en sistemas de nómina e incluye el número de personal del empleado, el centro de coste y el número de días y horas.
Descargar los resúmenes es un permiso independiente que se asigna en la configuración del módulo.
El registro no es vinculante e incluye una prueba gratuita de 14 días de la aplicación.