Adresář

Snadné sdílení firemních kontaktů je klíčovým prvkem každého efektivního ERP systému. Modul Adresář firemních kontaktů vám umožní centralizovat a rychle najít všechny interní i externí kontakty, čímž zrychlíte komunikaci a minimalizujete riziko ztráty důležitých informací.

Hlavní funkce a přínosy:

• Jednotné úložiště všech firemních kontaktů – žádné duplicitní databáze, jen jedno místo pro všechny údaje.
• Intuitivní export do Excelu – snadno připravte seznamy pro marketingové kampaně nebo obchodní analýzy.
• Zaslání požadovaného kontaktu formou SMS – okamžitá dostupnost klíčových informací přímo na mobil, ideální pro rychlé rozhodování v terénu.
• Průběžná aktualizace a zálohování – data jsou vždy aktuální a chráněna proti ztrátám.
• Bezproblémová integrace s ostatními moduly ERP – propojte kontakty s CRM, helpdeskem nebo projektem pro kompletní pohled na klienta.

Vyzkoušejte adresář firemních kontaktů a uvidíte, jak se vám sníží čas potřebný k vyhledání klíčových informací až o 30 %. Zrychlete spolupráci a zvyšte produktivitu svého týmu ještě dnes!

Co je firemní adresář a k čemu ve firmě slouží

Firemní adresář je společná evidence kontaktů, ve které má každý záznam jméno, firmu, pozici, telefon, e-mail, adresu a typ kontaktu. Modul Adresář v eIntranetu tato data drží na jednom místě, sdílí je celému týmu podle nastavených práv a umí je vyměňovat s Outlookem přes formát vCard.

Rozdíl proti kontaktům v mobilu není v počtu polí. Je v tom, že záznam nepatří jednomu člověku. Když obchodník odejde, jeho telefon odejde s ním; adresář zůstává. A protože firma, adresa, pozice i typ kontaktu se sdílejí napříč záznamy, nevznikne v evidenci pět variant názvu jedné společnosti.

Adresář typicky nasazují firmy, které mají kontakty roztroušené v osobních schránkách a v exportech z telefonů, potřebují je zpřístupnit recepci a obchodu, a přitom nechtějí rozjíždět plnohodnotné CRM.

Odkud se kontakty berou: import vCard, Outlook a co jde ven

Kontakty se do adresáře dostanou třemi cestami a stejnými třemi se dostanou zase ven.

Import z VCF a ZIP

Adresář načte soubory vCard ve verzích 2.1, 3.0 i 4.0, a to jednotlivě nebo jako ZIP archiv s mnoha soubory naráz. Strop jednoho nahrávaného souboru je 10 MB. Po nahrání se zobrazí náhled se seznamem nalezených kontaktů, ve kterém jsou duplicity vyznačené proti existujícím záznamům. U každého konfliktu vidíte starý a nový kontakt vedle sebe s barevně odlišenými rozdíly a volíte ze tří akcí: přeskočit, přepsat (aktualizují se jen neprázdná pole), nebo přidat jako nový záznam. Na konci dostanete souhrn: kolik kontaktů se importovalo, přepsalo a přeskočilo.

Kódování řeší systém sám — rozpozná a převede UTF-8, Windows-1250 i ISO-8859-2, takže exporty ze starších verzí Outlooku nekončí rozsypanou diakritikou.

Ruční zápis

Povinná jsou jen dvě pole: jméno a příjmení. Titul, e-mail, mobil, pevná linka, web, pozice, typ kontaktu, firma, adresa a poznámka jsou volitelné. U pozice, typu kontaktu, firmy i adresy platí, že buď vyberete existující hodnotu, nebo rovnou napíšete novou. Fotografii nahrajete v témže dialogu; nejlépe vypadá JPG o rozměrech 600 × 600 pixelů, které si v náhledu ještě oříznete a otočíte.

Export a odeslání

Vybrané kontakty stáhnete jako VCF (u jednoho kontaktu soubor .vcf, u více kontaktů ZIP archiv) nebo je odešlete e-mailem jako přílohu — do pole příjemce lze zadat víc adres oddělených čárkou. Celý zobrazený seznam jde vyexportovat do Excelu nebo vytisknout, přičemž export respektuje aktuálně nastavený filtr i vyhledávání. Konkrétní kontakt si můžete nechat poslat jako SMS na své mobilní číslo; zpráva obsahuje jméno, mobil, telefon a e-mail. Tato funkce chodí pouze na česká mobilní čísla a předpokládá zapnutý modul SMS.

Žádný hardware k tomu nepotřebujete.

