Fahrzeugregister

Software für die elektronische Fahrzeugverwaltung – effizientes Flottenmanagement

Dieses Modul ermöglicht es Unternehmen, den Betrieb von Firmenfahrzeugen in Echtzeit zu verfolgen und zu steuern, was die Produktivität steigert und Wartungskosten senkt.

• Umfassende Fahrzeuginformationen: Sie erfassen grundlegende Daten – VIN, Kennzeichen, technische Parameter und Eigentümer.
• Unfall- und Servicehistorie: Sie speichern detaillierte Informationen zu Unfällen sowie Reparaturarbeiten, was die auditrechtliche Kontrolle und Risikoanalyse erleichtert.
• Automatische Benachrichtigungen über wichtige Fristen: Das System erinnert Sie im Voraus an Ablauf von STK, Versicherung, regulären Wartung oder Autobahnmaut – so verpassen Sie nie einen kritischen Zeitraum.
• Zentralisierte Verwaltung und übersichtliche Berichte: Zugriff von einem Ort auf Daten aller Fahrzeuge und Exportmöglichkeiten in Excel oder PDF für internes Reporting.
• Integration mit ERP und Buchhaltung: Alle Betriebskosten, Reparaturen und Versicherungen werden automatisch mit dem Finanzmodul eIntranet.net synchronisiert.

Verbessern Sie die Kontrolle über Ihre Flotte, reduzieren Sie Bußgeldrisiken und steigern Sie die Zufriedenheit der Fahrer – testen Sie das Modul noch heute!

Was ist das Fahrzeugregister und wozu dient es im Unternehmen

Das Fahrzeugregister ist ein Modul von eIntranet, das für jedes Firmen- und Privatfahrzeug technische Daten, Belege und zu überwachende Fristen an einem Ort bündelt – Hauptuntersuchung, Haftpflichtversicherung, Autobahnvignetten, Service, Tankkarte und Reifen – und den Fuhrparkverwalter sowie den Fahrer warnt, bevor etwas davon abläuft.

Das Modul nutzen vor allem Fuhrparkverwalter, die das gesamte Register pflegen und neue Fahrzeuge anlegen, aber auch Fahrer, die zu „ihrem" Fahrzeug nur eingeschränkten Zugriff haben. Der Zugriff auf das Modul kennt sieben Stufen – von der vollständigen Sperre über die Anzeige nur der Fahrzeuge, bei denen der Nutzer als Fahrer eingetragen ist, bis zur vollen Verwaltung mit allen Rechten einschließlich Löschen.

Die Startseite fasst die Karten „Bald zu erledigen", „Abgelaufen" und „Ungelöste Schäden" zusammen, sodass der Verwalter nicht Dutzende Fahrzeuge einzeln durchgehen muss, um zu erkennen, was zuerst dran ist. Der Rest der Seite gehört der Tabelle mit allen Fahrzeugen der Firma, den Filtern und der Schnellsuche.

Wie das Fahrzeugregister in eIntranet Schritt für Schritt funktioniert

Ein neues Fahrzeug legen Sie über die Schaltfläche Fahrzeug hinzufügen auf der Startseite an. Pflichtfelder sind nur zwei – Kennzeichen und Bezeichnung; die FIN ist optional und lässt sich über die Schaltfläche Aus FIN übernehmen ergänzen, bei Firmen in Tschechien zusätzlich über die Schaltfläche Aus dem Fahrzeugregister laden.

Je nach gewähltem Fahrzeugtyp (Pkw, Lkw, Maschine, Transporter, Motorrad, Bus/Minibus, Anhänger bis 750 kg, Anhänger über 750 kg oder Sattelanhänger) erscheinen oder verschwinden im Formular zusätzliche Reiter – die Prüfung von Hebezeug und Tachograf sehen nur Lkw und Maschinen, bei denen zudem die Reifen achsweise statt wie beim Pkw als klassische vier Räder erfasst werden.

Anschließend ergänzen Sie die Fristen für Hauptuntersuchung, Service und Verbandskasten, Fahrer und Fahrzeughalter sowie bei Bedarf die Reiter für Vignetten, Versicherung, Tankkarten, Warnwesten und Finanzierung. Mit der Schaltfläche Speichern & zum Detail oder Speichern & zur Liste wird das Fahrzeug sofort als aktiv in die Fristenüberwachung aufgenommen.

Von diesem Moment an läuft die Automatik ohne weiteres Zutun: Wie viele Tage oder Kilometer im Voraus die Warnung ausgelöst werden soll, legen Sie einmalig in den allgemeinen Moduleinstellungen fest. Die Karte „Bald zu erledigen" zeigt auf der Startseite dann die Kennzeichen der Fahrzeuge nach Art der nahenden Frist, und dieselben Angaben gehen auch per E-Mail hinaus – an den Verwalter, an die Fahrer, an beide, oder an niemanden, je nach der Einstellung „Ablaufhinweis per E-Mail senden".

