Comunicados

El módulo **Envío rápido de información a los empleados** es una herramienta clave para la comunicación interna que le permite compartir de inmediato y eficazmente noticias, fechas límite o tareas importantes con todo el equipo. Ventajas principales del módulo: - **Distribución rápida de información** – envío automático de notificaciones por correo electrónico y en la aplicación, para que los empleados nunca pierdan eventos importantes. - **Tipos claros de publicaciones** – etiquetar como anuncio, fecha límite o tarea facilita la orientación inmediata y la categorización sencilla del contenido. - **Control del periodo de visualización** – configurar el período de aparición permite planificar la comunicación de modo que la información esté disponible solo durante el tiempo deseado. - **Mayor compromiso de los empleados** – compartir regularmente y estructurado fomenta un sentido de pertenencia y aumenta la motivación. - **Ahorro de tiempo** – eliminar el envío manual de correos electrónicos o boletines internos ahorra en promedio 15 minutos por empleado a la semana. Aproveche este módulo y lleve la comunicación corporativa a un nuevo nivel: más rápida, más clara y con impacto medible en la productividad. **¡Pruebe eIntranet.net hoy mismo!**

Qué son los comunicados internos y para qué sirven en una empresa

Los comunicados internos son mensajes breves sobre lo que ocurre en la empresa, publicados en un único punto de la intranet y con una vigencia limitada. Suelen anunciar un cambio en la operativa, invitar a un acto corporativo, presentar a un nuevo compañero o recordar un plazo que se acerca.

El módulo Comunicados de eIntranet lleva esta tarea con tres cosas que lo distinguen de un simple correo circular. Primero, cada publicación tiene un periodo de publicación desde – hasta, de modo que el listado se limpia solo y no envejece. Segundo, el correo puede dirigirse a grupos de trabajo concretos en lugar de enviarse a toda la plantilla. Y tercero, en la propia publicación queda rastreable a quién y cuándo salió exactamente el mensaje.

La diferencia con un tablón está en la caducidad. Al tablón pertenece lo que debe quedar colgado de forma permanente – procedimientos, contactos, normas. A los comunicados va lo que solo importa ahora: la invitación a la cena de Navidad, el aviso de la parada del jueves, la información de que desde el lunes rige una tarifa nueva.

Las empresas suelen implantar el módulo cuando descubren que nadie lee los correos circulares y que además no hay dónde consultar después. Los comunicados resuelven ambas cosas: quien pasó por alto el correo encuentra la publicación en la intranet; quien no recuerda un detalle lo localiza filtrando por tipo o por autor.

Todo lo que hace el módulo de comunicados

Tres modos de presentación

La forma de presentación la fija el administrador para todo el módulo y condiciona la impresión final más que ninguna otra cosa.

Tipo	Qué aspecto tiene	A quién le encaja
1 – Tarjetas desplegadas	Cada comunicado como tarjeta propia con contenido completo, adjuntos e iconos de edición en el propio listado.	Empresas con unos pocos avisos breves, donde no tiene sentido entrar al detalle.
2 – Vistas previas con enlace	Título, opcionalmente una foto y enlace a la página de detalle.	Textos más largos, en los que el contenido completo saturaría el listado.
3 – Maquetación de revista	El comunicado más reciente como tarjeta grande a la izquierda y tres menores al lado. Los antiguos, bajo el botón ARCHIVO.	Empresas que usan los comunicados como boletín interno con fotografías.

Tipos de publicación

Cada empresa define su propia lista. Un tipo lleva nombre, color e icono – Anuncio en azul, Invitación en verde, Aviso importante en rojo. El tipo es un campo obligatorio, de modo que ninguna publicación queda sin clasificar, y a la vez sirve de filtro.

Dos fechas distintas en una misma publicación

• Mostrar desde – hasta determina cuándo se ve el comunicado en el listado. Viene precargado hoy más siete días. Esta es la causa más frecuente de la pregunta "por qué los demás no lo ven" – si la fecha de inicio está en el futuro o la de fin ya pasó, la publicación simplemente no aparece.
• Fecha del evento es opcional y describe cuándo ocurre aquello de lo que informa el comunicado. Son dos cosas distintas: una invitación a una formación puede mostrarse tres semanas antes, pero la formación en sí es un día concreto.

Contenido, imagen y adjuntos

• El texto se escribe en un editor con formato. En la maquetación de revista, el separador ___ (tres guiones bajos) marca dónde acaba la entradilla que se ve en la portada.
• La foto principal se aplica en los tipos de presentación 2 y 3; el tamaño recomendado es 600 × 360 px. Una vez subida se puede girar, ampliar y recortar en el sistema – la herramienta ajusta sola el recorte a esa proporción.
• Los adjuntos se arrastran al área de subida y pueden salir también en el correo si el autor lo marca. De lo contrario el correo lleva solo un enlace.