Jak adresář v eIntranetu funguje krok za krokem

1. Nastavení práv. Správce v sekci Nastavení → Adresář rozdá uživatelům úroveň přístupu. Přepínač se ukládá hned po kliknutí, není co potvrzovat.
2. Naplnění. Kontakty naimportujete z VCF nebo je zadáte ručně. Při prvním plnění se vyplatí založit typy kontaktů (zákazník, dodavatel, partner) — filtrování na nich pak stojí.
3. Každodenní práce. Hlavní obrazovka má nahoře rozbalovací filtr a pod ním tabulku se sloupci firma, foto, příjmení a jméno, e-mail, adresa, telefon, mobil, web, pozice, typ kontaktu a poznámka. Pole Hledat nad tabulkou hledá okamžitě při psaní ve všech viditelných sloupcích.
4. Úpravy. Ikona tužky otevře stejný dialog jako při zakládání. Fotografii odeberete zaškrtnutím volby pro její odstranění.
5. Mazání. Ikona křížku přesune záznam do koše. Kdo má nejvyšší úroveň práv, zobrazí si smazané červeným tlačítkem v záhlaví tabulky a kontakt vrátí zpět.

Co všechno modul Adresář umí

Evidence a karta kontaktu

• Jméno, příjmení a titul, e-mail, mobil, pevná linka nebo klapka, webová adresa a volná poznámka
• Fotografie s ořezem a otočením přímo v dialogu
• Firma, adresa, pozice a typ kontaktu jako sdílené číselníky — zadáte je jednou, pak vybíráte

Hledání

• Rozbalovací filtr podle firmy, pozice a typu kontaktu; při aktivním filtru se nadpis sekce zobrazí tučně červeně, takže poznáte, proč nevidíte celý seznam
• Pole Hledat nad tabulkou pro rychlé fulltextové hledání ve viditelných sloupcích
• Volba zobrazených sloupců, takže si tabulku zúžíte na to, co skutečně používáte

Výměna dat

• Import vCard 2.1, 3.0 a 4.0 z VCF nebo ZIP, do 10 MB na soubor, s detekcí duplicit a řešením konfliktů
• Automatický převod kódování UTF-8, Windows-1250 a ISO-8859-2
• Stažení vybraných kontaktů jako VCF nebo ZIP, odeslání týchž kontaktů e-mailem jako přílohy
• Odeslání kontaktu SMS zprávou na české mobilní číslo
• Export tabulky do Excelu a tisk s respektováním filtru

Práva a bezpečnost záznamů

• Čtyři úrovně: bez přístupu, číst, číst a zapisovat, plná správa včetně mazání a obnovy z koše
• Právo číst zahrnuje i stažení VCF a odeslání SMS — na to nepotřebuje uživatel zápis
• Smazané záznamy zůstávají v koši a jdou obnovit

Adresář, nebo rovnou CRM? Jak se rozhodnout

Tohle je jediná otázka, kterou má smysl řešit před nasazením, protože oba moduly evidují kontakty a na první pohled se překrývají.

Adresář odpovídá na otázku „kdo to je a jak se mu dovolám". Je to telefonní seznam firmy: rychlé hledání, karta s fotografií, výměna vizitek s Outlookem. Nemá obchodní případy, nehlídá termíny a nevede historii jednání.

CRM odpovídá na otázku „jak s tím člověkem obchodujeme". Kontakt je tam navázaný na firmu, příležitost, nabídku a záznamy komunikace.

Praktické rozhodnutí: potřebuje-li kontakty hlavně recepce, asistentka a technici, začněte adresářem — nasadíte ho odpoledne a nikoho nemusíte školit. Řešíte-li obchodní pipeline, adresář vás neuspokojí ani na měsíc. Oba moduly jsou v ceně tarifu, takže volba není o penězích, ale o tom, který z nich se lidé naučí používat.

Adresář pro malé firmy, pro pobočky a pro terén

Firma do dvaceti lidí. Jeden import z Outlooku, tři typy kontaktů a hotovo. Práva stačí nastavit na čtení pro všechny a zápis pro dva lidi, kteří adresář udržují.

Firma s pobočkami. Typ kontaktu a pole Firma nesou hlavní tíhu — podle nich se filtruje. Vyplatí se dohodnout názvosloví dřív, než se do adresáře dostane tisíc záznamů, protože sdílené číselníky se opravují hůř než jednotlivé kontakty.

Obchod a servis v terénu. Kombinace vyhledávání v tabulce a odeslání kontaktu SMS pokrývá typickou situaci, kdy člověk potřebuje jedno číslo a nemá čas hledat v prohlížeči.

Firmy s vysokou fluktuací. Právě tady se adresář vrací nejrychleji: kontakty zůstávají firmě, ne odcházejícímu zaměstnanci.

Kontakty a ochrana osobních údajů

Jméno, telefon a e-mail konkrétní osoby jsou osobní údaje, i když jde o pracovní kontakt. Zpracování takových údajů spadá pod nařízení GDPR a je namístě vědět, na jakém právním základu je vedete. U kontaktů na zaměstnance obchodních partnerů se v praxi obvykle uvažuje o oprávněném zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, u kontaktů vlastních zaměstnanců pak o plnění smlouvy nebo právní povinnosti. Posouzení konkrétní situace ale patří vaší pověřenkyni pro ochranu osobních údajů nebo právníkovi, ne dodavateli software.