Jede Änderung am Fahrzeug, jede Kosten-, Service- oder Schadenerfassung sowie jede Aktualisierung aus dem Register hält das System von selbst im Reiter Notizen/Änderungen fest, sodass sich im Nachhinein nachvollziehen lässt, wer was am Fahrzeug geändert hat.

Woher das Fahrzeugregister seine Daten bezieht: Fahrzeugregister, FIN und Fahrtenbuch

Die meisten Angaben trägt der Fuhrparkverwalter von Hand ein, doch an drei Stellen nimmt ihm das Fahrzeugregister einen Teil der Arbeit ab. Die Schaltfläche Aus FIN übernehmen entschlüsselt die eingegebene Fahrzeug-Identifizierungsnummer und trägt Hersteller sowie Baujahr vor, sofern das Feld noch nicht von Hand gesetzt wurde. Bei Firmen in Tschechien funktioniert zusätzlich das Laden aus dem staatlichen Fahrzeugregister – gesucht wird nach FIN oder Nummer des Fahrzeugscheins, eine Suche nach Kennzeichen kennt das Register nicht, und das System bietet zur Übernahme nur jene Angaben an, die sich tatsächlich von den Daten in eIntranet unterscheiden. Der dritte Weg ist der Sammelimport von Vignetten: Eine Datei mit Kennzeichenliste und Gültigkeitsdaten wird hochgeladen, das System ordnet die Zeilen nach Kennzeichen zu und ergänzt die Gültigkeit.

Spezielle Hardware setzt das Modul für sich genommen nicht voraus – Kennzeichen, Vertragsnummern und Fristen lassen sich bequem über die Tastatur eintragen. Eine Ausnahme ist der Fall, dass Sie den Service nicht nur nach Datum, sondern auch nach gefahrenen Kilometern überwachen wollen: Den aktuellen Kilometerstand kann das Fahrzeugregister dann von einer im Fahrzeug verbauten GPS-Einheit beziehen (Preise siehe Preisliste) oder vom höchsten im Fahrtenbuch erfassten Stand – die Wahl der Quelle treffen Sie einmalig in den Moduleinstellungen.

Aus dem Modul heraus gehen Daten in drei Richtungen. Eine tägliche E-Mail informiert über nahende und bereits abgelaufene Fristen; der Ausdruck des Übergabeprotokolls erzeugt bei der Übergabe an den Fahrer ein Dokument in Word oder Excel mit Kilometerstand und Ausstattung; und ist im Unternehmen das Modul Fahrzeugreservierung aktiviert, werden dort nur jene Fahrzeuge zur Reservierung angeboten, bei denen im Formular das Feld Reservierbar angehakt ist. Die gesamte Fahrzeugtabelle lässt sich zudem jederzeit nach Excel exportieren.

Was das Fahrzeugregister alles kann

Erfassung und Belege

• Grunddaten zu neun Fahrzeugtypen (Pkw, Lkw, Maschine, Transporter, Motorrad, Bus/Minibus, Anhänger bis und über 750 kg, Sattelanhänger) samt FIN, Baujahr und Datum der Inbetriebnahme.
• Bis zu 5 Zeilen für Vignetten oder Maut je Fahrzeug, bei Maschinen zusätzlich mit Gerätenummer und Ausstellungsdatum.
• Aktuelle und nachfolgende Versicherung – Haftpflicht wie Kasko – mit automatischer Übernahme des Anschlussvertrags am Tag seines Beginns.
• Bis zu 5 Tankkarten, Warnwesten in einer Stückzahl von 0 bis 40 sowie Reifen – bei Pkw nach Saison, bei Lkw und Maschinen nach einzelnen Achsen.
• Einen optionalen Reiter Finanzierung mit Kreditvertragsnummer, Ratenhöhe und Enddatum des Kredits.
• Bis zu 11 eigene, in den Einstellungen definierte Felder, darunter die Typen Ja/Nein, Zahl, Datum, Liste oder Firma aus dem CRM-Modul.

