Urlaub
Behalten Sie den Urlaubsverbrauch im Griff
Hilfe
Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag direkt im System, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen ihn ab. Sie können Urlaub sogar für Kollegen beantragen und aus mehreren Abwesenheitsarten wählen: Urlaub, Arzt, unbezahlte Freistellung, bezahlte Freistellung oder Sick Day.
Jeder Antrag landet bei der zuständigen Person, die entscheidet. Brauchen Sie strengere Kontrolle? Aktivieren Sie die zweistufige Genehmigung mit einem finalen Genehmiger, sodass keine Abwesenheit ohne Wissen der Leitung durchgeht.
Sobald der Urlaub genehmigt ist, trägt er sich selbst in die Anwesenheit des Mitarbeiters ein. Keine doppelte Erfassung und kein Risiko, dass ein freier Tag im Stundennachweis vergessen wird.
Der Kalender zeigt, wer wann frei hat, und die Jahresübersicht macht die Nutzung im ganzen Unternehmen klar. Bei jedem Mitarbeiter sehen Sie den Resturlaub, ganz ohne manuelles Nachrechnen.
Wofür Sie das Urlaubsmodul nutzen können
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Erfassung in Tagen oder Stunden
Führen Sie den Urlaub so, wie es Ihnen passt. Am ersten und letzten Tag wählen Sie ganzen oder halben Tag, oder Sie geben die genaue Stundenzahl und einen Teil der Schicht an.
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Antrag für andere Mitarbeiter
Die Personalabteilung oder die Teamleitung erfasst die Abwesenheit für einen Kollegen, der gerade keinen Zugriff aufs System hat. Auch Betriebsferien lassen sich so abbilden.
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Konflikterkennung im Team
Vor der Genehmigung sehen Sie, wer im gleichen Zeitraum ebenfalls frei hat. So bleibt keine Abteilung versehentlich unbesetzt.
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Fünf Abwesenheitsarten nach Bedarf
Urlaub, Sick Day, Arzt, unbezahlte und bezahlte Freistellung. Jede Art hat ihre eigene Erfassung, sodass sich die Übersichten nicht vermischen.
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Export nach Excel und CSV
Monatsübersichten laden Sie mit einer Schaltfläche herunter und übergeben sie an die Lohnbuchhaltung oder verarbeiten sie in Tabellen weiter.
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E-Mail-Benachrichtigungen zum Status
Antragsteller und Genehmiger erhalten bei jeder Änderung eine Nachricht. Niemand muss nachhaken, ob ein Antrag erledigt ist.
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Rechte passend zur Rolle
Vom reinen Antrag für sich selbst bis zur Verwaltung der Abwesenheiten im ganzen Unternehmen. Genehmigungsrechte lassen sich Vorgesetzten direkt aus der Mitarbeiterhierarchie zuweisen.
Elektronische Urlaubsanträge und die Genehmigung von Urlauben ist ein Schlüsselwerkzeug für effizientes Personalmanagement. Es ermöglicht Mitarbeitern und Managern, Urlaub einfach einzureichen, zu verfolgen und online zu genehmigen – ohne Papierkram.
Hauptfunktionen und Vorteile:
- Antrag auf Urlaub einreichen – inklusive der Möglichkeit, Urlaub für andere Mitarbeiter zu beantragen, was das manuelle Weiterleiten von E‑Mails eliminiert.
- Online-Genehmigung durch den Vorgesetzten – automatische Benachrichtigungen und ein schneller Genehmigungsprozess beschleunigen die Verantwortung und reduzieren die Administrationszeit um bis zu 30 %.
- Automatischer Eintrag in die Zeiterfassung – nach Genehmigung wird der Urlaub automatisch im System aktualisiert, wodurch Fehler des menschlichen Faktors vermieden werden.
- Detaillierte Aufzeichnungen und Übersichten – monatliche und jährliche Berichte gewährleisten Transparenz und unterstützen die Planung von Personalressourcen.
- Flexible Urlaubsarten – Urlaub, medizinischer Urlaub, unbezahlter/bezahlter Urlaub oder Krankheitstage lassen sich leicht gemäß den Unternehmensrichtlinien konfigurieren.
Durch die Implementierung dieses Moduls reduzieren Sie die Bearbeitungszeit von Anträgen um 50 % und minimieren das Risiko von Fehlern bei der Urlaubsverwaltung. Probieren Sie eIntranet.net noch heute aus und sparen Sie Zeit und Geld in der Administration!
Häufig gestellte Fragen
Ja, das Modul Urlaub nimmt Anträge für halbe Tage an. Bei Vollzeitbeschäftigung arbeitet das System automatisch mit halben Tagen. Bei anderem Beschäftigungsumfang und Anträgen in Tagen muss ein ganzer Tag beantragt werden; der Genehmigende kann die Dauer bei der Genehmigung anpassen.
Werden Anträge in Stunden gestellt, spielt der Beschäftigungsumfang keine Rolle.