Z toho, co modul nabízí, jsou pro tuto oblast podstatné tři věci. Zásada minimalizace podle čl. 5 GDPR mluví pro to nevyplňovat pole, která k ničemu nepotřebujete — a v adresáři je povinné jen jméno a příjmení. Přístupová práva umožňují zúžit okruh lidí, kteří kontakty vidí, na ty, kdo je skutečně potřebují. A požadavek na výmaz podle čl. 17 GDPR znamená, že smazání z koše musí být skutečné; koš je dočasná pojistka proti překliku, ne archiv.

Text popisuje stav právní úpravy k srpnu 2026 a slouží k orientaci, nenahrazuje právní poradenství.

Kolik firemní adresář stojí

V eIntranetu se platí za uživatele, ne za modul. Adresář je součástí každého tarifu stejně jako všechny ostatní moduly, takže se za něj neplatí zvlášť.

Nejčastější dotaz u adresáře zní: platí se za počet kontaktů? Neplatí. Ať vedete tři sta kontaktů, nebo třicet tisíc, cena se odvíjí výhradně od počtu lidí, kteří mají do systému přístup. Právě proto vychází adresář jinak než třeba docházka: docházku musíte evidovat všem zaměstnancům, kdežto adresář reálně potřebuje obchod, recepce, servis a vedení — tedy zlomek firmy.

Ceny jsou za uživatele a měsíc bez DPH. Tarify se liší diskovým prostorem na uživatele (0,5 GB, 2 GB a 4 GB) a telefonickou technickou podporou, která je součástí pouze tarifu extra. Aktuální podobu najdete vždy na stránce ceník.

Doplňkové náklady u adresáře žádné nejsou. Nekupujete čtečku ani terminál, nic se neplatí za import a fotografie kontaktů se počítají do běžného prostoru tarifu. Jediná funkce s vlastními náklady je odesílání kontaktů SMS zprávou — to předpokládá zapnutý modul SMS. Konzultace a školení, pokud si je vyžádáte, se účtují 1 000 Kč za hodinu bez DPH, ale u adresáře je málokdo potřebuje.

Adresář zdarma: co zvládnou Kontakty Google a kde končí

Kontakty Google i sdílená složka kontaktů v Microsoft 365 jsou zdarma nebo v ceně balíčku, který už firma platí, a pro jednotlivce jsou naprosto dostatečné. Synchronizují se do telefonu, což eIntranet nedělá. Pokud vaši lidé potřebují mít kontakty hlavně v mobilu, buďte upřímní sami k sobě: samostatný modul vám nic nepřinese.

Hranice leží ve třech místech. První je řízení přístupu — sdílený seznam kontaktů obvykle vidí buď všichni, nebo nikdo, kdežto adresář rozlišuje čtení, zápis a mazání. Druhá je kategorizace: typ kontaktu, pozice a firma jako sdílené číselníky umožňují filtrovat způsobem, na který obyčejný seznam nestačí. Třetí je návratnost omylu — smazaný kontakt v adresáři skončí v koši, odkud se dá vrátit.

Rozumné pravidlo: do padesáti kontaktů, které používají dva lidé, zůstaňte u toho, co máte. Nad tuto hranici, a hlavně tam, kde kontakty mění víc lidí a odcházejí zaměstnanci, začne společná evidence dávat smysl.

Vyzkoušet si to jde na 14 dní zdarma, bez zadávání platebních údajů.

Jak adresář zavést, aby za rok nebyl k nepoznání

Vlastní nasazení je otázka odpoledne. Co rozhoduje o tom, jestli bude adresář použitelný i za dva roky, jsou dvě dohody, které je nutné udělat předem.

1. Dohodněte názvosloví číselníků. Firma, adresa, pozice a typ kontaktu se sdílejí napříč záznamy. Když si tři lidé založí „Zákazník", „zákazník" a „klient", filtrování přestane fungovat dřív, než si toho někdo všimne. Sepište pět až osm typů kontaktu a držte se jich.
2. Rozdělte práva podle rolí, ne podle důvěry. Zápis dejte lidem, kteří adresář opravdu udržují — obvykle dvěma až třem. Ostatním stačí čtení, které jim i tak dovolí stáhnout vCard a poslat si kontakt SMS.
3. Importujte po částech. Nahrajte nejdřív jeden menší VCF, projděte si náhled a řešení duplicit a teprve pak pusťte velký ZIP archiv. Chování importu si tak osaháte na dvaceti záznamech místo na dvou tisících.
4. Ukliďte duplicity hned. Při importu z několika zdrojů se konflikty objeví vždy. Volba „přepsat" aktualizuje pouze neprázdná pole, takže starší kontakt nepřijde o údaje, které nový soubor neobsahuje.

Co si přečíst dál