Tareas
Tenga las tareas y los plazos siempre bajo control
Ayuda
El módulo Tareas abarca todo el proceso, desde la asignación hasta su finalización. Designe a los responsables, al responsable principal y al aprobador, fije una fecha límite y siga el estado de cada tarea en tiempo real.
Cambie según lo pida el momento. La tabla ofrece detalle y exportación, el tablero Kanban permite arrastrar tarjetas entre estados y el calendario ordena las tareas por fecha límite. Cada persona organiza sus tarjetas Kanban a su manera.
Los responsables se enteran de una tarea nueva al instante. Envíe un recordatorio una sola vez o repítalo cada día hasta que se cumpla – por correo, por SMS o por ambos.
El trabajo rutinario se configura una vez. La tarea se renueva sola cada semana, un día concreto del mes o en los meses del año que elija. No se escapa nada.
Estados de colores, cinco niveles de prioridad y hasta once campos opcionales (texto, número, fecha, lista desplegable, empresa del CRM) adaptan el módulo justo a cómo trabaja su empresa.
Para qué puede utilizar el módulo de tareas
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Asignación masiva a varias personas
Reparta el mismo trabajo con un solo formulario. Cada empleado recibe su propia tarea y la sigue por separado.
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Notas, debate y adjuntos
A cada tarea le añade notas, abre un debate bajo ellas y adjunta archivos. Todo queda junto en un historial cronológico de cambios.
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Aprobación de la finalización
El estado Resuelto puede reservarse solo al aprobador. Los campos obligatorios al cerrar garantizan que el responsable registre el resultado antes de dar por concluida la tarea.
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Selección rápida y filtros
Un clic muestra las tareas de hoy, sus pendientes o todo lo vencido. El filtro detallado busca por estado, prioridad, responsable e incluso por valores de campos propios.
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Permisos detallados
Quién puede leer tareas, quién crearlas y quién cambiar estados se define por separado para cada usuario y cada grupo.
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Exportación a Excel e impresión
Exporte la selección actual a Excel o imprímala. La exportación respeta los filtros aplicados, así que obtiene exactamente lo que pidió.
Ingreso y seguimiento electrónico de tareas es una herramienta clave para mejorar los procesos internos en pequeñas y medianas empresas. Permite asignar tareas rápidamente tanto a empleados como a colaboradores externos y monitorear su estado en tiempo real.
- Gestión clara – establece permisos individuales de usuarios, para que cada quien vea solo lo necesario.
- Estados y prioridades flexibles – adapta el flujo de trabajo a las especificaciones de tu organización e identifica rápidamente tareas críticas.
- Notificaciones automáticas – correo electrónico, SMS o recordatorio en calendario aseguran que ningún plazo se pierda.
- Tareas recurrentes y campos opcionales – configura fácilmente el flujo de trabajo periódico y añade información específica según sea necesario.
- Integración con el calendario – todas las tareas ingresadas se sincronizan automáticamente, por lo que la planificación siempre está actualizada.
Aprovecha este módulo para reducir la carga administrativa en un 30 % y aumentar el cumplimiento de plazos. Pruébalo hoy mismo y descubre cuán rápido puedes transformar tareas dispersas en pasos claramente definidos para el crecimiento de tu negocio.
Preguntas frecuentes
Sí, en la configuración del módulo Tareas se elige en qué calendario (si usan varios) deben escribirse las tareas creadas. El color del evento se puede definir por separado para las tareas abiertas y para las resueltas.
El módulo Tareas no funciona sin un estado activo: no se puede crear ni mostrar ninguna tarea. Vayan a Configuración → Tareas, marquen al menos un estado en el apartado de estados utilizados y guarden.
Cada estado tiene su propio color de fondo y de texto, así que ahí mismo definen cómo se verán las tareas en la tabla y en el Kanban.
Hay tres motivos. O no es el responsable principal y no tiene el permiso más alto del módulo, o no están rellenos los campos opcionales marcados como obligatorios al finalizar (el sistema indica cuáles faltan), o está activada la opción de que solo quien aprueba puede marcar la tarea como resuelta.
Esta última restricción se puede activar globalmente para todo el módulo o de forma individual en cada tarea.
Usen la creación masiva de tareas. El formulario se rellena igual que en una tarea normal, pero en el campo Responsable principal seleccionan varios usuarios. El sistema crea entonces una tarea independiente para cada uno, que cada persona sigue y cierra por separado.
No es, por tanto, una tarea compartida con diez responsables, sino diez tareas con el mismo contenido.
Sí. En la tarea se marca la opción de repetición y se elige el tipo: semanal con los días de la semana seleccionados, mensual en el primer día indicado del mes, mensual en un número concreto de día, o en los meses del año elegidos. El sistema crea entonces la tarea por su cuenta.
La repetición se puede desactivar en cualquier momento con el botón de anular repetición en el detalle de la tarea.
El recordatorio se configura en el detalle de la tarea. Se elige el canal (correo, SMS o ambos), los destinatarios (responsable principal, demás participantes, todos los participantes, o todos los participantes y quien aprueba) y el momento: una vez en la fecha y hora indicadas, o cada día a una hora fija hasta que la tarea se complete.
Los recordatorios diarios dejan de enviarse en cuanto la tarea queda resuelta.
Depende de la configuración. Sin la opción de que cualquiera pueda cambiar el estado de una tarea, solo puede hacerlo un usuario con el permiso más alto, el responsable principal o quien aprueba. La edición de los demás campos se puede limitar además a quien asignó la tarea, y las tareas resueltas se pueden bloquear por completo.
En el Kanban esto se nota porque la tarjeta vuelve a su sitio tras arrastrarla, si el usuario no tiene permiso para cambiar el estado.
Hay hasta once campos opcionales para datos adicionales propios de su empresa. Cada campo tiene un nombre y un tipo: sí/no, número entero, número decimal, fecha, empresa del CRM, lista, texto de una línea o de varias líneas.
En cada campo se decide además si es obligatorio al crear, obligatorio al finalizar y si aparece como columna en la tabla principal. También se puede filtrar por sus valores.
Sí, de tres maneras. Los pedidos se activan en la configuración del módulo (opcionalmente solo desde la lista del módulo Pedidos), la tarea se puede asignar a una parte de un proyecto en el módulo Proyectos, y en el detalle de la tarea se puede adjuntar un ticket concreto del HelpDesk.
En un ticket vinculado se muestra el nombre del proyecto del helpdesk, el asunto del ticket y el correo del solicitante con enlace directo al ticket.
Normalmente es el número de tareas mostradas. Usen el panel Filtro o la Selección rápida y elijan un año concreto en lugar de Todo en el campo de año. Si la empresa tiene más de 200 tareas, el sistema aplica por su cuenta el filtro del año en curso.
También ayuda ocultar las columnas que no usan, porque los campos opcionales se pueden mostrar como columnas adicionales.
La lista de producción es la cola de trabajo personal de un operario. Tiene dos partes: el bloque fijado por el responsable contiene el orden que estableció quien asignó el trabajo y que el operario no mueve, y en Mi orden coloca el resto de las tareas a su manera.
El Kanban, en cambio, muestra las tareas de todo el equipo por estados. El orden de las tarjetas del Kanban se recuerda por separado para cada usuario.
El registro no es vinculante e incluye una prueba gratuita de 14 días de la aplicación.