Registro de vehículos

Software para la gestión electrónica de vehículos – administración eficiente de la flota

Este módulo permite a las empresas monitorizar y controlar el uso de sus vehículos corporativos en tiempo real, lo que aumenta la productividad y reduce los costes de mantenimiento.

• Evidencia integral de vehículos: Registra datos básicos – VIN, matrícula, parámetros técnicos y propietario.
• Historial de accidentes y registros de servicio: Guarda datos detallados sobre incidentes y trabajos de reparación, lo que facilita el control auditor y el análisis de riesgos.
• Alertas automáticas sobre plazos clave: El sistema le recuerda con antelación la caducidad del ITV, el seguro, los mantenimientos periódicos o las peajes – así nunca perderá un intervalo crítico.
• Gestión centralizada y reportes claros: Acceso desde un único punto a los datos de todos los vehículos y posibilidad de exportar a Excel o PDF para informes internos.
• Integración con ERP y contabilidad: Todos los costes de operación, reparaciones y seguros se sincronizan automáticamente con el módulo financiero de eIntranet.net.

Mejore el control sobre su flota, reduzca el riesgo de multas y aumente la satisfacción de los conductores – pruebe el módulo hoy mismo!

Qué es el Registro de vehículos y para qué sirve en la empresa

El Registro de vehículos es un módulo de eIntranet que reúne en un solo lugar los datos técnicos, los documentos y los plazos de cada vehículo de la empresa: la ITV, el seguro obligatorio, las viñetas, el mantenimiento, la tarjeta de combustible y los neumáticos. Avisa al responsable de la flota y al conductor antes de que algo de esto caduque.

Lo utilizan sobre todo los responsables de la flota, que gestionan todo el registro y dan de alta los vehículos nuevos, pero también los conductores, que solo tienen acceso limitado a «su» vehículo. El acceso al módulo tiene siete niveles: desde la prohibición total, pasando por ver solo los vehículos donde el usuario figura como conductor, hasta la gestión completa con todos los derechos, incluido el borrado.

La pantalla principal agrupa las fichas «Por resolver pronto», «Caducado» y «Daños pendientes», de modo que el responsable no tiene que repasar decenas de vehículos uno a uno para saber qué atender primero. El resto de la pantalla lo ocupan la tabla con todos los vehículos de la empresa, los filtros y la búsqueda rápida.

Cómo funciona el Registro de vehículos en eIntranet, paso a paso

Un vehículo nuevo se da de alta con el botón Añadir vehículo de la pantalla principal. Solo dos campos son obligatorios – la matrícula y el nombre; el VIN es opcional y se puede completar con el botón Obtener del VIN o, en empresas de la República Checa, con el botón Obtener del registro de vehículos.

Según el tipo de vehículo elegido (turismo, camión, máquina, furgoneta, motocicleta, autobús o microbús, remolque de hasta 750 kg, remolque de más de 750 kg o semirremolque), el formulario muestra u oculta pestañas adicionales – la revisión del equipo de elevación y del tacógrafo solo aparece en camiones y máquinas, donde además los neumáticos se registran por eje en lugar de las cuatro ruedas habituales de un turismo.

A continuación se añaden los plazos de la ITV, el mantenimiento y el botiquín, el conductor y el responsable del vehículo y, si hace falta, las pestañas de viñetas, seguro, tarjetas de combustible, chalecos reflectantes y financiación. Al guardar con el botón Guardar y ver la ficha o Guardar y ver la lista, el vehículo pasa directamente al seguimiento de plazos como activo.

A partir de ese momento la automatización funciona sin más intervención: cuántos días, o kilómetros, de antelación debe saltar el aviso se define una sola vez en la Configuración general del módulo. La ficha «Por resolver pronto» de la pantalla principal muestra entonces la matrícula de los vehículos según el tipo de plazo que se acerca, y la misma información llega también por correo – al responsable, a los conductores, a ambos o a nadie, según la opción «Enviar aviso de caducidad por correo».

Cada modificación del vehículo, cada apunte de coste, mantenimiento, daño o actualización desde el registro queda anotado automáticamente en la pestaña Notas/Cambios, de modo que siempre se puede comprobar quién cambió qué en el vehículo.

De dónde obtiene los datos el Registro de vehículos: el registro estatal, el VIN y el libro de viajes

La mayoría de los datos los introduce a mano el responsable de la flota, pero en tres puntos el Registro de vehículos se encarga de parte del trabajo. El botón Obtener del VIN descodifica el número de bastidor introducido y rellena el fabricante y el año de fabricación si el campo aún no se había fijado a mano. En las empresas de la República Checa funciona además la carga desde el registro estatal de vehículos – la búsqueda se hace por VIN o por número de la ficha técnica, ya que el registro no admite búsquedas por matrícula, y el sistema solo ofrece para aceptar los datos que realmente difieren de los guardados en eIntranet. La tercera vía es la importación masiva de viñetas: se sube un archivo con la lista de matrículas y las fechas de validez, el sistema empareja las filas por matrícula y les asigna la validez.

