Revisión y aprobación de documentos
El módulo de aprobación permite implementar un proceso para facilitar la revisión y aprobación de documentos de la empresa como contratos, manuales internos y ofertas. Para procesos internos más complejos, recomendamos utilizar el módulo de solicitudes, que permite múltiples rondas de aprobación, incluir campos a completar según la ronda de aprobación además de otras acciones más complejas.
La aprobación, el rechazo y el consentimiento se realizan por completo en línea. Usted crea una solicitud, adjunta archivos y el sistema la dirige solo a las personas adecuadas. Se acabaron las carpetas de papel circulando por la oficina.
Para cada tipo de documento usted decide cuántas firmas cierran una ronda. ¿Necesita una validación de varios niveles? La segunda ronda se abre automáticamente en cuanto la primera queda aprobada.
Cada aprobador recibe una notificación con los botones Aprobar y Rechazar. Un clic y listo. Sin iniciar sesión, sin buscar dónde está la solicitud. El enlace está protegido por un hash único de la solicitud.
Contratos, facturas por encima de un límite, solicitudes de inversión: cada tipo tiene su propia cadena de aprobadores, número de firmas y permisos de acceso. Usted decide quién ve qué.
Para qué puede utilizar el módulo de aprobación
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Campos personalizados por tipo
Añada a la solicitud hasta cinco campos personalizados: número de contrato, importe, departamento. Los valores pasan a la tabla de resumen y facilitan la búsqueda.
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Rechazo automático tras la fecha límite
Fije una fecha de aprobación y las solicitudes sin resolver se cierran solas al vencer. Nada queda en el aire.
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Comentarios y notas en cada solicitud
Aprobadores y solicitante conversan directamente junto a la solicitud. Adjunte un motivo al rechazo y la siguiente versión saldrá antes.
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Filtros de estado y resumen de votos
Vea cuántas solicitudes esperan la primera ronda, cuántas están aprobadas y cuántas rechazadas. En cada una queda claro cuántas firmas faltan todavía.
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Gestión segura de adjuntos
Adjunte hasta 60 archivos a una solicitud. Se guardan cifrados fuera de la raíz web y solo los abre quien tiene el permiso correspondiente.
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Exportación a Excel e impresión
Exporte los datos de las solicitudes a XLSX o imprímalos. Los filtros avanzados ayudan a elaborar un informe sobre la marcha de las aprobaciones.
Conexión con otros módulos
La aprobación no funciona aislada: se apoya en el registro del correo entrante y le ahorra volver a teclear los datos.
La ayuda/Wiki para este módulo se puede encontrar en: https://wiki.eintranet.net/es/modul/14/aprobaciones
Tenga la aprobación de documentos clara y en un solo lugar
Solicitudes, firmas y rechazos bajo control, aprobadores avisados por correo y cada decisión rastreable en el historial. Sustituya las carpetas de papel por un flujo digital de documentos.
Aprobación electrónica de documentos es una herramienta clave que acelerará el flujo de documentos corporativos y minimizará la carga administrativa.
- Proceso de aprobación rápido – establecer un máximo de dos rondas de aprobación por documento le ahorrará hasta un 30 % del tiempo en revisiones manuales.
- Acceso flexible a permisos – defina quién puede aprobar o comentar elementos específicos y así garantice la jerarquía adecuada de decisiones.
- Integración sencilla con otros módulos – conecte con CRM, contabilidad o inventario para generar automáticamente ofertas, contratos u órdenes.
- Rastreo auditivo completo – cada paso se registra, por lo que tiene control total sobre el historial de cambios y aprobaciones.
Este módulo es ideal para empresas que necesitan un flujo rápido y transparente de documentos, sin tener que invertir en sistemas independientes. Pruebe la aprobación electrónica y verá un beneficio inmediato: reducción del tiempo administrativo, mayor precisión y mejor colaboración entre departamentos.
Comience hoy mismo y transforme los procesos en su empresa con eIntranet.net.