Revisión y aprobación de documentos
El módulo de aprobación permite implementar un proceso para facilitar la revisión y aprobación de documentos de la empresa como contratos, manuales internos y ofertas. Para procesos internos más complejos, recomendamos utilizar el módulo de solicitudes, que permite múltiples rondas de aprobación, incluir campos a completar según la ronda de aprobación además de otras acciones más complejas.
Cree una nueva solicitud de aprobación en solo unos clics. Adjunte archivos, complete campos personalizados y asigne la solicitud a la cadena de aprobación correspondiente. El formulario intuitivo garantiza que no se omita ninguna información importante.
Configure el proceso de aprobación según las necesidades de su organización. Elija la aprobación de una ronda para asuntos más sencillos o un proceso de dos rondas con un número configurable de firmas por ronda. El sistema gestiona automáticamente el flujo de trabajo y notifica a todas las partes involucradas.
Los aprobadores reciben notificaciones por correo electrónico con los detalles completos de la solicitud. Pueden aprobar o rechazar la solicitud directamente desde el correo con un solo clic, sin necesidad de iniciar sesión en el sistema. Acelere todo el proceso de aprobación y minimice los retrasos.
Defina diferentes tipos de documentos con sus propias cadenas de aprobación y derechos de acceso. Cada tipo de documento puede tener un número diferente de aprobadores, distintos plazos y reglas específicas. La configuración granular de permisos garantiza que cada usuario vea solo lo que necesita.
Para qué puede utilizar el módulo de aprobaciones
- Número configurable de firmas
Defina el número requerido de firmas para cada ronda del proceso de aprobación. El sistema realiza un seguimiento automático del progreso y avanza la solicitud a la siguiente ronda o la aprueba una vez que se obtiene el consentimiento suficiente.
- Rechazo automático tras el vencimiento del plazo
Establezca un plazo de aprobación y el sistema rechazará automáticamente las solicitudes que no se resuelvan a tiempo. Evite la acumulación de solicitudes pendientes y garantice un flujo de procesos sin interrupciones.
- Comentarios y notas para cada solicitud
Los aprobadores pueden agregar comentarios y notas a cada solicitud. Toda la comunicación se registra directamente junto a la solicitud, proporcionando un historial completo de toma de decisiones en un solo lugar.
- Exportación a Excel e impresión
Exporte los resúmenes de los procesos de aprobación en formato Excel para su posterior procesamiento o imprímalos. Filtre los datos por estado, tipo de documento, período o aprobador.
- Definición de elementos y flujos de aprobación
Cree tipos de elementos personalizados para aprobación y configure un proceso de aprobación específico para cada tipo. La configuración flexible permite cubrir cualquier flujo de trabajo interno en su organización.
- Derechos de acceso individuales
Configure diferentes derechos de acceso para usuarios o grupos individuales. Decida quién puede crear solicitudes, quién las aprueba y quién tiene acceso a los resúmenes y exportaciones.
Integración con otros módulos
El módulo de Aprobaciones trabaja junto con otras partes del sistema eIntranet para lograr la máxima eficiencia en sus procesos.
La ayuda/Wiki para este módulo se puede encontrar en: https://wiki.eintranet.net/es/modul/14/aprobaciones
Simplifique los procesos de aprobación en su empresa
Deje de gestionar aprobaciones a través de correos electrónicos y formularios en papel. Con el módulo de Aprobaciones de eIntranet, obtendrá un proceso claro, rápido y totalmente electrónico desde la presentación de la solicitud hasta la decisión final.
Aprobación electrónica de documentos es una herramienta clave que acelerará el flujo de documentos corporativos y minimizará la carga administrativa.
- Proceso de aprobación rápido – establecer un máximo de dos rondas de aprobación por documento le ahorrará hasta un 30 % del tiempo en revisiones manuales.
- Acceso flexible a permisos – defina quién puede aprobar o comentar elementos específicos y así garantice la jerarquía adecuada de decisiones.
- Integración sencilla con otros módulos – conecte con CRM, contabilidad o inventario para generar automáticamente ofertas, contratos u órdenes.
- Rastreo auditivo completo – cada paso se registra, por lo que tiene control total sobre el historial de cambios y aprobaciones.
Este módulo es ideal para empresas que necesitan un flujo rápido y transparente de documentos, sin tener que invertir en sistemas independientes. Pruebe la aprobación electrónica y verá un beneficio inmediato: reducción del tiempo administrativo, mayor precisión y mejor colaboración entre departamentos.
Comience hoy mismo y transforme los procesos en su empresa con eIntranet.net.