El módulo en sí no exige ningún hardware especializado – la matrícula, los números de contrato y los plazos se escriben directamente desde el teclado. La excepción llega cuando se quiere vigilar el mantenimiento no solo por fecha, sino también por kilómetros recorridos: el kilometraje actual puede tomarse entonces de una unidad GPS instalada en el vehículo (el precio de compra y la cuota mensual figuran en la lista de precios) o del valor más alto registrado en el Libro de viajes – la fuente se elige una sola vez en la configuración del módulo.

Los datos salen del módulo en tres direcciones. Un correo diario informa de los plazos próximos y de los ya vencidos; la impresión del acta de entrega genera un documento Word o Excel con el kilometraje y el equipamiento al entregar el vehículo al conductor; y si la empresa tiene activado el módulo de Reserva de vehículos, en él solo se ofrecen para reservar los vehículos que tienen marcado el campo Se puede reservar en su ficha. Toda la tabla de vehículos también se puede exportar a Excel en cualquier momento.

Todo lo que ofrece el Registro de vehículos

Datos y documentación

• Datos básicos de nueve tipos de vehículos (turismo, camión, máquina, furgoneta, motocicleta, autobús o microbús, remolque de hasta o de más de 750 kg, semirremolque), con el VIN, el año de fabricación y la fecha de puesta en servicio.
• Hasta 5 líneas de viñetas o peajes por vehículo, y en las máquinas también con el número de unidad y la fecha de emisión.
• Seguro actual y también el siguiente – obligatorio y a todo riesgo – con el traspaso automático del contrato siguiente el día en que empieza su vigencia.
• Hasta 5 tarjetas de combustible, entre 0 y 40 chalecos reflectantes y los neumáticos – por temporada en los turismos, y por eje en camiones y máquinas.
• Una pestaña opcional de Financiación con el número del contrato de crédito, el importe de la cuota y la fecha de fin del préstamo.
• Hasta 11 campos propios definidos en la configuración, de tipo Sí/No, número, fecha, lista o empresa del módulo CRM.

Uso, mantenimiento y documentos generados

• Plan de mantenimiento con hitos por kilómetros recorridos y por meses desde la puesta en servicio, con la posibilidad de fijar hasta 11 hitos a la vez para varios vehículos seleccionados.
• Registro de daños con la marca Resuelto/Pendiente y un resumen de los daños pendientes directamente en la pantalla principal.
• Historial de conductores – quién usó el vehículo y cuándo, con el kilometraje al inicio y al final del préstamo.
• Resumen de costes por vehículo y por año, en dos niveles – la tabla de un solo vehículo y el resumen de toda la flota.
• Impresión del acta de entrega (Word o Excel) y de etiquetas de viñetas en cuatro formatos para empresas de la República Checa.
• Adjuntos públicos e internos del vehículo, hasta 60 archivos cargados a la vez.

Cómo elegir un registro de vehículos: qué preguntar antes de comprarlo

¿El programa distingue los vehículos por tipo, o exige rellenar los mismos campos en un turismo que en un camión tractor? El Registro de vehículos muestra solo las pestañas pertinentes según el tipo elegido (turismo, camión, máquina, furgoneta, motocicleta, autobús o microbús, remolque, semirremolque) – la revisión del equipo de elevación y del tacógrafo solo afecta a camiones y máquinas, donde además los neumáticos se registran por eje en lugar de las cuatro ruedas habituales.

¿Puede vigilar el mantenimiento no solo por calendario, sino también por kilómetros recorridos? Sin eso, un vehículo con mucho uso puede superar el intervalo de mantenimiento antes de que la fecha lo avise.

¿Puede cargar los datos técnicos directamente desde el registro estatal, o hay que copiarlos a mano de la ficha técnica? En las empresas de la República Checa, el Registro de vehículos lo hace por VIN o por número de la ficha técnica.

¿Distingue lo que puede ver un conductor y lo que solo ve el responsable de la flota? Siete niveles de acceso y el permiso especial Conductor determinan si un usuario con ese permiso ve, en «su» vehículo, también el historial de mantenimiento, los daños y los costes, o solo los datos básicos, la documentación y el seguro.

¿Puede imprimir un acta de entrega con el kilometraje y el equipamiento que se recibe, o antes de entregar el vehículo hay que rellenar igualmente un papel a mano? ¿Y contempla también los vehículos que se ofrecerán para reservar en el módulo de Reserva de vehículos, o es una lista aparte sin relación con el registro principal?