Wird ein neuer Urlaubsantrag eingegeben, informiert das System den zuständigen Genehmigenden per E-Mail. Die Nachricht enthält die Antragsdaten sowie die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen, sodass die Entscheidung ohne Anmeldung möglich ist.
Über die Genehmigung oder Ablehnung seines Urlaubs wird der Antragsteller per E-Mail informiert. Bei einer Ablehnung enthält die Nachricht auch den vom Genehmigenden eingetragenen Grund.
Ja. In den Moduleinstellungen kann der Administrator festlegen, dass die Information über den genehmigten Urlaub eines Mitarbeiters per E-Mail auch an weitere Benutzer der Anwendung geht.
Zu Beginn eines neuen Kalenderjahres ist in den Einstellungen, Registerkarte Urlaub, die aktuelle Anzahl der Urlaubstage für die einzelnen Mitarbeiter für das neue Jahr einzutragen.
Wird dem Mitarbeiter auch Urlaub aus dem Vorjahr übertragen, muss dieser manuell hinzugerechnet werden – das geschieht nicht automatisch.
Ja. Ist der Urlaub genehmigt, wird diese Information automatisch in die Anwesenheitserfassung des Mitarbeiters übernommen. Bei zweistufiger Genehmigung geschieht das nach der zweiten, finalen Freigabe.
Ja. In den Einstellungen des Moduls Urlaub lässt sich festlegen, dass Urlaubsanträge in Stunden und nicht in Tagen gestellt werden. Im Stundenmodus zeigt der Antrag eine Tabelle der Arbeitstage mit einem Feld für die Stundenzahl je Tag; auch ein Teil der Schicht ist wählbar.
Ja, das ist möglich – Sie können für denselben Tag zum Beispiel einen halbtägigen Arztantrag und einen halbtägigen Urlaubsantrag erfassen.
Ist in den Moduleinstellungen die Option aktiv, die die zweite Hälfte eines halben Urlaubstags als Arbeit ergänzt, muss zuerst der Arztantrag erfasst und genehmigt werden und erst danach der Urlaubsantrag.
Das System blockiert Anträge über dem Limit – die Schaltfläche Speichern bleibt gesperrt. Der Administrator kann jedoch für einzelne Abwesenheitsarten die Option Urlaub im Minus erlauben aktivieren; dann ist ein Antrag über den Anspruch hinaus möglich.
Den verbleibenden Anspruch jedes Mitarbeiters zeigt die Registerkarte Resturlaub.
Ja. Bei genehmigtem Urlaub öffnet sich ein Dialog zur Aufhebung, in dem Sie den Grund eintragen und wählen, ob Sie den gesamten Urlaub oder nur einen Teil aufheben. Für einen Teil geben Sie einen Datumsbereich innerhalb des ursprünglichen Urlaubs an.
Die Einträge in der Anwesenheitserfassung werden entsprechend angepasst. Ein Mitarbeiter ohne Genehmigungsrecht stellt damit einen Aufhebungsantrag, den der Genehmigende bestätigen muss.
Bei jedem Antrag steht die Funktion Konflikte bereit. Sie zeigt eine Tabelle mit den einzelnen Tagen des geplanten Urlaubs und den Kollegen, die am selben Tag frei haben. Die Legende unterscheidet genehmigten Urlaub, in Runde 1 genehmigten Urlaub und noch wartende Anträge.
Den Gesamtblick über das Unternehmen bietet die Registerkarte Monatsübersicht.
Ja, wenn Ihnen dieses Recht zugeteilt ist. In den Moduleinstellungen wird im Abschnitt für Anträge im Namen anderer festgelegt, für welche Mitarbeiter ein Benutzer beantragen darf. Das hilft bei Beschäftigten ohne Computerzugang und bei Betriebsurlaub.
Die Schaltfläche zum Stellen des Antrags erscheint erst nach Auswahl eines Mitarbeiters im Filter.
Ein Antrag muss immer innerhalb eines Kalenderjahres liegen, denn der Jahresanspruch wird je Jahr geführt. Urlaub vom 27. Dezember bis 3. Januar wird daher als zwei getrennte Anträge erfasst.
Reagiert die Schaltfläche Speichern auch bei einem Antrag innerhalb eines Jahres nicht, vergleichen Sie die angezeigte Summe der Tage oder Stunden mit Ihrem Anspruch.
Auf der Registerkarte Monatsübersicht laden Sie die Urlaubsübersicht als XLSX oder CSV herunter. Die Excel-Datei hat Mitarbeiter in Zeilen, Tage des Monats in Spalten, Abwesenheitsarten farblich unterschieden und die Summe in der letzten Spalte. Die CSV-Datei ist für den Import in Lohnsysteme gedacht und enthält Personalnummer, Kostenstelle sowie Tage und Stunden.
Das Herunterladen von Übersichten ist eine eigene Berechtigung, die in den Moduleinstellungen vergeben wird.
Die Registrierung ist unverbindlich und beinhaltet einen kostenlosen 14-tägigen Test der Anwendung.