Betrieb, Service und Auswertungen

• Einen Serviceplan mit Meilensteinen nach gefahrenen Kilometern und nach Monaten seit der Inbetriebnahme, samt Sammeleinstellung von bis zu 11 Meilensteinen auf einmal für ausgewählte Fahrzeuge.
• Eine Schadenerfassung mit der Kennzeichnung Gelöst/Ungelöst und eine Übersicht ungelöster Schäden direkt auf der Startseite.
• Eine Fahrerhistorie – wer das Fahrzeug wann genutzt hat, samt Kilometerstand zu Beginn und Ende der Nutzung.
• Eine Kostenübersicht je Fahrzeug nach Jahren, auf zwei Ebenen – die Tabelle eines einzelnen Fahrzeugs und die Zusammenfassung des gesamten Fuhrparks.
• Den Ausdruck des Übergabeprotokolls (Word oder Excel) sowie den Etikettendruck für Vignetten in vier Formaten für Firmen in Tschechien.
• Öffentliche und interne Anhänge zum Fahrzeug, zusammen bis zu 60 auf einmal hochgeladene Dateien.

Wie Sie ein Fahrzeugregister auswählen: Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten

Unterscheidet die Software Fahrzeuge nach Typ, oder zwingt sie dazu, beim Pkw dieselben Felder auszufüllen wie beim Sattelschlepper? Das Fahrzeugregister blendet je nach gewähltem Typ (Pkw, Lkw, Maschine, Transporter, Motorrad, Bus/Minibus, Anhänger, Sattelanhänger) von selbst nur die passenden Reiter ein – die Prüfung von Hebezeug und Tachograf betrifft nur Lkw und Maschinen, bei denen die Reifen zudem achsweise statt als klassische vier Räder erfasst werden.

Kann sie den Service nicht nur kalendarisch, sondern auch nach gefahrenen Kilometern überwachen? Ohne diese Funktion droht, dass ein Fahrzeug mit hoher Laufleistung das Serviceintervall überschreitet, bevor das Datum überhaupt warnt.

Lädt sie technische Daten direkt aus dem staatlichen Register, oder müssen sie von Hand aus dem Fahrzeugschein abgetippt werden? Bei Firmen in Tschechien beherrscht das Fahrzeugregister dies anhand der FIN oder der Nummer des Fahrzeugscheins.

Unterscheidet sie, was ein Fahrer sehen darf und was nur der Fuhrparkverwalter? Sieben Zugriffsstufen und das Sonderrecht Fahrer legen fest, ob ein Nutzer mit Fahrerrecht bei „seinem" Fahrzeug auch die Servicehistorie, Schäden und Kosten sieht, oder nur Grunddaten, Belege und Versicherung.

Kann sie ein Übergabeprotokoll mit Kilometerstand und übernommener Ausstattung ausdrucken, oder wird vor der Fahrzeugübergabe ohnehin ein Papier von Hand ausgefüllt? Und denkt das Register auch an Fahrzeuge, die im Modul Fahrzeugreservierung zur Reservierung angeboten werden, oder handelt es sich um eine getrennte Liste ohne Bezug zum Hauptregister?

Fahrzeugregister für ein paar Firmenwagen und für einen Fuhrpark mit Dutzenden Fahrzeugen

Der Preis des Fahrzeugregisters richtet sich nicht nach der Anzahl der erfassten Fahrzeuge, sondern nach der Anzahl der Nutzer mit Zugriff auf eIntranet – gegenüber vielen anderen Bereichen ist das ein wesentlicher Unterschied, denn einen Fuhrpark betreuen meist nur wenige Personen, unabhängig davon, wie viele Fahrzeuge er tatsächlich umfasst.

Ein kleines Unternehmen mit drei bis fünf Firmenfahrzeugen kommt meist mit einem Nutzer aus, der sich um Hauptuntersuchung, Versicherung und Service kümmert, und gegebenenfalls einem zweiten, der nur mitschaut. Ein solches Unternehmen zahlt im Tarif zaklad in der Preisstufe bis 10 Nutzer 2,4 € pro Nutzer und Monat.

Bei einem Fuhrpark mit Dutzenden Fahrzeugen wächst eher die Zahl der Fahrer mit Zugriff als die Zahl der Verwalter – jeder Fahrer sieht schließlich nur seine eigenen Fahrzeuge, sodass ein weiterer Nutzer die Pflege des Registers nicht aufbläht. Die Frage, die sich ein solches Unternehmen meist stellt, lautet: Zahlt man für Fahrer, die nur lesend auf die Belege ihres Wagens zugreifen, genauso viel wie für Verwalter mit allen Rechten? Ja – die Tarife richten sich nach der Anzahl der Nutzer mit Zugriff auf das Modul, nicht nach der Stufe ihrer Berechtigung.

Firmen in Tschechien erspart das Modul zudem Arbeit mit Vignetten – der Etikettendruck und der Sammelimport nach dem saisonalen Kauf lohnen sich erst ab einer höheren Fahrzeugzahl, bei der das einzelne Eintragen der Gültigkeit je Fahrzeug zusätzliche Zeit kosten würde.

