Gestión de viajes
Gestione los viajes de negocios desde la solicitud hasta el pago
Ayuda
Cree una solicitud de viaje de negocios dentro del país o al extranjero en pocos minutos. El formulario reproduce la versión en papel de siempre, así que cualquier empleado se maneja con él desde el primer momento.
La solicitud pasa del empleado al superior directo, a la dirección y al responsable económico. Usted decide qué niveles de aprobación usar según las normas internas de su empresa.
Las dietas, el dinero de bolsillo y los gastos de transporte los calcula el sistema según las tarifas vigentes y la duración del viaje. La reducción de dietas cuando se ofrece comida y la conversión de divisas en viajes al extranjero se hacen sin trabajo manual.
Cada fase de la solicitud de viaje la confirma el participante correspondiente con una firma electrónica. Los formularios en papel que circulan para recoger firmas dan paso a un rastro digital verificable.
Para qué puede utilizar el módulo de gestión de viajes
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Solicitud de viaje de negocios antes de salir
El empleado indica el motivo, el lugar de la reunión, el medio de transporte y el anticipo previsto. El responsable tiene en un solo sitio todo lo necesario para aprobar.
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Liquidación de gastos al regreso
Tras el viaje añade el alojamiento, el transporte, las dietas y otros gastos. El módulo determina al instante cuánto reembolsar al empleado o cuánto debe devolver.
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Compensación por vehículo privado
El kilometraje se calcula a partir de los kilómetros recorridos, los precios del combustible y las tarifas guardadas para cada año. Basta con indicar la ruta.
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Tarifas de dietas por país y año
Para cada país y año mantiene sus propias tarifas de dietas y dinero de bolsillo. Un cambio de normativa se resuelve con un solo ajuste de la configuración.
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Valores predeterminados ya rellenados
Configure de antemano el departamento, el domicilio, el teléfono, la ruta habitual y el aprobador de cada usuario. Una nueva solicitud de viaje se rellena entonces casi sola.
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Vista de estados y control contable
Filtre las solicitudes por estado, desde el borrador hasta la liquidación final. Un contable con permiso específico revisa la liquidación y confirma el pago de las compensaciones.
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Impresión y exportación de datos
Imprima una solicitud de viaje terminada fiel al original o exporte los datos a Excel para seguir procesándolos en nóminas.
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Historial de cambios y notas
En cada viaje ve quién modificó el registro y cuándo. Las notas mantienen en un mismo lugar la comunicación entre empleado, responsable y contabilidad.
Registro electrónico y aprobación de órdenes de viaje – su herramienta confiable para la gestión de viajes laborales en una única solución en la nube. Permite registrar, aprobar y facturar las órdenes de viaje rápidamente, eliminando el papeleo y reduciendo el tiempo administrativo hasta un 40 %.
Funciones clave y beneficios:
- Presentación de solicitud – formulario que replica el documento impreso, que puede completarse en línea desde dispositivos móviles o de escritorio.
- Aprobación electrónica – comunicación directa con los gerentes, notificaciones automáticas y seguimiento del estado en tiempo real.
- Facturación de gastos – integración con contabilidad y RRHH, cálculos automáticos de impuesto sobre la renta o IVA, soporte para monedas multilingües en viajes internacionales.
- Gestión clara de viajes – base de datos centralizada de servicios nacionales e internacionales, exportación a Excel o PDF y archivo conforme al GDPR.
- Reducción de errores – control del presupuesto, verificaciones automáticas del cumplimiento normativo, minimizando el riesgo de sanciones por auditoría.
Implemente este módulo y obtenga transparencia, ahorro de tiempo y reducción de costos en gastos de viaje. Añada eIntranet.net a su paquete ERP hoy mismo!
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la fecha de conversión del tipo de cambio para los pedidos de viajes al extranjero?
Al rellenar la orden de viaje, se rellena el campo "Fecha de conversión del tipo de cambio", por lo que es posible introducir la fecha de entrega del anticipo (si se ha pagado) o la fecha de inicio del viaje de negocios.
país o por lugar de ocupación (por ejemplo, si se crea la tarjeta CZ, el monto de la compensación válida de acuerdo con la legislación checa se ingresa en esta tarjeta, incluidos los viajes al extranjero).
Con elbotón "Añadir país", se crea la tarjeta del país en cuestión y el administrador del módulo rellena los importes correspondientes tanto para viajes nacionales como extranjeros.
El registro no es vinculante e incluye una prueba gratuita de 14 días de la aplicación.