Gestionar y compartir documentos nunca fue tan fácil
El módulo de documentos ofrece un espacio para almacenar de forma ordenada todos los documentos de la empresa, como contratos, reglamentos internos, formularios, manuales, etc., y permite compartirlos dentro de la empresa con los usuarios
Organice los documentos de su empresa en una estructura de árbol clara con cualquier cantidad de niveles de subcarpetas. Cada carpeta tiene su propia configuración de derechos de acceso: defina quién puede leer, editar, eliminar o crear subcarpetas. Gracias a la interfaz intuitiva, encontrará cualquier archivo en cuestión de segundos.
Cada edición de un documento crea automáticamente una nueva versión conservando todo el historial. Puede volver a cualquier versión anterior, comparar diferencias y rastrear quién realizó cada cambio y cuándo. Ningún documento importante se perderá ni se sobrescribirá jamás.
Comparta documentos con colegas mediante enlaces internos directos o con socios externos y clientes a través de enlaces públicos con fecha de expiración. Usted tiene el control total sobre quién accede a sus datos y durante cuánto tiempo.
No busque documentos solo por nombre: busque directamente en el contenido de los archivos. El motor de búsqueda de texto completo analiza los textos dentro de sus documentos y ofrece resultados relevantes al instante. Encuentre una confirmación, contrato o cualquier otro documento en segundos.
Configure los permisos de acceso a nivel de cada carpeta individual: lectura, escritura, eliminación, creación de subcarpetas y uso compartido público. Cada usuario ve solo aquello a lo que está autorizado a acceder. Los datos confidenciales de la empresa permanecen seguros sin comprometer la productividad.
Para qué puede utilizar el módulo:
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Carga y descarga masiva de archivos
Suba varios archivos a la vez con solo arrastrar y soltar o seleccionar archivos. Del mismo modo, marque y descargue múltiples documentos en un único archivo ZIP. Ahorre tiempo en el trabajo diario con grandes volúmenes de archivos.
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Bloqueo de documentos durante la edición
Cuando está trabajando en un documento, el sistema lo marca automáticamente como bloqueado para los demás usuarios. Esto evita ediciones conflictivas y asegura que varias personas no modifiquen el mismo archivo simultáneamente.
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Campos personalizados para cada carpeta
Defina campos personalizados opcionales para cada carpeta: fecha, número, texto, lista desplegable, empresa del CRM o proyecto. Enriquezca sus documentos con metadatos estructurados para facilitar el filtrado y la navegación.
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Exportación de listas de documentos a Excel
Exporte la lista completa de documentos, incluidas las subcarpetas, a un archivo Excel claro. Ideal para auditorías, inventarios de documentación o para compartir resúmenes con la dirección.
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Categorización por tipos de documentos
Organice los documentos mediante tipos predefinidos: contratos, confirmaciones, facturas, documentación técnica y más. Los tipos de documentos simplifican la categorización y permiten una búsqueda rápida en toda la estructura de carpetas.
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REST API para cargas automatizadas
Conecte el módulo de documentos con sus sistemas externos a través de la REST API. Automatice la carga de documentos desde otras aplicaciones y asegúrese de que toda la documentación empresarial fluya a un único lugar centralizado.
La ayuda/Wiki para este módulo se puede encontrar en: https://wiki.eintranet.net/es/modul/5/documentos
Documentos empresariales: seguros y organizados en un solo lugar
El módulo Documentos de eIntranet reemplaza el intercambio caótico de archivos por correo electrónico y las unidades de red desorganizadas. Desde la carga de un documento, pasando por el versionado y el uso compartido, hasta la búsqueda de texto completo: todo funciona en línea, de forma segura y con control total de los derechos de acceso.
Modulo de Compartición de Documentos Corporativos le permite almacenar centralmente y compartir fácilmente todos los datos empresariales clave – desde contratos e instrucciones internas hasta normas y guías. Con una interfaz intuitiva, puede encontrar rápidamente el archivo necesario, añadirlo a la categoría correspondiente y establecer inmediatamente los permisos de acceso.
Funciones clave y beneficios:
- Categorización por tipos de documentos – mantenga los archivos organizados de manera clara, lo que ahorra tiempo al buscarlos.
- Configuración granular de permisos – defina quién puede leer, editar o administrar documentos en cada carpeta y así minimizar el riesgo de acceso no autorizado.
- Seguimiento del historial de cambios – cada modificación se registra, por lo que puede restaurar fácilmente una versión anterior o saber quién hizo qué cambio.
- Compartición sencilla con socios externos – mediante enlaces seguros, permita a colaboradores acceder a los documentos necesarios sin instalar herramientas adicionales.
- Integración con otros módulos de eIntranet.net – la conexión con CRM, RRHH o inventarios garantiza datos coherentes en toda la organización.
Pruebe el Modulo de Compartición de Documentos Corporativos y simplifique la gestión de información clave en su empresa. Llámenos ahora y descubra lo rápido que puede aumentar la productividad de su equipo.