Aprobaciones
Nadie vuelve a preguntar en qué mesa está el contrato
Ayuda
Envíe a aprobar un contrato, una oferta o un pedido de forma electrónica. En cada solicitud ve quién ha decidido ya, quién no y hasta cuándo tiene plazo.
Quien aprueba recibe un mensaje con los botones Aprobar y Rechazar y decide sin entrar en el sistema. El enlace va protegido por un hash único de la solicitud.
En cada tipo de documento fija cuántas conformidades cierran una ronda. La segunda se abre solo cuando la primera ha pasado.
Una solicitud sobre la que nadie ha decidido se rechaza sola el día fijado y el motivo queda en las notas. Nada se queda colgando indefinidamente.
Para qué puede utilizar el módulo de aprobaciones
-
Tipos de documento propios
Contratos, facturas por encima de un límite, ofertas, solicitudes de inversión – cada tipo tiene sus aprobadores, su número de firmas y sus permisos.
-
Hasta cinco campos propios por tipo
Número de contrato, importe, centro de coste. Puede elegir texto de hasta 250 caracteres, texto ilimitado o fecha – y el campo aparece también en la tabla de resumen.
-
Adjuntos en la solicitud
Arrastre hasta 60 archivos al diálogo. Quien aprueba los encuentra tanto en el correo como en el detalle de la solicitud.
-
Notas como canal de comunicación
Solicitante y aprobadores intercambian comentarios en la solicitud. Cada uno lleva nombre, fecha y hora.
-
Filtros de estado con recuento
Pendientes de la primera ronda, de la segunda, aprobadas, rechazadas – y junto a cada filtro el número de solicitudes que contiene.
-
Traslado del documento desde el registro de correo
Envíe a aprobación una factura o un contrato recibidos desde el propio detalle del envío, sin copiar datos.
Aprobación electrónica de documentos es una herramienta clave que acelerará el flujo de documentos corporativos y minimizará la carga administrativa.
- Proceso de aprobación rápido – establecer un máximo de dos rondas de aprobación por documento le ahorrará hasta un 30 % del tiempo en revisiones manuales.
- Acceso flexible a permisos – defina quién puede aprobar o comentar elementos específicos y así garantice la jerarquía adecuada de decisiones.
- Integración sencilla con otros módulos – conecte con CRM, contabilidad o inventario para generar automáticamente ofertas, contratos u órdenes.
- Rastreo auditivo completo – cada paso se registra, por lo que tiene control total sobre el historial de cambios y aprobaciones.
Este módulo es ideal para empresas que necesitan un flujo rápido y transparente de documentos, sin tener que invertir en sistemas independientes. Pruebe la aprobación electrónica y verá un beneficio inmediato: reducción del tiempo administrativo, mayor precisión y mejor colaboración entre departamentos.
Comience hoy mismo y transforme los procesos en su empresa con eIntranet.net.
Preguntas frecuentes
No. Pulsar Aprobar crea un registro interno de conformidad – el sistema guarda el nombre, la fecha, la hora y la nota. No es una firma electrónica en el sentido del Reglamento eIDAS, donde solo la firma cualificada tiene el efecto jurídico de la manuscrita.
Para el circuito interno de documentos basta de sobra. Donde una norma o un contrato exigen firma, el documento debe firmarse aparte. Si el registro es suficiente para su finalidad lo debe valorar un abogado o su asesoría contable.
Sí, vale. El número de firmas fijado en el tipo de documento se aplica igual a la aprobación y al rechazo, y decide el que se alcance antes.
En la práctica: si fija dos firmas en un tipo que aprueban cuatro personas, dos negativas cierran el proceso como rechazado – aunque las otras dos hubieran querido aceptar. Conviene pensar esa simetría de antemano.
No. El correo de aviso lleva los botones Aprobar y Rechazar, que funcionan sin iniciar sesión; el enlace va protegido por un hash único de esa solicitud concreta.
Precisamente por eso ese correo cuenta como mensaje sensible – quien lo tenga en la mano puede decidir. El aprobador puede, por supuesto, decidir también por la vía habitual, en el detalle de la solicitud.
Porque el permiso de escritura y el rol de aprobador son dos ajustes distintos. El permiso de escritura permite crear solicitudes y añadir notas; aprobar solo puede quien esté además en la lista de aprobadores de esa ronda.
Los aprobadores los fija el administrador en Configuración → Aprobaciones, en las columnas 1.er nivel – puede aprobar y 2.º nivel – puede aprobar. Confundir ambas cosas es la causa más frecuente de este aviso.
Depende de la opción Cerrar automáticamente, que el solicitante marca al crearla. Si está activada, el sistema pasa la solicitud a Rechazada al vencer el plazo Aprobar antes de y anota en las notas que fue un rechazo automático por expiración de la fecha.
Sin esa opción la solicitud sigue abierta pasado el plazo y los aprobadores pueden decidir aún. Sobre el cierre automático sale un correo de aviso al solicitante y a los aprobadores.
Hasta cinco. En cada uno elige un nombre y uno de tres tipos: texto/número de hasta 250 caracteres, texto sin límite de longitud, o fecha.
El campo aparece en el formulario al crear la solicitud y en la tabla de resumen, así que se puede ordenar y filtrar por él. Campos fijos los tiene siempre cada solicitud: Nombre, Descripción, Creada por, Fecha y hora de creación, Aprobar antes de, Aprobada por y Rechazada por.
No. El módulo Aprobaciones admite como máximo dos rondas – un número de firmas de 0 para la ronda 2 significa proceso de una sola ronda.
Para flujos más complejos – cadenas de varias rondas, formularios que se completan más adelante, ramificaciones por importe – recomendamos el módulo Solicitudes, diseñado para esos casos.
Sí, siempre que el módulo Registro de correo esté activo. En la parte inferior del detalle del envío recibido hay un botón que lo traslada al proceso de aprobación; rellena los parámetros y lo envía.
El documento escaneado se queda adjunto al registro original de correo, de modo que no se copia nada. Es la forma más habitual de meter en el módulo las facturas y los contratos recibidos.
Sí, si el solicitante marcó al crearla la opción De acuerdo/en desacuerdo también tras la aprobación o el rechazo. Las manifestaciones pueden añadirse como muy tarde hasta la fecha indicada en el campo Aprobar antes de.
Las manifestaciones posteriores no cambian el estado final de la solicitud – sirven para recoger la opinión de todos los implicados, no para revisar la decisión.
No. El número de solicitudes, de tipos de documento o de rondas de aprobación no influye en el precio. Es una diferencia importante frente a las herramientas de firma electrónica, que suelen cobrar por documento o por sobre.
El precio depende del número de usuarios. Necesita cuenta quien crea solicitudes y quien decide sobre ellas – en una empresa de cincuenta suelen ser de diez a quince personas.
El registro no es vinculante e incluye una prueba gratuita de 14 días de la aplicación.