Borradores

Un comunicado puede guardarse con el botón Guardar como borrador. Esa publicación queda marcada con la palabra Borrador en verde y solo la ven su autor y los administradores. Resulta útil para preparar un aviso largo o un texto que aún debe aprobar alguien. Las opciones de correo fijadas en el borrador se envían al guardar en firme.

Cuatro niveles de permiso

• Sin acceso – el módulo no aparece en absoluto para el usuario.
• Lectura – puede leer comunicados pero no crearlos. El botón Añadir comunicado no se le muestra.
• Lectura, escritura – crea publicaciones nuevas y edita las propias.
• Lectura, escritura, borrado y restauración desde la papelera – además borra publicaciones ajenas y accede a los registros borrados.

Los permisos se conceden a usuarios individuales y a grupos de trabajo enteros. El autor puede editar su propia publicación incluso en el nivel "Lectura, escritura", sin tener derecho a tocar las ajenas.

Cómo llega un comunicado a la gente y cómo se comprueba a quién salió

El módulo no necesita hardware ni servicio externo. El comunicado entra por registro manual o automáticamente desde el módulo Documentos, y hacia fuera conducen varios canales. Su configuración es lo que decide si el mensaje llega.

A la intranet

La vía básica. Junto al nombre del módulo en el menú principal luce un distintivo numérico con la cantidad de comunicados no leídos, así que se nota aunque uno no entre en el módulo. Cómo se dibuja exactamente el listado depende del tipo de presentación elegido.

Al correo – y aquí atención

Este es el punto donde más malentendidos surgen, así que por partes. Las opciones de correo se fijan solo en un comunicado nuevo o en uno en estado de borrador. Editar una publicación ya difundida no reenvía los correos – y es intencionado, para que corregir una errata no moleste a toda la empresa por segunda vez.

• Sin marcar nada, el correo sale únicamente a quienes hayan activado Enviar comunicados a mi correo en la cabecera del módulo.
• Correo a todos envía el mensaje a todos los usuarios con acceso a los comunicados, con independencia de su suscripción.
• Enviar solo a grupos abre la lista de grupos de trabajo y limita los destinatarios a los elegidos. Útil cuando un cambio afecta solo a producción o solo a ventas.
• Correo como copia oculta envía los mensajes en CCO, de modo que los destinatarios no ven las direcciones de los demás.
• Adjuntos también por correo incorpora los archivos al mensaje en lugar de un simple enlace.

Comprobación posterior del envío

En cada comunicado el icono del ojo abre el detalle del envío. La ventana muestra si el correo fue a todos, a qué grupos se dirigió, si salió como copia oculta, si llevaba adjuntos, la fecha y hora de envío y la lista completa de direcciones a las que llegó el mensaje. Ese es el dato que hace falta cuando alguien afirma que no recibió nada.

El icono del ojo se muestra al autor del comunicado y a los usuarios con permiso de borrado. Los demás no lo ven, porque son datos de gestión.

Desde el módulo Documentos

Al añadir un documento nuevo puede crearse automáticamente un comunicado que enlace con él. Así desaparece la redacción manual de avisos del tipo "en la carpeta Normativa hay una versión nueva" – y sobre todo el enlace lleva directamente al documento en el sistema, no a una carpeta que hay que rebuscar.

Cómo elegir una herramienta para avisos internos: qué preguntar

• ¿Desaparece el mensaje solo cuando deja de aplicar? Sin periodo de publicación, el listado se llena en medio año de invitaciones a actos ya celebrados y la gente deja de leerlo.
• ¿Puede enviarse un aviso solo a una parte de la empresa? El envío indiscriminado a toda la plantilla es la forma más rápida de enseñar a la gente que esos correos no le incumben.
• ¿Sabrá a quién llegó realmente el mensaje? Una pregunta que parece inútil hasta que alguien afirma no haberse enterado de un cambio.
• ¿Puede preparar el texto con antelación? Sin borradores, los avisos largos se escriben a toda prisa y luego se corrigen – y cada corrección lanza otro correo.
• ¿Quién puede publicar? Una herramienta en la que cualquiera escribe avisos corporativos se vuelve caótica enseguida. Los cuatro niveles de permiso hacen aquí casi todo el trabajo.
• ¿Parece un boletín corporativo o una lista? Algo aparentemente cosmético que, sin embargo, decide si la gente abre los comunicados. De ahí los tres modos de presentación.

Cuánto cuesta el módulo de comunicados

El módulo Comunicados no se paga aparte. Se paga por usuario y mes, y la suscripción incluye todos los módulos salvo la localización GPS. No hacen falta ni hardware ni un servicio externo de envíos.

Número de usuarios	básico	normal	extra
1–10	2,4 €	2,8 €	3,2 €
11–20	2,1 €	2,5 €	2,9 €
21–50	1,7 €	2,1 €	2,5 €
51–100	1,5 €	1,9 €	2,3 €
101 o más	1,4 €	1,8 €	2,2 €

Precios por usuario y mes, sin IVA. La tarifa vigente está en la página Precios.