Was das Fahrzeugregister kostet

Das Fahrzeugregister ist Bestandteil jedes eIntranet-Tarifs, unabhängig davon, wie viele Fahrzeuge Sie erfassen – bezahlt wird nur für Nutzer mit Zugriff auf eIntranet, nicht für die Anzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark.

Ein Unternehmen mit 12 Nutzern im Tarif normal, also in der Preisstufe ab 11 Nutzern zu 2,1 € pro Nutzer und Monat, zahlt 12 × 2,1 €, also 25,2 € monatlich für sämtliche Module zusammen, das Fahrzeugregister eingeschlossen. Mit wachsender Nutzerzahl sinkt der Preis pro Nutzer – ab 101 Nutzern sind es im Tarif normal nur noch 1,8 €.

Die einzigen Zusatzkosten, die unmittelbar mit dem Fahrzeugregister zusammenhängen, betreffen die optionale GPS-Einheit zur Erfassung der gefahrenen Kilometer – Anschaffung und laufender Betrieb je Fahrzeug, Preise siehe Preisliste; ohne sie lässt sich der Service ebenso nur nach Datum oder nach dem Stand aus dem Fahrtenbuch überwachen.

Die aktuelle Preisliste aller Tarife finden Sie auf der Seite /cs/pricelist.

Fahrzeugregister kostenlos: was ohne Bezahlung geht und wo die Grenze liegt

Zwei bis drei Firmenwagen und eine Excel-Tabelle mit den Terminen für Hauptuntersuchung und Versicherung funktionieren als provisorisches Register recht lange, besonders wenn dafür eine einzelne Person verantwortlich ist, die die Fristen regelmäßig selbst kontrolliert.

Die Grenze ist erreicht, sobald ein zweites Fahrzeug mit einem anderen Termin für die Hauptuntersuchung hinzukommt, ein zweiter Fahrer, dessen Einsicht ins Fahrzeug eingeschränkt werden muss, oder der Wunsch nach einer automatischen E-Mail-Erinnerung, bevor jemand die Kontrolle vergisst. Eine Excel-Tabelle warnt von sich aus niemanden, ein gemeinsamer Kalender unterscheidet wiederum nicht, wer beim Fahrzeug Fahrer und wer Verwalter ist, und keines von beidem lädt technische Daten direkt aus dem Fahrzeugregister.

Ähnlich verhält es sich mit Vignetten bei größeren Fuhrparks – nach dem gebündelten Saisonkauf ist das manuelle Übertragen der Gültigkeit in eine Tabelle bei Dutzenden Fahrzeugen zeitaufwendiger, als es der Import einer einzigen Datei mit der Kennzeichenliste erlaubt.

Das Modul können Sie 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

Wie Sie das Fahrzeugregister einführen

Die Moduleinstellungen finden Sie über den Link Einstellungen neben der Überschrift der Startseite – sichtbar nur für den Firmenadministrator oder einen Nutzer mit zugewiesenem Recht, diese Einstellungen zu verwalten. Sie sind auf drei Reiter verteilt: Rechte am Modul, Allgemeine Einstellungen und Zusatzfelder.

Im Reiter Rechte am Modul legen Sie für jeden Nutzer eine von sieben Zugriffsstufen fest; die Wahl wird sofort ohne weitere Bestätigung gespeichert. In den allgemeinen Einstellungen bestimmen Sie, wie viele Tage oder Kilometer im Voraus nahende Fristen gemeldet werden, wer die E-Mail-Hinweise erhält, ob auch der Kilometerstand überwacht werden soll und ob der Reiter Finanzierung oder die Fahrerhistorie eingeschaltet wird.

Der Reiter Zusatzfelder dient dazu, das Register an den eigenen Betrieb anzupassen – hinzufügen lassen sich bis zu 11 Felder vom Typ Text, Zahl, Datum, Liste oder Firma aus dem CRM-Modul, wobei sich für jedes festlegen lässt, ob es Pflicht ist und ob es auch in der Hauptfahrzeugtabelle erscheint. Das Umbenennen eines bereits genutzten Feldes oder eine Änderung seines Typs löscht die bisher eingetragenen Werte jedoch unwiderruflich.

Einen bestehenden Fuhrpark müssen Sie nicht Fahrzeug für Fahrzeug von Hand anlegen – bei Firmen in Tschechien genügt es, nach der ersten Eingabe von Kennzeichen und FIN das Laden aus dem staatlichen Fahrzeugregister zu starten und die restlichen technischen Daten zu ergänzen, und die Gültigkeit der Vignetten nach dem Sammelkauf ergänzt auf einmal der Import einer einzigen Datei mit der Kennzeichenliste.