Formación

Los recordatorios de capacitación se envían entre las 6 y las 7 a.m.

Sí, aunque es una función opcional que se activa por separado en cada tipo de formación. En el campo de avisos se indican los días previos al fin de la vigencia separados por punto y coma, por ejemplo 30;14;7;0. Mientras el campo permanezca vacío, la vigencia de esa formación no se controla y no se envía ningún correo.

Del envío se encarga la aplicación durante la noche, así que, tras activarlo, conviene confirmar con el administrador que está dado de alta en el programador del servidor. Los estados Vigente, Caduca pronto y Caducado se calculan siempre en los resúmenes, incluso sin esa tarea.

No. La aplicación no incorpora ninguna tabla de periodicidades ni calcula el plazo. Tanto el intervalo de repetición como la duración de la vigencia de la realización se introducen manualmente en cada tipo de formación, según sus propias reglas y la recomendación de la persona técnicamente cualificada.

La vigencia puede configurarse como Sin límite, Hasta una fecha o Número de días desde la realización. El campo para controlar un fin de vigencia próximo solo aparece en estas dos últimas opciones.

No. Las formaciones cuya vigencia caducó hace más de 90 días ya no se recuerdan y el registro se cierra de forma silenciosa. Precisamente para que la primera activación de la función en una empresa con años de historial no desencadene una avalancha de avisos sobre formaciones caducadas hace mucho tiempo.

El segundo seguro está en la propia cascada de avisos: siempre se envía uno solo, el del umbral más urgente alcanzado. Por tanto, ni siquiera tras varios días de fallo del envío llegarán varios correos a la vez.

Sí, si en el tipo de formación marca la opción de reasignación automática al caducar la vigencia. Al empleado se le crea entonces una nueva asignación en estado Asignado, con una fecha derivada del número de días para completarla en la repetición, y recibe un correo. Se trasladan el tipo de confirmación y la lista de aprobadores.

Se crea siempre una única asignación nueva, no una serie de copias. Sin marcar esta opción, la formación queda solo señalada como Caducado y se asigna manualmente.

Con cada confirmación se guardan la hora del servidor y la dirección IP de quien la realizó. Eso es distinto de la fecha de realización, que el propio empleado introduce – la formación pudo celebrarse antes, por ejemplo en un curso externo. El justificante de la confirmación se genera en el servidor en el momento del envío y no se reescribe después.

En las formaciones que aprueba una persona designada, el justificante se guarda en el aprobador. En los documentos para leer se registra además, por separado, la confirmación de cada PDF.

No. El servidor rechaza el envío e indica qué documentos faltan por marcar. Antes esto solo lo controlaba el navegador, de modo que la comprobación se podía eludir.

Una salvedad honesta: la marca en el texto redactado directamente en la aplicación la sigue vigilando solo el navegador, la comprobación en el servidor afecta a los documentos PDF para leer. Y ningún software verifica que la persona haya leído realmente el texto – lo que se acredita es que hizo clic. Para verificar los conocimientos está la prueba del módulo Evaluaciones.

Sí, quitar una asignación no es irreversible. En la pestaña Administración de formación, haga clic en el botón Eliminados y cambie a la lista de asignaciones de empleados retiradas. Con el icono de reciclaje se restaura el registro junto con su estado, la fecha de realización y la vigencia.

En la misma papelera encontrará también los tipos de formación eliminados. Los datos permanecen en la papelera 100 días.

No. La asignación consiste siempre en seleccionar personas concretas en un cuadro de diálogo, y en el módulo no hay ningún automatismo por puesto. El puesto se muestra en los empleados como una columna por la que se puede buscar y ordenar, así que marcar de una vez a todos los mozos de almacén es cuestión de una sola búsqueda.

En un único cuadro de diálogo se configuran después de forma masiva la fecha común de Completar antes de, el tipo de confirmación y los aprobadores, y a las personas les llega opcionalmente un correo informativo.

La copia se crea una vez transcurrido el número de días configurado y a ella se trasladan el texto para leer, los documentos PDF para leer, las pruebas vinculadas y la configuración de notificaciones. Quien creó la formación recibe un correo pidiéndole que revise la nueva copia y la asigne a las personas.

Las asignaciones de los empleados no se trasladan a la copia. Quien quiera que la formación se vuelva a asignar sola debe usar, en lugar de la repetición, el control del fin de vigencia con reasignación automática.

Sí. El empleado lo arrastra al cuadro de diálogo de cumplimentación junto con la fecha de celebración y una nota opcional. En los certificados el formato no está limitado, de modo que también pasa un escaneo o una foto de un certificado en papel. Se pueden subir hasta 60 archivos, cada uno de hasta 100 MB, y en el disco se guardan cifrados.

En los documentos para leer, que adjunta el administrador a la formación, la regla es otra – ahí solo se admite PDF, porque a los empleados se les abren en el visor integrado.

No, para esas gestiones existe el módulo Seguridad laboral independiente. El módulo de Formación registra únicamente formaciones. Ambas partes sí coinciden en el Panel de vigencias del módulo Seguridad laboral, donde las vigencias de las formaciones realizadas figuran en un mismo resumen junto a las de los informes de vigilancia de la salud.

Merece la pena mencionar una diferencia: los recordatorios sobre un fin de vigencia próximo los envía el módulo de Formación, mientras que el Panel de vigencias es un resumen pasivo.