La pregunta que casi todo el mundo hace sobre los comunicados: ¿pago por el número de correos enviados? No. El envío no se cobra aparte ni tiene límite mensual – a diferencia de las herramientas de newsletter, que facturan por millares de mensajes entregados. El precio depende únicamente del número de usuarios con cuenta en el sistema.

Eso significa a la vez que en este módulo se paga por la empresa entera. Los comunicados solo tienen sentido si los ven todos los empleados, incluidos quienes por lo demás no entran en la intranet. A modo de ejemplo: una empresa de 25 personas paga 25 cuentas, es decir de 1,7 a 2,5 € por persona y mes según el plan.

El espacio para adjuntos aquí cuenta poco – un comunicado suele llevar una imagen de 600 × 360 px y como mucho un PDF. La cuota es de 0,5 GB por usuario en el plan básico, 2 GB en el normal y 4 GB en el extra. El soporte técnico telefónico está reservado al plan extra.

Comunicados para una empresa pequeña, para trabajo a turnos y para varias delegaciones

En los comunicados el valor no depende del número de publicaciones, sino de cuánta gente no recibiría la información de otro modo. Donde todos comparten una sala y todo se dice en voz alta, el módulo no cambia nada.

Una empresa de menos de diez personas se apaña normalmente con un solo tipo de publicación y la presentación de tipo 1 – tarjetas desplegadas. La ganancia principal no está en el envío, sino en que el aviso se pueda consultar después.

Con trabajo a turnos la cosa cambia. El turno de mañana y el de tarde no coinciden, y la información transmitida de palabra no llega al segundo turno o llega deformada. Un comunicado con periodo de publicación de una semana la sostiene el tiempo suficiente para que todos la vean.

Una empresa con delegaciones valorará sobre todo el envío por grupos. El cambio de horario de una tienda no tiene por qué aterrizar por correo en todas las demás – y precisamente el envío indiscriminado es lo que hace que la gente deje de leer los mensajes de la empresa.

Avisos internos gratis: cuándo basta un correo circular y dónde está el límite

Mandar un aviso por correo circular no cuesta nada y la empresa ya tiene la herramienta. Para unos pocos mensajes al mes funciona, y sería deshonesto afirmar lo contrario.

El límite aparece en cuatro puntos concretos:

• Consultarlo después. Quien borró el correo se queda sin la información. En los comunicados permanece y se encuentra filtrando por título, contenido, autor y tipo.
• Un mensaje que deja de valer. Un correo se queda en el archivo para siempre y parece vigente incluso tres años después. Un comunicado con periodo de publicación desaparece solo.
• Gente sin buzón de empresa. En producción, en almacén y en ruta son mayoría. El distintivo de no leídos de la intranet también funciona para ellos.
• Constancia del envío. De los elementos enviados se puede extraer a quién fue un correo, pero no cómodamente ni de un mensaje concreto con un solo clic.

Dicho de otro modo: si solo quiere decirle una cosa a la empresa, el correo circular basta. En cuanto necesita que la información se pueda recuperar, se archive sola y llegue únicamente a quien concierne, el correo empieza a desmoronarse. eIntranet se puede probar gratis durante 14 días.

Cómo implantar los comunicados

1. Elija el modo de presentación antes de escribir el primer comunicado. Cambiar el tipo después reorganiza todo el listado. En el tipo 3 valore además si a partir del cuarto comunicado deben esconderse en el archivo.
2. Defina los tipos de publicación. Funcionan bien de cuatro a seis tipos con colores marcados. Dos tipos no distinguen nada; quince no los recuerda nadie.
3. Decida quién puede publicar. Conceda el nivel "Lectura, escritura" solo a quienes realmente deban informar a la empresa. Al resto le basta "Lectura".
4. Configure los grupos de trabajo. Sin ellos el envío dirigido no funcionará y todo saldrá de forma indiscriminada – justo lo que quiere evitar.
5. Explique a la gente la suscripción. La opción Enviar comunicados a mi correo está en la cabecera del módulo y se guarda nada más marcarla.
6. Valore el enlace con Documentos. Un comunicado automático al subir un documento ahorra el aviso manual y el enlace lleva directamente al archivo.
7. Vigile los periodos de publicación el primer mes. Los siete días precargados cubren un aviso corriente, pero una invitación a un acto que es dentro de un mes exige mover la fecha a mano.

Qué leer a continuación

• Tablones – para información que debe quedar colgada de forma permanente, con confirmación de lectura y debate en la publicación.
• Documentos – al añadir un documento nuevo puede crearse automáticamente un comunicado que enlace directamente con él.
• Empleados – fuente de los grupos de trabajo a los que se dirigen los avisos por correo y lugar donde se gestionan los permisos.
• Calendarios – para eventos en los que importan la hora y el lugar concretos, no solo el anuncio de que se celebran.