Registro de vehículos para un puñado de coches de empresa y también para una flota de decenas de vehículos

El precio del Registro de vehículos no depende del número de vehículos registrados, sino del número de usuarios con acceso a eIntranet – una diferencia importante frente a muchas otras agendas, porque la flota suele estar a cargo de un puñado de personas, sea cual sea el número real de coches que gestionan.

Una empresa pequeña con entre tres y cinco vehículos suele bastar con un usuario que se ocupa de la ITV, el seguro y el mantenimiento, y quizá un segundo que solo supervisa. Esa empresa paga, en el plan zaklad hasta 10 usuarios, 2,4 € por usuario al mes.

En una flota de decenas de vehículos crece sobre todo el número de conductores con acceso, no el de responsables – cada conductor ve solo sus vehículos, así que sumar un usuario más no complica la gestión del registro. La pregunta que suele surgir es: ¿se paga por un conductor que solo puede consultar la documentación de su vehículo lo mismo que por un responsable con todos los derechos? Sí – las tarifas dependen del número de usuarios con acceso al módulo, no del nivel de sus permisos.

A las empresas de la República Checa, el módulo les ahorra además el trabajo con las viñetas – la impresión de etiquetas y la importación masiva tras la compra de temporada compensan a partir de un número mayor de vehículos, donde anotar la validez a mano vehículo por vehículo llevaría tiempo de más.

Cuánto cuesta el Registro de vehículos

El Registro de vehículos está incluido en todos los planes de eIntranet, sea cual sea el número de vehículos registrados – se paga solo por los usuarios con acceso a eIntranet, no por el número de coches de la flota.

Una empresa con 12 usuarios en el plan normal, es decir en el tramo desde 11 usuarios a 2,1 € por usuario al mes, paga 12 × 2,1 €, es decir 25,2 € al mes por todos los módulos juntos, el Registro de vehículos incluido. A medida que crece el número de usuarios, el precio por usuario baja – a partir de 101 usuarios, en el plan normal ya es de solo 1,8 €.

El único coste adicional vinculado directamente al Registro de vehículos es la unidad GPS opcional para el seguimiento del kilometraje – el precio de compra y la cuota mensual por vehículo figuran en la lista de precios; sin ella, el mantenimiento también se puede vigilar solo por fecha o por el kilometraje del Libro de viajes.

Encontrará la lista de precios actualizada de todos los planes en la página /es/pricelist.

Registro de vehículos gratis: qué se puede hacer sin pagar y dónde está el límite

Dos o tres coches de empresa y una hoja de Excel con las fechas de la ITV y el seguro funcionan como registro provisional durante bastante tiempo, sobre todo cuando una sola persona es responsable y revisa los plazos por su cuenta con regularidad.

El límite llega en cuanto se suma un segundo coche con la ITV en otro mes, un segundo conductor al que hay que limitar lo que ve del vehículo, o la necesidad de un aviso automático por correo antes de que alguien olvide una revisión. Una hoja de Excel no avisa a nadie por sí sola, un calendario compartido tampoco distingue quién es conductor y quién responsable del vehículo, y ninguno de los dos carga los datos técnicos directamente desde el registro de vehículos.

Lo mismo ocurre con las viñetas en flotas más grandes – tras una compra masiva de temporada, copiar a mano la validez en una tabla para decenas de vehículos lleva más tiempo del que permite importar un solo archivo con la lista de matrículas.

Puede probar el módulo gratis durante 14 días sin compromiso.

Cómo implantar el Registro de vehículos

La configuración del módulo se encuentra en el enlace Configuración junto al título de la pantalla principal – solo la ve el administrador de la empresa o un usuario con el permiso asignado para gestionarla. Se divide en tres pestañas: Permisos del módulo, Configuración general y Campos opcionales.

En la pestaña Permisos del módulo se asigna a cada usuario uno de los siete niveles de acceso; la elección se guarda al momento sin más confirmación. En la Configuración general se define con cuántos días, o kilómetros, de antelación se deben avisar los plazos próximos, a quién llegan los avisos por correo, si también se debe controlar el kilometraje y si se activan la pestaña Financiación o el historial de conductores.

La pestaña Campos opcionales sirve para adaptar el registro a cada operativa – se pueden añadir hasta 11 campos de tipo texto, número, fecha, lista o empresa del módulo CRM, y en cada uno se elige si es obligatorio y si se muestra también en la tabla principal de vehículos. Renombrar un campo ya usado o cambiar su tipo borra de forma irreversible los valores ya introducidos.

Una flota ya existente no hace falta darla de alta vehículo por vehículo a mano – en empresas de la República Checa basta con introducir primero la matrícula y el VIN, lanzar la carga desde el registro estatal de vehículos y completar el resto de los datos técnicos, y la validez de las viñetas tras una compra masiva se rellena de una vez importando un solo archivo con la lista de matrículas.