Gestionar y compartir documentos nunca fue tan fácil
El módulo de documentos ofrece un espacio para almacenar de forma ordenada todos los documentos de la empresa, como contratos, reglamentos internos, formularios, manuales, etc., y permite compartirlos dentro de la empresa con los usuarios
El módulo Documentos guarda todos los contratos, reglamentos internos, formularios, normas y manuales en un único lugar ordenado. Los archivos se organizan en una estructura de carpetas en árbol con anidamiento ilimitado, así cualquiera sabe enseguida dónde buscar.
Cada edición crea una nueva versión y el original se conserva intacto. Vuelva a una redacción anterior cuando lo necesite, vea quién cambió el archivo y cuándo, y no pierda nunca más una versión de un contrato.
A quién permite leer, quién puede escribir, eliminar o crear subcarpetas lo decide en cada carpeta de forma independiente. Asigne los permisos a usuarios concretos o a grupos enteros, de forma masiva con un solo botón si lo prefiere.
A los compañeros les envía un enlace interno y a un socio externo un enlace público con validez limitada. Así un documento llega incluso a quien no tiene acceso a eIntranet, mientras usted controla quién puede verlo.
Para qué puede utilizar el módulo Documentos
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Clasificación por tipos de documento
Contratos, directivas, formularios y certificados se reparten en sus propios tipos y carpetas. Encontrar el archivo correcto entre cientos pasa a ser cosa de un clic.
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Campos propios en las carpetas
Añada a cada carpeta campos como fecha de validez, número, una selección de lista o un vínculo con una empresa del CRM o un pedido concreto. El registro se ajusta entonces justo a sus procesos.
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Búsqueda de texto completo en el contenido de los adjuntos
Busca por el texto dentro de los archivos, no solo por el nombre. Localiza un párrafo de un contrato aunque ya no recuerde cómo se llama el documento.
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Carga y descarga masivas
Suba varios archivos a la vez y descargue los documentos marcados en un solo paquete. Ahorra tiempo real al mover áreas de trabajo enteras.
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Bloqueo del documento mientras trabaja
Al marcar un archivo con «Voy a trabajar en esto», los demás ven que se está editando. Eso evita cambios sobrescritos y confusiones con las versiones.
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Exportar la lista a Excel
Exporte a una hoja de cálculo el resumen de una carpeta y de todas sus subcarpetas. Resulta útil para revisiones, auditorías o el traspaso de un área.
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Confirmación y aviso de novedades
Tras añadir un documento, el sistema ofrece crear una novedad, de modo que los compañeros se enteran de una nueva directiva o formulario sin que usted tenga que perseguirlos.
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API REST para la automatización
Los documentos de otros sistemas entran en eIntranet de forma automática a través de la API. El reenvío manual de archivos queda eliminado.
La ayuda/Wiki para este módulo se puede encontrar en: https://wiki.eintranet.net/es/modul/5/documentos
Mantenga sus documentos de empresa bajo control
Un único lugar para todos los archivos, permisos claros en cada carpeta y un historial de versiones completo. El módulo Documentos sustituye a las unidades dispersas y los buzones compartidos y acaba con la búsqueda de dónde está cada cosa.
Modulo de Compartición de Documentos Corporativos le permite almacenar centralmente y compartir fácilmente todos los datos empresariales clave – desde contratos e instrucciones internas hasta normas y guías. Con una interfaz intuitiva, puede encontrar rápidamente el archivo necesario, añadirlo a la categoría correspondiente y establecer inmediatamente los permisos de acceso.
Funciones clave y beneficios:
- Categorización por tipos de documentos – mantenga los archivos organizados de manera clara, lo que ahorra tiempo al buscarlos.
- Configuración granular de permisos – defina quién puede leer, editar o administrar documentos en cada carpeta y así minimizar el riesgo de acceso no autorizado.
- Seguimiento del historial de cambios – cada modificación se registra, por lo que puede restaurar fácilmente una versión anterior o saber quién hizo qué cambio.
- Compartición sencilla con socios externos – mediante enlaces seguros, permita a colaboradores acceder a los documentos necesarios sin instalar herramientas adicionales.
- Integración con otros módulos de eIntranet.net – la conexión con CRM, RRHH o inventarios garantiza datos coherentes en toda la organización.
Pruebe el Modulo de Compartición de Documentos Corporativos y simplifique la gestión de información clave en su empresa. Llámenos ahora y descubra lo rápido que puede aumentar la productividad de su equipo.