Gestión simple y eficaz de viajes de negocios
El módulo de gestión de viajes facilita significativamente la solicitud y la documentación de viajes por trabajo. Todo el proceso de solicitud, procesamiento y aprobación del viaje se lleva a cabo en formato electrónico.
Cree solicitudes de viaje tanto para viajes de negocios nacionales como internacionales. El sistema cubre todo el ciclo de vida — desde la solicitud inicial, pasando por la aprobación, hasta la liquidación final de gastos y el reembolso. Todos los formularios cumplen con los requisitos legales.
Configure el proceso de aprobación de acuerdo con la estructura organizacional de su empresa. Cada solicitud de viaje se firma paso a paso — por el empleado, el supervisor directo, el director y el contador — cada paso con firma electrónica y marca de tiempo.
Los viáticos, gastos de bolsillo y costos de transporte se calculan automáticamente según la normativa vigente. Para viajes internacionales, el sistema convierte las divisas según los tipos de cambio oficiales y aplica las tarifas específicas de cada país.
Registre todos los gastos del viaje de negocios — alojamiento, transporte, alimentación y otros costos. El sistema calcula automáticamente el monto final a reembolsar o descontar y genera un código QR para el pago rápido.
Para qué puede utilizar el módulo:
-
Valores predeterminados prellenados
Configure información predeterminada para cada empleado — departamento, horario laboral, dirección o medio de transporte. Al crear una nueva solicitud de viaje, todo se completa automáticamente.
-
Soporte para múltiples métodos de pago
Distinga entre pagos en efectivo, tarjeta personal, tarjeta corporativa y gastos pagados directamente por el empleador. El sistema evalúa automáticamente la liquidación final según el tipo de pago.
-
Tarifas configurables por país y año
Defina tarifas personalizadas de viáticos, gastos de bolsillo y kilometraje para cada país y año. Cuando cambien las regulaciones, basta con actualizar la configuración una vez.
-
Firmas electrónicas en cada paso
El empleado, el supervisor y el contador firman la solicitud de viaje electrónicamente. Cada firma incluye el nombre y la hora exacta, proporcionando una pista de auditoría completa.
-
Acompañantes y notas
Asigne acompañantes a cada solicitud de viaje y agregue notas con archivos adjuntos para una documentación completa del viaje de negocios.
-
Exportación e impresión
Exporte el resumen de solicitudes de viaje a Excel o imprímalo. La vista detallada está lista para imprimir en un formato que coincide con los formularios estándar impresos.
La ayuda/Wiki para este módulo se puede encontrar en: https://wiki.eintranet.net/es/modul/71/gestion-de-viajes
Solicitudes de viaje sin papeleo
Digitalice todo su proceso de viajes de negocios. Desde la solicitud inicial, pasando por la aprobación, hasta el reembolso de gastos — todo en un solo lugar, organizado y en total cumplimiento normativo.
Registro electrónico y aprobación de órdenes de viaje – su herramienta confiable para la gestión de viajes laborales en una única solución en la nube. Permite registrar, aprobar y facturar las órdenes de viaje rápidamente, eliminando el papeleo y reduciendo el tiempo administrativo hasta un 40 %.
Funciones clave y beneficios:
- Presentación de solicitud – formulario que replica el documento impreso, que puede completarse en línea desde dispositivos móviles o de escritorio.
- Aprobación electrónica – comunicación directa con los gerentes, notificaciones automáticas y seguimiento del estado en tiempo real.
- Facturación de gastos – integración con contabilidad y RRHH, cálculos automáticos de impuesto sobre la renta o IVA, soporte para monedas multilingües en viajes internacionales.
- Gestión clara de viajes – base de datos centralizada de servicios nacionales e internacionales, exportación a Excel o PDF y archivo conforme al GDPR.
- Reducción de errores – control del presupuesto, verificaciones automáticas del cumplimiento normativo, minimizando el riesgo de sanciones por auditoría.
Implemente este módulo y obtenga transparencia, ahorro de tiempo y reducción de costos en gastos de viaje. Añada eIntranet.net a su paquete ERP hoy mismo!